3 étapes pour intégrer de nouveaux employés à distance, tout en travaillant à domicile

COVID-19 a changé l'environnement de travail pour de bon.

Personne n'a dit que la gestion des employés à distance (et encore moins l'intégration de nouveaux employés !) serait facile. C'est un travail encore plus difficile lorsque les entreprises ont plusieurs sites et essaient d'intégrer un grand nombre d'employés à la fois.

Mais, il n'y a pas lieu d'avoir peur ! L'intégration de nouveaux employés et la formation de nouveaux employés à distance sont plus rapides, plus rentables et plus faciles. Nous vous avons fourni 3 étapes pour vous aider à rationaliser votre processus d'intégration pour les nouveaux employés, tout en travaillant à domicile.

Avant le début du processus d'intégration des nouveaux employés, créez une nouvelle liste de contrôle d'intégration des employés à distance pour vous assurer que tout se passe bien.

Certains éléments généraux que vous devez inclure dans chaque liste de contrôle d'intégration incluent :

1. Assurez-vous que toutes les nouvelles recrues disposent de tous les outils et équipements nécessaires pour pouvoir faire leur travail avec succès. Par exemple, si vos nouveaux employés distants travaillent à domicile, vous devez vous assurer qu'ils disposent d'un ordinateur, d'un clavier et d'une souris en état de marche. Fournissez-leur un logiciel de gestion des employés pour rationaliser les opérations quotidiennes et réduire les frictions au quotidien.

2. Assurez-vous que tous les nouveaux employés reçoivent des articles de marque de l'entreprise et un petit cadeau de bienvenue, par exemple une tasse ou un sweat-shirt.

3. Remplissez tous les documents et documents nécessaires.

4. Fournissez aux nouveaux employés un autre employé expérimenté et vétéran pour les encadrer. HBR fait remarquer qu'« il est important que ce mentor informel soit une personne différente du gestionnaire de la personne, afin que le nouvel employé se sente à l'aise de poser n'importe quelle question, grande ou petite. Tout nouvel employé aura et devrait avoir des questions sans fin, et la dernière chose que vous voulez, c'est qu'il ne sache pas à qui s'adresser ».

5. Assurez-vous que tous les nouveaux employés comprennent la culture et les valeurs de l'entreprise. Fournissez-leur le manuel de l'employé et toutes les politiques et procédures que vous attendez d'eux.

6. Assurez-vous qu'ils comprennent la norme de communication interne de l'entreprise et les canaux de communication à utiliser.

7. Assurez-vous que tous les nouveaux employés ont une compréhension claire de leur rôle et de leurs responsabilités. HBR note que «les nouvelles recrues doivent reconnaître comment leurs responsabilités s'inscrivent dans le succès global de l'entreprise. Lorsqu'une personne rejoint l'équipe, le responsable du recrutement doit partager les communications et les présentations clés qui ont été faites par la direction de l'organisation sur la direction et les objectifs de l'entreprise afin que la nouvelle recrue puisse mettre son travail dans le contexte de l'ensemble. ”.

8. Demandez aux nouveaux employés d'organiser des réunions individuelles avec leurs supérieurs directs, leurs chefs d'équipe et leurs collègues afin qu'ils puissent apprendre à connaître l'équipe.

9. Formez les nouveaux employés à l'aide de la technologie, comme les logiciels de gestion des employés, pour garantir que la formation se déroule de manière fluide et efficace.

10. Organisez des réunions régulières pendant les 3 premiers mois des employés, pour vous enregistrer et vous assurer que le processus d'intégration s'est déroulé sans heurts.

Ce sont quelques-unes des principales choses sur lesquelles vous devriez vous concentrer lors de la création d'une liste de contrôle d'intégration des employés. Le plus important sur cette liste est de fournir à vos employés les outils et la technologie appropriés pour rendre le processus d'intégration aussi simple et efficace que possible.

Sans oublier que ces outils et technologies peuvent être utilisés quotidiennement pour réduire les processus manuels de stylo et de papier et rationaliser les opérations quotidiennes.

Les outils et la technologie d'aujourd'hui facilitent grandement le travail des responsables des ressources humaines et des propriétaires d'entreprise, en particulier les solutions logicielles de gestion des employés.

Non seulement ils centralisent presque tous les aspects de la gestion des employés, mais ils réduisent la quantité de processus manuels au stylo et au papier tels que la planification, l'intégration de nouveaux employés, le suivi précis des heures des employés, la paie, les tâches quotidiennes et bien plus encore. De plus, ils ont un impact direct et positif sur la productivité, l'engagement, le moral et la responsabilité des employés.

Plus précisément, un logiciel de gestion des employés peut être utilisé pour intégrer et former de nouveaux employés à distance facilement, rapidement, de manière rentable et efficace.

