Dévoiler les limites de WhatsApp : rechercher de meilleures alternatives pour les communications internes
Publié: 2023-07-30WhatsApp est devenu un outil de communication quotidien pour les organisations, davantage en raison de sa popularité et de son utilisation généralisées que de toute décision délibérée.
Cependant, WhatsApp ne parvient pas à répondre aux besoins des organisations à la recherche d'un outil de communication interne efficace - sans parler des risques associés à son utilisation - et est souvent manipulé pour essayer de le faire malgré ses limites.
En quoi WhatsApp ne permet-il pas une communication efficace ?
La communication n'est pas mesurable
« Avez-vous prévenu l'équipe ? Je leur ai envoyé un message sur WhatsApp, je ne sais pas qui l'a vu… Je vais leur demander de répondre.
Une communication efficace permet aux organisations de mesurer facilement la livraison et l'impact des messages, une tâche difficile lors de l'utilisation de WhatsApp. Certaines organisations essaient de le faire en analysant manuellement chaque message WhatsApp envoyé et en examinant la liste derrière chacun. Dans les cas extrêmes, les organisations documentent même ces listes dans Excel pour confirmer que leur équipe a examiné les informations pertinentes qui leur ont été communiquées.
Manque de priorisation des messages
"Pardon, je n'ai jamais vu cette mise à jour. Je vois maintenant qu'il a été envoyé plus tôt dans le fil, et je ne l'ai tout simplement pas remarqué.
Sur WhatsApp, tous les messages sont traités de la même manière. Il n'y a aucun moyen de marquer les messages comme "prioritaires", ce qui les fait facilement se perdre ou être ignorés dans le flux continu de messages. Il s'agit d'une lacune critique dans les contextes organisationnels, où les mises à jour urgentes ou importantes ne peuvent être ignorées.
Manque d'historique de conversation pour les nouveaux membres de l'équipe
« Comment puis-je trouver des informations qui ont été partagées ? Je viens de rejoindre l'équipe et je ne l'ai pas sur mon groupe WhatsApp.
Chaque fois que les organisations connaissent des changements dans les membres de leur équipe, elles doivent ajouter ou supprimer des personnes de leurs groupes WhatsApp. Comme les nouveaux membres de l'équipe ne peuvent pas accéder aux conversations antérieures à leur arrivée, les informations importantes partagées précédemment ne leur sont pas accessibles. En plus de cela, il est difficile de savoir quelles informations ont été vues par qui, en particulier lorsque les membres de l'équipe se joignent à des moments différents.
Manque de format et de structure
« Je vous ai vu envoyer les informations. Avez-vous une photo de l'incident? Avez-vous pensé à demander des informations de contact ? »
Parfois, WhatsApp n'est tout simplement pas le bon outil pour le travail. Il est souvent utilisé pour transmettre des informations qui doivent être bien structurées et formatées, par exemple, lors du signalement d'un incident ou du résumé d'un événement particulier. Cependant, WhatsApp est un outil de texte gratuit et ne le prend pas en charge, ce qui rend les rapports plus fastidieux, moins structurés et moins contrôlés.
Non conçu pour la délégation de tâches
" Je t'avais dit de le faire..."
Bien que WhatsApp vous permette de déléguer rapidement des tâches, un inconvénient majeur est le manque de gestion et de documentation appropriées des tâches. Lorsque les tâches sont assignées via WhatsApp, il est difficile de suivre ce qui a été demandé et de qui. En outre, les responsables ont des difficultés à suivre l'avancement et l'achèvement des tâches et à en conserver des enregistrements, ce qui entraîne encore plus de confusion et de désorganisation.
Un outil manuel non adapté au détartrage
« J'attends toujours que Jamie retire Josh du groupe des superviseurs régionaux. L'avez-vous supprimé de tous les autres groupes WhatsApp ? »
Comme WhatsApp n'est pas conçu comme un outil de communication organisationnelle, il manque des fonctionnalités organisationnelles essentielles. Son utilisation en tant que telle nécessite donc beaucoup d'entretien manuel. Même l'administration de base des membres du groupe devient difficile lorsque les utilisateurs doivent être supprimés manuellement des groupes. Certaines organisations utilisent des feuilles de calcul Excel pour ce faire, ce qui entraîne des erreurs telles que l'exclusion de personnes de groupes importants ou leur maintien après leur licenciement.
Dans l'ensemble, le manque d'évolutivité et de fonctionnalités organisationnelles fait de WhatsApp un choix peu pratique pour une communication efficace et sans erreur au sein des grandes organisations.
