20 exemples efficaces de messages d'absence du bureau pour vous inspirer

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Un message d'absence du bureau, ou un message OOO en abrégé, est un élément crucial des communications d'entreprise. Lorsque vous êtes en vacances, malade ou absent du bureau pour une raison quelconque, vous pouvez configurer un message de réponse automatique qui répond à chaque nouvel e-mail, leur faisant savoir que vous n'êtes pas là. Ils sont utiles pour communiquer informations et indiquant au destinataire comment vous contacter.

Nous verrons ce que sont les messages d'absence du bureau et quelques exemples pour vous aider à créer votre réponse automatique.

Qu'est-ce qu'un message d'absence du bureau ?

Un message d'absence du bureau est une réponse automatique que vous pouvez configurer à partir de votre client de messagerie si vous êtes absent du bureau et que vous n'avez aucune chance de consulter votre compte de messagerie. Par exemple, vous pouvez en créer un à l'avance parce que vous avez acheté un billet pour une conférence le jour le moins cher et que vous savez que vous ne serez pas disponible ce jour-là.

Vous pouvez le faire fonctionner pendant une période spécifique et ajouter des dates exactes afin que les réponses automatiques ne soient envoyées qu'à ces dates. Le message d'absence du bureau sera automatiquement envoyé aux messages entrants aux dates que vous décidez d'exécuter le message automatique.

Quand un message d'absence du bureau est-il nécessaire ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un message d'absence du bureau est nécessaire pour les communications professionnelles. Plus particulièrement, il est agréable de faire savoir aux gens que vous ne serez pas disponible pour répondre à certains moments et c'est une bonne étiquette de courrier électronique.

Le courrier électronique d'absence du bureau peut également indiquer aux clients potentiels à quelle vitesse ils doivent s'attendre à une réponse de votre part et leur fournir des instructions sur la meilleure façon de vous contacter en cas d'urgence.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous auriez besoin d'un MOO :

1. Voyages d'affaires : les messages d'absence du bureau sont nécessaires lorsque vous vous absentez du bureau pour des voyages d'affaires. Cela permet aux gens de savoir qu'ils ne recevront pas de réponse immédiate et leur donne un autre point de contact, comme un collègue de travail ou un superviseur.
2. Vacances : Prendre du temps pour les vacances est important pour se ressourcer et se détendre, mais il est tout aussi important de faire savoir aux gens que vous êtes absent. Un message d'absence du bureau peut informer les gens que vous êtes en vacances et quand vous serez de retour.
3. Indisponible : Si vous devez vous absenter pour cause de maladie ou d'urgence, un message d'absence du bureau tiendra vos contacts informés de la situation et de votre retour.
4. Réunions avec les clients : les messages d'absence du bureau sont parfaits pour informer les gens que vous êtes absent pour une réunion avec un client et quand attendre une mise à jour ou une réponse de votre part.
5. Cours de formation : si vous participez à un cours de formation, informez-en vos contacts afin qu'ils ne pensent pas que vous les ignorez

Assurez-vous de regarder la vidéo "Comment définir une absence du bureau sur Microsoft Teams" après avoir lu :

Comment créer un message OOO incroyable

Vous voulez que votre message d'absence du bureau soit personnalisé et informatif. Voici quelques conseils pour faire ressortir votre e-mail d'absence du bureau :

Étape 1 : Soyez bref et concis

Un message d'absence du bureau doit être court, concis et faire passer le message. Personne ne veut lire un long message juste pour découvrir que vous ne répondrez pas immédiatement.

Étape 2 : Soyez gentil

Vous voulez que votre message soit poli et professionnel, alors évitez d'utiliser des phrases comme « absent du bureau jusqu'à nouvel ordre », car cela peut sembler un peu dédaigneux.

Étape 3 : rendez-le personnel

Si vous êtes en vacances ou à un événement, pensez à ajouter quelque chose de personnel sur ce que vous allez faire. Cela aidera votre message à se démarquer et à montrer qu'il provient d'une personne réelle, et non d'un système automatisé.

