Qu’est-ce que l’inventaire physique ? Comment et conseils en 2023

Introduction

Presque toutes les maisons ont une liste de courses collée sur le réfrigérateur. Si quelque chose est en rupture de stock, une personne le met sur la liste. Le même flux de travail est suivi dans un entrepôt qui suit le protocole d'inventaire physique. Le processus d'audit est utilisé pour évaluer les niveaux de stocks dans l'entrepôt.

Dans cet article, nous explorerons les nombreuses subtilités et complexités entourant l’inventaire physique. Cette exploration vous permettra de comprendre quel est le flux de travail idéal pour votre entrepôt et comment améliorer l'efficacité de l'exécution de vos commandes.

Qu’est-ce que l’inventaire physique ?

L’inventaire physique est exactement ce qu’il paraît. C'est le décompte physique de l'inventaire en stock. Il fait également généralement référence à la méthode d'audit des niveaux de stock à l'intérieur d'un entrepôt par rapport aux niveaux du système. Il est généralement destiné à corriger les écarts et les bugs, garantissant ainsi un suivi des stocks en temps réel.

Ces divergences doivent être traitées en priorité. Sinon, cela pourrait entraîner des doublons de SKU ou de fausses ruptures de stock sur votre site Web, entraînant une perte de revenus. Ce processus d’audit fournit également des informations clés sur les données sur le terrain. Grâce à ces informations, vous pouvez rationaliser l’acquisition et la gestion des stocks. Vous pouvez même prévoir les chiffres de ventes et les utiliser pour planifier et élaborer des stratégies sur d’autres aspects de votre activité de commerce électronique.

3 méthodes d'audit de l'inventaire physique

Avant d'approfondir le concept d'inventaire physique pour les entreprises de commerce électronique , comprenons la classification des processus. Voici trois des méthodes les plus populaires pour auditer l’inventaire physique.

1) Comptage manuel

Lorsque le personnel fait le tour et comptabilise manuellement chaque SKU, le processus est appelé comptage manuel. Généralement réalisée à très petite échelle, cette méthode constitue la forme la plus primitive d’audit des stocks. La plupart des magasins ont tendance à l’éviter en raison de la forte probabilité d’irrégularités dans les chiffres. Cependant, c’est l’un des moyens les moins chers en raison de sa nature simple.

2) Comptage électronique

Dans le cadre de cette méthode, les magasins utilisent un système de point de vente et un lecteur de codes-barres pour tenir compte des niveaux de stock. Le code-barres contiendra des informations sur les SKU individuels. Les employés scannent ces codes-barres pour saisir les informations sur leur présence dans leur système.

Le système de point de vente suit le stock sortant et ce nombre est ensuite comparé au stock existant. L'avantage de cette méthode est sa grande précision. Cependant, cette méthode d’audit peut prendre beaucoup de temps et nécessite également une main-d’œuvre considérable.

3) Comptage cyclique

Dans la méthode du comptage cyclique, le personnel audite une partie de l’inventaire pour évaluer les niveaux existants. Cette méthode est généralement utilisée par les détaillants qui souhaitent mettre en œuvre l'audit physique sans mettre en œuvre le processus manuel.

Dans le cadre de ce processus, les produits sont répartis en différentes catégories. Les articles sont audités selon leur priorité dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, et des portions sont utilisées pour représenter l'ensemble du stock. Ce processus est généralement plus rapide que les méthodes traditionnelles et est utilisé par les grands entrepôts pour accélérer le processus d'audit.

5 meilleures pratiques à suivre lors de l’inventaire physique

L'inventaire physique peut être un processus fastidieux et long, mais il reste un moyen efficace de suivre vos niveaux de stocks. Cependant, comme le processus est manuel, vous risquez souvent de rencontrer des problèmes. Voici cinq pratiques pour éviter ces erreurs et établir un processus presque parfait.

1) Tenez compte des fluctuations saisonnières

La plupart des sites de commerce électronique ont tendance à avoir une période spécifique de l’année où ils reçoivent un afflux massif de commandes. Lors de l’audit physique de l’inventaire, ces fluctuations saisonnières ont tendance à perturber les chiffres. L'augmentation du mouvement des stocks entraîne une augmentation de l'écart de quantité.

Vous devez donc tenir compte au préalable de ces fluctuations saisonnières. Un autre bon conseil est de se concentrer sur les produits de grande valeur ou les plus demandés. Cela vous permet de concentrer vos efforts sur les domaines à fort impact et de garantir que les irrégularités n’ont pas d’impact négatif sur les résultats.

2) Installer des mesures de contrôle et de gestion des stocks

Le contrôle manuel de l'inventaire est limité dans sa fonctionnalité. Si vous souhaitez exercer un meilleur contrôle, vous devrez installer un système de gestion des stocks . Ce système agira comme médiateur lors du traitement des commandes et enregistrera chaque mouvement de l'inventaire.

Cette visibilité vous permet de suivre ces commandes et permet un bien meilleur contrôle de l'inventaire. Parallèlement à cela, la synchronisation en temps réel vous permet d'accélérer votre processus d'audit d'inventaire physique. Cela améliore également la précision du processus, car le système prend en compte chaque mouvement dans l'entrepôt.

