Réunions de pré-construction : ce que vous devez savoir

Ils disent que les actions parlent plus fort que les mots.

Mais cela ne veut pas dire que les mots n'ont pas d'importance non plus ; cela est particulièrement vrai dans l'industrie de la construction où les mots justes peuvent avoir un impact important sur les actions.

Lorsque vous travaillez sur un chantier de construction, une réunion de pré-construction peut faire toute la différence dans le monde.

Comme son nom l'indique, une réunion de pré-construction a lieu avant le début des travaux sur un chantier de construction.

Mais que se passe-t-il lors d'une réunion de pré-construction et pourquoi est-ce si important ?

D'une certaine manière, le nom le révèle, mais une réunion de pré-construction est trop importante pour donner une réponse simple. Examinons de plus près ce qui se passe lors d'une réunion de pré-construction et ce que vous devez savoir à leur sujet.

Qui est présent

La première étape de la tenue d'une réunion de pré-construction consiste à s'assurer que les bonnes personnes sont présentes. Si quelqu'un d'important est exclu de la boucle, cela pourrait avoir des conséquences pour le reste de l'équipage, pouvant entraîner des erreurs ou des accidents pouvant entraîner des blessures.

En cas de doute, n'ayez pas peur d'inviter quelques personnes supplémentaires à la réunion, juste pour être sûr. S'il y a une question sur la présence ou non d'une personne, il n'y a généralement aucun mal à laisser cette personne être présente.

Cependant, la participation à la réunion dépend probablement de la taille de l'entreprise et de la taille du projet. Un petit entrepreneur aura généralement plusieurs personnes portant plusieurs chapeaux pendant le projet, de sorte que la participation lors d'une réunion de pré-construction sera faible.

Nous parlons de

• le propriétaire
• Chef d'équipe
• membres d'équipage
• et estimateur.

Mais plus le projet est gros, plus il faut impliquer de personnes dans la réunion de pré-construction.

La dernière chose que vous voulez, c'est que trop d'informations soient distribuées de seconde main.

En bref, toute personne qui jouera un rôle dans l'exécution des travaux pendant le projet ou dans la prise de décisions clés pendant l'exécution des travaux de construction devrait être présente à la réunion et prendre en compte toutes les informations diffusées.

Qu'y a-t-il à l'ordre du jour ?

Qu'est-ce qu'une réunion de pré-démarrage ? Eh bien, cela dépend de l'ordre du jour et des informations qui doivent être partagées avec toutes les personnes impliquées dans le projet. La réunion devrait commencer par une présentation du propriétaire et de tous les dirigeants du projet. Même si cela semble évident, tout le monde devrait connaître tous les acteurs clés et qui gère le projet. L'annonce de la chaîne de commandement du projet de construction devrait figurer en tête de l'ordre du jour.

Il est également essentiel de clarifier la responsabilité de toutes les personnes présentes, notamment les rôles de contrôle de la qualité.

Une fois les présentations terminées, le reste de la réunion couvrira tous les documents clés liés au projet. Cette partie de la réunion de pré-construction peut devenir fastidieuse, ce qui rend d'autant plus important que tout soit inscrit à l'ordre du jour. Cela permet à chacun de suivre plus facilement et de s'assurer que rien ne soit négligé ou oublié. Si une information ou un point de l'ordre du jour est oublié, cela peut faire échouer toute l'opération.

Couvrir les bases

Lorsqu'il s'agit de travaux de construction, le diable se cache dans les détails. Tout le monde doit être sur la même page, ce qui signifie couvrir les bases et s'assurer que tout le monde est au courant. C'est une grande partie de ce qui se passe lors d'une réunion de pré-construction.

Les aspects les plus fondamentaux du projet doivent être passés en revue afin que chacun ait une bonne compréhension de ce qui va se passer.

Cela comprendra des éléments tels que le calendrier du projet et le calendrier de paiement. Cela devrait répondre à toutes les questions sur la durée du projet et le moment où certains travaux doivent être effectués.