Étape 4 : Donnez des instructions claires

Assurez-vous de fournir des instructions claires sur la façon dont les gens peuvent vous contacter en cas d'urgence ou s'ils ont besoin de quelque chose de toute urgence.

Étape 5 : Ajoutez un peu d'humour

Si vous vous sentez créatif, pourquoi ne pas ajouter un peu d'humour à votre message ? Cela l'aidera à se démarquer du lot et peut même susciter des conversations avec vos contacts.

N'oubliez pas non plus d'ajouter les informations suivantes à votre e-mail de répondeur automatique :

• Pourquoi vous n'êtes pas au bureau
• Quand vous serez de retour, y compris la plage de dates (date de début, date de retour, etc.) pour votre absence du bureau
• Autres moyens de vous joindre, comme un numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant. Vous pouvez mettre quelque chose comme "Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter (votre numéro de portable)" dans vos messages électroniques de répondeur automatique.
• Autres points de contact que le destinataire peut joindre en votre absence en cas d'assistance immédiate, y compris une autre adresse e-mail de contact, un numéro de téléphone et/ou un site Web professionnel.

Ce qu'il ne faut pas écrire dans un message d'absence du bureau

1. Évitez d'ajouter trop de détails à votre réponse d'absence du bureau : il peut être tentant d'ajouter une longue explication, comme si vous étiez en réunion à l'heure du déjeuner , mais il est préférable d'éviter de mettre trop de détails. Au lieu de cela, gardez votre message électronique de bureau automatique court et concis.
2. Ne pas inclure d'autres informations de contact : si possible, il doit toujours y avoir un autre point de contact inclus dans le message pour savoir avec qui faire un suivi si nécessaire.
3. Diffuser trop de détails personnels : mettre trop d'informations dans les e-mails rend plus difficile pour les lecteurs de glaner les informations dont ils ont besoin. De plus, ajouter trop de détails personnels pour que le monde puisse les voir peut être un problème de sécurité, surtout si vous faites savoir aux gens que vous serez loin d'endroits comme votre bureau à domicile.
4. Ne pas obtenir la permission d'engager un collègue : Si vous devez engager un collègue en votre absence, obtenez d'abord sa permission avant de le faire.
5. Ajouter que vous répondrez dès que vous serez de retour au bureau : Dire à tout le monde que vous répondrez dès votre retour peut être une mine terrestre. Bien que ce soit une excellente indication de la façon dont vous prenez soin de vos clients et de vos collègues, cela peut prendre du temps de répondre à tous ceux qui vous ont contacté pendant votre absence. Gardez les choses réalistes, afin que personne ne se sente ignoré à votre retour.

Voici un tableau de ces étapes pour une référence rapide :

20 exemples étonnants de messages d'absence du bureau

Si vous ne savez pas comment structurer votre message d'absence du bureau, nous avons élaboré un exemple de messages d'absence du bureau pour différentes situations afin de vous aider .

1. Exemple simple de message d'absence du bureau

Celui-ci est court, doux et direct :

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau sans accès au courrier électronique jusqu'au (date), je répondrai à mon retour au bureau. J'apprécie votre compréhension.

Bien à vous,

(nom)

2. Message professionnel d'absence du bureau

Un message OOO professionnel est idéal pour les collègues, les clients et les contacts professionnels :

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau du (date) au (date) avec un accès limité au courrier électronique. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez me contacter sur mon téléphone portable (numéro) ou ma secrétaire XX au (numéro de téléphone).

Cordialement

(nom)

3. Messages d'absence du bureau amusants

Un message amusant d'absence du bureau peut donner une touche personnelle et aider vos contacts à savoir que vous êtes toujours en vie et que vous ne vous prenez pas trop au sérieux. Voici un exemple:

Merci pour le message, mais il s'agit d'un robot qui vous répond car (nom) est actuellement absent du bureau et s'efforce de ne pas consulter ses e-mails. Ils seront de retour d'ici le (date), alors n'hésitez pas à nous contacter !