Un logiciel de gestion des employés, comme Connecteam, peut faire passer votre processus d'intégration et de formation au niveau supérieur de la manière suivante :

1. Envoyez tous les documents et documents nécessaires à remplir par le nouvel employé directement via l'application mobile sur le téléphone personnel de l'employé.
2. Créez des cours de formation et des questionnaires entièrement personnalisables pour chaque employé ou service.
3. Tout le matériel de formation est accessible directement depuis le téléphone mobile des employés.
4. Les nouveaux employés peuvent suivre la formation à leur propre rythme et depuis n'importe quel endroit.
5. Les responsables ont une surveillance et un contrôle complets sur le rythme des nouveaux employés grâce à des notifications et des alertes automatisées. Une fois qu'un employé a terminé son cours de formation, la haute direction recevra une notification et l'employé pourra passer à la tâche suivante.
6. Assurez-vous que les employés comprennent le matériel avec des questionnaires personnalisables.
7. Gardez les cours de formation amusants et engageants avec des vidéos, des liens, des enquêtes, des PDF, et plus encore.
8. Créez des rapports entièrement personnalisables à partir des données exportées de la formation et des questionnaires pour vous assurer que votre processus d'intégration et de formation est efficace.
9. Fournissez à tous les nouveaux employés le manuel, les politiques et les procédures de l'employé via le centre de connaissances numérique, accessible 24h/24 et 7j/7 depuis l'appareil mobile des employés.
10. Une fois la formation terminée, les employés peuvent fournir des commentaires sur la formation directement via l'application. De cette façon, vous pouvez apporter les améliorations nécessaires au processus d'intégration.
11. Un annuaire des employés intégré à l'application et une messagerie intégrée à l'application permettent aux nouvelles recrues d'entrer facilement en contact avec qui elles ont besoin en quelques clics. Les nouveaux employés peuvent facilement rechercher des collègues en effectuant une recherche par nom ou en filtrant par service.

Avec un logiciel de gestion des employés, vous n'avez pas besoin de former les nouveaux employés en personne ou de transporter de lourds classeurs remplis de paperasse. Avec Connecteam, le processus d'intégration et de formation est entièrement numérique, rapide et facile, même pour vos employés les moins férus de technologie.

Rationalisez votre processus d'intégration et de formation avec Connecteam dès aujourd'hui !

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Nous savons que l'intégration et la formation d'un nouvel employé sont difficiles, même au bureau. C'est pourquoi la création d'une solide stratégie d'intégration et de formation est essentielle pour assurer son succès. Il existe également quelques conseils pour garantir le bon déroulement du processus d'intégration.

1. Ne rendez pas chaque réunion formelle. Vous voulez également que les nouvelles recrues apprennent à connaître tout le monde dans un cadre non formel. Par exemple, organisez des réunions virtuelles pour des jeux brise-glace amusants afin que les employés puissent mieux se connaître.
2. Déjeunez ensemble, virtuellement. Même si les employés ne sont pas au bureau, il est toujours agréable de déjeuner ensemble. Vous pouvez même envoyer un repas aux employés directement chez eux, demander à tout le monde de passer un appel Zoom et profiter !
3. Assurez-vous que les nouveaux employés comprennent la hiérarchie de l'entreprise. Avec qui ils travailleront, à qui ils rendront compte, etc. Assurez-vous qu'ils apprennent à connaître quelques membres de chaque équipe.
4. Demandez aux employés de faire une vidéo d'introduction de 15 à 30 secondes. Avoir un canal de communication dédié à l'introduction et à la connaissance des nouveaux employés. Avec un logiciel de gestion des employés, comme Connecteam, vous pouvez introduire de nouveaux employés sur le flux social numérique. Permettez à vos collègues d'aimer, de commenter et d'accueillir de nouveaux employés tout en augmentant simultanément l'engagement des employés.
5. Créer une culture de travail saine et un environnement de travail positif. La recherche montre « que non seulement un environnement acharné nuit à la productivité au fil du temps, mais qu'un environnement positif entraînera des avantages considérables pour les employeurs, les employés et les résultats ».

Comme nous l'avons déjà dit, nous savons que l'intégration et la formation sont stressantes pour les managers et les nouveaux employés. C'est pourquoi le fait de s'assurer que tous les aspects du processus d'intégration et de formation ne sont pas sérieux et liés au travail rend l'expérience plus amusante et engageante !

L'essentiel : étapes pour intégrer de nouveaux employés tout en travaillant à domicile

La situation mondiale actuelle a définitivement changé la façon dont les entreprises et les organisations intègrent et forment de nouveaux employés, et il semble que ces processus soient là pour rester.

L'intégration de nouveaux employés et la formation de nouveaux employés à distance sont rentables, faciles et rapides. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises et les organisations qui doivent intégrer et former un grand nombre de nouveaux employés. De plus, avec le personnel distant, il n'est absolument pas nécessaire de faire venir ces employés pour une formation en face à face.

Afin de former et d'intégrer efficacement et efficacement les nouveaux employés à distance, tout en travaillant à domicile, créez une liste de contrôle d'intégration des employés à distance, fournissez aux nouveaux employés les outils et la technologie appropriés pour garantir un processus d'intégration fluide et assurez-vous que les nouveaux employés se sentent à l'aise, à part d'une équipe, et connaissent la culture et les valeurs de l'entreprise.