Minimiser les risques liés à l'utilisation de WhatsApp au travail
Publié: 2023-07-04
WhatsApp est devenue la principale plateforme de messagerie, avec environ 2 milliards d'utilisateurs dans le monde qui envoient collectivement plus de 100 milliards de messages chaque jour.
Bien que l'utilisation de WhatsApp puisse être pratique, elle n'est pas conçue pour des communications internes sécurisées.
Les organisations, en particulier dans le secteur de la santé, doivent donc reconnaître et gérer les vastes risques associés à son utilisation et envisager plutôt d'utiliser une plateforme de communication interne sécurisée et professionnelle.
Cependant, si vous utilisez actuellement WhatsApp au sein de votre organisation, vous pouvez toujours prendre des mesures immédiates pour limiter ces risques.
Passons en revue les principales préoccupations et plongeons dans les mesures que vous pouvez prendre pour les minimiser.
Les principaux risques et comment les minimiser
Risque 1 : les organisations manquent de contrôle administratif
WhatsApp manque de fonctionnalités et d'autorisations administratives essentielles, ce qui rend difficile la gestion des groupes de discussion, le contrôle des capacités des utilisateurs et la surveillance à mesure que les organisations se développent.
Comment minimiser le risque :
- Évaluez régulièrement tous les groupes de discussion : Effectuez une évaluation régulière pour identifier les groupes de discussion WhatsApp existants de votre organisation. Rassemblez des informations auprès des membres de l'équipe pour créer une vue d'ensemble de ces groupes et déterminer leur pertinence. Tenez à jour les listes des participants des groupes, fermez les groupes inutiles et créez une liste de vos groupes dans Excel ou Word pour assurer une traçabilité complète.
- Attribuez des rôles d'administrateur de groupe clairs : définissez et désignez clairement des administrateurs pour chaque groupe de discussion. Précisez leurs responsabilités, telles que la gestion des activités du groupe, l'approbation des nouveaux membres et l'application des directives de communication. Cela renforce la responsabilisation et la surveillance. Assurez-vous que les administrateurs sont des membres de l'équipe dignes de confiance qui peuvent refléter correctement l'organisation.
- Limitez le nombre d'administrateurs : limitez au minimum le nombre d'administrateurs pour chaque groupe. Avoir trop d'administrateurs augmente le risque de mauvaise gestion ou d'actions non autorisées.
Risque 2 : Responsabilité pour contenu offensant et inapproprié
L'incapacité de supprimer les messages offensants ou inappropriés sur WhatsApp expose votre organisation à des risques de poursuites judiciaires, de dommages financiers et de réputation et de perte de moral des employés.
Comment minimiser le risque :
- Établissez des politiques de messagerie WhatsApp : définissez et communiquez clairement les attentes et les directives concernant le comportement de messagerie acceptable. Élaborez une politique décrivant les types de messages et de comportements qui ne sont pas tolérés au sein des groupes WhatsApp.
- Communiquez les directives dès le début : informez tous les membres du groupe des directives qu'ils doivent suivre lors de la création de nouveaux groupes. Utilisez la fonction de description de groupe WhatsApp pour ajouter un résumé des règles de conduite comme rappel constant.
- Traitez rapidement les contenus inappropriés : répondez immédiatement aux messages offensants ou inappropriés. Communiquez clairement qu'un tel contenu n'est pas autorisé, demandez sa suppression et renforcez l'engagement de l'organisation envers une communication respectueuse et responsable.
Risque 3 : maintenance manuelle sujette aux erreurs
La gestion manuelle des groupes WhatsApp peut entraîner des erreurs, des retards dans l'ajout et la suppression d'employés et une perte de contrôle sur les groupes lorsque les administrateurs quittent l'entreprise.
Comment minimiser le risque :
- Suivez une procédure structurée pour ajouter de nouveaux employés et supprimer d'anciens employés : ajoutez de nouveaux employés aux groupes WhatsApp de l'entreprise dans le cadre du processus d'intégration et supprimez rapidement les anciens employés après leur départ. Bien que les anciens membres conservent l'accès aux historiques de conversation, ils ne devraient plus recevoir de nouveaux messages.
Comme vous aurez peut-être besoin de plusieurs administrateurs pour effectuer ces actions, désignez une personne responsable pour vous assurer que tous les administrateurs effectuent cette tâche.
- Assurez-vous que la délocalisation reflète un examen du rôle de l'individu : si l'employé qui quitte est un administrateur de groupe, affectez un nouvel administrateur dans le cadre du processus de délocalisation pour vous assurer que le contrôle de tous les groupes WhatsApp reste au sein de votre organisation.
