Erreurs de paie qui vous coûtent de l'argent et comment les corriger

Vous utilisez toujours un stylo et du papier pour la tenue des registres du temps des employés ? Compter sur les horaires de travail pour les calculs de paie ? Ensuite, votre entreprise perd de l'argent et vous êtes probablement ouvert à des poursuites et à des sanctions de l'IRS.

Si cela peut vous consoler, vous n'êtes pas seul. 33% des employeurs commettent des erreurs de paie qui coûtent des milliards de dollars par an, selon l'IRS. L'American Payroll Association montre un taux d'erreur compris entre 1 et 8 % de la masse salariale totale dans les entreprises qui utilisent des cartes de pointage traditionnelles, et environ 40 % des petites entreprises encourent en moyenne 845 $ par an en pénalités IRS en raison de processus de paie mal gérés.

"Des erreurs vont se produire", a déclaré Bill Dunn, directeur des relations gouvernementales de l'American Payroll Association, à CNBC Make It. "Ils ne sont pas courants, mais ils se produisent."

Vous savez déjà que les erreurs de paie nuisent à votre entreprise du point de vue des revenus nets. Cependant, n'oubliez pas que les erreurs de paie nuisent encore plus à vos employés.

Les employés doivent prêter attention à ces erreurs de paie

Ne perdez pas une partie de l'argent pour lequel vous avez travaillé si dur, assurez-vous plutôt de consulter régulièrement votre talon de paie et portez une attention particulière à :

• Regardez le salaire brut ou net, voyez-vous des changements ?
• Vos salaires ont-ils été correctement enregistrés ? (Si vous travaillez à l'heure, avez-vous été payé pour toutes les heures travaillées ? Si vous êtes un employé salarié, votre salaire a-t-il été enregistré correctement pour la période de paie ?)
• Quels impôts ont été retenus (fédéraux et étatiques) ?
• Vos contributions 401(k) sont-elles correctes ?
• Les autres avantages sociaux, tels que les soins de santé, l'assurance-vie, l'invalidité ou les déplacements domicile-travail, sont-ils correctement retenus ?

De plus, vous et votre responsable devez lire les règles de pointage afin que vous respectiez tous les deux ce qui est requis par la loi.

Si vous repérez des erreurs, vous pouvez les signaler aux ressources humaines pour corriger rapidement l'erreur et éviter que de futures erreurs de paie ne se reproduisent. Il s'agit de corriger les erreurs de paie avant qu'elles ne deviennent incontrôlables.

Les erreurs de paie auxquelles les gestionnaires sont confrontés au quotidien

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour gérer la paie efficacement et sans erreur. Eh bien, peut-être pas tout . Après tout, vous avez une entreprise à gérer et le temps que vous ou votre équipe RH (s'il y en a une) peut investir dans la vérification et la revérification des feuilles de temps des employés est limité.

Cependant, certaines des erreurs qui se cachent dans cette pile de feuilles de temps vous coûtent déjà de l'argent et pourraient coûter plus cher à l'avenir.

C'est pourquoi tant d'entreprises investissent dans le logiciel de paie de Connecteam pour limiter les erreurs de paie et automatiser les processus de suivi du temps.

Corrigez facilement toutes vos erreurs de paie avec Connecteam

Apprendre encore plus

Voici quelques-uns des problèmes qui affligent les entreprises qui dépendent toujours de pratiques de chronométrage obsolètes :

L'un des principaux inconvénients du papier par rapport aux supports numériques est la difficulté de conserver des sauvegardes à jour. Les feuilles de temps papier et les cartes perforées sont fragiles et périssables. C'est un passif ! Ils peuvent être échangés, modifiés manuellement sans trace des modifications apportées, détruits ou simplement égarés.

Imaginez simplement devoir faire face à un incendie ou à une inondation dans votre entreprise, tout en paniquer à l'idée de ne pas avoir de registre des heures des employés pour calculer la masse salariale.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez calculer correctement les salaires des heures supplémentaires - les salaires des heures supplémentaires sont complètement différents des salaires normaux. Vous devrez payer des salaires, des pénalités et des intérêts si vous ne payez pas le bon taux d'heures supplémentaires. Corriger les erreurs de paie signifie examiner de près le salaire des heures supplémentaires.

En savoir plus ici sur les nouvelles règles sur les heures supplémentaires qui sont entrées en vigueur en 2020.

