Comment utiliser un système d'inventaire perpétuel pour votre entreprise de commerce électronique

L'inventaire est la pierre angulaire de votre entreprise. Vous avez besoin de suffisamment de stocks en stock pour répondre à la demande des clients, mais pas trop pour ne pas trop payer les frais de stockage. C'est là qu'un système d'inventaire entre en jeu.

Le système d'inventaire permanent est un moyen fiable de suivre l'inventaire en temps réel. Lisez la suite pour savoir ce qu'est un système d'inventaire perpétuel et comment il fonctionne.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ?

Un système d'inventaire perpétuel est un système utilisé pour suivre et enregistrer les niveaux de stock, dans lequel chaque achat et vente de stock est enregistré automatiquement et immédiatement. Dans ce système, chaque fois qu'une transaction a lieu, le logiciel enregistre une modification des niveaux de stock en temps réel.

Qu'est-ce que l'inventaire perpétuel ?

L'inventaire perpétuel est une méthode comptable dans laquelle une entreprise suit en permanence ses niveaux d'inventaire en temps réel. Cette méthode permet à une entreprise de disposer à tout moment d'inventaires plus précis.

L'inventaire perpétuel se distingue d'un système d'inventaire perpétuel, qui fait généralement référence au logiciel ou au programme qui exécute la méthode de comptabilisation de l'inventaire perpétuel.

Quels sont les avantages d'un système d'inventaire permanent ?

Un système d'inventaire perpétuel présente de nombreux avantages pour les entreprises de commerce électronique de toutes tailles. Non seulement cela aide à suivre les données d'inventaire en temps réel, mais cela aide également à éliminer les coûts de main-d'œuvre et les erreurs humaines. Voyons pourquoi les entreprises de commerce électronique choisissent d'utiliser un système d'inventaire perpétuel.

Enregistre les données en temps réel

Un système perpétuel enregistre les mises à jour et les mouvements d'inventaire au fur et à mesure qu'ils se produisent. Cela signifie que vous pouvez avoir confiance en l'exactitude de vos inventaires à tout moment.

Fournit une trace écrite détaillée

Un système d'inventaire permanent suit les mouvements d'inventaire et les interactions tout au long de votre chaîne d'approvisionnement de commerce électronique. Ces données vous donneront plus d'informations sur les goulots d'étranglement dans vos procédures, afin que vous trouviez des moyens d'optimiser votre chaîne d'approvisionnement.

Réduit les coûts de gestion des stocks

Grâce aux mises à jour en temps réel, les coûts de maintien des stocks et les réapprovisionnements des stocks sont contrôlés et minimisés. Étant donné que les systèmes d'inventaire permanent automatisent de nombreux processus qui seraient manuels, ils peuvent économiser sur les coûts de main-d'œuvre.

Calcule le solde des stocks de fin d'année

Étant donné qu'un système d'inventaire permanent comptabilise l'inventaire en continu, votre solde d'inventaire de fin d'année est calculé instantanément à la fin de l'année. Cela permet de s'assurer que vous avez des numéros d'inventaire précis à rapporter à des fins comptables.

Prévision de la demande plus précise

Un système d'inventaire en temps réel simplifie la prévision de la demande . Les données historiques d'inventaire et de ventes peuvent être utilisées pour prédire les futurs cycles de vente et garantir que vous disposez d'une quantité optimale d'inventaire à différents moments de la saison, comme les vacances.

"L'outil d'analyse de ShipBob est également vraiment cool. Cela nous aide beaucoup à planifier les réapprovisionnements d'inventaire, à voir quand les SKU vont s'épuiser, et nous pouvons même configurer des notifications par e-mail afin d'être alertés lorsqu'il reste moins d'une certaine quantité à un SKU. Il y a beaucoup de valeur dans leur technologie.

Oded Harth, PDG et co-fondateur de MDacne

Comment fonctionne le système d'inventaire permanent ?

Un système d'inventaire perpétuel fonctionne en mettant à jour les inventaires en continu au fur et à mesure que les marchandises sont achetées et vendues. Cette méthode de comptabilisation des stocks offre un moyen plus précis et efficace de comptabiliser les stocks qu'un système d'inventaire périodique. Voici un aperçu étape par étape du fonctionnement de ce type de système d'inventaire.

