Comment organiser une réunion annuelle de stratégie marketing (ordre du jour inclus)

Créez-vous une stratégie marketing pour l’année ? Vous souhaitez organiser une session avec votre équipe qui vous prépare au succès alors que vous exécutez votre plan trimestre après trimestre ? Au cours des 15 dernières années, j'ai aidé tout le monde, des entreprises Fortune 500 aux startups émergentes, à planifier leurs stratégies marketing. Dans cet article, je vais partager avec vous les éléments clés d'une séance de planification marketing réussie et l'ordre du jour de la réunion marketing annuelle qui peut être utilisé pour vous préparer au succès.

Certains des principes clés décrits dans ce programme sont ancrés dans les méthodologies de planification organisationnelle de programmes comme EOS et Traction. Les principes marketing sont ancrés dans les stratégies de croissance de certaines des entreprises les plus performantes des 10 dernières années et dans les stratégies, leviers et canaux de croissance qu'elles ont utilisés pour générer une croissance exponentielle.

Le but de tout cela ?

Pour vous aider à transformer votre vision marketing en réalité.

Allons-y :

Qu’est-ce qu’une vision marketing ?

S'aligner sur une vision marketing en tant qu'équipe marketing est primordial pour garantir des stratégies cohérentes et efficaces qui génèrent des résultats.

Une vision unifiée sert d’étoile polaire, guidant chaque campagne, élément de contenu et interaction avec le public cible. Sans cet alignement, les équipes peuvent se fragmenter, chaque membre ou sous-groupe travaillant vers des objectifs différents, conduisant à des messages contradictoires et à une utilisation inefficace des ressources.

Une vision partagée garantit que chaque membre de l'équipe comprend l'objectif plus large, favorisant la collaboration, améliorant la créativité et garantissant que tous les efforts sont canalisés vers un objectif commun. Cela rationalise non seulement la prise de décision, mais inculque également un sentiment d’objectif et d’orientation, essentiel pour maintenir la motivation et réussir à long terme.

Pourquoi les gens sont la partie la plus importante du marketing

Comprendre les personnes et les fonctions principales au sein d'une équipe marketing est essentiel au succès de toute entreprise marketing. Chaque membre d'une équipe marketing apporte des compétences, des perspectives et des expériences uniques qui peuvent grandement influencer l'orientation et les résultats des campagnes.

Reconnaître et exploiter ces forces individuelles garantit que l’équipe fonctionne à son plus haut potentiel. De plus, la compréhension des fonctions principales (ABM, contenu, référencement, médias sociaux, génération de demande, marketing produit, etc.) est cruciale car elle permet de clarifier les rôles, les responsabilités et le flux des processus. Un examen annuel garantit que la structure et les fonctions de l'équipe restent pertinentes et optimisées pour l'environnement actuel.

L'importance des commentaires des clients

Les commentaires des clients et de l’équipe commerciale sont inestimables pour les équipes marketing lorsqu’elles élaborent leurs stratégies et leurs plans. D’une part, les clients, en tant qu’utilisateurs finaux d’un produit ou d’un service, offrent un aperçu direct de ce qui résonne, de ce qui doit être amélioré et des éventuelles lacunes du marché. Leurs commentaires constituent un test décisif pour les initiatives marketing, garantissant que les campagnes sont non seulement créatives, mais également efficaces et pertinentes.

D’autre part, l’équipe commerciale, qui opère en première ligne des opérations commerciales, possède une compréhension unique des comportements, des objections et des besoins des clients. Leurs idées peuvent mettre en évidence des opportunités ou des défis potentiels qui pourraient ne pas être immédiatement évidents pour l'équipe marketing.

Comment faciliter une session annuelle de planification marketing

Concentrez-vous sur ces huit éléments alors que vous vous préparez à organiser une session annuelle de planification marketing :

1. Préparation avant la réunion

Vous devez faire un peu de travail avant la réunion proprement dite pour qu'elle soit réussie. Voici quelques éléments clés à considérer et à mettre en œuvre avant d’organiser votre réunion de planification :

1.1. Fixez une date au moins deux mois à l’avance pour assurer une fréquentation maximale.

1.2. Réservez un lieu adapté en vous assurant qu'il est équipé de la technologie nécessaire (projecteurs, microphones, etc.).

