Gestion de la main-d'œuvre mobile : le guide complet

La main-d'œuvre mobile comprend 2,7 milliards d'employés dans le monde et comprend ceux qui ne travaillent pas à un bureau dans le cadre de leur rôle. Les travailleurs sans bureau comprennent les chauffeurs de taxi, les infirmières, les travailleurs des services publics, les travailleurs forestiers, les chauffeurs de camion, les intervenants d'urgence et d'autres personnes qui effectuent un travail crucial sans travailler à partir d'un emplacement central.

Les employés mobiles peuvent aider les entreprises à améliorer la satisfaction client en apportant des services aux clients et peuvent permettre l'exécution de tâches qui ne peuvent tout simplement pas être effectuées à partir d'un emplacement central. Cependant, comme tous les effectifs, les travailleurs sans bureau et leurs managers ont besoin des bons outils de gestion. En fait, étant donné que les travailleurs sans bureau n'ont pas toujours accès aux ressources d'un bureau traditionnel, une technologie et des solutions de gestion de la main-d'œuvre mobile solides sont plus importantes.

Qu'est-ce que la gestion de la main-d'œuvre mobile ?

La gestion des effectifs mobiles (MWM) fait référence aux outils, à la technologie et à l'approche utilisés par les entreprises pour gérer les équipes de terrain, les flottes et les travailleurs sans bureau. Il peut inclure des solutions logicielles de gestion de la main-d'œuvre mobile, des applications, des services et d'autres solutions conçues pour aider les gestionnaires, les dirigeants et les travailleurs mobiles à communiquer et à travailler ensemble efficacement, même à distance.

Les grands défis de la gestion de la main-d'œuvre mobile et les solutions

La main-d'œuvre sans bureau a besoin d'une approche différente, mais de nombreuses entreprises de la Silicon Valley se sont concentrées de manière disproportionnée sur les employés de bureau lors du développement de solutions de gestion d'équipe et de gestion des tâches. Ces options ne fonctionnent pas pour la gestion des services mobiles et sur le terrain, car les travailleurs sans bureau sont souvent éloignés des responsables. Alors que les travailleurs sans bureau peuvent avoir plus d'autonomie et de liberté dans leurs rôles, ils ont toujours besoin d'une communication fiable, d'un accès aux bases de données et aux informations pour faire leur travail, et d'un soutien supplémentaire de la direction.

Les équipes mobiles sont également confrontées à des défis uniques qui nécessitent leurs propres solutions de gestion des effectifs mobiles.

Le défi : le désengagement

Les travailleurs mobiles peuvent ne pas avoir autant d'interactions sociales sur le lieu de travail que les employés de bureau, ce qui rend plus difficile pour eux de se sentir comme faisant partie de l'équipe. Cela peut entraîner un taux de roulement élevé, ce qui coûte cher – les entreprises dépensent en moyenne l'équivalent de 70 % du salaire annuel d'un travailleur pour remplacer un membre de l'équipe. Les entreprises désengagées sont également surclassées par une main-d'œuvre très engagée d'environ 20 %.

Les solutions

• Rendez votre lieu de travail mobile : utilisez une application mobile pour garder votre équipe mobile engagée au lieu de demander aux employés d'utiliser un PC ou d'effectuer des tâches dans un bureau (comme le pointage) qui peuvent désormais être effectuées à distance.
• Créez des espaces sociaux en ligne : Utilisez la technologie pour créer des comités virtuels ou des groupes de discussion sociale en ligne. Donner aux employés un espace de socialisation en ligne via le chat textuel ou vidéo les aide à se connaître, ce qui est particulièrement important si votre équipe se rencontre rarement en personne. Apprendre à connaître l'équipe élargie aide les travailleurs à sentir qu'ils font partie de quelque chose de plus grand et vous aide à recréer une partie de la camaraderie qui peut venir naturellement lorsque vous travaillez en face à face.
• Reconnaissez les employés : tout le monde aime être reconnu. Dans un sondage, 40 % des travailleurs ont déclaré qu'ils feraient plus d'efforts s'ils étaient plus souvent reconnus au travail. Avec les travailleurs mobiles, il est important d'utiliser la gestion des effectifs mobiles ou un autre système pour vous assurer de reconnaître publiquement le bon travail et de ne pas négliger les travailleurs qui ne sont peut-être pas au bureau ou dont vous ne voyez peut-être pas le travail tous les jours.

Mettez en place un programme de reconnaissance des employés, tel qu'un « employé du mois » régulier ou une autre reconnaissance officielle pour vous assurer que ces travailleurs se sentent vus et valorisés.