Merci

Le robot de messagerie

4. Messages électroniques de répondeur automatique absent du bureau

Si vous avez besoin d'envoyer un message d'absence du répondeur automatique alors que vous êtes en vacances ou indisponible, voici un exemple :

Ceci est un e-mail de répondeur automatique de bureau car je ne suis pas disponible et je ne vérifie pas mes e-mails. Je répondrai à votre e-mail à mon retour au bureau.

Ceci est un message OOO automatique car je suis absent du bureau jusqu'au (date). Je répondrai à votre message dès mon retour. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter XX au (email) pour plus de détails.

5. Exemple de message de congé de maladie en dehors du bureau

Le congé médical est un moment de repos et de récupération. Assurez-vous d'informer vos collègues et contacts que vous ne serez pas disponible avec un message comme celui-ci :

Merci pour votre message, mais je suis actuellement en congé de maladie ou de maladie et je ne peux pas répondre aux e-mails. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, n'hésitez pas à contacter le bureau de XX.

Merci pour votre compréhension

(nom)

6. Message de vacances en dehors du bureau

Si vous partez en vacances, voici un message informatif de répondeur de vacances par e-mail pour vos contacts :

Merci pour ton e-mail. Je suis actuellement en vacances et incapable de répondre aux appels téléphoniques ou aux messages jusqu'à mon retour le (date). Si votre problème est urgent, vous pouvez contacter XX pour obtenir de l'aide au (courriel). Vous pouvez également envoyer un e-mail à (adresse e-mail générique de l'entreprise) et un membre de l'équipe vous contactera.

Meilleur,

(nom)

De plus, si vous souhaitez élever votre message, incluez une réponse automatique spéciale pour le rendre plus divertissant pour le lecteur. Vous pouvez le faire en créant un lien vers un GIF dans votre réponse d'absence du bureau.

7. Message de congé de maternité en dehors des heures d'ouverture

Vous prenez un congé de maternité et vous ne voulez pas vous inquiéter ? Les réponses automatiques comme cet exemple de message OOO ci-dessous peuvent aider à informer vos contacts de votre retour au bureau, réduire la pression pour répondre aux messages et vous donner la tranquillité d'esprit :

Merci pour votre message. Je suis actuellement en congé de maternité sans accès aux e-mails ni aux appels téléphoniques jusqu'au (date). Si votre problème est urgent, veuillez contacter (e-mail). Vous pouvez également contacter l'équipe élargie à (adresse e-mail de l'équipe) et quelqu'un de l'entreprise vous aidera dès que possible.

Tous mes vœux,

(nom)

8. Message d'absence du bureau en voyage d'affaires

Si vous partez en voyage d'affaires, cet exemple de message d'absence peut vous aider à communiquer votre absence et vos coordonnées :

Merci pour votre message. Je suis en voyage d'affaires jusqu'au (date) et je retournerai au bureau avec un accès limité aux e-mails. Pour une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue XX au (courriel).

Salutations,

(nom)

9. Absence sabbatique du bureau

Les congés sabbatiques sont un excellent moyen de se ressourcer et de revenir avec de nouvelles idées. Ce message d'absence du bureau peut vous aider à communiquer votre absence :

Merci pour votre message. Je prends un congé sabbatique du (date) au (date) et ne serai pas disponible pour les e-mails ou les appels téléphoniques pendant cette période. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter XX à (email). J'ai hâte de revenir bientôt!

Bien à vous,

(nom)

10. Message d'absence du bureau pour urgence personnelle

La vie peut lancer des balles courbes inattendues. Ce message d'absence du bureau peut vous aider à communiquer toute urgence personnelle :

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau en raison d'une urgence personnelle et je ne serai pas disponible avant le (date). Si votre problème est urgent, veuillez contacter XX au (courriel) pour obtenir de l'aide.

Vous souhaitant tout le meilleur,

(nom)

11. Formation en dehors du bureau

Vous partez en stage ? Ce message d'absence du bureau peut vous aider à communiquer les détails que vos contacts doivent connaître :

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau pour suivre une formation jusqu'au (date) et je ne pourrai pas répondre aux e-mails ou aux appels téléphoniques pendant cette période. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter XX à (email).