1.3. Envoyez des invitations de calendrier avec la date, l'heure, le lieu et un bref aperçu des objectifs de la réunion.

1.4. Désignez une équipe pour préparer le matériel de présentation pour chaque point de l’ordre du jour.

1.5. Recueillez des données préliminaires, des commentaires ou des rapports qui seront discutés lors de la réunion.

1.6. Envoyez l’ordre du jour finalisé à tous les participants au moins deux semaines avant la réunion.

2. Coup d'envoi de la réunion

Une fois la réunion commencée, vous devez commencer par quelques règles de base et détails.

2.1. Commencez par un bref mot de bienvenue, réitérant l’importance de la réunion.

2.2. Donner un aperçu du programme de la journée.

2.3. Établissez des règles de base pour la réunion (par exemple, un intervenant à la fois, respecter toutes les opinions, etc.).

3. Faciliter les points de l'ordre du jour

La majeure partie de la session sera animée par vous ou par un consultant en marketing spécialisé dans ce type d’activités.

3.1. Commencez par le composant Vision. Laissez le présentateur diriger, mais assurez-vous que les discussions restent sur la bonne voie.

3.2. Attribuez des plages horaires spécifiques à chaque composant et respectez-les. Si les discussions dépassent le temps, notez le sujet et déplacez-le vers un espace « discussion ouverte » à la fin.

3.3. Encouragez la participation de tous les membres de l’équipe, en veillant à ce que diverses perspectives soient entendues.

3.4. Documentez les décisions clés, les mesures à prendre et les responsabilités pour chaque point de l’ordre du jour.

4. Pauses et réseautage

Gardez tout le monde au frais en prenant des pauses tout au long de la journée pour des moments sociaux et des rafraîchissements.

4.1. Assurez des pauses opportunes pour garder l’équipe rafraîchie.

4.2. Encouragez les membres de l'équipe à réseauter et à discuter de manière informelle pendant les pauses, favorisant ainsi la cohésion d'équipe et la collaboration interfonctionnelle.

5. Collecte de commentaires

Conservez les notes et la documentation importantes tout au long de la session.

5.1. Après avoir discuté de la boucle de rétroaction, distribuez des formulaires de rétroaction ou organisez une session de rétroaction en direct à l'aide d'outils tels que Mentimeter ou Miro.

5.2. Assurez-vous que les commentaires sont spécifiques, exploitables et liés aux efforts de marketing.

6. Collaboration avec les ventes

Engagez les membres de votre équipe en dehors du service marketing pour mieux comprendre les difficultés et les douleurs des clients.

6.1. Invitez les membres clés de l’équipe commerciale à fournir des informations et des commentaires.

6.2. Faciliter une discussion conjointe entre le marketing et les ventes pour assurer l’alignement des stratégies et des objectifs.

7. Clôture de la réunion

Concluez la réunion avec clarté pour toute l’équipe et avec le soutien des efforts clés.

7.1. Résumez les décisions clés, les mesures à prendre et les responsabilités.

7.2. Discutez des prochaines étapes et de toute réunion ou tâche de suivi.

7.3. Remerciez les participants pour leur participation et leurs contributions.

8. Actions post-réunion

Une fois la réunion terminée, il est important de suivre toutes les étapes suivantes et de s'assurer que les gens sont tenus responsables des choses qu'ils ont promis de faire.

8.1. Distribuez les procès-verbaux de la réunion, y compris les décisions, les mesures à prendre et les responsabilités, à tous les participants dans un délai d'une semaine.

