Gérer les finances des petites entreprises : meilleures pratiques

Diriger une petite entreprise est un travail difficile. Il y a tellement de choses à suivre - des ventes et du marketing au développement de produits et à la dotation en personnel. Mais l'un des aspects les plus importants de la propriété d'une petite entreprise est la gestion financière. Protéger votre investissement signifie accorder une attention particulière aux détails financiers.

Non seulement des pratiques de gestion financière efficaces vous aideront à augmenter vos bénéfices, mais votre diligence peut également vous protéger, vous et votre personnel, contre les problèmes de conformité et les problèmes juridiques. Ces habitudes peuvent également fournir un filet de sécurité financier important dans des circonstances difficiles, telles que . . . une pandémie mondiale !

Protéger votre résultat net

Garder un œil attentif sur les flux de trésorerie, les coûts et les revenus est indispensable pour toute entreprise qui cherche à augmenter ses revenus, à se développer, à se développer et à embaucher de l'aide supplémentaire. Les organisations à but non lucratif exigent également une surveillance attentive des dons, des subventions et de toutes les autres sources de revenus afin de maintenir la transparence et de rendre compte d'un audit ou d'une enquête.

Si vous ne comprenez pas ces mesures financières fondamentales, il existe certains risques évidents : si votre entreprise a des investisseurs, vous êtes responsable de leur fournir toute information financière demandée en tant que propriétaire ou gestionnaire. De plus, une mauvaise gestion des fonds peut entraîner des pénuries de trésorerie qui peuvent entraîner des perturbations de la chaîne d'approvisionnement ou des retards dans l'approvisionnement auprès de vos fournisseurs.

Meilleures pratiques pour gérer les finances des petites entreprises

Il n'est pas nécessairement difficile de maintenir un budget pour votre entreprise, mais cela demande des efforts et du dévouement. Cela pourrait expliquer en partie comment plus de la moitié des petites entreprises ne parviennent pas à survivre à leur cinquième année d'activité. Voici quelques conseils que vous pouvez suivre pour assurer le succès financier à long terme de votre entreprise :

Préparer un budget

Un budget vous permet de garder une trace de chaque somme d'argent qui entre et sort de votre entreprise. Pour commencer, faites une liste de toutes les sources de revenus mensuelles prévues, telles que les ventes, les intérêts sur les investissements, les revenus des biens locatifs, etc. Les données sur les revenus peuvent être trouvées dans votre compte de profits et pertes, qui sera discuté plus en détail plus tard.

Ensuite, faites une liste séparée des dépenses que vous prévoyez que votre entreprise aura sur une base régulière. Les achats de stocks, la masse salariale, les primes d'assurance, les taxes, les services publics, les frais et le paiement des dettes ne sont que quelques-unes des dépenses pouvant être incluses dans cette catégorie.

Apprenez les bases de la facturation et de la comptabilité

La comptabilité est le processus de suivi de toutes les transactions financières effectuées par une entreprise pendant une période de temps, généralement mensuelle. Vous pouvez choisir de tenir la comptabilité de manière traditionnelle, en utilisant un grand livre physique.

Vous avez également la possibilité d'adopter un logiciel de facturation basé sur le cloud comme Hiveage. Nous avons même un plan gratuit qui est idéal pour les petites entreprises qui débutent. Certains propriétaires d'entreprise choisissent de sous-traiter toute cette tâche à un comptable compétent qui pourrait travailler en tant qu'entrepreneur ou employé à temps partiel.

Gardez une trace des flux de trésorerie

Un dossier de suivi de vos dépenses est un élément essentiel de la gestion de l'argent. Selon une étude, pas moins de 82 % des entreprises en faillite attribuent leur échec à des difficultés de trésorerie. Malheureusement, cela s'est avéré trop courant avec la pandémie actuelle de COVID-19.

L'état des flux de trésorerie est un rapport financier qui détaille combien d'argent a été dépensé et dans quel but pendant un certain laps de temps. Il aide à prévenir les découverts bancaires inutiles, les dépenses excessives et les hémorragies de liquidités. Les feuilles de calcul des flux de trésorerie sont facilement disponibles en ligne, tout comme les budgets des entreprises.

Préparer un état des profits et pertes

Un état des profits et pertes analyse le total des revenus, des gains et des pertes de votre entreprise sur une certaine période (par exemple, trimestriellement, annuellement). La déclaration est cruciale pour obtenir un fonds de roulement ou demander un prêt commercial. Il est également essentiel pour les entreprises ayant des investisseurs ou des actionnaires, car il fournit une image financière complète. Assurez-vous de le tenir à jour régulièrement afin qu'il soit prêt à être utilisé en cas de besoin.

Maintenez votre bilan

Le bilan d'une entreprise est un document qui permet de suivre ses actifs, ses passifs et ses capitaux propres. Il est également crucial de maintenir à jour le document, et l'objectif général est d'équilibrer les actifs par rapport aux passifs plus les capitaux propres. Les prêteurs et les investisseurs prêtent attention à ce document, alors assurez-vous de faire des mises à jour régulières à mesure que vos finances changent.

Prévoyez vos finances

Quelle est votre perception du futur proche pour l'entreprise ? Il est essentiel d'avoir une bonne idée de l'endroit où vous allez afin de pouvoir prendre des décisions éclairées quant à savoir s'il est temps ou non de demander un prêt, ainsi que s'il est temps ou non de réduire les dépenses.

Il existe différentes méthodes pour préparer une prévision de revenus. Lorsque vous débutez, il peut être utile de travailler avec un professionnel expérimenté pour maîtriser cette approche.

Organiser les bases

En matière de gestion financière, votre liste de tâches peut sembler décourageante. Ce sont des choses de base dont vous pouvez vous occuper, afin d'augmenter l'organisation, l'efficacité et la conformité.

1. Obtenez votre numéro d'identification fiscale pour l'entreprise : en tant que petite entreprise, vous voudriez probablement que l'entreprise existe en tant qu'entité propre. Vérifiez les règles de vos juridictions pour les détails. Aux États-Unis, par exemple, vous pouvez commencer par obtenir un EIN auprès de l'IRS.
2. Avoir un compte bancaire séparé : Tous les fonds de l'entreprise doivent être entièrement séparés des fonds personnels. En suivant l'exemple ci-dessus, une fois que vous avez reçu votre EIN, ouvrez un compte courant commercial dans une banque avec laquelle vous êtes à l'aise pour le faire. Il s'agit d'une étape cruciale - de nombreux problèmes fiscaux peuvent être évités en séparant les finances de votre entreprise de vos finances personnelles.
3. Bien établir la paie : Si vous avez du personnel, vous devez être extrêmement prudent pour établir correctement la paie. Envisagez également d'élaborer un manuel de l'employé pour réduire au minimum les conflits sur le lieu de travail (y compris les politiques relatives aux congés payés, aux primes et à d'autres questions).
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Sachez que votre pays, état ou gouvernement local peut avoir une législation commerciale supplémentaire que vous devez suivre, comme l'obtention d'une licence commerciale ou la soumission à une inspection. Être conscient de ces exigences rendra l'ensemble du processus de gestion financière plus clair pour vous et vous évitera également des pénalités et des amendes inutiles.