Principales caractéristiques des plateformes de communications internes sécurisées

Les bons outils de communication interne permettent à votre équipe de rester connectée et productive, où qu'elle se trouve.

Dans cet article, nous examinons cinq caractéristiques clés des plateformes de communication internes efficaces et sécurisées.

Qu'est-ce que la communication interne et pourquoi est-ce important ?

Une plateforme de communication interne est un système qui permet de partager des informations au sein de votre organisation. Il permet aux gestionnaires et aux employés de partager des connaissances et des mises à jour, de poser et de répondre à des questions et de gérer des tâches importantes.

L'utilisation d'une plateforme de communication interne sécurisée présente de nombreux avantages :

• Il protège les données sensibles en garantissant que les conversations se déroulent dans un environnement contrôlé. Les autorisations des utilisateurs, l'accès révocable et la possibilité de supprimer le contenu inapproprié permettent de garder les conversations professionnelles et privées.
  
• Il améliore la productivité sur le lieu de travail en s'assurant que les employés disposent des informations dont ils ont besoin. Des fonctionnalités telles que des listes de contrôle, des formulaires, des notes d'équipe et des articles de la base de connaissances limitent les erreurs, augmentent l'efficacité et réduisent la frustration des employés.
  
• Il contribue à une forte culture d'entreprise grâce à des discussions de groupe, des mises à jour à l'échelle de l'entreprise et une documentation cohérente. Ceci est particulièrement important pour les travailleurs sans bureau, qui ont tendance à se sentir désengagés de la culture d'entreprise.
  
• Il aide à assurer la sécurité des travailleurs mobiles et isolés . Dans des secteurs tels que la construction et les transports, la sécurité est une priorité absolue. Des mises à jour en temps réel permettent aux employés sans bureau d'être informés et en sécurité.

Différentes méthodes de communication interne sécurisée

Les entreprises peuvent garantir la sécurité de leurs communications internes de plusieurs manières.

• Cryptage des données. Le cryptage sur l'appareil et dans le cloud garantit que les conversations et les actifs de l'entreprise ne peuvent pas être consultés par des personnes non autorisées.
  
• La messagerie instantanée sécurisée permet aux responsables et aux employés d'échanger des fichiers et de discuter de sujets liés au travail, sans la distraction ou les problèmes de sécurité de la messagerie texte personnelle.
  
• Les autorisations utilisateur définissent qui peut voir quels actifs et quelles conversations à quel moment. La possibilité de regrouper les employés par chantier, projet ou rang est particulièrement utile.
  
• Les solutions basées sur le cloud limitent les informations stockées sur les appareils des employés et offrent un meilleur contrôle sur tous les actifs de l'entreprise.

Menaces courantes pour sécuriser les communications internes

Le bon logiciel peut aider à atténuer de nombreux problèmes de sécurité courants. Cependant, les entreprises doivent toujours être conscientes de la sécurité, en particulier en ce qui concerne les erreurs humaines.

Les menaces courantes incluent :

• Accès non autorisé . Où les mauvaises personnes peuvent accéder aux informations de l'entreprise. Les responsables doivent effectuer des audits réguliers des autorisations des utilisateurs et s'assurer que l'accès des employés déconnectés a été révoqué.
  
• Attaques de phishing . Cela se produit lorsque les employés sont amenés à révéler des informations ou à cliquer sur un lien dans un message. Les employés doivent suivre une formation régulière sur la sécurité pour les aider à identifier et à éviter ces attaques. Limiter les conversations à une application sécurisée, plutôt qu'aux e-mails ou SMS quotidiens, est également utile. Une conversation de groupe dédiée permet aux employés d'informer la direction et les uns les autres des e-mails suspects.
  
• Abus de données d'initiés . L'utilisation abusive intentionnelle de données sensibles par les employés est une réalité désagréable. Ne partagez que la quantité d'informations dont les employés ont besoin pour faire leur travail et concentrez-vous sur la création d'une bonne culture d'entreprise, ce qui peut considérablement limiter les intentions abusives.

Meilleures pratiques pour une communication interne sécurisée

Connaître les menaces qui pèsent sur la sécurité de votre entreprise n'est que le début. Voici les éléments incontournables d'une politique de communication interne pour assurer la sécurité de vos informations.

• Crypter les données privées. Les dossiers des employés, les données des clients, les rapports financiers et autres données sensibles doivent tous être cryptés. Tout logiciel que vous utilisez devrait le faire par défaut.
  
• Utilisez des applications sécurisées. Les applications conçues pour les entreprises disposent de fonctionnalités de sécurité intégrées. Ils donnent le contrôle du personnel autorisé et la capacité de surveiller les communications.
  
• Limitez l'accès aux informations privées. Seuls les employés qui ont besoin d'accéder à des informations sensibles devraient l'avoir. Surveillez qui accède aux fichiers sensibles pour éviter toute utilisation abusive des données.
  
