6 erreurs à éviter lors de l'embauche d'un assistant virtuel

L'embauche d'un assistant virtuel est similaire à l'embauche d'un employé régulier. La seule différence est que l'un travaille dans le monde virtuel et l'autre dans un bureau physique. Par conséquent, si vous envisagez d'embaucher un assistant virtuel, il est logique de mettre en œuvre la même approche que vous le feriez lors de l'embauche d'un employé de bureau.

Voici six erreurs à éviter lors de l'embauche d'un assistant virtuel :

1. Défaut d'identification du besoin

Il existe deux types d'entrepreneurs. L'un est l'entrepreneur qui planifie à l'avance et a tendance à trop réfléchir à sa situation. Il peut décider d'embaucher un assistant virtuel parce qu'il pense que son entreprise gagnera en popularité d'ici quelques semaines. Il craint que sa configuration actuelle ne soit pas suffisante pour accueillir un volume supplémentaire. Il engage donc un assistant virtuel en une semaine et prépare l'expansion de l'entreprise.

Le deuxième entrepreneur est celui qui n'a aucune idée de ce dont son entreprise a besoin. Il a tendance à suivre aveuglément les conseils des autres sans valider sa décision. Il engage donc un assistant virtuel simplement parce qu'un autre entrepreneur a partagé son expérience réussie.

Dans les deux cas, l'assistant virtuel sera sous-utilisé car les entrepreneurs n'ont aucune idée pourquoi ils en ont embauché un en premier lieu.

Avant de commencer à recruter des candidats pour un poste d'assistance virtuelle, identifiez les raisons pour lesquelles vous devez en apporter un à votre équipe. Sinon, vous n'aurez aucune idée des compétences à rechercher, des qualifications et de l'étendue du travail à confier.

2. Absence de système de qualification

Les entrepreneurs qui embauchent un assistant virtuel sur la base du Curriculum Vita risquent de se réveiller brutalement. Le CV est une référence importante pour qualifier un candidat mais il ne doit pas être le seul critère. En fait, cela ne devrait pas être le critère principal.

Et il ne suffit pas de tirer des conclusions sur la base de l'entretien préliminaire. Afin de trouver le meilleur candidat, vous devez mettre en place un système de qualification. Voici un système que vous pouvez essayer :

• Interview préliminaire
• Test de compétences fondamentales
  • MS Word
  • Microsoft Excel
  • Traitement des e-mails
  • Rédaction de lettre de base
  • Gestion de fichiers
  • Gestion du téléphone
• Test de compétences techniques
  • Test pratique sur les exigences spécifiques du poste
  • Test de compétence orale
• Profilage comportemental
  • Raisonnement analogique
  • Tests situationnels
  • Vérifier les comptes de médias sociaux

D'emblée, ce système paraît fastidieux mais il couvre les trois (3) volets importants pour un candidat : ​​Technique, Fondamental et Comportemental.

3. Embaucher le premier candidat

Une grosse erreur commise par les entrepreneurs est d'embaucher le premier candidat qu'ils rencontrent. Ce n'est pas parce que le premier candidat n'est pas qualifié ; mais il faut un vivier de talents pour recouper les qualifications.

Lors de l'embauche d'un assistant virtuel, accumulez une short-list de 5 à 7 candidats. Essayez de rendre leurs expériences aussi diverses que possible. Ne vous concentrez pas uniquement sur les candidats qui ont l'expérience requise par votre entreprise. Pourquoi? Parce que la plupart de ces candidats sont déjà ancrés dans leurs habitudes ; ils ont un système en place et peuvent hésiter à suivre le vôtre.

4. Absence de mesures de contrôle qualité

Si vous entendez des gens dire qu'ils ont eu une mauvaise expérience en travaillant avec un assistant virtuel, découvrez pourquoi il en a été ainsi. Il est facile pour les entrepreneurs de blâmer l'assistant virtuel, mais dans chaque arrangement, il y a deux parties.

Et dans chaque histoire, il y a deux côtés.

La plupart des arrangements ne fonctionnent pas parce que des mesures de contrôle de la qualité n'ont pas été établies. L'assistant virtuel, bien qu'expérimenté, travaille avec les directives du client comme référence. Et il y a la question de la courbe d'apprentissage à respecter.

En tant que client, vous devez être au top des performances de votre assistant virtuel, en particulier au début de l'engagement lorsque la courbe d'apprentissage est abrupte. Mesurez toujours les performances de l'assistant virtuel et discutez régulièrement des résultats. Le but est de s'améliorer constamment.

5. Manque de communication

Certains entrepreneurs supposeront que le plus gros défaut d'un dispositif d'assistance virtuelle est le manque de communication. Ils souligneront les différences de fuseaux horaires et l'incapacité de partager l'espace qui entrave les lignes de communication.

Ces observations n'ont aucun fondement et sont en fait contraires aux avantages de travailler avec des assistants virtuels. Lorsque vous prenez la décision d'embaucher des assistants virtuels, vous avez reconnu la puissance de la technologie numérique. Il existe plusieurs programmes en ligne que vous pouvez utiliser pour communiquer régulièrement avec votre assistant virtuel, quel que soit le fuseau horaire. En voici quelques-unes :

• Webex
• Asana
• Force de vente
• Skype
• Viber
• Google Hangout

À l'exception de WebEx et Salesforce, ces programmes sont téléchargeables et gratuits. Si vous gérez des affaires en ligne, vous devez disposer d'un logiciel collaboratif. Sinon, vous ne serez pas en mesure de gérer votre entreprise de manière efficace et efficiente.

6. Ignorer les différences culturelles et sociales

Depuis 2010, les Philippines et l'Inde se disputent la première place de l'externalisation commerciale mondiale. Les deux pays sont d'excellentes ressources pour les talents en ligne, y compris les assistants virtuels. Pour 2012, l'Inde a enregistré le plus grand nombre de travailleurs en ligne, mais est suivie de près par les Philippines. Selon le géant du marché du travail en ligne Elance, 1/8 de leurs pigistes sont originaires des Philippines.

Si vous décidez d'embaucher des assistants virtuels de ces pays, vous pouvez être assuré d'un travail de haute qualité à des tarifs plus abordables. Mais pour que l'engagement fonctionne, vous devez être familier avec leurs nuances culturelles et sociales.

La culture d'une personne représente l'histoire de son pays. Les valeurs, les normes et les mœurs ont été transmises de génération en génération. Vous ne devez pas vous attendre à ce que le candidat compromette ses pratiques de manière déraisonnable pour le travail. Soyez conscient et respectueux de leurs pratiques et adaptez-les à votre emploi du temps. La clé pour que cela fonctionne est de planifier le calendrier à l'avance.

Comme vous venez de le lire, le processus de qualification d'un assistant virtuel devrait être le même que lors de la qualification d'un employé de bureau régulier. Peut-être qu'un assistant virtuel a besoin de canaux de communication plus ouverts, mais la valeur de maintenir une communication étroite avec votre employé de bureau habituel est également vraie.

Vous trouverez une grande valeur à avoir un assistant virtuel à bord de votre équipe. Mais prenez toujours le temps de trouver le candidat le mieux adapté à votre entreprise.

Biographie de l'auteur

Felix travaille avec Outsource Workers, une entreprise qui aide les entrepreneurs à trouver l'assistant virtuel parfait pour leur entreprise. Vous pouvez trouver plus de ses messages sur Twitter.