3) Calculer le taux de rotation des stocks

Le taux de rotation des stocks est la fréquence de réapprovisionnement des stocks requis sur une période donnée. Le ratio vous permet de comprendre le mouvement global des stocks dans l'entrepôt. Ce chiffre est comparé aux niveaux de l'audit physique pour signaler d'éventuelles irrégularités.

Le ratio est également utile pour comprendre l’évolution des tendances des ventes. Vous pouvez déterminer le cycle de vie de votre inventaire avec le numéro. Par conséquent, vous pouvez avoir un contrôle plus global sur l’inventaire physique de votre entrepôt. De plus, le taux de rotation permet également un approvisionnement facile en stocks.

4) Automatisez le processus d'audit des stocks

Tant que les processus sont manuels, la probabilité d’erreurs et d’irrégularités est toujours importante. Pour aplanir ces irrégularités, intégrez des fonctionnalités d’automatisation dans le processus d’audit. Vous pouvez automatiser certains aspects du processus de comptage à l’aide de technologies telles que les codes-barres et la RFID.

Parallèlement à cela, vous pouvez mettre en œuvre un système de gestion des stocks qui vous permet de suivre vos niveaux en temps réel sur plusieurs emplacements. Cela contribuera à une expansion efficace et permettra un meilleur contrôle sur l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement de traitement des commandes.

5) Inclure la prévision des stocks pour les achats

Nous avons tous entendu : « Tout est proportionné ». Cette déclaration a également son poids pour la gestion des stocks. Vous devez garantir à tout moment les bons niveaux de stocks dans votre entrepôt. Pour que cela soit possible, vous devrez utiliser les audits d’inventaire physique pour comprendre les délais d’exécution.

Grâce au délai d’exécution et à l’analyse des données passées, vous pouvez prévoir presque avec précision les niveaux de stock requis. Vous pouvez ensuite étudier les tendances et déterminer le plan d’approvisionnement optimal.

3 KPI importants liés à l'inventaire physique

1) Taux de rotation des stocks

Comme expliqué, le taux de rotation des stocks est la fréquence de réapprovisionnement des stocks. Pour être exact, il s’agit du coût total des marchandises divisé par le stock moyen. Pour un inventaire physique, le taux de rotation peut aider à détecter des irrégularités sans audit proprement dit.

2) Ratio stock/ventes

Le ratio stock/ventes est le rapport entre la valeur moyenne des stocks et la valeur nette des ventes. Il s’agit de comprendre le niveau de stock que vous possédez par opposition aux capacités de vente. Vous pouvez réduire les coûts de possession des stocks à l’aide de ce numéro et maintenir un numéro d’inventaire plus réaliste. Cela contribuera également à réduire les coûts de possession des stocks.

3) Taux de vente

Le taux de vente indique le taux de consommation des stocks sur une période donnée. Le taux de vente est crucial pour comprendre l’exactitude des audits d’inventaire physique. Ce nombre est également essentiel pour déterminer le calendrier d’approvisionnement.

Quelle est l’alternative à l’inventaire physique ?

L'inventaire perpétuel est l'alternative idéale à l'inventaire physique. En termes simples, l'inventaire perpétuel est une méthode dans laquelle les systèmes maintiennent les niveaux de stock en temps réel sans nécessiter de confirmation physique. Ces systèmes sont devenus de plus en plus populaires à mesure que les entreprises de commerce électronique ont commencé à utiliser plusieurs centres de distribution pour des livraisons plus rapides.

Le principal avantage de l’inventaire physique est l’exactitude. Le processus élimine presque complètement l’intervention humaine en synchronisant les chiffres en temps réel. Cette synchronisation en temps réel est maintenue à l'aide de systèmes de point de vente et de scanners.

Ce type d'inventaire est également utile lorsqu'il est associé à un système de planification des besoins en matériaux (MRP). Cette association s’avère pratique pour améliorer vos prévisions de stocks et rationaliser votre processus d’approvisionnement.

Conclusion

Indépendamment de la nature virtuelle de l’écosystème moderne, l’inventaire aura, fondamentalement, une certaine valeur physique. Par conséquent, les audits d’inventaire physique pourraient être le bon point de départ dont une entreprise de commerce électronique a besoin. Bien que ce processus puisse prendre beaucoup de temps, il permet à une entreprise de vérifier l'intégrité de ses systèmes de gestion des stocks et des entrepôts .

FAQ

1) Quelles sont les principales composantes des coûts de gestion des stocks ?

Les coûts de gestion des stocks comprennent les coûts d'investissement, les coûts de transport des stocks et les coûts opérationnels de l'entrepôt. Il est susceptible de varier en fonction de la nature des marchandises et de la taille de l'entrepôt.

2) Pourquoi l’inventaire physique est-il généralement audité ?

Des audits physiques sont généralement effectués pour faire correspondre les niveaux de stock actuels avec le stock physique. Il peut également être utilisé pour comprendre les irrégularités et les problèmes dans les systèmes de point de vente et de gestion des commandes.