• Offrir une formation sur la sécurité des données. La formation des employés éduquera vos employés aux menaces de sécurité des données et leur enseignera les meilleures pratiques lors de la discussion et du partage des actifs de l'entreprise.
  
• Créez, mettez à jour et révisez régulièrement des politiques de sécurité. Celles-ci indiquent aux employés comment utiliser les logiciels en toute sécurité et quelles sont leurs obligations.
  
• Utilisez l'authentification multifacteur. L'authentification multifactorielle demande aux utilisateurs de prouver leur identité (par exemple en saisissant un code envoyé sur leur téléphone portable) en plus de saisir un mot de passe.
  
• Mettez à jour votre logiciel. Mettez toujours à jour le logiciel de l'entreprise avec la dernière version. Vous pouvez également utiliser une plate-forme Software-as-a-Service (SaaS) telle que Connecteam, qui est toujours à jour.

Comment choisir une plateforme de communication interne sécurisée

Recherchez ces fonctionnalités lorsque vous choisissez une plate-forme de communication interne sécurisée.

Cryptage des données, autorisations des utilisateurs et stockage basé sur le cloud

Le cryptage Secure Sockets Layer (SSL) est la référence en matière de sécurisation des données pendant la transmission. Assurez-vous que votre plate-forme de communication interne prend en charge cela.

De plus, choisissez une plate-forme qui vous permet de contrôler qui a accès à quelles données. Vous devriez pouvoir définir des autorisations d'utilisateur et de groupe pour les documents, les discussions et les autres actifs de l'entreprise, et révoquer l'accès à la volée.

Enfin, les données de l'entreprise ne doivent jamais être conservées sur les appareils des employés. Les conversations qui ont lieu sur Connecteam, par exemple, sont stockées en toute sécurité dans le cloud et ne peuvent pas être téléchargées ou partagées par les employés.

Budget et mise à l'échelle

Méfiez-vous des plates-formes qui ont un modèle de tarification par utilisateur élevé. 10 $ par utilisateur peut sembler peu, mais même pour une petite entreprise de 15 personnes, ces 150 $ par mois. Cela rend la mise à l'échelle difficile. C'est aussi un coût totalement inutile, car des solutions rentables existent.

Connecteam, par exemple, propose un plan Small Business gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Les plans payants commencent à 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs, et 0,50 $ par utilisateur par la suite.

Enfin, plutôt que de payer des logiciels distincts pour les opérations, les communications et les ressources humaines, optez pour une plateforme tout-en-un. Non seulement ce sera moins cher, mais ce sera aussi beaucoup plus sûr.

Convivialité et compatibilité

L'une des plus grandes menaces pour les communications internes sécurisées est la faible convivialité.

Les employés deviennent rapidement frustrés par des outils difficiles à utiliser et adopteront en conséquence des méthodes moins sécurisées comme la messagerie texte personnelle. L'utilisation de ces applications non autorisées expose les actifs de l'entreprise à des risques importants.

Toute plate-forme que vous utilisez doit également être compatible avec votre logiciel actuel et s'adapter aux flux de travail existants et aux opérations quotidiennes. La personnalisation est donc une caractéristique importante. Les plates-formes tout-en-un aident également à résoudre le problème de compatibilité et permettent des opérations fluides.

Conclusion

Des communications internes sécurisées garantissent la sécurité des actifs de l'entreprise tandis que les opérations quotidiennes se déroulent sans heurts. Connecteam est la meilleure application de communication interne et de gestion d'équipe disponible aujourd'hui, avec des outils pour garder les équipes alignées et productives.

Il propose une riche expérience de chat intégrée à l'application, attrayante pour les employés, simple à gérer et hautement sécurisée. Les responsables peuvent créer des groupes de discussion pour des projets, des clients, des équipes, etc., et avoir un contrôle total sur les personnes impliquées dans la conversation. Les discussions ne sont jamais stockées sur les appareils des employés, et lorsqu'un employé est déconnecté, son accès aux informations de l'entreprise est immédiatement révoqué.

Vous pouvez utiliser des enquêtes et des sondages pour recueillir les commentaires des employés et prendre des décisions éclairées. Vos employés apprécieront de faire entendre leur voix et vous obtiendrez des informations précieuses sur les expériences de vos employés.

Enfin, Connecteam dispose d'outils pour vous aider à organiser des événements, partager en toute sécurité des connaissances et des informations sur l'entreprise, partager des mises à jour avec des équipes individuelles ou l'ensemble de votre organisation, et bien plus encore.

Vous pouvez gérer toutes vos communications internes, vos opérations, vos ressources humaines et bien plus encore avec Connecteam pour une gestion d'équipe transparente et sécurisée.