• Créer des occasions pour les travailleurs de se rencontrer en personne : Si possible, créez des événements où les travailleurs peuvent se rencontrer régulièrement en personne, à la fois pour l'interaction sociale avec leurs pairs et pour le perfectionnement professionnel. Il peut être inestimable pour la culture et la connexion que vos employés se rencontrent pour des boissons ou des dîners réguliers après le travail, des célébrations de vacances, des réunions à main levée, des retraites d'entreprise et d'autres événements. Se déconnecter de temps en temps aide votre équipe à se sentir comme une équipe.

Le défi : l'accès à l'information

Les travailleurs mobiles ont besoin d'informations pour faire leur travail, mais contrairement aux employés de bureau, ils n'ont pas accès à un tableau d'affichage central de l'entreprise, à un classeur ou même à d'autres travailleurs auxquels ils peuvent demander des informations. Une bonne gestion de la main-d'œuvre mobile signifie s'assurer que vos employés peuvent facilement accéder à ce dont ils ont besoin pour leurs tâches professionnelles, et cela commence par une bonne technologie ou une application puissante qui peut contenir tous les documents, listes de contrôle, modèles, formulaires et tout autre outil dont vos employés ont besoin. .

Les solutions

• Créer une base de connaissances : selon une enquête, les travailleurs peuvent passer jusqu'à 19 % de leur temps de travail à rechercher des informations. Pour les employés de bureau, cela signifie être assis confortablement devant un ordinateur à l'intérieur. Cependant, pour les travailleurs mobiles, cela peut signifier plus de temps à l'extérieur dans divers types de temps, plus de temps sur le terrain et une frustration considérable lorsqu'ils recherchent des informations sur leurs appareils mobiles. Disposez d'un espace en ligne crypté qui permet aux travailleurs mobiles d'accéder à des documents spécifiques à une tâche, au manuel de l'employé, aux manuels de procédures, aux politiques de l'entreprise, aux formulaires, etc.

Un outil comme la base de connaissances de Connecteam peut être utile car il est spécialement conçu pour les travailleurs sans bureau et est prêt à être rempli avec vos documents tout en étant entièrement personnalisable. Vous pouvez définir des autorisations afin que les équipes puissent accéder aux documents dont elles ont besoin sans avoir à faire défiler des informations non pertinentes, et vous pouvez organiser les documents afin qu'ils soient faciles à trouver.

• Gestion des tâches et des ordres de travail : lorsque vos employés sont sur le terrain, utilisez une fonction de gestion des tâches sur votre plateforme de gestion des effectifs mobiles pour attribuer des tâches, joindre les documents nécessaires pour chaque tâche, définir des délais, etc. Vous pouvez obtenir des mises à jour de statut et communiquer sur les tâches, permettant aux travailleurs de rester organisés et sur la bonne voie.
• Gestion des horaires : si vos employés ne viennent pas dans un bureau, vous vous demandez peut-être comment vous pouvez savoir quand ils sont disponibles pour travailler et quand ils ont pointé. De même, les employés doivent savoir quand leurs quarts de travail doivent commencer et ce est attendu d'eux. Une plateforme comme Connecteam résout ce problème. Créez et partagez des horaires en ligne, vérifiez qu'ils ne se chevauchent pas et créez même des « horaires ouverts » que vos employés peuvent réclamer.

La fonction de pointage permet aux travailleurs de pointer lorsqu'ils arrivent sur le site, même s'ils travaillent loin de vos bureaux principaux. Vous pouvez même configurer des emplacements géo-clôturés, recevoir des notifications lorsque les employés pointent et définir des limites pour contrôler les heures supplémentaires afin d'économiser de l'argent pour l'entreprise.

Le défi : l'accès à la technologie

Dans une enquête, 75 % des travailleurs sans bureau interrogés ont déclaré utiliser la technologie au moins la moitié du temps où ils sont au travail. Cependant, 80 % ont également déclaré avoir reçu des ordinateurs portables sur leur lieu de travail au lieu de technologies plus appropriées, telles que des appareils mobiles. Dans certains cas, les employés ont travaillé eux-mêmes sur la sécurisation de la technologie mobile afin de disposer des outils dont ils avaient besoin pour faire leur travail.

