Comment créer une facture PayPal pour être payé rapidement (et en toute sécurité)

Il existe de nombreuses façons de se faire payer en tant que freelance. Il existe des logiciels automatisés, des virements bancaires programmés pour les acomptes, des factures PayPal, des virements numériques simples et une myriade d'autres options. J'ai même un ou deux clients qui découpent encore des chèques papier et me les envoient par la poste.

Tant que l'argent se retrouve sur mon compte à un moment donné, je suis totalement ouvert à tout mode de paiement qui convient aux personnes avec qui je travaille.

Bien que Venmo et des services similaires soient sur ses talons, l'un des moyens de paiement les plus courants reste PayPal. Si vous travaillez en tant qu'indépendant depuis un certain temps, il vous a probablement été demandé d'envoyer une facture PayPal.

Outre le fait de devoir suivre tous vos différents comptes et de tout sécuriser sur toutes les plateformes, il n'y a pas vraiment d'inconvénient à permettre aux clients d'utiliser une facture PayPal pour vous payer.

Cet article vous guidera tout au long du processus, de sorte que lorsque quelqu'un vous demandera inévitablement : "Pouvez-vous me facturer via une facture PayPal ?" vous aurez votre réponse (et votre compte) prêt et en attente.

Qu'est-ce qu'une facture PayPal ?

Les utilisateurs occasionnels de PayPal sont probablement assez familiers avec l'envoi et la réception de dollars via le service. Mais pour les entreprises, saviez-vous que vous pouvez envoyer des factures officielles au lieu d'une simple demande d'argent ? (Si vous n'êtes pas familier avec la facturation en général, rafraîchissez-vous ici avant de poursuivre votre lecture.)

La facture PayPal est à peu près ce à quoi elle ressemble : une facture générée via PayPal. Si vous avez acheté quelque chose auprès d'un vendeur en ligne, vous en avez peut-être même vu un et l'avez utilisé pour payer votre facture.

Besoin de plus de clients ?

Obtenez plus de travail indépendant avec notre livre GRATUIT : 10 nouveaux clients en 30 jours . Entrez votre e-mail ci-dessous et tout est à vous.

Télécharger maintenant

C'est simple à utiliser, et en fait assez pratique.

Une facture PayPal est-elle identique à une demande d'argent PayPal ?

Une demande d'argent PayPal est quelque chose que vous envoyez et qui indique simplement le montant dû et peut-être une description d'une ligne de ce à quoi elle sert.

Contrairement à une demande d'argent, une facture PayPal comporte des champs pour inclure toutes sortes d'informations, telles que le travail que vous facturez, le montant, la date d'échéance, une brève description et toutes les notes que vous souhaitez inclure au client.

Vous pouvez ajouter votre logo, facturer des taxes, utiliser la même facture pour facturer plusieurs clients et même télécharger des pièces jointes comme des fichiers artistiques ou un bon de commande. Toutes ces informations sont envoyées au client via PayPal, et il peut payer directement à partir d'un lien intégré vers votre compte.

Bien sûr, il est plus rapide d'envoyer une demande d'argent, mais une facture PayPal est incroyablement polyvalente et vous aide à suivre votre activité de manière plus détaillée.

Quand utiliser une facture PayPal

L'utilisation d'une facture PayPal est une façon plus professionnelle de faire des affaires que de simplement demander un paiement, mais cela ne signifie pas que chaque fois que vous facturez un client, vous devez utiliser une facture PayPal.

Il existe des tonnes d'options de logiciels de facturation pour les indépendants, et c'est une bonne idée de faire vos recherches avant de vous engager sur un seul support. Voici quelques éléments à prendre en compte pour savoir quand utiliser une facture PayPal :

Avantages de PayPal :

• PayPal est un moyen assez simple d'envoyer une facture, avec presque aucune configuration de backend pour vous. Vous venez de configurer votre compte, de remplir certains champs prédéfinis et vous êtes prêt à partir.
• Il est intégré à votre compte bancaire, ce qui vous permet d'être payé plus rapidement. Lorsque les clients vous paient via PayPal, vous pouvez soit y laisser l'argent et l'utiliser pour d'autres achats, soit le transférer à votre banque et l'utiliser comme bon vous semble. Il faut quelques jours pour effectuer le transfert, alors planifiez en conséquence.
• La plupart des clients connaissent PayPal. Le service existe depuis longtemps, de sorte que de nombreux particuliers et entreprises sont déjà configurés pour l'utiliser. Cela peut aider à éviter les formalités administratives liées à l'approbation d'un chèque ou d'une autre option de paiement.
• Vous avez la possibilité de prendre des cartes de crédit. Si vous envoyez votre propre facture et attendez simplement d'être payé, vous pourriez avoir un long retard pendant que vous attendez un chèque ou un client frustré qui suit les dépenses de l'entreprise via une carte de crédit. L'utilisation d'un service comme PayPal résout ce problème.