Selon la FLSA, vous êtes tenu de payer aux employés 1,5 fois leur taux de rémunération normal, ou temps et demi, pour le temps travaillé au-delà de 40 heures dans une semaine de travail. Par exemple, si un employé est régulièrement payé 10 $ de l'heure, vous lui devez 15 $ de l'heure pour les heures supplémentaires effectuées. Notez que la plupart des États et des villes ont des lois sur les salaires des heures supplémentaires différentes, alors assurez-vous d'étudier si vous êtes tenu de suivre les règles les plus strictes.

Selon la façon dont vous calculez la paie et les sources de données sur lesquelles vous vous appuyez (horodateurs, horaires des équipes, rapports des employés), vous pouvez rencontrer des entrées d'horloge qui se chevauchent et des heures payables accidentellement mal classées .

Au mieux, ce genre de confusion exigera du temps pour comprendre. Au pire, vous pourriez finir par payer beaucoup plus que nécessaire.

Par exemple, considérez un employé en vacances qui doit soudainement travailler pour s'occuper d'une affaire urgente. Vos dossiers pourraient alors avoir un employé en congé payé enregistrant des heures de travail. Trier tout ce gâchis peut être un petit casse-tête lorsque vous avez une équipe d'une douzaine. Mais à mesure que votre effectif augmente, ces types de chevauchements peuvent se transformer en migraines à part entière.

Si vous avez de la chance, vous avez un personnel de paie ou vous sous-traitez. Si vous ne l'êtes pas. vous bricolez (gestion de la paie du restaurant par exemple). En fin de compte, cependant, vous ne pouvez pas éliminer 100 % des erreurs.

Vous ne pouvez que les réduire. Peu importe si c'est vous ou quelqu'un d'autre qui faites les erreurs - nous sommes tous humains.

Nous faisons tous des fautes de frappe, et n'importe qui peut entrer accidentellement 20 heures au lieu de 2. Cela fait 18 heures facturables engendrées par une faute de frappe.

Ce problème est un vieux mais un goodie… eh bien, peut-être juste un vieux. 19 % des employés (1 sur 5) ont participé à une forme quelconque de vol de temps, ce qui peut coûter aux entreprises jusqu'à 7 % de leur masse salariale annuelle brute.

Il ne s'agit pas seulement de « donner des coups de poing entre copains » – les employés se « couvrent » les uns les autres et pointent les uns contre les autres pour voler du temps. Le « vol » hebdomadaire moyen de temps est de 4 heures et 5 minutes par employé et par période de paie . Cela comprenait de longs déjeuners et pauses, des retards, des départs anticipés, etc.

À tout moment, les taux d'imposition changent, de sorte que les taux que vous avez commencé à utiliser pour payer vos employés peuvent ne pas être applicables ou corrects maintenant. Payer le mauvais taux signifie que vous devez compenser les impôts, les pénalités et les intérêts.

Vérifiez régulièrement vos taux d'imposition sur l'emploi, car la plupart des taux d'imposition sont mis à jour chaque année. Gardez un œil sur les éléments suivants pour corriger les erreurs de paie :

• Taxe fédérale sur le revenu

  
• Taxe de sécurité sociale

• Taxe d'assurance-maladie

• Impôt fédéral sur le chômage

• Impôt sur le revenu de l'État

• Taxe d'assurance-chômage de l'État

• Impôt local sur le revenu

En fonction de votre emplacement, gardez un œil sur les tarifs des taxes supplémentaires.

Vous pouvez employer des entrepreneurs indépendants tandis que d'autres sont des employés à temps plein. Cependant, lorsque vous mélangez ces travailleurs, c'est une erreur coûteuse. Par exemple, un entrepreneur n'a pas besoin d'être payé au salaire minimum ou au salaire des heures supplémentaires.

De plus, vous ne retenez pas les taxes sur l'emploi de leurs salaires. Par conséquent, si un employé est classé comme entrepreneur, il peut perdre des salaires et les gouvernements vont perdre des recettes fiscales.

Lorsque vous classez un travailleur à tort, vous êtes obligé de payer la part des impôts de l'employé et de l'employeur, plus toutes les pénalités et tous les intérêts. De plus, vous pourriez même devoir des arriérés de salaire à l'employé. Comment savoir si un travailleur doit être classé comme entrepreneur indépendant ou comme employé ?

