Comment améliorer la productivité avec les solutions de communication d'entreprise

Au cours de la dernière décennie, nous avons assisté à une révolution dans le monde des communications internes. En un clin d'œil, les téléphones portables sont devenus courants et populaires pour pratiquement tout le monde. Et pas seulement dans nos vies personnelles.

Les opérations commerciales ont radicalement changé, des tâches quotidiennes à la communication interne en passant par la satisfaction des clients, et plus encore - tout cela peut être fait en un clic et même en déplacement.

Les employés et les gestionnaires qui étaient autrefois non connectés et inaccessibles avaient désormais la possibilité de rester connectés en temps réel. Cela a eu un impact énorme sur la productivité et l'engagement. Aujourd'hui, il est difficile d'imaginer qu'autrefois les employés et les managers ne pouvaient se rencontrer qu'en face à face, après cela, ils étaient tous seuls. Si quelque chose changeait, si un incident se produisait ou si une grosse vente se produisait, les employés et les responsables devaient attendre la fin de la journée pour communiquer l'un de ces cas.

Mais maintenant, les téléphones portables sont l'outil principal de notre vie quotidienne. C'est le moyen le plus simple pour les gestionnaires de joindre leurs employés et de gérer leurs besoins commerciaux quotidiens. Pensez-y : à combien d'appels téléphoniques répondez-vous ou passez-vous vous-même quotidiennement ? La recherche indique que vous passez un appel ou que vous répondez à un appel environ trois fois par heure.

Mais après presque une décennie à compter sur nos téléphones pour les tâches quotidiennes, nous pouvons également voir les inconvénients de cette connectivité. Surtout quand il s'agit d'appels téléphoniques sans fin.

Si vous n'êtes pas totalement convaincu, lisez la suite pour souligner les inconvénients des appels téléphoniques, en particulier leur impact négatif sur la productivité. Mais, il existe une solution et nous y reviendrons dans un instant.

Comment les appels téléphoniques nuisent à la productivité

1. Les appels téléphoniques sont perturbateurs

Un appel non planifié vous éloigne de ce que vous et votre employé essayez d'accomplir et si ce n'est pas la définition de la perte de productivité, nous ne savons pas ce que c'est. En fait, un appel non planifié prend 23 minutes pour récupérer. Chaque fois que vous appelez votre employé, vous lui faites arrêter la tâche en cours et il lui faut plus de temps pour y revenir.

2. Le timing est primordial

Il existe une centaine de raisons pour lesquelles les appels restent sans réponse, que vous soyez en réunion ou que votre employé soit avec un client. Pensez-y, combien de fois par jour vos employés essaient-ils de vous joindre sans succès ? Et combien de fois essayez-vous de les atteindre ? Ce jeu sans fin de phone-tag ne fait que vous faire perdre du temps.

3. Les images valent mille mots

Malheureusement, lorsque vous êtes au téléphone, vous n'êtes limité qu'à la communication verbale. Il peut être très difficile d'expliquer complètement quelque chose lorsqu'une image peut faire le travail beaucoup plus efficacement. Par exemple, informez un client de l'état d'avancement du projet pour lequel vous l'avez engagé, de l'état de votre travail de nettoyage, d'un problème inattendu lors d'un chantier de construction, de l'étendue de votre accident de travail, etc.

4. Partage et réception d'informations

Que se passe-t-il si la tâche facile et rapide s'avère complexe et chronophage ? Vous devrez peut-être passer plusieurs appels téléphoniques simplement pour partager des informations simples et trouver une solution. Que diriez-vous de partager les détails d'un événement d'entreprise à venir ? Ou approfondir les politiques de sécurité après un accident ?

Bien sûr, vous pouvez programmer une conférence téléphonique ou amener tout le monde au même endroit pour pouvoir communiquer tout cela. Cependant, la coordination de ces événements est un problème car aucun jour ni aucune heure ne fonctionneront à tous les niveaux. Vous vous retrouverez seulement à courir après tous ceux qui ont manqué l'appel ou qui n'ont pas pu se rendre à la réunion pour vous assurer qu'ils sont au courant ; et comme ça, une journée entière ou même une semaine est perdue !

De plus, vos employés ne disposent pas non plus d'une solution simple et en temps réel pour pouvoir partager des informations avec vous.

5. Les données ne sont pas structurées

Disons que quelqu'un vous a appelé pour signaler une lampe cassée dans le magasin et a besoin qu'elle soit réparée dans les deux jours. Ensuite, vous raccrochez le téléphone mais réalisez que vous avez oublié de demander de quel type de lampe il s'agit et quand le réparateur peut-il venir au magasin. Maintenant, vous devez appeler à nouveau votre employé pour obtenir toutes les informations, une fois que cela est fait et que vous appelez le réparateur, vous voyez qu'il vous manque encore des informations, vous devez donc appeler à nouveau l'employé. Le cycle continue encore et encore. C'est ce qui se passe lorsque l'information n'est pas structurée.

6. Les priorités sont inexistantes

Vous n'avez pas toujours la capacité de décider ce qui est le plus important lorsqu'il s'agit d'appels téléphoniques. Par exemple, parcourir une douzaine d'e-mails peut être plus facile à hiérarchiser en fonction de l'objet ou de l'expéditeur. Mais lorsqu'un appel arrive, si c'est un numéro reconnu, vous ne savez pas quelle est l'urgence de l'appel. Peut-être que c'est votre patron qui vient juste de vérifier ou peut-être que vous attendez que l'équipe se présente sur le chantier, mais ils sont coincés dans la circulation ou c'est juste un appel indésirable. À moins que vous ne répondiez à ce moment précis et que vous arrêtiez ce que vous faites, vous n'avez aucun moyen de savoir si vous devez répondre à l'appel tout de suite ou s'il peut attendre.