Les solutions

• Envisagez d'offrir la technologie de l'entreprise : l'achat de smartphones ou de tablettes de qualité pour votre équipe mobile garantit que tout le monde utilise une technologie sécurisée et moderne. Vous pouvez également vous assurer que les membres de votre équipe disposent tous de la technologie nécessaire pour faire leur travail et exécuter votre plateforme de gestion des effectifs mobiles.
• Laissez les employés utiliser leur propre technologie : certaines entreprises autorisent les employés à utiliser leurs propres appareils mobiles. Bien que cela puisse soulever des problèmes de sécurité supplémentaires, cela peut aider à contrôler les coûts. Si les travailleurs utilisent leur propre technologie, l'utilisation d'une application mobile sécurisée de gestion des effectifs est importante pour garantir la sécurité des données de l'entreprise.
• Mettez à jour régulièrement : assurez-vous que vous exécutez les dernières applications de main-d'œuvre mobile avec les mises à jour actuelles. Si vous proposez des appareils d'entreprise, tels que des tablettes, mettez-les à jour régulièrement afin que les travailleurs disposent d'outils fiables sur le terrain et en déplacement.

Le défi : la gestion de flotte

Si vous avez une main-d'œuvre sans bureau, vous n'avez souvent pas seulement besoin de gérer le personnel. Vous devez également gérer votre flotte et l'expérience client fournie par votre équipe mobile. Selon votre entreprise, cela peut signifier envoyer votre équipe à des tâches urgentes ou demandées, suivre les expéditions et le personnel, respecter les calendriers d'entretien des véhicules, etc. Être en mesure d'accomplir ces tâches efficacement peut faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise et peut améliorer l'expérience des clients.

Les solutions

• Utilisez un tracker GPS : un tracker GPS, comme celui disponible avec Connecteam, vous permet de voir où se trouve votre flotte en temps réel et de suivre la vitesse et la distance. Il vous permet même de rejouer les itinéraires que les conducteurs ont empruntés certains jours et vous aide à rester en conformité avec les règles des heures de service en gérant les heures de conduite.
• Utilisez une application pour les employés pour la répartition : une application comme Connecteam vous permet de planifier des quarts de travail, mais elle vous permet également de réexpédier des camions ou d'apporter des modifications de dernière minute si nécessaire. Puisqu'il est combiné à une fonction de chat, vous et vos équipes ou chauffeurs pouvez facilement rester en contact lorsque vous avez besoin de faire des ajustements.

Le même système vous permet de localiser facilement le membre de l'équipe le plus proche lorsqu'une demande est faite et de l'envoyer à toute tâche urgente. Il vous permet même de coordonner des équipes, de sorte que vous pouvez envoyer différents types d'intervenants d'urgence sur une scène ou envoyer à la fois des techniciens et une équipe de livraison à la même adresse, par exemple.

• Créez un système de gestion des stocks : Votre flotte n'est pas la seule chose que vous devez gérer. Vous devrez peut-être également vous assurer que les outils et l'équipement de travail sont retournés à temps et en bon état.

Une plateforme de gestion peut vous aider à créer des listes de contrôle pour les outils et l'inventaire liés aux tâches, et vous permet même de recueillir les signatures électroniques des employés lorsque les outils et l'équipement sont retournés. Si l'équipement est endommagé, un bon système mobile permet aux travailleurs de télécharger des images de l'équipement affecté afin qu'il puisse être réparé avant qu'il ne soit à nouveau nécessaire.

Le défi : les problèmes de communication

Les travailleurs sur le terrain n'ont pas toujours accès à Internet et peuvent être éloignés des équipes, travaillant en solo ou avec des clients. Communiquer avec les autres sur le lieu de travail est plus difficile et nécessite plus de couches de communication.

Les solutions

• Rendre la communication asynchrone : pour les travailleurs qui sont sur le terrain, en contact avec un client ou hors de portée d'une tour de téléphonie cellulaire, la communication asynchrone leur permet de faire leur travail, puis de vérifier et de renvoyer les messages une fois qu'ils en sont capables. Lorsque vous organisez des réunions ou envoyez des messages, gardez à l'esprit que certains membres de votre équipe mobile peuvent recevoir ces messages plus tard et prévoir du temps supplémentaire pour les réponses.
• Offrez un espace pour toutes les communications afin que rien ne soit oublié : une plateforme mobile de gestion de l'espace de travail comme Connecteam est mobile et permet aux employés d'accéder à des documents, des formulaires, des politiques, des groupes de discussion et toutes les formes de communication en un seul endroit. De cette façon, les employés n'ont pas à se demander où se trouve une liste de contrôle importante et n'ont pas à envoyer de messages instantanés et de demandes de chat via plusieurs plateformes. Avec un seul système, tout est clair.
• Utilisez un système mobile d'abord : il est important que votre plate-forme ou votre application de gestion de l'espace de travail mobile ne prenne pas uniquement en charge les communications mobiles, mais qu'elle soit spécifiquement conçue pour les appareils mobiles et les travailleurs sans bureau. Une bonne application peut permettre aux travailleurs de contacter le siège social, un responsable ou un coordinateur en temps réel, sans avoir besoin de connaître leurs coordonnées.

