8 façons d'optimiser la planification des quarts de travail de vos employés en 2022

La planification des quarts de travail des employés devrait être un jeu d'enfant, n'est-ce pas ? ! Vous ne voulez pas que la planification vous prenne beaucoup de temps, mais c'est quand même le cas. Votre gestionnaire moyen passe 3,14 heures par semaine à préparer l'horaire des employés . Même les grandes marques et les grandes entreprises souffrent de migraines massives en matière de planification et sont connues pour commettre des erreurs d'un million de dollars dans la planification des quarts de travail des employés.

Si les grands, avec toute leur expérience et leurs budgets, commettent des erreurs, vous vous attendriez à ce que, pour la gestion des employés d'une petite entreprise, la planification des quarts de travail des employés soit vouée à l'échec dès le début. Mais, ce n'est pas obligé.

Considérez votre planification des quarts de travail comme une machine avec de nombreuses pièces mobiles qui doivent toutes fonctionner ensemble pour que la machine fonctionne correctement et, pour la plupart, automatiquement. Si une partie tombe en panne, les autres doivent prendre le relais. S'ils échouent, votre machine a juste besoin d'être réparée.

En ce qui concerne les machines, les bonnes nécessitent rarement un entretien tandis que certaines sont à peine maintenues ensemble avec du ruban adhésif et de bonnes intentions. Si la planification des quarts de travail de vos employés est l'une de ces anciennes planifications rouillées basées sur des feuilles de calcul ou (à Dieu ne plaise) la planification manuelle, au lieu d'un logiciel moderne de planification des quarts de travail, les problèmes courants peuvent vous coûter un joli centime.

Qu'est-il arrivé à la planification des employés de RyanAir

En septembre 2017, la compagnie aérienne a été contrainte d' annuler 20 000 vols en raison de problèmes d'alignement , laissant la plus grande compagnie aérienne d'Europe en nombre de passagers incapable d'affecter des pilotes aux avions. Le résultat a été une tempête de clients furieux, des milliers de livres de remboursements et d'amendes, de nombreux pilotes partant travailler pour des concurrents et la nécessité d'augmenter considérablement les conditions de rémunération et de mise à niveau pour que les autres restent.

Sans surprise, RyanAir a été pris avec leurs ceintures de sécurité débouclées. Ce n'est pas un bon plan de vol pour une compagnie dont le slogan est "Toujours de mieux en mieux".

Les erreurs de planification coûtent cher

Je pense que nous pouvons tous convenir que les erreurs de planification peuvent finir par vous coûter cher. Combien? Eh bien, RyanAir a été contraint de promettre aux pilotes des salaires et des conditions améliorés, qui, selon elle, dépassent ceux offerts par ses rivaux. Cependant, cela ne suffira pas pour éviter que cela ne se reproduise à l'avenir . C'est pourquoi la société embauche des centaines de pilotes dans l'espoir de porter son ratio d'équipage à 11,0 pilotes par avion, contre 10,5, à temps pour les vacances d'été européennes.

RyanAir a également investi dans l'optimisation de la planification des quarts de travail et de l'enregistrement des absences, y compris une nouvelle application pour téléphone mobile de contrôle de l'équipage . L'optimisation des processus et l'adoption d'applications mobiles pour les employés ne font pas les gros titres des communiqués de presse, mais font tout aussi partie intégrante du plan de RyanAir pour éviter les quasi-accidents coûteux liés à la gestion des horaires des pilotes.

Comment économiser de l'argent sur la planification des quarts de travail (ne soyez pas un autre RyanAir )

1. Planifiez les horaires de travail bien à l'avance

Le timing est tout. Par exemple, vous pouvez réduire les absences et les demandes d'absence en fournissant simplement aux employés des horaires de travail à l'avance . Plus de temps pour préparer et échanger les quarts de travail offre aux employés la flexibilité dont ils ont besoin pour déplacer les choses en fonction de leurs horaires de quart de travail.

Donner à chacun suffisamment d'espace pour planifier et s'adapter est également susceptible de réduire le taux de brouillage de dernière minute pour trouver des remplaçants. Vous savez lequel - celui qui engloutit ces heures de travail de manager.

Plus facile à dire qu'à faire?

Bien sûr, planifier la rotation des employés deux ou trois semaines à l'avance peut sembler une tâche ardue. Cependant, le fait de disposer d'une application mobile permettant aux employés de saisir à l'avance leurs préférences de quart de travail et de consulter les horaires planifiés et à jour quelques semaines à l'avance permet de réduire le stress et la tension généraux associés aux affichages d'horaires de dernière minute.

