Guide des factures pro forma

La facture proforma est basée sur l'idée que l'envoi d'un document lié à la vente d'un produit ou d'un service à l'acheteur avant la vente peut éviter des complications inutiles. Moins de complications équivaut à moins de risques de perdre de l'argent. Dans cet article, nous expliquons ce qu'est une facture pro-forma, quels sont les éléments importants (comme le numéro de facture obligatoire), comment en créer une et discutons en quoi elle diffère des autres documents financiers.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

En termes simples, une facture proforma est un document entre l'acheteur et le vendeur qui comprend des biens ou des services qui n'ont pas encore été livrés, ainsi que d'autres informations essentielles telles que les frais d'expédition et les informations de livraison. La chose importante à retenir est que l'acheteur reçoit la facture proforma avant d'obtenir le produit ou le service.

Maintenant que vous connaissez la définition d'une facture proforma, discutons de son objectif.

Pro forma ou pro forma ?

Une facture pro forma est parfois répertoriée comme une facture pro forma. La réponse à "qu'est-ce qu'une facture pro forma" est la même que "qu'est-ce qu'une facture pro forma". Vous le voyez répertorié d'une manière ou d'une autre, et parfois même pro forma, mais ils signifient tous la même chose.

A quoi sert une facture proforma ?

Tenez compte des exigences suivantes :

• L'acheteur a-t-il besoin de connaître la valeur de ce qu'il achète ?
• L'acheteur doit-il savoir à quoi s'attendre lorsqu'il achète auprès d'un vendeur ? (c'est-à-dire, y a-t-il de la bonne foi ?)
• Le processus de vente doit-il être fluide ?
• Avez-vous besoin d'un document juridiquement contraignant pour les termes et conditions de la vente?

Si vous avez pensé « oui » à la plupart ou à la totalité de ce qui précède, une facture proforma pourrait vous être utile !

Comment créer une facture proforma

Besoin de faire une facture ? Les factures pro forma ne sont pas très compliquées, mais il est utile d'avoir un modèle de facture pro forma à portée de main lors de la création d'un. Vous pouvez utiliser nos modèles de facture gratuits ou le générateur de facture gratuit à cet effet.

Comme il est juridiquement contraignant dans certaines parties du monde, vous devez créer une facture précise et valide. Une facture proforma doit contenir les informations suivantes :

• Informations sur le client (nom, adresse, etc.)
• Vos informations professionnelles (nom, adresse, etc.)
• Conditions de vente
• Les marchandises vendues plus les prix individuels
• Taxes, rabais et frais de livraison applicables
• Prix ​​total
• Numéro de facture
• Dates d'expédition et dates d'échéance
• Autres informations diverses requises

Le moment venu, vous pourrez éventuellement transformer votre facture pro forma en facture commerciale. Si le client accepte votre facture pro forma, alors Hiveage peut la transformer en une facture commerciale utile.

Quelles informations sont requises sur une facture proforma ?

Tous les biens ou services doivent avoir des termes impliqués dans leur vente. Par bonne foi, vous devez inclure les coordonnées des deux parties et les détails susmentionnés. Il est essentiel d'inclure toute information qui aide l'acheteur à comprendre ce qu'il obtient.

Qu'il s'agisse d'une facture pro forma ou d'une facture commerciale, le document légal doit être exact pour les marchandises concernées. Si des informations essentielles ne figurent pas dans les documents, cela pourrait entraîner des problèmes juridiques inutiles. Juste pour réitérer :

• Prix ​​des produits
• Descriptions desdits produits
• Dates d'expédition et de livraison
• Détails du contact
• Total dû

Les données ci-dessus font partie des données les plus vitales à inclure dans une facture pro forma, alors n'oubliez pas de les inclure ! Une vraie facture doit aspirer à être aussi précise que possible pour éviter toute confusion potentielle. En cas de doute, vous pouvez toujours rechercher des exemples de factures pro forma et voir comment elles incluent les marchandises, les conditions et tout ce que vous devez savoir.

Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?

Considérez la facture commerciale standard (parfois appelée facture de vente) comme des documents pour confirmer la vente des marchandises et demander un paiement quelconque. En comparaison, une facture proforma est plus une déclaration de ce qui est à venir, car elle est envoyée avant le paiement des marchandises - une sorte de facture préliminaire. Les factures régulières ont également tendance à être juridiquement plus contraignantes que les factures pro forma standard.

Du point de vue du formatage, la distinction la plus importante entre les deux est que la facture pro forma doit s'étiqueter comme une facture pro forma. En dehors de cela, une facture commerciale est plus liée à la comptabilité que les factures pro forma, car la vente elle-même peut ne pas avoir eu lieu avec une facture pro forma.

Gardez à l'esprit qu'une facture pro forma est généralement établie avant que l'acheteur n'achète les biens ou services que vous proposez. Une facture officielle est créée pendant la période d'achat. Que vous ayez besoin d'une facture commerciale, d'une facture pro forma ou d'autre chose dépend des termes et conditions présentés à l'acheteur.

Pouvez-vous recevoir un paiement sur une facture pro forma ?

Techniquement, vous pouvez recevoir un paiement sur une facture pro forma, mais vous ne le recevrez généralement pas tant qu'une facture régulière n'est pas configurée. Vous devriez envisager une facture pro forma plus proche d'un avis que de la facture réelle. Comme les factures pro forma ne sont généralement pas utilisées en comptabilité, vous ne devez pas vous attendre à des paiements sur celles-ci : les clients sont susceptibles d'attendre leurs factures finales.