7. Il n'y a pas d'enregistrements

Parce que rien n'est enregistré, lorsque vous avez besoin de récupérer les informations d'un appel qui s'est passé il y a trois jours, vous ne pouvez pas. Aucune analyse n'existe pour vous montrer quel était le sujet de l'appel. Et si vous ne prenez pas de notes sur chaque appel au fur et à mesure qu'il arrive, vous ne pourrez pas facilement vous souvenir des informations en un coup d'œil.

Maintenant, voici la chose. Nous reconnaissons que les appels téléphoniques sont là pour rester, d'autant plus que de plus en plus de travailleurs passent au travail à distance et que les appels vidéo semblent être la nouvelle norme. Mais connaissant les problèmes associés aux appels téléphoniques, les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise se tournent vers des solutions plus modernes, comme les solutions de communication d'entreprise pour assurer l'efficacité et la productivité.

Que sont les solutions de communication d'entreprise ?

Lorsque vous équipez votre entreprise et vos employés de solutions de communication d'entreprise, vous êtes mieux à même d'améliorer l'efficacité, de stimuler l'engagement des employés et d'améliorer le partage des connaissances au sein de votre équipe.

Mais, d'accord, quelles sont les solutions de communication d'entreprise ? Les solutions de communication d'entreprise vous permettent de partager des informations et de collaborer avec vos employés de n'importe où et à tout moment. Ne considérez pas seulement les solutions de communication d'entreprise comme un mécanisme pour améliorer la communication interne, mais aussi comme un moyen de rationaliser la gestion des tâches, de gérer la gestion des rapports, de discuter des horaires de travail, de gérer le traitement de la paie et bien plus encore.

Reconnaissant ce qui précède, beaucoup choisissent Connecteam comme solution de communication d'entreprise car il s'agit d'une application de gestion des employés tout-en-un.

Les fonctionnalités de communication de Connecteam garantissent la transparence de l'entreprise, offrent un mécanisme de rétroaction pour engager les employés avec des enquêtes et des sondages en direct et incluent un lieu unique pour collaborer, gérer les tâches, etc.

Fonctionnalités requises dans les solutions de communicationd'entreprise

Nous avons souligné trois points faibles des appels téléphoniques dans le blog - ils sont perturbateurs, les appels manqués sont sans fin et les images sont cruciales - et une solution de communication d'entreprise, comme le chat, peut aider à réduire ou à supprimer ces trois problèmes. Au lieu de perturber vos employés avec un appel téléphonique, envoyez-leur simplement un message via une application de chat afin qu'ils puissent continuer à travailler et n'arrêtent pas ce qu'ils font pour vous répondre. Si un employé reçoit une notification push, il peut également arrêter ce qu'il est en train de faire. Cependant, il s'agit d'une petite interruption par rapport à un appel téléphonique qui vous oblige à arrêter presque complètement ce que vous faites ou qui prend tout simplement trop de concentration.

Au lieu de vous engager dans un jeu de téléphone, encore une fois, vous pouvez facilement envoyer une discussion de groupe pour relayer tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez également envoyer rapidement une photo, une vidéo ou un emplacement à votre responsable ou à votre employé, le cas échéant, au lieu de passer du temps sur un appel alors qu'une image vaut mille mots.

Le chat simplifie la communication interne ; créez facilement des discussions d'équipe ou démarrez un dialogue en tête-à-tête pour gagner du temps et éviter les pertes de productivité. Connecteam est une solution de communication d'entreprise en ligne qui propose des outils de gestion avancés spécialement conçus pour une utilisation au sein de l'organisation ; créer des sondages, une boîte à suggestions, un annuaire des employés, et plus encore.

Repensez à l'exemple que nous avons donné : si un employé vous contacte au sujet d'une lampe cassée dans le magasin. Au lieu de vous appeler, ils peuvent simplement ouvrir un rapport numérique prédéfini sur l'application de solution de communication d'entreprise et remplir toutes les informations pertinentes, vous pouvez même obtenir une signature numérique. Cela vous fait gagner du temps à tous les deux et garantit qu'aucune information ne manque, et vous disposez d'un historique de toutes les entrées jamais effectuées.

Les solutions de communication d'entreprise doivent faciliter la création d'un formulaire, d'un rapport ou d'une liste de contrôle. Avec Connecteam, vous pouvez partir de zéro ou modifier un modèle existant et choisir parmi diverses options de champ, comme le texte libre, le choix multiple, les téléchargements d'images, le scanner de documents, la signature numérique, la localisation GPS et bien plus encore, en particulier pour les appareils mobiles.

Envoyez une mise à jour immédiate avec une notification push pour atteindre facilement tous vos employés avec ou sans possibilité de commentaires des utilisateurs. De cette façon, vos employés obtiennent les informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, et vous pouvez facilement suivre les taux d'engagement et savoir exactement qui a consulté votre mise à jour et quand. De nos jours, la plupart des solutions de communication d'entreprise sont basées sur le cloud, vous aurez donc un historique intégré à toutes les fonctionnalités, de cette façon aucune donnée n'est perdue.

L'essentiel sur les solutions de communication d'entreprise

L'objectif de ces solutions de communication d'entreprise est de vous aider, vous et vos employés, à rationaliser la communication, à passer moins de temps sur les appels téléphoniques et à améliorer la productivité. Le rêve d'un manager.

Peu importe que vous soyez gestionnaire d'une grande entreprise ou d'une entreprise familiale, la communication interne est à l'avant-garde du succès et de la satisfaction. Et avec les solutions de communication d'entreprise, la gestion de la communication interne est un processus plus facile.