Une fonction de chat en temps réel peut offrir l'un des moyens les plus rapides d'obtenir de l'aide, tandis qu'un annuaire d'entreprise peut aider les travailleurs à trouver les membres de l'équipe qu'ils doivent contacter. Une fonctionnalité comme Connecteam Updates est également utile. Ce flux de type réseau social permet aux employés de voir les mises à jour à l'échelle de l'entreprise en temps réel, avec ou sans vidéos et images.

Le défi : la surveillance est plus difficile

Comment pouvez-vous gérer quelqu'un que vous ne pouvez pas voir, qui peut être au travail à des kilomètres de son manager ou de son superviseur ? Vos travailleurs mobiles sont-ils « loins des yeux, loin du cœur » ? Êtes-vous en mesure d'assurer la surveillance et de soutenir vos besoins en main-d'œuvre ?

Les solutions

• Utilisez un outil de gestion de flotte performant : les outils de gestion de flotte tels que Connecteam facilitent la coordination des complexités uniques d'une équipe de déménagement. Avec la gestion de flotte, vous pouvez voir où se trouve tout le monde, qui est le plus proche d'une tâche demandée et où les membres de votre équipe doivent aller ensuite. Vous pouvez même voir où quelqu'un se dirige, s'il se trouve sur un chantier, et plus d'informations peuvent être nécessaires aux responsables pour soutenir pleinement une équipe.
• Offrir de nombreux outils et ressources : une formation personnalisée peut aider les travailleurs à se sentir en confiance dans leur travail et leur fournir les compétences dont ils ont besoin pour travailler de manière autonome, avec un soutien approprié, bien sûr. Connecteam vous permet de créer des quiz afin que vous puissiez tester les travailleurs sur ce qu'ils ont appris.

Des systèmes, des listes de contrôle et des demandes de travail détaillées aident les travailleurs à savoir exactement ce qu'on attend d'eux, leur permettant de travailler efficacement avec plus d'indépendance. Les listes de contrôle et autres outils d'un système comme Connecteam offrent également aux responsables des informations sur le travail en cours, afin qu'ils puissent gérer efficacement les équipes et les tâches en temps réel.

• Offrir une prise en charge simplifiée de la documentation : cela peut affecter l'expérience client si un travailleur mobile ne trouve pas le bon formulaire pour effectuer une tâche. Une bonne plate-forme organise les documents afin qu'ils puissent être trouvés en quelques minutes et met régulièrement à jour les documents afin que les travailleurs puissent accéder aux versions correctes des fichiers et des formulaires dont ils ont besoin.
• Menez des enquêtes régulières : il est facile pour les dirigeants de penser qu'ils savent de quel soutien les travailleurs sans bureau ont besoin, mais la meilleure façon de le savoir est de demander. L'utilisation d'une fonctionnalité telle que les enquêtes et les sondages Connecteam vous permet d'évaluer dans quelle mesure la technologie fonctionne pour votre personnel mobile et si des ressources supplémentaires sont nécessaires.

Le défi : le travail mobile peut être imprévisible

Les travailleurs sur le terrain peuvent avoir besoin de s'occuper seuls des clients ou peuvent rencontrer des conditions météorologiques ou d'autres situations sur le terrain auxquelles ils doivent réagir. Le travail mobile se déroule souvent dans un environnement imprévisible, et les travailleurs de la construction, du transport, des interventions d'urgence et d'autres domaines peuvent rencontrer des situations uniques et d'urgence.

Les solutions

• Avoir des systèmes de contact d'urgence : permettez aux travailleurs de vous contacter facilement en cas d'urgence et utilisez une plate-forme ou une application avec des notifications push, afin que vous puissiez alerter votre équipe des tempêtes imminentes ou d'autres conditions dangereuses. Mettez en place des politiques de sécurité et des procédures d'urgence pour que votre équipe sache quoi faire en cas d'imprévu.
• Pensez hors ligne : avoir du matériel écrit que les employés peuvent emporter avec eux, en particulier pour les urgences, peut être utile en cas de panne de courant pendant une tempête ou si un travailleur sur le terrain se trouve dans une zone morte. Une liste de contacts d'urgence ou un petit guide d'urgence imprimé donne aux travailleurs quelque chose à référencer si leurs appareils mobiles ne sont pas accessibles.
• Offrez de la flexibilité dans la mesure du possible : si le travail le permet, donnez aux travailleurs la liberté d'accomplir leurs tâches. Lors de l'attribution d'une tâche, expliquez ce que le travail implique, quand il doit être terminé et quel est l'objectif du travail. Si vous le pouvez, laissez au travailleur une certaine liberté pour décider comment accomplir cette tâche. Par exemple, votre employé peut voir des conditions sur le terrain qui signifient que des ajustements au processus habituel peuvent être nécessaires pour accomplir une tâche.