Le département américain du Travail vous recommande d'utiliser le test des réalités économiques en six parties. Et si vous n'êtes toujours pas sûr, remplissez un formulaire SS-8 afin d'éviter les problèmes de mauvaise classification de la paie. En remplissant ce formulaire, vous demandez que l'IRS détermine le statut du travailleur.

N'aimez-vous pas les audits IRS ? ! Que diriez-vous des poursuites des employés pour rémunération injuste ? ! Vous pensez peut-être que les réglementations qui exigent que vous teniez des registres précis des heures de travail des employés sont un frein bureaucratique, mais elles sont en fait là pour vous protéger. Tout comme les lois des États régissant les processus de paie.

Bien sûr, vous pouvez toujours vous conformer aux réglementations tout en utilisant des solutions traditionnelles, ou simplement votre bon vieux stylo et papier. Mais c'est tout simplement plus facile avec une application.

Comment corriger les erreurs de paie : passer au numérique

Passer à la gestion numérique des présences et de la paie n'est pas aussi coûteux ou compliqué que vous pourriez le penser, ou qu'il aurait pu l'être lors de votre dernière vérification.

Les solutions d'applications mobiles basées sur le cloud, comme Connecteam, permettent aux propriétaires et aux gestionnaires d'entreprise de gérer presque tous les aspects de la paie.

Qu'il s'agisse de suivre facilement le temps de vos employés, de s'assurer qu'ils pointent sans avoir à les vérifier ou d'envoyer des feuilles de temps claires aux employés pour la paie, Connecteam couvre toutes les bases, et plus encore.

Décomposons cela encore plus en détail sur la manière dont Connecteam aide à résoudre les erreurs de paie :

1. Différents types d'emplois doivent être rémunérés différemment : Connecteam garantit que différents employés peuvent être visiblement qualifiés pour différents emplois. En conséquence, leur temps travaillé sur chaque tâche est calculé dans leur feuille de temps.
2. Les employés doivent être remboursés sur leurs dépenses dans leur masse salariale : Avec Connecteam, les employés peuvent ajouter leurs dépenses, le kilométrage de la voiture ou toute autre information pertinente à leur feuille de temps afin qu'il soit facile de les rembourser.
3. Les employés n'ont pas accès à leurs feuilles de temps passées pour identifier les erreurs : Connecteam garantit que c'est exactement ce qu'ils peuvent faire, directement depuis leur application mobile. Ils peuvent envoyer des demandes de modification à leur responsable en temps réel et toutes les modifications sont automatiquement mises à jour lors de l'approbation.
4. Difficile de repérer les heures supplémentaires des employés, ce qui signifie que les heures supplémentaires sont payées par accident : Vous pouvez utiliser Connecteam pour coder en couleur les heures supplémentaires de vos employés, ce qui signifie que vous ne les manquerez plus jamais sur leurs feuilles de temps.
5. Les managers doivent collecter les feuilles de temps chaque fois qu'ils doivent les envoyer à la paie : les rapports automatiques de Connecteam permettent de définir facilement quand les feuilles de temps sont envoyées automatiquement à la personne responsable de la paie.
6. La nécessité d'utiliser plusieurs logiciels pour gérer la paie : Techniquement parlant, vous pouvez gérer tous les aspects de la paie avec Connecteam - tant que vous utilisez déjà QuickBooks Online et Gusto. Si tel est le cas, vous pouvez intégrer les deux logiciels de manière transparente, ce qui signifie que vous pouvez envoyer vos feuilles de temps directement à QBO en un clic.
7. Les managers ont du mal à suivre les heures de travail/l'emplacement des employés : grâce à la technologie Breadcrumbs intégrée de Connecteam via le suivi GPS, les employés peuvent pointer à l'heure prévue et entre ces heures, des points de localisation aléatoires sont collectés, fournissant aux managers une idée de base où (et quand) chaque employé travaillait.

L'essentiel sur la correction des erreurs de paie

Les gens ne changent pas, donc la technologie doit le faire. Les gens trouveront toujours un moyen de tricher par erreur dans les rapports de présence.

Cependant, en passant à une horloge mobile, vous pouvez réduire considérablement la fréquence des erreurs, économiser de l'argent et augmenter l'efficacité de votre entreprise.

Bien qu'il puisse sembler que faire un passage au numérique soit une tâche difficile à entreprendre, lorsque vous considérez les avantages des solutions de suivi du temps présentes pour éliminer les erreurs de paie, il est clair que cela en vaut la peine.

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