Étape 1 : Le système de point de vente met à jour les niveaux d'inventaire

Chaque fois qu'un produit est vendu, le système de gestion des stocks rattaché au système POS (point de vente) applique immédiatement le débit au stock principal sur tous les canaux de vente. Les lecteurs de codes-barres ou RFID (identification par radiofréquence) rendent ce processus rapide et facile.

Par exemple, disons que vous dirigez une entreprise qui vend des bougies parfumées. Un client achète 3 bougies parfumées à la vanille (en d'autres termes, 3 unités d'un seul SKU) pour 10,00 $ par bougie, soit 30,00 $ au total.

Lorsqu'un préparateur d'entrepôt prélève chaque unité, il scanne le code-barres de chaque bougie. Dès que chaque code-barres est scanné, le logiciel de votre système d'inventaire perpétuel diminue de 3 le nombre total d'inventaires pour ce SKU.

Avec le système d'inventaire permanent, les ventes aux clients déclenchent également deux écritures comptables sur votre compte de résultat, et deux sur votre bilan.

Sur votre compte de résultat, le montant d'argent que le client paie pour les articles - dans ce cas, 30,00 $ - est enregistré comme un crédit au revenu. Sur votre bilan, ce même montant est enregistré comme un débit aux comptes clients ou en espèces.

Étape 2 : Le coût des marchandises vendues est mis à jour automatiquement

Chaque fois qu'un produit est vendu ou reçu, le coût des marchandises vendues (COGS) est recalculé.

Poursuivant l'exemple ci-dessus, nous supposerons que le COGS pour chaque bougie parfumée à la vanille (qui tient compte des dépenses telles que les matières premières, la main-d'œuvre d'entrepôt et les frais généraux) est de 5,00 $ par unité. Chaque fois qu'une bougie est scannée, 5,00 $ sont ajoutés au COGS global de votre entreprise, ce qui signifie qu'après avoir scanné 3 bougies, le COGS a augmenté de 15,00 $.

Ce 15,00 $ doit être enregistré dans deux autres écritures comptables. Sur votre compte de résultat, 15,00 $ sont enregistrés comme un débit au COGS. Sur votre bilan, ce même montant est crédité à votre inventaire.

Étape 3 : Les points de réapprovisionnement sont ajustés fréquemment

Basé sur des données historiques, un système d'inventaire perpétuel mettra automatiquement à jour les points de réapprovisionnement à mesure que les ventes augmentent ou diminuent pour maintenir un niveau d'inventaire optimal à tout moment.

En suivant l'exemple précédent, supposons que votre magasin propose une bougie spéciale sur le thème des fêtes, et au cours des 4 dernières années, les ventes de cette bougie ont toujours augmenté au quatrième trimestre.

Un système d'inventaire perpétuel apprendra des données de vente des 4 dernières années et augmentera automatiquement votre seuil de réapprovisionnement de 25 unités à 50 unités. De cette façon, vous pouvez réapprovisionner le stock plus tôt que vous ne le feriez normalement et éviter les ruptures de stock.

Étape 4 : Les bons de commande sont générés automatiquement

Chaque fois qu'un article ou un SKU atteint son point de réapprovisionnement, le système génère un nouveau bon de commande et l'envoie à votre fournisseur sans intervention humaine.

Par exemple, les ventes de votre bougie sur le thème des fêtes augmentent rapidement au quatrième trimestre, comme vous l'aviez prévu. Dès qu'il ne vous reste plus que 50 unités de cette bougie en stock, votre système d'inventaire permanent générera automatiquement un nouveau bon de commande pour 500 bougies supplémentaires (à acheter à 3,00 $ pièce) et l'enverra à votre fournisseur.

Cette transaction d'achat déclenche une autre écriture au journal, cette fois uniquement sur votre bilan. Dans cet exemple, un total de 1 500 $ (500 unités x 3,00 $ chacune) doit être enregistré comme un débit à l'inventaire et un crédit aux comptes créditeurs ou à la trésorerie.

Étape 5 : Les produits reçus sont scannés dans l'inventaire

Lorsque l'inventaire est envoyé à votre entrepôt, un employé de l'entrepôt scannera le produit à l'aide d'un logiciel de gestion d'entrepôt (WMS), afin qu'il apparaisse dans votre tableau de bord de gestion des stocks et le rende disponible à l'achat sur tous ou sur certains canaux de vente.