Meilleures pratiques pour gérer les travailleurs mobiles et leur travail

Lorsque vous choisissez un système de gestion de la main-d'œuvre mobile, vous devez tenir compte de deux facteurs principaux. Tout d'abord, vous avez besoin d'une application de gestion puissante conçue spécifiquement pour les travailleurs sans bureau, offrant une solution tout-en-un pour les opérations, la planification, les RH et les communications. Deuxièmement, vous avez besoin d'une approche de gestion qui réponde aux besoins des travailleurs mobiles. Voici les bonnes pratiques à introduire lors du déploiement de votre système de gestion :

• Faites en sorte que les travailleurs mobiles sentent qu'ils font partie de l'équipe : assurez-vous que les célébrations, les événements de l'entreprise, les grandes annonces et les opportunités sont également accessibles aux travailleurs mobiles. Si vous avez une réunion à laquelle certains travailleurs se joignent par vidéo depuis le terrain, par exemple, assurez-vous que toutes les activités ou activités brise-glace peuvent les inclure.
• Mesurez les progrès et l'engagement des travailleurs mobiles : créez une fonctionnalité de « recommandations » en ligne où les travailleurs mobiles peuvent partager ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Apportez ces idées à la direction et travaillez à les mettre en œuvre si elles sont possibles. Si une idée n'est pas possible, il peut être utile de partager pourquoi et de proposer des alternatives. Effectuez régulièrement des évaluations des employés à l'aide des données de votre plateforme mobile de gestion de l'espace de travail, afin de pouvoir aider les employés à s'améliorer et à se développer.
• Assurez-vous que les communications sont mobiles d'abord : encouragez les travailleurs mobiles à se connecter et à planifier des réunions individuelles pour discuter de la façon dont chaque travailleur s'en sort. Bien que les réunions en personne soient un excellent moyen de se connecter, lorsque cela est impossible, le chat mobile, le chat vidéo et d'autres formes de communication mobile peuvent garantir la poursuite des conversations avec les travailleurs. Créez une communication directe entre les travailleurs mobiles et la direction en créant des discussions de groupe et des réunions d'enregistrement régulières afin que les travailleurs sans bureau se sentent vus et entendus.
• Créez des ressources mobiles : les groupes de ressources pour les employés, les comités culturels virtuels et les discussions de groupe donnent aux travailleurs mobiles une chance de se connaître et d'apprendre à connaître les autres au sein de l'entreprise. Cela vous aide à apprendre à connaître les travailleurs mobiles de votre équipe, afin que vous sachiez comment vous pouvez travailler avec leurs personnalités uniques et leurs contributions potentielles.
• Offrir des opportunités de mentorat et de croissance : les opportunités de développement professionnel et personnel peuvent aider les travailleurs mobiles à façonner leurs rôles dans les postes qu'ils souhaitent. Ces opportunités leur permettent également de développer de nouvelles compétences qu'ils peuvent utiliser au travail, et la possibilité d'évoluer dans un poste peut encourager les travailleurs à rester.
• Utilisez les données pour gérer votre main-d'œuvre sans bureau : les heures travaillées, les avis des clients, les feuilles de calcul de gestion des stocks, les résultats des enquêtes auprès des clients et d'autres mesures peuvent vous donner une idée de la façon dont les travailleurs mobiles s'en sortent. Donnez la priorité à l'examen occasionnel des données de l'entreprise et des mesures individuelles des travailleurs pour vous assurer que tout le monde est pris en charge.

La gestion de la main-d'œuvre mobile est l'autonomisation du lieu de travail

Gérer une main-d'œuvre mobile ou mixte, c'est travailler avec des salariés plus autonomes. Lorsque votre personnel est sur le terrain, chez des clients ou dans d'autres endroits éloignés, la bonne technologie peut donner aux travailleurs tout ce dont ils ont besoin pour prospérer. Il donne également aux managers les outils et les données dont ils ont besoin pour fournir un soutien complet aux travailleurs et à la direction.

Des outils robustes de gestion de la main-d'œuvre mobile offrent de vraies solutions et vous permettent de gérer les complexités de votre lieu de travail tout en offrant des solutions pratiques à vos plus grands défis.