Rôles et responsabilités clés d'un gestionnaire de formation performant

Le rôle d'un responsable de la formation est stimulant mais gratifiant. De bons responsables de la formation aident à combler les lacunes en matière de compétences au sein de la main-d'œuvre d'une entreprise, en augmentant la productivité, en réduisant les erreurs et en augmentant la satisfaction des clients. Ils contribuent également à améliorer l'engagement des employés et bien plus encore.

Mais les responsables formation sont souvent déconnectés du reste des RH, et leur rôle est facilement mal compris.

Que vous cherchiez à embaucher un excellent responsable de formation ou à en être un vous-même, vous êtes au bon endroit. Ci-dessous, nous examinons 10 tâches courantes d'un responsable de la formation performant pour mettre en évidence leurs rôles et responsabilités clés.

Les responsables de la formation ont la lourde tâche de créer des plans de formation qui répondent aux besoins de leurs effectifs, de leur organisation et des réglementations locales.

Pour ce faire, ils doivent parfaitement comprendre et se connecter à la mission et aux objectifs de leur entreprise. Ce n'est qu'alors qu'ils peuvent évaluer la performance des travailleurs par rapport à ces objectifs.

L'examen des commentaires des clients et des performances des travailleurs est un excellent moyen d'identifier les lacunes en matière de compétences et de connaissances. En plus de cela, les responsables de la formation peuvent être tenus de créer des évaluations pratiques pour repérer les domaines d'amélioration de leur main-d'œuvre.

Enfin, c'est aussi à eux de s'assurer que leurs plans de formation sont conformes aux exigences réglementaires et de conformité.

Toutes les descriptions de poste de responsable de formation ont un rôle clé en commun : créer des programmes de formation.

Des effectifs diversifiés auront des styles, des besoins et des rythmes d'apprentissage différents. Un gestionnaire de formation efficace doit tenir compte de ces différences.

Il est important d'étudier le public cible et de concevoir un programme de formation qui utilise différentes méthodes de prestation, comme les plateformes d'apprentissage en ligne, les techniques de formation en classe et l'apprentissage en cours d'emploi.

Par exemple, la main-d'œuvre d'aujourd'hui est en grande partie composée d'équipes de la génération Y et de la génération Z. Ils ont grandi à l'ère des médias sociaux et de la technologie. Les responsables de la formation peuvent créer pour eux des cours en ligne amusants, personnalisés et engageants.

Les rôles et responsabilités d'un responsable de la formation vont au-delà de la conception de cours. Ils doivent planifier et gérer des événements d'apprentissage et de développement tels que des séminaires, des ateliers et des conférences. Les tâches peuvent inclure la conservation de sujets, la réservation de lieux, la recherche de conférenciers, etc.

Parfois, ils peuvent avoir besoin de proposer des solutions alternatives lorsque les événements sont coûteux ou peu pratiques. Par exemple, un responsable de la formation peut organiser des webinaires pour les équipes distribuées qui ne peuvent pas y assister en personne. De cette façon, les travailleurs peuvent apprendre, réseauter et se connecter à la culture de l'entreprise de n'importe où.

Le rôle d'un responsable de la formation s'étend également à l'accompagnement des collaborateurs dans l'évolution de leur carrière. Par exemple, ils peuvent former de nouveaux superviseurs sur les compétences en gestion d'équipe ou demander aux cadres supérieurs de fournir un encadrement spécifique à l'emploi.

Ils peuvent également avoir besoin d'organiser, de gérer et de suivre l'efficacité des programmes de mentorat. C'est le rôle du responsable de la formation de trouver et de jumeler les employés avec des mentors appropriés qui peuvent les aider à atteindre leurs objectifs de carrière.

Aider les nouvelles recrues à s'intégrer et à contribuer aux objectifs de l'entreprise peut être délicat, car les nouveaux employés ont des niveaux de compétences variables. Ils doivent également être mis à niveau dans un certain délai.

Les responsables de la formation peuvent faciliter cela en créant et en fournissant des cours et des supports de formation simples. Par exemple, ils peuvent rédiger des procédures opérationnelles standard (SOP) pour expliquer les tâches plus en détail. De plus, les responsables de la formation doivent s'assurer que les SOP sont faciles à comprendre pour les nouveaux employés.