Inconvénients de PayPal :

• Il y a des frais associés à PayPal - PayPal prend un petit pourcentage de chaque transaction commerciale dans PayPal. Il varie selon les pays, mais aux États-Unis, il est d'environ 3 %. Il est plus élevé pour les transactions internationales. Il n'y a aucun moyen d'éviter des frais de transaction lors de l'utilisation d'une facture PayPal, mais c'est assez standard pour les solutions de paiement de commerce électronique.
• Les factures ne sont pas personnalisables pour correspondre à votre marque. Vous pouvez télécharger un logo si vous le souhaitez, mais vous ne pouvez pas modifier les polices, les couleurs ou la mise en page de base. Ce n'est pas nécessairement un facteur décisif, mais c'est quelque chose qui affecte votre entreprise. Je vous recommande de télécharger au moins votre logo. N'oubliez pas que chaque chance de faire connaître votre nom aux clients est une opportunité !
• PayPal utilise son propre système interne de numérotation des factures, donc si vous utilisez d'autres formes de facturation, cela ne correspondra pas. Vous pouvez résoudre ce problème avec une bonne tenue des dossiers, mais c'est une étape supplémentaire dans votre processus. Et nous le savons tous, le temps c'est de l'argent.

Sécurité

Une grande raison d'utiliser une facture PayPal au lieu d'envoyer la vôtre est la sécurité intégrée. PayPal vous permet d'être payé directement sans révéler vos informations financières. Ils surveillent les transactions et aident à réduire la fraude.

Pour les vendeurs, il existe également une protection contre les plaintes non fondées. Cela s'applique principalement aux biens physiques, mais les pigistes qui facturent leur temps peuvent être protégés s'ils peuvent présenter une preuve d'exécution. Vous devriez toujours réfléchir à la façon de vous protéger de manière indépendante, mais cela peut être une couche supplémentaire de tranquillité d'esprit.

Comment créer et envoyer une facture PayPal en 8 étapes

Que vous choisissiez d'utiliser PayPal pour toutes vos transactions, ou que vous en ayez simplement besoin dans votre poche arrière pour les clients qui le demandent spécifiquement, il est bon de savoir comment créer une facture PayPal.

C'est assez simple :

1. Créez un compte PayPal. Pour utiliser la fonction de facturation, vous devez choisir l'option de compte "professionnel". Ne vous inquiétez pas, il n'y a pas de frais supplémentaires pour les petites entreprises.

2. Une fois connecté, vous devrez ajouter vos informations bancaires à votre compte afin que vous puissiez être payé.

3. Maintenant que vous êtes prêt, sélectionnez "Outils" dans le menu du haut. Vous trouverez "Facturation" dans ce menu déroulant. Cela vous amènera à l'écran de facturation général, où vous pourrez créer des brouillons, suivre les factures envoyées et voir ce qui est en retard.

4. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre facture PayPal, appuyez sur le bouton bleu "Créer" sur le côté droit.

5. Saisissez l'adresse e-mail de votre client. VÉRIFIER CES INFORMATIONS. Vous ne voulez pas envoyer la facture au mauvais client PayPal et finir par retarder le paiement ou pire, être payé par la mauvaise personne et devoir résoudre ce gâchis ! Vous pouvez développer ce menu pour inclure un nom et une adresse de client si vous le souhaitez.

6. Entrez le coût total de la facture. Vous pouvez choisir la quantité de détails à inclure : heures travaillées, description, notes supplémentaires, etc.

7. Prévisualisez votre facture PayPal. Croyez-moi, peu importe le nombre de fois que vous avez envoyé une facture, il y aura parfois des erreurs. Il est toujours préférable de prévisualiser la facture complète avant de l'envoyer à un client.

8. Appuyez sur "envoyer" et vous avez terminé ! Les clients peuvent vous payer directement à partir de l'e-mail qu'ils reçoivent. C'est un jeu d'enfant pour vous et pour eux.

Si vous êtes plutôt un apprenant visuel, ou si vous n'êtes toujours pas clair sur le processus, PayPal a une excellente vidéo explicative qui couvre les bases. Il comporte également une section utile sur le suivi des factures une fois qu'elles ont été envoyées. Si vous avez trois minutes, cela vaut la peine de vérifier:

Conclusion

Acheter et vendre avec une facture PayPal est un moyen courant pour les entrepreneurs de travailler et d'être payés.

Là où il n'y a pas de solution de paiement parfaite , PayPal est au moins une solution très basique qui couvre de nombreux besoins à la fois des indépendants et des personnes qui les embauchent.

Il est sécurisé, autorise les cartes de crédit et est suffisamment personnalisable pour inclure toutes les informations dont vous avez besoin pour communiquer. Et si vous développez votre entreprise pour inclure une sorte de revenu passif (ce que je recommande vivement), PayPal est souvent facilement intégré aux sites Web du marché.

À tout le moins, chaque pigiste devrait avoir un compte professionnel PayPal et être familiarisé avec la plateforme. PayPal est toujours le plus grand processeur de paiement en ligne au monde. Que vous travailliez avec de grandes ou de petites entreprises, il est presque inconcevable qu'on ne vous demande pas d'utiliser une facture PayPal à un moment donné.

Tant que vous disposez d'un bon système de comptabilité pour suivre tous vos paiements, ajouter PayPal à votre répertoire d'outils commerciaux est pratiquement une évidence.

Continuer la conversation...

Plus de 10 000 d'entre nous ont des conversations quotidiennes dans notre groupe Facebook gratuit et nous serions ravis de vous y voir. Rejoignez-nous!