Comparaisons avec d'autres formulaires d'achat

Bien qu'une facture proforma soit différente d'une facture ordinaire, il est essentiel de la distinguer des autres types de formulaires d'achat inclus dans le processus de vente. Les factures se distinguent tout à fait des factures de vente, des reçus de vente, etc.

Factures pro forma comparées à un ticket de caisse

Si la facture pro forma montre ce qui pourrait être acheté à l'avenir, un ticket de caisse montre ce qui a déjà été acheté : considérez une facture pro forma comme quelque chose qui se produit avant qu'un ticket de caisse ne soit fait.

Factures pro forma comparées à un acte de vente

Un acte de vente transfère la propriété alors qu'une facture proforma ne le fait pas. Une facture pro forma ne peut pas prouver que des marchandises ont été vendues alors qu'un acte de vente le peut. Dans le même ordre d'idées, des factures standard peuvent être utilisées avant l'acte de vente.

Factures internationales

Comme il existe 195 pays, certaines différences mineures dans les lois (telles que les tarifs, les limites d'expédition, etc.) peuvent influencer ce que vous pouvez mettre sur les factures pro forma. Renseignez-vous auprès des autorités compétentes des pays avec lesquels vous faites affaire pour éviter toute confusion potentielle.

L'expédition de marchandises d'un pays à un autre peut prendre plus de temps que le commerce intérieur, alors soyez prêt pour les retards. Comme une facture proforma est souvent établie avant l'expédition d'un article, la date de livraison peut être incorrecte. Néanmoins, c'est toujours une excellente pratique de participer de bonne foi.

Informations cruciales concernant une facture proforma

Les factures proforma ne constituent pas une demande de paiement ou une demande de livraison de marchandises. Au lieu de cela, les factures proforma sont utilisées de manière préliminaire, envoyées aux acheteurs avant expédition ou livraison. Pensez-y comme un récit de ce qui est à venir.

Il n'y a pas de directives précises à 100% à suivre en ce qui concerne le formatage. Il existe des données utiles que vous devriez aspirer à inclure, mais de nombreuses factures pro forma diffèrent les unes des autres. N'oubliez pas qu'une facture proforma n'est pas une facture commerciale.

Une facture proforma doit fournir à l'acheteur suffisamment de connaissances pour savoir ce qu'il pourrait obtenir s'il achetait les marchandises. Gardez à l'esprit qu'il intervient avant que la facture finale ne soit remise au client.

Devriez-vous envoyer une facture proforma ?

Oui, vous devez envoyer une facture proforma pour établir une base de référence des biens et services que vous proposez. Votre client peut voir les termes que vous listez et éventuellement les contester s'il le souhaite. Comme aucun paiement n'est généralement effectué, cela permet d'entamer une négociation plus confiante.

Dans la plupart des cas, vous n'êtes pas obligé d'envoyer une facture pro forma, mais c'est généralement une bonne idée d'en inclure une. Si les détails qu'il contient correspondent à ce que le client a en tête, il n'a pas à s'engager dans de longues discussions. Vous devez utiliser une facture proforma chaque fois que vous le pouvez pour simplifier le processus de transaction.

Assurez-vous d'utiliser une facture proforma si vous faites beaucoup d'expédition et de livraison. Quelque chose d'aussi simple que le fait que le client comprenne les termes de ce que vous proposez peut être crucial pour le succès de votre entreprise. Outre les factures proforma, vous devez utiliser des factures commerciales pour confirmer les transactions.

Conditions d'une facture proforma

Les termes que vous incluez dans ce type de facture sont similaires aux factures réelles. Cependant, l'acheteur n'est pas obligé d'acheter ce que vous proposez lorsqu'il voit vos factures pro forma. Assurez-vous que la description de vos conditions est attrayante pour l'acheteur et suffisamment raisonnable pour qu'il l'envisage.

Remarques finales sur les factures pro forma

Si les marchandises et les conditions sont alignées de manière attrayante, vos factures proforma devraient réussir. N'oubliez pas d'inclure :

• Frais (prix des articles, remises, taxes, frais d'expédition et valeur totale)
• Dates (date d'expédition, date de livraison)
• Description des articles à acheter
• Coordonnées de l'acheteur et du vendeur

Comme ces types de factures n'ont pas de format rigide, vous pouvez être flexible avec ce que vous pouvez inclure. Le formatage, les combinaisons de couleurs et d'autres facteurs divers sont des éléments que vous pouvez personnaliser afin de faire ressortir vos factures. En cas de doute, consultez notre générateur de factures pour un modèle propre et facile à utiliser.

Forts de cette connaissance du fonctionnement des factures pro forma, nous espérons que vous pourrez établir une plus grande confiance avec vos clients et travailler à la croissance de votre entreprise !

FAQ sur les factures pro forma

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture pro forma est un devis sous forme de facture qui est proposé avant la livraison des biens et services à l'acheteur. Il aide à rendre le processus de vente plus fluide et agit comme un accord juridiquement contraignant pour les termes et conditions de la vente.

Quelle est la différence entre facture pro forma et facture ?

Une facture officielle est une demande de paiement indiquant le montant total dû. Une facture proforma est une déclaration du vendeur de fournir des produits et des services à une date et une heure spécifiées, envoyée avant la vente effective.

Le paiement peut-il être effectué sur facture proforma ?

Un paiement ne peut pas être effectué sur une facture proforma. Il est généré avant la livraison des biens et services. Une facture de vente devrait être créée, avec les conditions de paiement et d'autres détails, à envoyer au service des comptes fournisseurs de l'acheteur.