Exploitez-vous votre entreprise dans plusieurs États ? Que souhaitez-vous savoir
Publié: 2023-08-03Le monde de la propriété d'une petite entreprise peut souvent sembler intimidant, surtout lorsqu'il s'agit d'exploiter votre entreprise dans plusieurs États.
Il s'agit d'un domaine particulièrement complexe qui peut semer la confusion et l'incompréhension, donnant l'impression que l'on s'attend à ce que vous soyez compétent dans des domaines tels que la fiscalité et le droit des États, même si votre expertise principale peut se situer ailleurs.
Lorsque votre entreprise, initialement établie dans un seul État de constitution ou de formation de LLC, commence à étendre sa portée et mène des activités commerciales dans d'autres États, elle rencontre de nouvelles couches de légalité.
Selon les directives légales, il devient nécessaire d'enregistrer votre entreprise dans ces autres États.
Ce processus, officiellement appelé «qualification étrangère» , garantit que votre entreprise est en conformité avec les lois et réglementations uniques de chaque État où elle exerce ses activités.
Par exemple…
- Vous avez un restaurant en Floride et décidez de vous développer en Géorgie et en Caroline du Sud. Une fois que vous avez ouvert des bureaux dans ces États, vous y faites des affaires et vous devrez déposer une qualification étrangère en Géorgie et en Caroline du Sud.
- Vous avez constitué votre entreprise en tant que Delaware LLC, mais vous êtes physiquement situé à New York. Vous devrez déposer une qualification étrangère pour faire des affaires à New York. (Pour cette raison, il est souvent préférable pour les petites entreprises de moins de cinq actionnaires de se constituer en société dans leur pays d'origine.)
- Vous vivez à Washington et votre partenaire commercial vit en Californie. Vous avez constitué votre entreprise à Washington, mais récemment, votre partenaire a trouvé et rencontré la majorité de vos clients près de chez lui en Californie. Vous devrez déposer une qualification étrangère en Californie.
- Vous êtes un consultant qui effectue la majorité de votre travail en ligne, avec des clients dans plusieurs États. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de déposer un diplôme étranger. Selon la loi, ce n'est pas parce que vous gagnez de l'argent avec des clients dans d'autres États que vous y faites des affaires.
Qu'entend-on par « faire des affaires ? »
Cette question peut sembler simple à première vue, mais dans le monde de plus en plus mobile et virtuel d'aujourd'hui, la définition peut être complexe et multiforme.
Avec des entreprises capables d'opérer à travers les frontières des États ou même à l'international par des moyens numériques, il n'est pas toujours clair ce qui constitue une activité commerciale dans une juridiction spécifique.
La définition traditionnelle a été élargie et englobe maintenant une gamme d'activités qui peuvent ne pas être immédiatement apparentes.
Si vous ne savez pas si vos opérations commerciales particulières nécessitent une qualification étrangère, il est fortement recommandé de demander conseil à votre avocat ou comptable.
Ils possèdent l'expertise nécessaire pour naviguer dans les subtilités des lois des États et peuvent fournir des conseils spécifiques adaptés à votre situation.
Avant de demander conseil à un professionnel, il peut être utile de commencer par vous poser quelques questions générales. Ceux-ci peuvent fournir un premier aperçu de la nécessité d'envisager une qualification étrangère :
- Votre LLC ou votre société opère-t-elle à partir d'une présence physique dans l'État (c'est-à-dire un bureau ou un magasin de détail) ?
- Organisez-vous fréquemment des réunions en personne avec des clients dans l'État (et pas seulement des affaires par e-mail/téléphone) ?
- Une partie importante des revenus de votre entreprise provient-elle de l'État ?
- Est-ce que l'un de vos employés travaille dans l'État ? Payez-vous des charges sociales d'État?
- Avez-vous demandé une licence commerciale dans l'État ?
Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, votre entreprise devra peut-être déposer une qualification étrangère dans l'État approprié.
Le tableau suivant présente une liste de contrôle pour vous aider à déterminer si vos activités commerciales peuvent être considérées comme « faire des affaires » dans un État, au-delà de votre État de constitution. En fonction de vos réponses, vous devrez peut-être envisager une qualification étrangère dans ces États.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'un guide général et pour une réponse plus définitive, il est recommandé de consulter un professionnel du droit ou de la comptabilité.
| Liste de contrôle pour "Doing Business?" | Oui Non |
|---|---|
| Opérer à partir de toute présence physique dans l'État (c.-à-d. bureau ou magasin de détail) ? | |
| Vous organisez fréquemment des réunions en personne avec des clients dans l'État (pas seulement par e-mail/téléphone) ? | |
| Une part importante des revenus de l'entreprise provient de l'État ? | |
| Des employés travaillent dans l'État ? Payer les charges sociales de l'État ? | |
| Vous avez demandé une licence commerciale dans l'État ? |
Pourquoi un diplôme étranger est-il important ?
La qualification étrangère de votre entreprise dans les États où vous exercez des activités est votre obligation légale. Le fait de ne pas enregistrer correctement votre entreprise peut entraîner :
- Amendes et intérêts pour tout moment où vous n'étiez pas qualifié à l'étranger (en plus de payer les frais standard qui auraient dû être payés)
- Responsabilité pour les arriérés d'impôts pour le moment où vous n'étiez pas qualifié à l'étranger
- Impossibilité d'intenter une action dans un État où vous n'êtes pas enregistré
Lorsque vous développez vos activités commerciales, il est avantageux de limiter le nombre d'États où vous devez vous qualifier à l'étranger. Cette approche ne consiste pas simplement à être frugal ; il s'agit d'un geste stratégique visant à simplifier les tâches administratives de votre entreprise.
Chaque diplôme étranger supplémentaire implique une augmentation des formalités administratives, du dépôt ou des frais annuels, et la nécessité de se familiariser avec un nouvel ensemble d'obligations légales et réglementaires.
Bien que le processus puisse sembler fastidieux, il est essentiel de comprendre que ce n'est pas un domaine qui peut être négligé. La qualification étrangère est une exigence légale pour mener des affaires à travers les frontières de l'État et le non-respect pourrait entraîner de graves répercussions.
Malgré l'investissement initial en temps et en ressources, s'assurer que votre entreprise est légalement conforme aux lois de l'État sera invariablement rentable à long terme.
La non-conformité peut entraîner des sanctions financières et des problèmes juridiques qui pourraient dépasser considérablement les coûts initiaux de la qualification étrangère.