Il s'agit de créer des routines et d'améliorer votre façon de travailler. Comme tout bon scout vous dira que passer du temps sur la préparation maintenant vous fera gagner du temps plus tard et vous permettra d'entrer dans un rythme où les quarts de travail sont préparés bien à l'avance. De cette façon, même si des changements surviennent, et ils viendront, vous serez prêt pour eux.

Sans oublier qu'un horaire prévisible garde vos employés heureux et engagés dans votre organisation. Ils peuvent maintenir une vie en dehors du travail et pour les parents qui travaillent, cela signifie beaucoup. Un horaire prévisible pourrait signifier que vos employés décident de rester avec vous beaucoup plus longtemps, résolvant ce qui est probablement le plus grand mal du travail horaire - le roulement du personnel .

Selon une étude du CAP, le coût de remplacement d'un salarié représente environ 16 % de son salaire annuel. Le maintien d'un calendrier prévisible pourrait finir par vous faire économiser plus qu'un simple morceau de changement, cela pourrait changer la donne pour votre entreprise.

2. Dites non aux horaires de garde

La planification sur appel consiste à demander aux employés d'appeler avant le début de leur quart de travail et de vérifier qu'ils sont réellement nécessaires. Planifier des employés pour un quart de travail, puis les renvoyer chez eux si le quart de travail est lent est au mieux une pratique douteuse et pourrait en fait vous coûter plus d'argent qu'elle ne vous en fait économiser. Très lié à ce qui précède, les horaires doivent être prévisibles, non seulement pour le manager mais aussi pour l'employé.

Jusqu'à récemment, la plupart des grands détaillants pratiquaient la programmation sur appel, mais en raison de la forte pression réglementaire et publique, The Gap, A&F, Starbucks et d'autres ont promis de mettre fin à la programmation sur appel. Cependant, ce n'est qu'une petite partie de l'histoire. Ce qu'ils ne vous disent pas, c'est qu'ils ont des actionnaires auxquels penser et que s'il y avait de gros bénéfices à réaliser dans la planification des horaires de garde, ils le feraient quand même.

La vraie affaire est que la planification sur appel n'est pas seulement mauvaise pour les relations publiques, c'est une mauvaise solution à un problème croissant, qui est une planification non optimisée qui finit par vous coûter de l'argent en sureffectif. Il existe des moyens meilleurs et plus rentables de résoudre ce problème, mais cela nécessite que les gestionnaires soient très axés sur les données et gardent une trace de tout ce qui se passe dans leur entreprise.

3. Gardez un œil sur les heures supplémentaires

Un calendrier optimisé n'est pas seulement pour les détaillants, il est également très important dans d'autres industries. Quand il s'agit d'entrepreneurs, OT est là où se trouve l'argent. Il existe une idée fausse très répandue selon laquelle les heures supplémentaires ne vous coûtent rien puisque tous les frais généraux fixes sont déjà pris en compte dans une semaine de travail standard de 40 heures . Le salaire et les dépenses supplémentaires sont compensés car vous les avez déjà comptabilisés en tant que frais généraux fixes.

Pour que cela fonctionne, vous devez être très bon pour enchérir vos clients, d'une part, et gérer la productivité de vos employés, d'autre part. Le simple fait de faire l'un des deux peut être déjà assez difficile. Si vous pouvez gérer les deux de manière continue, vous avez compris ce problème de sous-traitance.

Pour tout le reste des humains, c'est ce qui se passe habituellement (exemple avec l'aimable autorisation de WoodWeb):

Disons que vous êtes sur un travail à prix fixe et pour une raison quelconque, vous avez un jour de retard sans faute de votre part et sans pénalité (en d'autres termes, vous étiez en retard à cause de quelque chose comme un retard de pluie et pas seulement parce que quelque chose a pris plus de temps que d'habitude).

Travailleriez-vous le week-end en payant vos employés en OT même si vous avez calculé le travail au taux horaire normal, juste pour pouvoir commencer un autre travail que vous aviez prévu de commencer lundi et donc reporter son début à mardi ? La réponse est que vous travaillez le week-end OT au rythme normal (c'est un lavage), mais parce que vous en êtes capable, alors commencez le prochain travail à temps et vous n'avez perdu aucun jour de débit.

Un deuxième exemple illustre comment vous devez comptabiliser les heures supplémentaires aussi précisément que possible à l'avance, sinon cela vous coûtera cher : par exemple, vos frais généraux sont basés sur 320 heures de travail pour le mois (2 hommes à 40 heures par semaine pendant 1 mois), et vous n'utilisez que 240 de ces heures, et 40 de ces 240 sont en heures supplémentaires. En d'autres termes, vous faites travailler vos deux hommes 60 heures chacun la semaine 1 en fonction d'un délai de travail, puis vous les renvoyez chez eux faute de quoi faire pendant les semaines 2 et 3, puis vous les faites travailler 60 heures chacun la semaine 4 , encore une fois en fonction de la date limite du travail, mais manquant peut-être de matériel et ou d'informations pour commencer pendant les deux semaines, ils n'ont rien à faire (ce ne serait jamais aussi évident, mais pour illustrer mon propos, j'ai choisi cet exemple par souci de simplicité).