Tous mes vœux,

(nom)

12. Absent du bureau pour rendez-vous

Ce message d'absence du bureau peut vous aider à communiquer votre absence lorsque vous vous rendez à un rendez-vous :

Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau pour un rendez-vous et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter XX au (courriel).

Salutations,

(nom)

13. Message d'absence du bureau

Vous déménagez dans un nouveau bureau ou domicile ? Ce message d'absence du bureau peut vous aider à communiquer votre absence pendant le déménagement :

Merci pour votre message. Je déménage et je ne pourrai peut-être pas répondre aux e-mails ou aux appels téléphoniques jusqu'au (date). Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez contacter mon collègue XX au (courriel).

Prends soin de toi,

(nom)

14. Réunion hors bureau

Ce message d'absence du bureau peut vous aider à communiquer votre absence aux personnes pendant que vous assistez à une réunion :

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau pour assister à une réunion et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter XX au (courriel) pour plus d'informations.

Meilleur,

(nom)

15. Sortie d'équipe Message d'absence du bureau

Ce message d'absence du bureau est parfait pour les sorties d'équipe car il peut vous aider à communiquer les détails pertinents que les gens doivent savoir :

Merci pour votre message. Je suis absent avec mon équipe pour une excursion d'une journée et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Pour une aide immédiate, veuillez contacter mon collègue XX au (email) et marquer les messages urgents comme hautement prioritaires.

Vous souhaitant tout le meilleur,

(nom)

16. Message d'absence du bureau de la conférence

Merci pour votre message. Je suis actuellement absent pour assister à une conférence et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Si votre problème est urgent, veuillez contacter XX au (courriel) pour obtenir de l'aide.

Tous mes vœux,

(nom)

17. Message d'absence du bureau à court terme

Souvent, les messages OOO sont adaptés à une longue période de temps. D'autre part, celui-ci est créé au cas où vous vous absenteriez du bureau pendant une courte période et comprend ce qu'il faut mettre pour toute personne ayant une affaire urgente qui ne peut pas attendre :

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau pour une courte durée et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Pour les questions urgentes, veuillez contacter XX au (courriel).

Salutations,

(nom)

18. Hors de portée hors du bureau

Celui-ci est destiné à ceux qui sont absents de leur bureau et incapables de répondre, généralement en raison d'un accès limité :

Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau aujourd'hui et je n'ai pas de contact par e-mail et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Pour les questions urgentes, veuillez contacter XX au (courriel) pour obtenir de l'aide.

Cordialement,

(nom)

19. Messages d'absence du bureau pendant les vacances

Marquez ce message de vacances OOO de votre liste de choses à faire avant de faire une pause avec cet exemple polyvalent :

Merci pour votre message. Je suis en vacances du (date) au (date). Pour une assistance immédiate, veuillez contacter XX au (courriel).

Joyeuses fêtes,

(nom)

20. Message de travail à distance hors du bureau

Cet exemple de message OOO est destiné à ceux qui ne sont pas au bureau mais qui travaillent toujours à distance :

Merci pour votre message. Je travaille actuellement à distance et je ne pourrai pas répondre avant le (date). Pour les questions urgentes, veuillez contacter XX au (courriel).

Cordialement,

(nom)

Utilisez ces exemples de message d'absence du bureau pour créer le vôtre

Les messages d'absence du bureau fournis ci-dessus ne sont qu'un point de départ pour créer les vôtres. Lorsque vous écrivez votre propre message, pensez à ce que les clients et les membres de l'équipe devront savoir et qui serait la meilleure personne de l'équipe pour les guider en votre absence.

Ces exemples peuvent vous donner une idée de la quantité d'informations à inclure (ou exclure) et des éléments importants qui entrent dans la création du message.

N'oubliez pas non plus de mettre à jour vos messages d'absence du bureau dès votre retour au bureau afin que vos clients reçoivent des réponses en temps opportun.

Qu'est-ce qu'une bonne réponse automatique par e-mail ? Celui qui va générer des leads

Soyez assuré qu'il existe une excellente réponse automatique aux messages de bureau pour vous sur Internet. Cependant, c'est une très bonne idée de penser à adapter vos messages d'absence du bureau pour la génération de leads. Tout d'abord, la création d'un e-mail de répondeur automatique d'absence du bureau est importante et encore plus essentielle pour le marketing par e-mail.