Dans notre exemple, disons que le bon de commande est passé et qu'après une semaine ou deux, l'expédition de 500 bougies de votre fournisseur arrive à votre entrepôt.

Au fur et à mesure que les employés de votre entrepôt passent par le processus de réception, la qualité de chaque unité est vérifiée et scannée avec un lecteur de codes-barres avant d'être déplacée vers le stockage de l'entrepôt. Dès qu'une unité est scannée, le système d'inventaire permanent augmente automatiquement le décompte d'inventaire pour ce SKU de 1. Une fois que les 500 unités sont scannée, le décompte d'inventaire devrait avoir augmenté de 500.

Quelle est la différence entre un système d'inventaire permanent et un système d'inventaire périodique ?

Les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel sont deux méthodes différentes de suivi des stocks que les entreprises de commerce électronique utilisent pour suivre et surveiller les marchandises stockées. Le système d'inventaire permanent est plus avancé et utilisé plus souvent qu'un système périodique.

Un système de contrôle d'inventaire permanent suit l'inventaire en temps réel et centralise les données d'inventaire. Les données d'inventaire sont disponibles dans toutes les parties du système pour prévoir les tendances des ventes, calculer les points de réapprovisionnement et rechercher les articles actuellement en rupture de stock.

Un système d'inventaire périodique est tenu à jour par un décompte physique des marchandises disponibles à des intervalles spécifiques pour calculer le COGS à l'aide de méthodes d'évaluation des stocks telles que FIFI, LIFO et les moyennes pondérées . Avec un système d'inventaire périodique, une entreprise calcule l'inventaire actuel à la fin d'une période comptable ou d'un exercice et n'en fait rapport qu'ensuite.

Inventaire perpétuel vs inventaire comptable

L'inventaire comptable fait référence à la quantité de stock dont dispose une entreprise, selon les registres comptables. Ce n'est pas nécessairement la même chose que l'inventaire réel (qui est la quantité réelle de stock dont dispose une entreprise), car l'inventaire peut être endommagé, perdu, volé ou autrement sur- ou sous-compté dans les livres.

Les systèmes d'inventaire permanent aident à maintenir votre inventaire comptable plus précis, car vous êtes moins susceptible de manquer des transactions, des dommages, des pertes d'inventaire et d'autres incohérences plus rapidement grâce à des enregistrements détaillés en temps réel.

Formules utilisées dans les méthodes d'inventaire permanent

Afin d'être plus précis lors de la commande d'articles en stock, des formules peuvent être utilisées. Il existe plusieurs formules que les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser pour suivre l'inventaire physique. Voici une liste de nos favoris.

QEC

EOQ, ou quantité de commande économique, est conçu pour trouver la quantité de commande optimale pour les entreprises afin de minimiser certaines choses comme les coûts, l'espace d'entreposage et les ruptures de stock.

Formule : EOQ = racine carrée de : [2SD] / H

S = Frais d'installation (par commande, comprenant généralement les frais d'expédition et de manutention)

D = Taux de demande (quantité vendue par an)

H = Frais de holding (par an, par unité)

Produits finis

Le stock de produits finis fait référence au stock disponible pour les clients à l'achat qui peut être rempli. Avec la formule d'inventaire des produits finis, les vendeurs peuvent calculer le coût des stocks.

Formule : (COGM – COGS) + Valeur des produits finis de l'année précédente

FIFO

FIFO (premier entré, premier sorti) est une méthode d'évaluation des stocks qui vend les biens achetés en premier avant les biens achetés plus tard. En théorie, cela signifie que l'inventaire le plus ancien est expédié aux clients avant l'inventaire le plus récent.

LIFO

LIFO (dernier entré, premier sorti) est une méthode d'évaluation des stocks qui utilise le coût des produits achetés les plus récents pour calculer le coût des marchandises vendues (COGS), tandis que la valeur des stocks plus anciens est considérée comme un stock final sur un bilan.

Coût moyen pondéré

Le coût moyen pondéré est un système comptable qui utilise une moyenne pondérée pour déterminer le montant d'argent qui va dans le COGS et l'inventaire.

Formule : Coût des marchandises disponibles à la vente / Nombre total d'unités en stock

Comment optimiser vos processus de gestion des stocks

Choisir un système d'inventaire permanent plutôt qu'un système manuel et chronophage est la première étape de la gestion des stocks. Mais vous avez également besoin de la bonne technologie et des bons partenaires pour optimiser vos systèmes et processus de suivi des stocks.