Naturellement, cela conduira également à partager des dessins et des plans avec tout le monde lors de la réunion. Ceci est également important pour dissiper toute confusion sur la façon dont les choses vont se dérouler une fois le projet officiellement lancé. Enfin, les réunions préalables à la construction doivent couvrir toutes les politiques et procédures spécifiques au chantier. Tout le monde devrait être orienté avec l'endroit où il travaillera, d'autant plus que de nombreux travailleurs de la construction sautent d'un chantier à l'autre. Plus précisément, les procédures de sécurité doivent être discutées en détail afin que les travailleurs comprennent tous les risques de sécurité qui existent et ce qui peut être fait pour les atténuer autant que possible.

Qui est en charge

Une grande partie des réunions de pré-construction consiste à s'assurer qu'il y a une organisation en ce qui concerne le leadership. Bien sûr, chaque membre de l'équipe doit comprendre son travail. Mais il est tout aussi essentiel de définir les personnes en charge du projet et la partie du projet qu'elles géreront.

Par exemple:

• Qui est le chef de projet ?
• Qui sera en charge du contrôle qualité ?
• Y a-t-il un responsable de la sécurité dédié sur place ?
• Y aura-t-il différents leaders pour différentes parties du projet ?

Une fois que le travail commence, les travailleurs ne peuvent pas se demander ce qui se passe et à qui ils parlent lorsqu'ils ont une question. Tous les dirigeants doivent connaître les travailleurs qui seront sous leur supervision, et les travailleurs de première ligne doivent savoir qui est leur gestionnaire sur le projet. Tout cela devrait être clarifié d'ici la fin de la réunion de pré-construction pour éviter toute confusion une fois les travaux commencés.

S'il y a des questions persistantes sur qui a le pouvoir de faire certaines choses liées au projet, cela ralentira les progrès et retardera le projet.

Répondre à toutes les questions

Il devrait toujours y avoir du temps réservé aux questions à la fin d'une réunion de pré-construction. C'est le travail des dirigeants d'accueillir toutes les questions des participants à la réunion au cas où quelque chose discuté n'était pas clair.

Peu importe les questions posées, il est toujours préférable d'y répondre devant un grand groupe pour s'assurer que tout le monde est sur la même page plutôt que d'essayer de rattraper tout le monde plus tard.

Idéalement, il y aura au moins quelques questions posées après une réunion de pré-construction.

En fait, avoir quelques questions à répondre est le signe d'une réunion réussie. S'il y a trop de questions, c'est un signal que les choses n'étaient pas claires ou que la réunion n'a pas donné suffisamment de détails sur le projet.

Vous ne voulez pas non plus être dans une situation où personne ne pose de question après la réunion.

Bien sûr, il est possible que la rencontre se soit parfaitement déroulée et que tout ait été expliqué clairement. Mais il est plus probable que tout le monde était confus mais ne veut pas que quiconque sache qu'il ne comprend pas le projet à venir.

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Le résultat final d'une réunion de pré-construction

Lors de l'organisation d'une réunion de pré-construction, il est toujours préférable de comprendre les objectifs de la réunion et les résultats que vous recherchez par la suite. Bien sûr, il existe de nombreux objectifs, notamment terminer le projet à temps et sans qu'aucun accident ou blessure grave ne se produise.

Mais vous voulez également que tous ceux qui assistent à la réunion partent en comprenant leur rôle exact, quand ils doivent le faire et comment cela contribue au projet global.

Dans une certaine mesure, vous souhaitez inspirer des discussions entre les responsables du projet - d'autant plus que ces conversations sont généralement préférables avant le début du projet. C'est le moment de préciser tous les détails sur la façon dont tout devrait s'assembler. Si personne n'a de questions ou de préoccupations concernant le projet à venir à la fin de la réunion, il est prudent de dire que votre réunion de pré-construction s'est bien déroulée.

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