N'a pas la capacité d'atteindre directement toute l'équipe à grande échelle
"Q : Combien de temps cela nous prendra-t-il pour informer l'équipe ? R : Eh bien, cela dépend de la rapidité avec laquelle nos directeurs régionaux le transmettront… »
WhatsApp n'est pas à la hauteur lorsqu'il s'agit de transmettre des informations en cascade à différents niveaux organisationnels à tous les employés. Bien que ce soit moins un problème pour les petites équipes, les informations devraient passer par divers groupes de discussion pour atteindre les équipes de première ligne dans les grandes organisations. Et sans un moyen fiable de s'assurer que tout le monde reçoit et reconnaît les informations importantes, WhatsApp ne permet pas une communication cohérente dans toute l'organisation.
“ WhatsApp n'est pas destiné à servir d'outil de communication organisationnelle et est principalement utilisé par les organisations par habitude. Il ne parvient pas à habiliter une communication efficace pour les organisations en raison de ses limites et de son manque de capacités. Nous recommandons fortement de rechercher de meilleures alternatives pour les organisations qui croient que la communication est la clé de leur succès.
Amir Nehemia, PDG et co-fondateur de Connecteam
À la recherche de meilleures alternatives pour la communication organisationnelle
Comprendre ce qui rend la communication efficace et engageante est crucial lors de la recherche de meilleures alternatives. Les entreprises dont les équipes sont toujours en mouvement ont besoin d'une solution mobile qui s'adresse à l'ensemble de l'équipe, et pas seulement à l'équipe basée au bureau. C'est pourquoi les organisations se tournent souvent vers WhatsApp de nos jours : il est facilement accessible à tous leurs travailleurs de première ligne qui se sentent hors de portée.
Alors, qu'est-ce qui rend une plateforme de communication organisationnelle efficace ?
Avoir un canal direct vers votre équipe
Des plateformes de communication efficaces permettent aux organisations de communiquer directement avec toute leur équipe sans intermédiaire. Une plateforme de communication appropriée vous permettra donc d'envoyer instantanément le bon message à la bonne équipe sans canaliser la communication. La capacité de segmenter rapidement les équipes et de choisir le public pertinent est essentielle pour garantir que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes.
Prise en charge de diverses directions de communication
Ceci comprend de haut en bas, de bas en haut et d'égal à égal. Si la fonction de chat est cruciale pour la communication au quotidien, ce n'est pas nécessairement le bon outil pour un employé pour s'adresser au PDG ou encourager la communication entre pairs à différents niveaux. Une plate-forme de communication efficace fournira aux organisations différents outils de communication au-delà de la simple messagerie instantanée.
Nécessitant un minimum de travail manuel
Pour réussir et inclure tous les membres de l'équipe, une plate-forme de communication doit nécessiter un minimum de travail manuel de la part de ses opérateurs et automatiser autant de processus que possible. Cependant, ce n'est que la ligne de base. Les plateformes de qualité doivent promouvoir de manière proactive une communication efficace en réduisant la charge du communicateur et en améliorant l'expérience de l'équipe.
Prise en charge de la communication structurée et non structurée
Bien que le chat soit un excellent moyen de discuter de petites choses quotidiennes, une approche plus structurée est souvent nécessaire. Des plateformes de communication efficaces permettent aux organisations d'utiliser des formats structurés prédéfinis, d'assurer l'achèvement des rapports et de réduire les allers-retours.
Assurer la livraison des messages et mesurer l'impact
En utilisant une plateforme de communication efficace, les organisations peuvent identifier rapidement qui a reçu les informations et demander une confirmation active de l'équipe si nécessaire. Il garantit que les messages prioritaires ne sont pas perdus dans le bruit et vous permet de boucler la boucle avec chaque employé en quelques minutes au lieu de quelques jours.
Bien maîtrisé et contrôlé
La communication est une partie importante du quotidien de chaque organisation et, en tant que telle, doit être bien administrée et contrôlée. Contrairement à WhatsApp, les plateformes de communication efficaces offrent les outils, les paramètres et les autorisations qui permettent aux organisations de superviser et de contrôler leurs processus de communication.
Résumé
Malgré les risques associés à WhatsApp, de nombreuses organisations l'utilisent aujourd'hui pour communiquer avec leurs équipes.
Comme il n'a jamais été conçu pour servir d'outil de communication organisationnelle, WhatsApp ne parvient pas à fournir une communication directe, mesurable, efficace et bien gouvernée.
Les organisations devraient donc reconsidérer leurs objectifs de communication et explorer de meilleures alternatives à WhatsApp.
Dans cette optique, nous vous invitons à explorer Connecteam, une plateforme conçue dès le départ pour répondre aux besoins de communication des organisations comptant de nombreux membres d'équipe en déplacement.