Ils peuvent également animer des formations d'orientation pour initier les salariés à la culture et aux pratiques de travail de l'entreprise. De plus, lorsqu'un nouvel employé manque d'expertise, un responsable de la formation peut le mettre en contact avec un copain d'intégration ou lui faire suivre des collègues expérimentés.

Il est essentiel que les responsables de la formation s'assurent que les employés complètent les activités qui leur sont assignées. Avec les plateformes d'apprentissage en ligne, ils peuvent suivre en temps réel les progrès des employés. De plus, ils peuvent envoyer des rappels aux employés qui n'ont pas suivi les cours requis.

Avec les salles de classe en personne ou virtuelles, le suivi de la fréquentation est un moyen facile de suivre l'achèvement. Cependant, certains responsables de formation vont au-delà de cela. Par exemple, ils suivent les niveaux de participation en utilisant des sessions interactives. Ou encore, ils restreignent l'utilisation des téléphones portables pendant la formation.

Enfin, c'est aussi leur travail de signaler ou de prendre des mesures disciplinaires contre les employés qui ne se conforment pas.

L'évaluation du succès des programmes relève des responsabilités du responsable de la formation. Ils établissent des indicateurs de performance clés (KPI) que les programmes de formation doivent respecter, tels que le retour sur investissement (ROI). Mesurer le retour sur investissement de la formation est cependant une tâche délicate. Il est facile d'évaluer les coûts de la formation, mais difficile d'en déterminer les rendements.

C'est pourquoi les responsables de la formation qui réussissent utilisent également d'autres KPI ! Ils élaborent des sondages et consultent les travailleurs pour recueillir leurs commentaires sur ce que les employés pensent de la formation qu'ils ont reçue.

Ils pourraient également utiliser des mesures plus objectives telles que les taux d'achèvement et les résultats des quiz de formation. De plus, ils pourraient consulter les évaluations de performance pour vérifier les améliorations après la formation.

C'est le rôle d'un responsable formation de respecter le budget formation de l'entreprise. Ils donnent la priorité aux cours qui correspondent aux objectifs de l'entreprise et offrent le meilleur rapport qualité-prix. En outre, ils négocient avec des formateurs externes, des vendeurs et d'autres fournisseurs pour réduire les coûts ou bénéficier de remises.

Il est également de leur devoir de suivre les dépenses de formation. Cela comprend les frais de formateur, les frais de déplacement, les coûts de technologie et d'équipement, etc.

Les responsables de la formation doivent également se connecter fréquemment avec les employés et les managers. De cette façon, ils peuvent recueillir des commentaires sur le contenu de la formation qui fonctionne et sur les lacunes dans les connaissances.

Ils doivent également établir des relations avec des cadres supérieurs sur lesquels ils peuvent compter pour encadrer et encadrer d'autres employés.

Le réseautage avec des fournisseurs externes fait également partie du travail. C'est un excellent moyen de se renseigner sur les dernières offres et de négocier le meilleur prix avec les fournisseurs concernés.

Mais gérer autant de relations peut être délicat, surtout si les parties prenantes se trouvent à plusieurs endroits. Les responsables de la formation doivent également trouver un moyen de renforcer virtuellement ces relations.

Les gestionnaires de formation qui réussissent révisent et mettent à jour régulièrement leur matériel. La main-d'œuvre d'aujourd'hui compte encore plus d'employés sans bureau, distants et hybrides que jamais auparavant. Ainsi, les responsables de la formation doivent adapter leurs méthodes pour rester à jour avec les besoins de leurs employés.

Par exemple, l'apprentissage mobile d'abord permet aux travailleurs d'accéder à leur formation de n'importe où, et les simulations du monde réel offrent une nouvelle façon de former les travailleurs de première ligne.

Résumé

Les responsables de la formation ont la tâche difficile de maintenir une main-d'œuvre qualifiée et bien informée. Un responsable de la formation performant créera des programmes de formation attrayants pour les employés qui se conforment aux réglementations en vigueur.

Ils naviguent également en travaillant avec des budgets de formation limités tout en s'assurant que leurs programmes sont significatifs et efficaces.

Enfin, se tenir au courant des dernières tendances en matière d'apprentissage et de développement aide les responsables de la formation à garder une longueur d'avance et à garantir que leurs offres sont de la meilleure qualité.