Modèles d'e-mails professionnels : formatage d'e-mails et exemples

Kate Erwin

• 8 décembre 2021

Réduisez le stress lié à la rédaction d'e-mails formels avec ces modèles d'e-mails professionnels et exemples de formatage d'e-mails.

Rédaction d'e-mails informels ou formels

Nous écrivons des e-mails pour de nombreuses raisons différentes, mais ils ont tendance à se diviser en deux catégories : informel et formel.

Un e-mail officiel peut être celui que vous envoyez à un ami ou à un membre de votre famille. Un rattrapage rapide, une invitation à dîner, une recommandation pour une bonne recette - quelque chose de simple comme ça.

Les e-mails formels sont généralement utilisés dans un environnement professionnel. Ils sont courants dans les ventes B2B et B2C et dans les communications intra-bureau. Bien sûr, la ligne entre les e-mails informels et formels peut être vague, et parfois vous pouvez utiliser des éléments de chacun dans un e-mail, mais il est important de reconnaître la distinction.

Par exemple, vous pouvez avoir un bon ami dans votre bureau et la façon dont vous communiquez avec lui dépendra de l'objet de l'e-mail. Si vous planifiez un déjeuner, cela peut être plus informel, mais si vous envoyez des modifications recommandées à un contrat, cela sera probablement beaucoup plus formel.

Chacun a son propre style d'écriture, mais vous constaterez que vous devez parfois être plus formel, et d'autres fois, vous pouvez utiliser un style plus détendu.

Formatage professionnel de base des e-mails

Lorsque vous envoyez un e-mail informel, les conséquences ne sont généralement pas importantes. Lorsque vous envoyez une invitation à dîner à votre ami, peu importe si vous mélangez quelques mots et divaguez un peu.

Il n'en va pas de même lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, il est donc important que vous vous concentriez sur le formatage. Si vous décomposez l'e-mail en ses éléments de base, il est alors beaucoup plus facile de planifier votre communication et de la structurer efficacement.

Un e-mail professionnel doit avoir quatre éléments de base :

• Objet
• Salutation
• Corps de l'e-mail
• Signature d'e-mail

Pour tirer le meilleur parti de vos e-mails, chaque aspect doit être optimisé et personnalisé en fonction de la personne à qui vous envoyez un e-mail.

Objet

La ligne d'objet peut sembler quelque chose que vous remplissez après coup, mais c'est extrêmement important. Les gens d'affaires reçoivent des centaines d'e-mails chaque jour et bien trop souvent, de nombreux spams encombrent leur boîte de réception.

Pour gagner du temps dans leurs horaires chargés, les gens utilisent des lignes d'objet pour décider s'ils vont ou non ouvrir un e-mail. En fait, 47 % des personnes ouvrent des e-mails en fonction de la ligne d'objet, il s'agit donc d'une excellente opportunité d'optimisation.

Vos lignes d'objet doivent attirer l'attention et faire allusion à la valeur que vous offrez.

Cela peut être un équilibre difficile à trouver, mais une ligne d'objet parfaite aura un impact important sur vos taux de réponse.

Salutation

En affaires, les gens ont tendance à vouloir que vous alliez droit au but, mais vous devez d'abord vous occuper des formalités. Si vous faites des allers-retours rapides dans un e-mail, cela n'est peut-être pas nécessaire, mais la plupart de vos e-mails commenceront par une salutation.

Pour ceux qui ont passé du temps à débattre de l'opportunité de commencer par "salut", "bonjour" ou "hé", une question courante est quelle est la meilleure salutation ?

La clé est de ne pas trop y penser et de toujours faire des recherches sur la personne à qui vous envoyez un e-mail. Utilisez LinkedIn pour connaître le nom préféré du destinataire (par exemple, Dan vs Daniel) et restez simple.

Alors que "hé" peut pencher davantage vers le côté informel, "salut" et "bonjour" sont parfaitement acceptables et constituent une bonne façon de commencer votre e-mail.

Les autres options acceptables incluent :

• Cher [nom]
• Salutations
• Bonjour à tous
• Salut tout le monde

Vous développerez votre propre style avec les salutations, mais il n'est pas nécessaire de les compliquer à l'excès.

Corps de l'e-mail

Une fois que vous avez attiré l'attention du destinataire et que vous lui avez adressé une salutation agréable, vous pouvez entrer dans le corps de votre e-mail.

C'est là que vous rédigerez votre message et persuaderez le lecteur d'agir.

Cependant, ne vous emballez pas trop !

Les e-mails fonctionnent mieux lorsqu'ils sont courts et concis. Personne ne veut voir un gros bloc de texte et avoir à lire un essai. Au lieu de cela, il est important de garder votre e-mail au point et de le rendre attrayant à lire (gardez des paragraphes courts et utilisez des en-têtes pour diviser les choses).

