Organiser votre journée de travail : comment améliorer votre efficacité

Être son propre patron peut être formidable, mais il peut être difficile de s'adapter au fait que vous devez être votre propre patron. Ceux qui occupent un emploi traditionnel ont souvent leurs tâches définies pour eux - ceux qui travaillent pour eux-mêmes doivent définir les leurs; ils doivent ensuite les compléter.

Cependant, toutes les tâches ne peuvent pas être accomplies en une journée, ni même en une semaine. Ainsi, la priorisation, la structure et la discipline sont les clés du succès. Les freelances à temps plein et à temps partiel deviennent de plus en plus populaires - une bonne organisation peut vous donner une longueur d'avance.

Dans cet article, nous parlerons de l'importance de l'efficacité et vous donnerons quelques conseils simples sur la meilleure façon d'organiser votre journée de travail. Nous vous présenterons également quelques outils qui vous aideront à gérer le solde. Allons-y !

Pourquoi il est important de maximiser votre efficacité

L'inefficacité est un terme fréquemment utilisé dans le monde de l'entreprise pour décrire des choses comme le sureffectif et les procédures redondantes. Bien que votre entreprise n'ait peut-être pas besoin de « réduire le gras » de la même manière, les éléments essentiels de l'inefficacité sont vrais de la startup à la multinationale : mauvaise communication, mauvaise utilisation du temps et mauvaise utilisation de l'argent.

Si vous êtes travailleur indépendant, vous pouvez avoir des journées non productives pour presque n'importe quelle raison ; même une mauvaise nuit de sommeil peut faire des ravages. Cependant, l'inefficacité continue est généralement due à un problème plus important. Cela peut inclure n'importe quoi, d'avoir un espace de travail désordonné, ou peut être dû à une mauvaise communication avec le client et à une mauvaise planification.

Disons que vous vous réveillez lundi et que vous vous lancez dans un travail passionnant prévu pour mercredi. Dans votre hâte, vous oubliez de travailler sur un travail rapide dû le lundi après-midi, ce qui entraîne un dépassement de délai et un client en colère. Même les plus lucides peuvent faire une telle erreur - mais des erreurs comme celles-ci peuvent être évitées par une simple organisation.

Les problèmes persistants d'organisation peuvent coûter cher aux petites entreprises et aux particuliers. Non seulement cela peut avoir un impact négatif sur votre relation avec vos clients, mais cela peut également réduire la qualité de votre travail et nuire à vos résultats.

3 façons d'organiser votre journée de travail

En faisant quelques considérations simples sur la planification et la structure, vous pouvez garder le contrôle de vos tâches. Voici trois conseils pour vous aider à démarrer !

1. Soyez réaliste quant à votre flux de travail

Être réaliste sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire – à la fois en tant qu'entreprise et en tant qu'être humain – vous rendra la vie beaucoup plus facile. Bien qu'il soit pénible de refuser des emplois, un projet précipité aura un impact bien pire sur votre entreprise à long terme que de le refuser poliment. Si vous ne pouvez pas faire un travail, vous pourriez envisager de recommander quelqu'un qui le peut – il se peut qu'il vous rende la pareille un jour.

En vous fixant des paramètres simples et réalistes, vous ne mordrez jamais plus que vous ne pouvez mâcher. En tant que tel, pensez aux heures que vous souhaitez travailler, au temps que prendront vos projets et gardez les délais au premier plan de chaque journée de travail.

Une fois que vous avez réfléchi à votre charge de travail, il est utile de la définir visuellement. Evernote est un excellent outil pour ce faire. Il gardera vos projets au même endroit et vous aidera à les hiérarchiser et à les clarifier sereinement.

Si vous cherchez à déléguer ou à planifier un travail par étapes, vous voudrez peut-être essayer Trello. Ce programme pratique vous permet de coordonner des projets via des post-it virtuels - en les déplaçant, en les affectant et en les actionnant si nécessaire, ou en les gardant en veilleuse jusqu'à une date ultérieure.

2. Créez des objectifs et des horaires (et respectez-les)

Votre flux de travail quotidien étant pris en charge, il est temps de regarder la situation dans son ensemble : que voulez-vous accomplir ce mois-ci, voire cette année ? Peut-être voulez-vous emballer un certain client, terminer un gros lot de travail ou gagner un certain montant. Quel que soit l'objectif, vous fixer des objectifs (et des horaires pour les atteindre) est un excellent moyen de glisser en douceur vers la ligne d'arrivée.

Un calendrier Google simple vous permettra de garder les yeux sur le prix proverbial, que ce soit dans une semaine ou dans un an. Il est facile à annoter et fonctionne parfaitement sur plusieurs appareils, vous pouvez donc y accéder même si vous n'êtes pas à votre bureau.

Un autre outil utile est wunderlist.com, qui vous aidera à réduire lentement vos tâches et à vous permettre d'avancer vers vos objectifs. Après avoir défini vos listes de tâches et les dates d'échéance, vous recevrez des mises à jour et des notifications pratiques pour vous garder sur la bonne voie tout au long. De plus, vous pouvez facilement catégoriser vos listes et les partager avec d'autres.

3. Utilisez un outil de gestion du temps

Enfin, l'utilisation d'un outil de gestion du temps vous permettra de réduire au minimum les distractions et de suivre le temps pendant lequel vous travaillez réellement. Ceci est important pour vous assurer de facturer correctement, de travailler de manière productive et de conserver vos dossiers.

L'un de ces outils est Focus Booster, qui divise tout le travail en morceaux de 25 minutes. Ceci est également connu sous le nom de technique Pomodoro et peut vous aider à rester concentré sur votre travail et à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Son tableau de bord visualisera également où il y a de la place pour améliorer votre efficacité.

Lorsqu'il s'agit de s'assurer que votre temps est correctement enregistré et facturable, le suivi du temps intégré de Hiveage est exactement ce qu'il vous faut. Il vous permet de suivre vos heures, y compris les dépenses, le kilométrage et les tarifs, avant de les convertir de manière transparente en facture.

Conclusion

La désorganisation et l'inefficacité peuvent avoir un impact très négatif sur votre entreprise, créant un cycle de temps perdu et d'opportunités manquées. En gardant le contrôle de votre flux de travail et de votre gestion du temps, vous pourrez devenir votre propre patron !

Dans cet article, nous avons expliqué comment vous pouvez améliorer votre efficacité et mieux organiser votre journée de travail. Pour ce faire, vous devrez :

1. Soyez réaliste quant à votre flux de travail.
2. Créez des objectifs/horaires et respectez-les.
3. Equipez-vous d'outils de gestion du temps.

Vous avez des questions sur la gestion efficace de votre temps ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!