L' exécution des commandes ne peut pas être effectuée correctement sans le bon processus de gestion des stocks en place. La logistique tierce partie (3PL) permet aux commerçants d' externaliser l'exécution , y compris l'entreposage, la gestion des stocks, le prélèvement et l'emballage et l'expédition. Avec ShipBob, vous pouvez passer moins de temps sur les tâches de gestion des stocks, tout en ayant une visibilité totale sur le processus d'exécution.

Skubana s'associe à ShipBob et propose des fonctionnalités avancées de gestion des stocks multicanaux perpétuels, telles que le stockage automatique, les rapports d'inventaire et des analyses puissantes.

"Le réseau de distribution vers lequel nous sommes passés semblait avoir une solution à cela en calculant automatiquement ce chiffre et en se synchronisant directement avec la page du produit.

Cependant, nous avons appris que les chiffres d'inventaire ne sont pas fiables. Par exemple, notre vue de magasin afficherait des unités négatives d'un produit en stock, mais le décompte des stocks d'exécution afficherait des milliers d'unités disponibles.

Avec ShipBob, nous avons pu marquer n'importe quelle combinaison de SKU comme un ensemble unique et sélectionner les SKU de composants directement via le tableau de bord.

Chaque fois que ce lot était exécuté par ShipBob, nous pouvions voir les composants individuels qui étaient physiquement sélectionnés, et nous saurions que la commande s'est déroulée comme prévu. ShipBob nous a également permis d'apporter des modifications aux bundles à la volée avec un contrôle et une visibilité complets.

Gérard Ecker, fondateur et PDG d'Ocean & Co.

Conclusion

Un système d'inventaire perpétuel est le meilleur choix pour les entreprises de commerce électronique à croissance rapide. Un système d'inventaire périodique a une forte probabilité de divergence et un contrôle des stocks plus faible. Avec un système d'inventaire permanent, vous pouvez centraliser la gestion des stocks, optimiser les niveaux de stock et bien plus encore.

La technologie d'exécution de ShipBob est fournie avec des outils de gestion des stocks intégrés, notamment la prévision de la demande , la gestion des commandes , les données et l'analyse . Pour en savoir plus sur la façon dont ShipBob peut soutenir votre entreprise de commerce électronique, cliquez sur le bouton ci-dessous pour demander des informations.

Vous avez votre propre entrepôt ?

ShipBob dispose d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) de premier ordre pour les marques qui ont leur propre entrepôt et qui ont besoin d'aide pour gérer les stocks en temps réel, réduire les erreurs de prélèvement, d'emballage et d'expédition, et évoluer facilement.

Avec Merchant Plus, les marques peuvent même tirer parti des services de traitement de ShipBob dans l'un des centres de traitement de ShipBob aux États-Unis, au Canada, en Europe et en Australie pour améliorer les expéditions transfrontalières, réduire les coûts et accélérer les livraisons.

FAQ sur le système d'inventaire permanent

Le suivi des stocks est une partie importante de votre activité de commerce électronique. Il est essentiel d'avoir un stock disponible à la vente et de vous assurer de maintenir le COGS au minimum. Un système d'inventaire perpétuel est la méthode la plus couramment utilisée par les entreprises de commerce électronique à croissance rapide.

1. Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ?

Un système d'inventaire perpétuel est une méthode d'inventaire qui suit les changements des niveaux de stock en temps réel. Il fournit un aperçu détaillé des stocks disponibles et des biens vendus.

2. Comment fonctionne un système d'inventaire permanent ?

Avec l'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks, un système d'inventaire permanent suit les niveaux de stock et les commandes en temps réel et centralise les données en un seul endroit.

3. Pourquoi les entreprises utilisent-elles des systèmes d'inventaire permanent ?

Un système d'inventaire perpétuel donne à une entreprise de commerce électronique une vue précise des niveaux de stock à tout moment sans le processus manuel requis pour un système d'inventaire périodique. L' automatisation qu'offre un système d'inventaire permanent libère du temps et du capital.

4. Quel est l'avantage d'un système d'inventaire permanent ?

Un système d'inventaire permanent est plus précis que le système d'inventaire périodique moins avancé. Avoir un décompte plus précis des stocks à tout moment évite les ruptures de stock et les problèmes de surstock.