Risque 4 : Fuite d'informations sensibles
WhatsApp présente un risque de fuite d'informations sensibles, en particulier lorsque les anciens employés ont toujours accès aux conversations WhatsApp auxquelles ils ont participé, même après avoir été supprimés.
Comment minimiser le risque :
- Définissez des politiques claires concernant les informations pouvant être partagées sur WhatsApp : idéalement, partagez des exemples d'informations qui ne doivent pas être partagées. Pour les organisations de soins de santé, il est recommandé de limiter le partage d'informations relatives aux patients et d'utiliser à la place une plate-forme sécurisée à travers laquelle l'entreprise peut contrôler et enregistrer les données sensibles.
- Former l'équipe : Intégrez un chapitre sur l'utilisation de WhatsApp et ses risques dans vos programmes de formation continue. Insistez sur le fait que les informations partagées sur WhatsApp ne peuvent pas être entièrement supprimées et que chacun doit réfléchir attentivement avant de partager des documents, des informations commerciales ou des informations de santé protégées.
- Créez une représentation visuelle claire pour les groupes : bien que peu de choses puissent être faites après avoir partagé des informations ou des images dans le mauvais groupe, vous pouvez minimiser le risque que cela se produise en utilisant des noms de groupe et des images clairs pour capter l'attention de l'utilisateur avant de partager des informations.
- Demandez à votre équipe d'éviter de partager ses appareils : que ce soit à la maison ou avec des amis, insistez sur l'importance de ne pas permettre à d'autres d'accéder à un appareil susceptible de contenir des informations sensibles.
- Encouragez l'utilisation des paramètres de sécurité : assurez-vous que votre équipe active les paramètres de sécurité sur leurs téléphones, tels qu'un code d'accès, la reconnaissance faciale ou l'authentification par empreinte digitale, pour atténuer les risques que d'autres personnes accèdent à des informations sensibles. L'appareil devrait se verrouiller automatiquement peu de temps après n'avoir pas été utilisé.
Risque 5 : Contentieux du travail et de l'emploi
L'utilisation de WhatsApp pour la communication sur le lieu de travail expose les organisations à des risques liés au travail et à l'emploi, car les historiques de conversation complets et les informations détenues par les employés peuvent être utilisés comme preuves dans des actions en justice.
Comment minimiser le risque :
- Minimisez l'utilisation de WhatsApp pour les communications liées au travail : dans la mesure du possible, limitez l'utilisation de WhatsApp et essayez d'éviter les questions liées au travail telles que discuter des heures supplémentaires, des communications liées au licenciement ou des annonces spécifiques.
- Fournir aux gestionnaires des outils dédiés à la communication liée au travail : Envisagez de doter les gestionnaires d'outils spécialisés spécialement conçus pour la communication liée au travail. Ces outils devraient faciliter une communication efficace avec les membres de leur équipe concernant les informations quotidiennes liées au travail.
- Passez en revue les conversations lors du licenciement d'un employé : avant de licencier des employés, il est avantageux d'examiner les communications passées de WhatsApp avec eux pour identifier tout risque potentiel de litige du travail, car une compréhension complète du contexte complet peut aider à gérer efficacement ces réclamations.
Risque 6 : Problèmes de sécurité et de confidentialité
WhatsApp n'a pas d'engagements commerciaux avec les organisations utilisant sa version grand public. Il n'assume pas les responsabilités et les obligations d'autres fournisseurs de logiciels, telles que la sauvegarde et la récupération des données ou le signalement des failles de sécurité.
Comment minimiser le risque :
- Restez informé des vulnérabilités et de leur état actuel : tenez-vous au courant des dernières informations concernant les vulnérabilités de la plate-forme WhatsApp en suivant les articles de presse et les publications qui suivent ces développements.
- Évaluez la possibilité de migrer vers des outils de travail spécialisés : ces plates-formes doivent être soutenues par des contrats légaux et des évaluations approfondies, garantissant qu'eux-mêmes et leurs fournisseurs détiennent des responsabilités et des engagements envers votre organisation.
L'essentiel
Dans l'ensemble, bien que WhatsApp propose une application pratique et largement utilisée, les organisations doivent être conscientes des risques associés à son utilisation sur le lieu de travail, en particulier dans les secteurs sensibles comme la santé.
Néanmoins, si vous utilisez actuellement l'application de messagerie pour communiquer avec votre personnel, utilisez les recommandations ci-dessus pour renforcer la sécurité et minimiser les risques potentiels associés à l'utilisation de WhatsApp au travail.
Il est en outre fortement recommandé d'explorer des solutions alternatives de communication interne qui offrent un meilleur contrôle sur le partage des données et sont conçues spécifiquement pour répondre aux besoins de votre entreprise.