La bonne nouvelle est qu'il est étonnamment facile de créer une opportunité de génération de leads qui collectera un lead chez votre répondeur. En outre, des exemples de messages de bureau qui collectent des pistes, incluent un sentiment d'urgence, ont un appel clair à l'action et font sourire le lecteur sont essentiels.

Existe-t-il des modèles que vous pouvez utiliser pour un e-mail d'absence du bureau ?

Oui, il existe de nombreux modèles disponibles en ligne qui peuvent vous aider à rédiger un message d'absence efficace. Voici quelques points clés à noter :

Comment puis-je mettre hors fonction sur le statut ?

Pour mettre le statut d'absence du bureau, vous devrez activer votre réponse d'absence du bureau. Si vous utilisez un client de messagerie Web tel que Gmail ou Outlook, vous pouvez le faire en accédant aux paramètres et en activant la fonction Absent du bureau.

Vous pouvez également avoir accès à un répondeur automatique dans vos paramètres de messagerie, qui est un excellent outil pour configurer votre statut d'absence du bureau. Si vous utilisez un client de messagerie de bureau, vous devrez accéder aux paramètres de ce programme spécifique pour activer le message d'absence du bureau.

Comment configurer un message d'absence sur Gmail ?

Configurer un message d'absence du bureau sur Gmail est facile ! Ouvrez simplement vos paramètres Gmail, sélectionnez l'onglet "Vacation Responders" et cochez la case pour activer la fonctionnalité. Ensuite, entrez simplement la réponse souhaitée, définissez une date de début et une date de fin pour le moment où vous serez absent de votre boîte de réception et de retour, et enregistrez vos modifications.

Vous pouvez également personnaliser votre message d'absence du bureau pour inclure des informations de contact spécifiques pour les demandes urgentes et tout autre détail pertinent, tel que les délais de réponse prévus.

Comment configurer un message d'absence du bureau dans Outlook ?

La configuration d'un message d'absence du bureau dans Outlook est également un jeu d'enfant ! Ouvrez simplement l'onglet "Fichier" et sélectionnez l'option "Envoyer des réponses automatiques". Ensuite, cochez la case pour l'activer, entrez la réponse souhaitée et enregistrez vos modifications. Vous pouvez personnaliser votre message d'absence du bureau pour inclure des informations de contact spécifiques pour les demandes urgentes, ainsi que tout autre détail pertinent, tel que les délais de réponse prévus.

Dernières vérifications pour votre répondeur de vacances

Avant de partir, vous voudrez vérifier les points suivants :

• Disponibilité : tout ce qui se trouve dans vos messages de réponse automatique, y compris le répondeur de vacances et le délai comme les dates de début et de fin, n'est pas disponible pour vous.
• Formatage : selon le client de messagerie, un message de réponse automatique peut parfois présenter des problèmes de formatage.
• Apparence : assurez-vous de vérifier et de voir à quoi ressemblent vos messages de réponse automatique sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles avant qu'ils ne soient envoyés aux clients et aux membres de l'équipe.
• Contenu : Vérifiez et revérifiez vos messages de réponse automatique pour vous assurer qu'ils sont exacts, clairs et professionnels.
• Questions urgentes : assurez-vous d'inclure d'autres informations de contact, telles qu'un numéro de téléphone portable ou une adresse e-mail, pour les questions urgentes.

Une fois que votre message d'absence du bureau est configuré et prêt à être envoyé, vous pouvez vous détendre en sachant que tous les e-mails envoyés dans votre boîte de réception recevront une réponse en temps opportun. Avec ces 20 exemples de messages d'absence du bureau de Small Business Trends, vous êtes sûr de rédiger le message parfait et de commencer à ratisser les pistes ! Bonne chance et bon temps d'absence !

EN SAVOIR PLUS:

• congé de maternité message d'absence du bureau
• congé de paternité message d'absence du bureau

Image : Éléments Envato