Gardez toujours vos e-mails concentrés sur un seul message. Si vous avez plus d'un point à aborder, il est préférable de les séparer dans différents e-mails. Restez concentré sur votre point, donnez au destinataire toutes les informations dont il a besoin pour prendre une décision et demander une action.

Vous écrivez un e-mail pour une raison - vous voulez réaliser quelque chose. Terminez votre e-mail en mettant en évidence l'action que vous souhaitez que la personne entreprenne, et elle est beaucoup plus susceptible de le faire.

Inclure une signature électronique

La création d'une signature électronique propre est une étape facile et vous donne un aspect beaucoup plus professionnel. Cela permettra au destinataire de savoir facilement qui vous êtes, ce que vous faites et comment vous contacter.

Très souvent, nous envoyons des e-mails à des personnes que nous ne connaissons pas, il est donc important de pouvoir s'identifier. Votre signature électronique doit inclure des informations telles que :

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Lien vers votre site web
• Lien vers votre profil LinkedIn

Cela aidera le destinataire à brosser un tableau plus clair de la personne à qui il parle et augmentera la probabilité qu'il réponde.

Modèle d'e-mail professionnel

Il y a tellement de raisons différentes d'écrire un e-mail professionnel qu'il est difficile d'écrire un modèle générique qui s'adapte à tout. Chaque situation nécessite quelque chose de légèrement différent, vous devrez donc l'ajuster, mais ce modèle d'e-mail professionnel peut vous aider à démarrer.

Ligne d'objet : [Problème] - [Salutation] [Votre nom]

Cher [nom préféré du destinataire de la recherche],

Premier paragraphe:

Le premier paragraphe doit être court et concis. Ne tournez pas autour du pot car le temps des gens est précieux. Par exemple, si vous postulez pour un emploi, incluez le titre du poste, comment vous avez découvert l'ouverture et l'action que vous aimeriez qu'il se produise.

Paragraphe du milieu :

C'est là que vous présentez la valeur que vous offrez et démontrez pourquoi le destinataire devrait agir. Assurez-vous de ne pas trop vous concentrer sur vous-même, mais parlez également de l'entreprise/de la personne que vous contactez.

Dans l'exemple de la demande d'emploi, cela signifierait parler de l'excellent travail accompli par l'entreprise et de la façon dont ses valeurs correspondent aux vôtres.

Dernier paragraphe :

Remerciez le destinataire pour son temps et renforcez l'action que vous aimeriez qu'il entreprenne avec un appel à l'action.

Fermeture:

Sincèrement,

Votre signature électronique

Modèles d'e-mails pour des situations spécifiques

Le modèle d'e-mail générique ci-dessus peut être adapté à n'importe quelle situation, mais parfois vous voulez quelque chose d'un peu plus spécifique. Voici quelques situations courantes dans lesquelles vous vous retrouverez à écrire un e-mail professionnel et quelques modèles pour vous aider à démarrer.

1. Annonce

Vous n'avez peut-être pas nécessairement besoin que les gens agissent lorsque vous envoyez un e-mail d'annonce, mais vous avez besoin que les gens le lisent. Voici comment vous pouvez vous assurer que cela se produit.

Ligne d'objet : Mises à jour passionnantes pour l'équipe : Rencontrez [nom]

Salut l'équipe,

Je suis ravi de vous présenter notre nouveau [poste de nouveau membre de l'équipe]. [nom du nouveau membre de l'équipe] apporte une grande expérience dans [l'industrie] et sera [spécification du poste]

[nom du nouveau membre de l'équipe] est [détail amusant qu'un nouvel employé voudra peut-être partager, par exemple un grand fan de Star Trek], alors n'hésitez pas à lui dire bonjour et à engager la conversation.

Sincèrement,

[Votre signature électronique]

2. E-mail de suivi commercial

Le réseautage est toujours une partie très importante des affaires. Lorsque vous rencontrez de nouvelles personnes, il est important de vous assurer que vous entretenez la relation et l'une des façons de le faire est d'envoyer un e-mail de suivi.

Objet : Ravi de vous rencontrer à [événement]

Bonjour [nom du destinataire],

C'était super de vous rencontrer à [how you met]. J'ai vraiment apprécié notre conversation sur [sujet] et j'aimerais beaucoup rattraper le temps perdu et en discuter davantage à l'avenir.

Votre travail en tant que [titre du poste] chez [entreprise] est fascinant et j'aimerais en savoir plus sur ce que vous faites. Si vous avez le temps dans les semaines à venir, ce serait bien de prendre un café.

Je suis généralement libre les [jours], est-ce que l'un d'entre eux vous convient ?

Sincèrement,

[Votre signature électronique]

3. Demande

L'un des e-mails professionnels les plus courants que vous écrivez est une demande. Qu'il s'agisse de demander des jours de congé, une demande d'augmentation ou autre chose, il est important que vous receviez correctement ces e-mails. Même si vous êtes nerveux à propos de la demande, il ne sert à rien de tourner autour du pot. Au lieu de cela, allez droit au but dans un message simple mais bien conçu.