8.2. Organisez des réunions ou des tâches de suivi en fonction des décisions prises lors de la réunion.

8.3. Archivez tous les supports de présentation et les notes dans un emplacement centralisé accessible à l'équipe.

Ordre du jour d'une séance annuelle de planification marketing

Voici un exemple d’ordre du jour pour une séance annuelle de planification marketing :

Jour 1 : Vision, personnes et données

8h30 – 9h00 : Petit-déjeuner et réseautage

9h00 – 9h15 : Allocution d’ouverture

9h15 – 10h15 : Volet Vision

• Objectif : définir l'objectif principal des efforts de marketing en 2024
• Niche : identifiez le public cible ou le segment industriel
• Objectifs à long terme : fixez des objectifs pour les premier, deuxième, troisième et quatrième trimestres
• Vision : Ambitions pour Y2 et Y3

10h15 – 10h30 : Pause

10h30 – 11h30 : Volet Personnes

• Bonnes personnes : constituer une équipe alignée sur les valeurs de l’entreprise
• Sièges appropriés : alignement des rôles avec les points forts
• Right Technology : outils techniques pour l’équipe
• Bons fournisseurs : augmentez les compétences de l'équipe

11h30 – 12h30 : Composante Données

• Tableau de bord : aperçu des indicateurs clés
• Mesurables : mesures essentielles du marketing de contenu

12h30 – 13h30 : Pause déjeuner

13h30 – 14h30 : Volet Questions

• Liste des problèmes : discuter des défis
• Résoudre les problèmes : processus « Identifier, discuter, résoudre » (IDS)

14h30 – 15h30 : Composante Processus

• Processus de base : processus clés du marketing et des ventes
• Documenté & Simplifié : Processus entre contact et contrat

15h30 – 15h45 : Pause

15h45 – 17h00 : Volet Traction

• Roches : priorités sur 90 jours
• Meeting Pulse : réunions d'équipe régulières
• Pulsation trimestrielle : examen et réinitialisation après 90 jours

Jour 2 : Canaux de traction, stratégie de contenu, commentaires et collaboration

8h30 – 9h00 : Petit-déjeuner et réseautage

9h00 – 10h00 : Canaux de traction (depuis Weinberg et Mares)

• Marketing de contenu, marketing par e-mail, publicités ciblées, référencement, publicités sociales et display, programmes d'affiliation, plateformes existantes, salons professionnels

10h00 – 10h15 : Pause

10h15 – 11h15 : Stratégie de contenu

• Types de contenu : ce qui résonne auprès du public
• Canaux de distribution : là où se trouve le public
• Engagement : stratégies pour nourrir les prospects

11h15 – 12h15 : Boucle de rétroaction

• Commentaires des clients : affiner la stratégie de contenu
• Itérer : amélioration continue
• Sites d'évaluation : discussion G2, Capterra, Clutch, TrustRadius

12h15 – 13h15 : Pause déjeuner

13h15 – 14h15 : Collaboration avec les ventes

• Qualification du prospect : définir un prospect qualifié
• Contenu pour les ventes : faciliter le processus de vente

14h15 – 15h15 : Formation continue

• Formation : Mettre à jour l'équipe avec les tendances
• Analyse des concurrents : analyser et adapter

15h15 – 15h30 : Pause

15h30 – 16h30 : Discussion ouverte et questions-réponses

16h30 – 17h00 : Remarques finales et prochaines étapes

Que devriez-vous faire à partir d’ici ?

Il est temps de transformer cet agenda et ces efforts de planification marketing en actions. Si vous n'êtes pas à l'aise pour organiser ce type de réunion, contactez notre équipe de Foundation, et nous pourrons peut-être vous aider, vous et votre équipe, à identifier la meilleure direction pour votre mix marketing.

N'oubliez pas qu'il est essentiel d'optimiser la réunion marketing annuelle pour réussir à réaliser la vision marketing décrite précédemment. Grâce à l'agenda et aux tâches ci-dessus, les spécialistes du marketing peuvent garantir que leur agenda et leurs efforts de planification se déroulent de manière fluide et efficace. Vous serez en mesure de rester au courant des tendances, de collaborer avec les équipes commerciales et de recueillir les commentaires des clients pour prendre des décisions éclairées.

Et ces décisions éclairées conduiront à de meilleurs résultats et résultats commerciaux. Allez les chercher.