Pour les entreprises qui offrent à leurs employés une rémunération des heures supplémentaires, les heures supplémentaires deviennent presque toujours un problème. La solution est simple : il suffit de dire non à OT . si vous avez des employés qui doivent travailler plus que les 40 heures/semaine normales, il peut être intéressant d'en faire des employés salariés. Faire passer les travailleurs éligibles aux heures supplémentaires à des salariés a été une tactique employée par des entreprises telles que Walgreens.

4. Répondez rapidement

Scénario cauchemardesque : la moitié des employés qui doivent ouvrir un magasin demain se déclarent malades avec cette vilaine grippe qui sévit. Ou imaginez un scénario heureux et merveilleux où votre entreprise reçoit une critique positive inattendue de la part d'une star des médias sociaux et où les clients affluent . Ce que vous feriez normalement, c'est paniquer, paniquer, puis appeler chaque employé, en leur offrant éventuellement une rémunération supplémentaire pour le changement de quart de dernière minute.

Dans les deux cas, vous devez réagir rapidement si vous souhaitez disposer de la main-d'œuvre nécessaire au bon moment pour que les choses se déroulent sans heurts. Les appels téléphoniques frénétiques ne sont pas le moyen le plus efficace de faire face à des changements inattendus dans la rotation prévue. Idéalement, lorsqu'un quart de travail devient disponible pour que les employés puissent « réclamer », ils sont automatiquement avertis et peuvent choisir de le récupérer s'ils sont libres et pourraient utiliser le quart de travail supplémentaire.

Dans la section 1, nous avons déjà fait allusion aux avantages de l'engagement de vos employés et à la façon dont cela affecte positivement le roulement du personnel. La technologie est aussi votre amie lorsqu'il s'agit de communiquer efficacement avec vos travailleurs . Il existe plusieurs outils qui peuvent transformer un cauchemar de communication en un processus simple et efficace, même si vous devez joindre du personnel de remplacement au-delà de vos employés salariés actuels.

5. Répartition équitable (et intelligente) des quarts de travail

Les humains ont du mal à être objectifs. Ainsi, lors de la planification de l'horaire de travail d'un employé, nous pouvons être influencés par les habitudes que nous avons développées au fil du temps. Certains employés sont mécontents parce que (ils pensent) que vous jouez les favoris. D'autres obtiennent moins de quarts de travail ou des options d'heures supplémentaires plus rares.

Dans de nombreux cas, la raison en est la différence de compétences et d'expérience. Vous avez besoin d'au moins un employé qui peut fermer boutique le soir, mais cela peut rapidement amener les mêmes employés à jouer ce rôle nuit après nuit, ce qui peut être une bonne ou une mauvaise chose.

Les ordinateurs ne jouent pas les favoris. Installez-vous et partez. Vous pouvez attribuer des « rôles » et des compétences aux employés tout en établissant la rotation parfaite pour tenir compte des préférences des employés et des besoins de votre entreprise.

Si vous ne l'avez pas encore fait, procurez-vous un logiciel de gestion des horaires de travail, c'est-à-dire un logiciel de gestion des quarts de travail, pour vous aider à optimiser vos quarts de travail . Il y en a quelques bons qui ne seront pas très pénibles à mettre en place et qui ne videront pas vos poches.

6. Simplifiez l'attribution des quarts de travail

Les changements de quart de travail manuels et les échanges ajoutent un peu de frais généraux pour les employés et les gestionnaires. Nous avons tous vu cela se produire, un changement de quart est demandé ou approuvé en personne, mais quelque part en cours de route est oublié ou mal communiqué.

Un processus rapide et efficace pour les échanges et les approbations de quarts de travail peut faciliter les choses pour tout le monde tout en garantissant que chaque quart de travail est composé de personnes possédant les compétences et les « rôles » nécessaires .

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7. Comment l'analyse prédictive aide les chefs de quart

Les détails comptent, il suffit de demander à n'importe quel responsable d'employé. Le manque de personnel signifie que vos clients ne reçoivent pas le service qu'ils méritent et que vos employés se surmènent. Le sureffectif signifie que vous perdez de l'argent sur des salaires inutiles pour des employés qui rêvent de partir en vacances (si les vols ne sont pas annulés à cause de compagnies aériennes en sous-effectif). Vous devez bien faire les choses.