Objet : Demande de congé pour le [date]

Cher [nom du destinataire],

J'aimerais utiliser ma prise de force pour des vacances à partir du vendredi 5 septembre jusqu'au vendredi 12 septembre suivant.

Je veillerai à ce que toutes mes tâches et responsabilités soient prises en charge à l'avance et j'ai discuté de ma charge de travail actuelle avec mes collègues, [nom] et [nom] afin qu'ils soient à jour.

J'attends votre approbation,

[Votre signature électronique]

4. Questions

Les questions peuvent aller du plus simple oui/non à l'extrêmement compliqué. Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un avec une question, il est important de garder les choses simples et de ne pas détourner l'attention des gens des points auxquels vous devez répondre.

Objet : Mettons-nous à jour nos politiques de développement durable ?

Cher [nom du destinataire],

À la lumière des derniers conseils gouvernementaux, je me demandais si nous allions apporter des changements imminents à nos politiques de durabilité ?

Notre marque est un leader en matière de développement durable depuis de nombreuses années, et comme c'est quelque chose qui me passionne profondément, cela a été une grande source de fierté. J'espère que nous pourrons continuer à maintenir notre engagement envers l'environnement conformément aux nouveaux conseils.

Ce serait formidable de savoir si vous envisagez de mettre à jour nos politiques, et si vous recherchez des commentaires, je serais très heureux de contribuer.

Sincèrement,

[Votre signature électronique]

5. Réclamation

Malheureusement, il y aura des moments où vous aurez une plainte et devrez exprimer votre frustration. Cela fait partie des affaires, mais cela peut être un e-mail difficile à aborder. L'essentiel est de clarifier votre point de vue et de garder les choses simples.

Objet : Réclamation concernant [objet de la réclamation]

Bonjour à tous,

J'ai récemment acheté [objet de la plainte] dans votre magasin à [lieu] et cela ne fonctionne pas. Lorsque je suis allé le rendre le lendemain, le préposé n'a pas pu m'aider à le réparer et ne m'a pas permis de retourner le produit pour un remboursement.

J'utilise votre magasin depuis de nombreuses années et je suis extrêmement déçu du mauvais niveau de service.

S'il vous plaît pourriez-vous examiner ce problème et résoudre le problème pour moi.

Sincèrement,

[Votre signature électronique]

6. Excuses

Nous ne faisons pas toujours les choses correctement dans la vie et cela signifie parfois que nous devons présenter des excuses. Ce n'est amusant pour personne, mais vous pouvez éliminer une partie du stress grâce à ce simple modèle d'excuses.

Ligne d'objet : [sujet des excuses]

Bonjour [nom du client],

Nous avons trouvé un problème avec [quoi] sur [quand].

Qu'est-ce que cela signifie pour toi?

[note détaillant les effets du problème]

[note rassurant les clients]

Nous avons rapidement remarqué ce problème avec [sujet d'excuses] et avons limité les perturbations autant que possible. Notre équipe technique a travaillé 24 heures sur 24 pour résoudre le problème, et nous pouvons vous informer qu'à partir de [heure], tout est revenu à la normale.

De la part de tout le monde chez [entreprise], nous tenons à nous excuser pour la gêne occasionnée. Nous analysons actuellement le problème et utilisons ces informations pour nous assurer qu'il ne se reproduira pas à l'avenir.

Sincèrement,

[votre signature électronique]

7. Résiliation

De nombreuses situations professionnelles peuvent être délicates. Une situation particulièrement délicate est la résiliation. Bien sûr, vous n'allez pas mettre fin à l'emploi de quelqu'un par e-mail, mais vous devrez peut-être résilier le compte d'un utilisateur, ou quelque chose de similaire.

Objet : Résiliation immédiate de votre compte

À qui de droit,

Nous avons résilié votre compte auprès de [société] avec effet immédiat.

[raison]

Après avoir parlé avec vous le [date et heure] concernant [problème], nous n'avons constaté aucun changement dans [type d'utilisation]. Suite à de multiples communications, vous continuez à enfreindre nos conditions d'utilisation, ce qui signifie que nous n'avons d'autre choix que de suspendre le compte.

Sincèrement,

[votre signature électronique]

Points clés à retenir

La rédaction d'e-mails professionnels est une partie importante de la vie. Même dans nos vies personnelles, il y aura des moments où nous devrons utiliser un style d'écriture plus formel.

Lorsque vous écrivez un e-mail important, il est facile de trop réfléchir, mais si vous gardez les choses simples et précises, vous aurez plus de succès. Divisez l'e-mail en sections, concentrez-vous sur la personnalisation et restez court et agréable.