Un plan pour coordonner les revenus et les dépenses en 5 étapes

M. Micawber avait raison dans David Copperfield de Dickens : « Revenu annuel vingt livres, dépenses annuelles dix-neuf livres, dix-neuf et six – résultat, le bonheur. Revenu annuel vingt livres, dépenses annuelles vingt livres, zéro, et six – résultat, la misère.

Il n'y a pas que la famille Micawber qui doit tenir compte de ces sages paroles : la budgétisation est essentielle pour une petite entreprise. Cela peut être (et est souvent) la différence entre le succès et l'échec.

Néanmoins, la budgétisation semble être une activité secondaire pour une petite organisation - avec tant d'autres choses à faire déjà, du marketing à la planification et à l'exécution, il est difficile d'ajouter une discipline supplémentaire ! Mais c'est une discipline sans laquelle vous ne pouvez certainement pas survivre.

Dans cet article, nous explorons cinq étapes faciles pour vous assurer que votre entreprise reste sur une base financière solide. Regardons!

1. Élaborez les détails du budget

Pour établir un budget, vous devez d'abord connaître en détail vos revenus et vos dépenses. Il ne sert à rien de répartir les dépenses sans savoir où va réellement l'argent, ou d'avoir seulement une vague idée de ce que l'argent entre.

Vous devez connaître les montants qui arrivent et à qui les paiements seront effectués. Pour ce faire, suivez tout ce que vous dépensez au cours de plusieurs mois. Cela signifie rassembler vos relevés bancaires et de carte de crédit et suivre tous les paiements supplémentaires en espèces au fur et à mesure qu'ils sont effectués. Incidemment, Hiveage est un outil vraiment génial pour suivre les factures et les paiements !

N'oubliez pas d'inclure toutes les dépenses, plutôt que des catégories générales - par exemple, les fournitures devraient inclure des articles mineurs tels que la papeterie de bureau et d'autres éléments petits mais importants. De même, les dépenses de voiture devraient inclure toutes les dépenses d'entretien, d'essence, d'assurance et d'impôts.

Pour une entreprise qui pourrait avoir des revenus et des dépenses irréguliers, être en mesure de faire la moyenne de ces montants sur une année serait extrêmement utile. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel ou Google Sheets pour créer des feuilles de calcul de dépenses et de revenus. Les applications de suivi des dépenses comme Expensify sont un moyen pratique de transcrire les reçus papier dans un rapport soigné.

2. Déterminez votre revenu net

Il est important de savoir ce que vous réalisez réellement en tant que bénéfice (votre revenu net), plutôt que simplement le chiffre global (votre revenu brut) entrant. Pour ce faire, vous devrez calculer votre revenu comme dérivé de ce qui précède exercice, puis soustrayez vos dépenses totales. N'oubliez pas d'inclure les dépenses telles que l'assurance maladie, les éventuels remboursements de prêts, de loyer ou d'hypothèque, etc.

Une fois que vous avez comparé vos revenus aux dépenses que vous avez engagées, vous aurez un compte de résultat. Bien sûr, c'est rétrospectif - cela vous indique seulement combien vous avez gagné dans le passé, pas combien l'entreprise gagnera à l'avenir.

Mais ce qu'il fera, le plus important, c'est de vous dire si votre entreprise réalise un profit ou une perte - si c'est le cas, vous devrez revoir vos dépenses et déterminer celles à réduire pour revenir sur une quille équilibrée. Pour ce faire, déterminez quels sont vos coûts non essentiels, puis voyez où vous pouvez réduire pour vous remettre dans le noir.

3. Comptabiliser les revenus et dépenses futurs

Ensuite, vous devez projeter vos revenus bruts et vos dépenses pour avoir une idée des revenus futurs. Vous devrez baser les critères sur vos informations existantes, en les factorisant en utilisant des outils tels que les taux d'inflation et d'intérêt annuels actuels et prévus comme guides.

Fixez des objectifs adéquats mais réalistes en fonction de votre capacité, des coûts des fournitures et des plans d'expansion. Vous devrez inclure tous les investissements prévus tels que les budgets marketing et les investissements dans les actifs (imprimantes, informatique, mobilier de bureau, etc.).

N'oubliez pas que vous avez deux types de coûts - fixes et variables. Les premiers - y compris le loyer, l'assurance et les services publics - sont faciles à prévoir, car ils restent assez stables sur une base annuelle.

Les coûts variables sont plus difficiles à prévoir – ce sont les dépenses irrégulières, comme les paiements de matériaux, voire de véhicules – qui sont une dépense importante, mais peu fréquente. Il est utile de prendre les coûts variables passés et de faire une analyse des tendances pour voir comment ils ont augmenté d'année en année.

L'utilisation d'un logiciel prenant en charge un format non tableur pour la budgétisation des dépenses est une autre option. Des applications comme Money Dashboard et PocketSmith projetteront également automatiquement les dépenses futures à partir de vos dépenses actuelles.

4. Comptabiliser le changement

Bien qu'il soit bon d'essayer de prédire l'avenir, il est important de réaliser que les prévisions deviennent moins précises à mesure que vous avancez dans le temps, vous devrez donc revoir votre budget régulièrement pour qu'il reste précis.

Les experts disent que si l'intervalle entre les budgets dépend vraiment de la taille et de la nature de votre entreprise, il est important de vérifier régulièrement pour déterminer s'il doit être ajusté. Vous devrez suivre les étapes ci-dessus à chaque fois pour vous assurer que tous vos chiffres sont toujours corrects, en faisant les ajustements nécessaires.

Pour une petite entreprise, un budget tous les trois à six mois est suggéré comme raisonnable. N'oubliez pas qu'un budget est aussi un engagement, et représente une voie vers la sécurisation des finances, il faut donc essayer de s'y tenir le plus fidèlement possible.

5. Soyez discipliné avec votre budget

Cela nous amène à un point important : vous devez être discipliné et apprendre à maîtriser vos dépenses pour vous assurer que vos finances sont en bonne santé. Cela signifie utiliser le budget comme un moyen de maîtriser vos dépenses et comme un engagement à payer vos factures.

C'est la fin des achats impulsifs, aussi attractifs soient-ils. Si des dépenses n'étaient pas prévues dans le budget et ne sont pas strictement nécessaires, elles devraient être reportées à la prochaine révision budgétaire.

Fixez-vous des récompenses pour rendre cette discipline plus acceptable, comme un voyage ou une somme modique à dépenser pour vous si vous atteignez vos objectifs – de même, introduisez une pénalité si votre discipline finit par faire défaut.

Conclusion

Pour toute petite entreprise, créer un budget précis dans lequel vous pouvez vivre est la clé du succès. Vous n'avez pas nécessairement besoin d'être un pingre extrême non plus – il vous suffit d'adopter quelques étapes clés dans la planification de votre budget. Pour arriver à cette étape, vous devez :

1. Élaborez les détails de votre budget, c'est-à-dire les revenus et les dépenses
2. Déterminez votre revenu net actuel
3. Comptabiliser les revenus et dépenses futurs
4. Compte pour le changement
5. Soyez discipliné et respectez votre budget !

Quel a été le plus gros problème dans la planification de vos propres revenus et dépenses ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!