Pouvoir rendre compte de tous les coûts et revenus par quart de travail est ce qui sépare les bons gestionnaires de quart des meilleurs. Avant de commencer à penser à la technologie, vous devez savoir comment vous voulez l'utiliser. Comme pour la dotation en personnel, vous ne voulez pas avoir un inventaire sous-stocké ou un inventaire surstocké, tout doit être optimisé comme il faut. Mais, et c'est là que vous devez vous pencher, il doit être optimisé non pas pour le quart d'hier, mais pour le quart de demain et de la semaine prochaine.

Vous et vos chefs d'équipe, chefs de projet ou contremaîtres devez être des assistants statistiques et prévoir vos coûts et revenus futurs.

Qu'est-ce que l'analyse prédictive ?

En termes simples, la modélisation prédictive utilise des statistiques, telles que l'historique des revenus pour un travail d'installation ou les revenus d'une équipe de déjeuner, pour prédire les résultats futurs.

Par exemple, en tant qu'entrepreneur en CVC, vous pouvez utiliser un modèle prédictif pour analyser les données de tous vos travaux d'installation de conduits au cours de l'année écoulée, tels que le coût des pièces, la masse salariale, le revenu par heure travaillée, et utiliser ces données pour prédire le coût. votre prochain travail d'installation de conduits.

Que pouvez-vous faire avec les modèles prédictifs ?

• Acceptez des emplois dans des segments industriels en croissance qui seront plus rentables à l'avenir
• Dotez vos quarts de travail avec plus d'employés hautement qualifiés
• Effectuez vos quarts de travail lents
• Prédire avec précision les coûts et les revenus par travail/équipe
• Anticipez les performances de vos collaborateurs
• Prédire le coût de la croissance de votre entreprise et les revenus projetés

Les 3 principaux modèles d'analyse prédictive pour l'optimisation des quarts de travail

Il existe trois principaux modèles prédictifs pertinents pour l'optimisation des équipes :

1. Modèles de propension - examine les variables existantes pour prédire l'action
2. Modèles de cluster - Trie les utilisateurs de manière algorithmique en segments en fonction de leur comportement
3. Filtrage collaboratif - Utilise des réseaux bayésiens pour analyser les données, la sémantique latente et d'autres techniques pour trouver des points communs (Si vous aimez The Godfather , vous aimerez Scarface )

La plupart des solutions logicielles de planification qui proposent un modèle d'optimisation fonctionnent avec l'un de ces modèles. Cependant, les logiciels de planification prédictive peuvent être très coûteux. Si vous souhaitez économiser de l'argent et apprendre quelque chose de nouveau, vous pouvez en savoir plus sur l'utilisation de chaque modèle en cliquant sur les liens ci-dessus.

8. Abandonnez le papier, passez au logiciel

Les étapes ci-dessus pour l'optimisation des horaires des employés exigent que vous adoptiez la technologie et que vous alliez au-delà des tableaux papier obsolètes et des feuilles de calcul peu fiables. Avec des solutions logicielles de planification flexibles et conviviales disponibles pour les entreprises de toutes tailles, il n'y a vraiment aucune raison pour que vous continuiez à utiliser des méthodes désuètes pour la planification des équipes en 2018. En fait, passer à une application de planification des équipes vous fera économiser plus d'argent que le logiciel est susceptible de coûter.

Et le papier ? Vous pouvez toujours en faire des avions en papier et les envoyer voler dans le bureau sans pilote. Parce que contrairement à RyanAir, vous n'avez pas besoin de gérer une liste de milliers de pilotes, tous cherchant à prendre du temps pour les vacances. Et, si vos employés ne sont pas du genre technique, voici un guide utile qui pourrait vous aider.

Conclusion sur l'optimisation de l'horaire de travail des employés

Si vous êtes comme notre manager moyen d'avant, vous passez probablement beaucoup de temps à créer votre rotation de poste. Mais, ça ne s'arrête pas là. Qu'en est-il de l'échange de quarts de travail ? changement d'horaire? Imaginez ce que vous et votre équipe pourriez faire si vous pouviez faire en sorte que la planification ne soit pas nulle ! Et si je vous disais que vous pouvez le faire tout en supprimant les dépenses associées aux absences imprévues, ainsi que les coûts de sous-effectif et de sureffectif.

1. Planifiez les horaires de travail bien à l'avance
2. Dites non aux horaires d'astreinte
3. Gardez un œil sur les heures supplémentaires
4. Répondre rapidement
5. Répartition équitable (et intelligente) des quarts de travail
6. Simplifier l'affectation des équipes
7. Comment l'analyse prédictive aide les chefs de quart
8. Abandonnez le papier, passez au logiciel