13 principes de gestion de projet pour augmenter la réussite du projet

Gérer des projets, que ce soit en solo ou en équipe, peut être difficile. Inévitablement, il y a des délais, des budgets, des exigences des clients, des risques et des priorités variables à prendre en compte. Tout cela peut vite devenir écrasant.

C'est pourquoi le respect de certains principes clés de gestion de projet peut aider à augmenter la productivité, à définir des attentes réalistes et à garantir la réussite du projet.

13 principes de gestion de projet pour booster votre productivité

Ces 13 principes de gestion de projet ne sont pas des règles ou des structures rigides que vous devez suivre. Au lieu de cela, ce sont des lignes directrices pour améliorer votre productivité ou celle de votre équipe. Le respect de ces principes fondamentaux vous mettra sur la bonne voie pour démarrer et exécuter tout projet.

1. Définir clairement les buts et objectifs du projet

Avant de vous lancer dans un projet, définissez clairement vos objectifs. Les buts et les objectifs que vous fixez pour votre projet seront un déterminant clé du succès ou de l'échec du projet.

Lorsque vous définissez vos objectifs avant le début des travaux, l'équipe, le client et vous fixez tous des attentes réalistes pour le projet. De cette façon, vous pouvez éviter tout malentendu potentiel à l'avenir et gérer les attentes de chacun dès le premier jour.

Voici un exemple de définition d'objectifs et d'attentes trimestriels à l'aide de la plateforme de gestion de projet Monday.com :

Source des images

2. Nommer un chef de projet expérimenté

Alors que tous les membres de l'équipe devraient avoir la possibilité d'exprimer leur opinion sur le projet, vous avez besoin de quelqu'un pour prendre les décisions finales et superviser l'achèvement de chaque tâche et étape du projet. Sinon, vous courez le risque d'une prise de décision lente, de tâches interminables et de contrôles de qualité limités.

Nommez un chef de projet expérimenté qui peut superviser l'ensemble du projet du début à la fin, déléguer des tâches et prendre des décisions clés.

Votre chef de projet choisi doit être quelqu'un qui est à l'aise pour effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler entre les parties prenantes, les membres de l'équipe, les cadres supérieurs, les clients et les parties prenantes. Ils devront être de solides communicateurs capables d'exprimer clairement leurs attentes et leurs objectifs pour les membres de l'équipe.

Un logiciel de gestion de projet comme Kissflow est essentiel pour maintenir une vue d'ensemble complète des projets du début à la fin. Il permet aux chefs de projet de déléguer plus facilement des tâches, d'évaluer les charges de travail et de hiérarchiser les différentes pièces mobiles :

Source des images

3. Connaître les livrables du projet

Lorsque vous avez défini les buts et les objectifs du projet, il est temps de clarifier les livrables du projet. Les livrables sont les éléments ou services concrets que la clôture réussie de votre projet apportera.

Un livrable peut être n'importe quel produit démontrable unique, nouvelle fonctionnalité, résultat ou capacité de service.

Vous pouvez déterminer les livrables de votre projet en réfléchissant à vos objectifs.

Par exemple, si l'objectif final est que les utilisateurs puissent mieux gérer, suivre et analyser le budget marketing de leur entreprise, votre livrable peut être un logiciel qui permet aux utilisateurs de télécharger des données, puis de surveiller, suivre et gérer selon leurs besoins.

Vous pouvez également créer des guides informatifs et des manuels de formation afin que les utilisateurs sachent comment utiliser efficacement le nouveau logiciel.

Voici un exemple de ce à quoi pourraient ressembler les livrables de votre projet :

Source des images

4. Définir clairement les rôles et les responsabilités de l'équipe

Peu de choses causent plus de problèmes que des rôles et des responsabilités d'équipe mal définis. Lorsque les gens ne savent pas ce qu'ils doivent faire ou comment leurs tâches sont liées aux rôles des autres membres de l'équipe, il est facile pour les projets de dérailler.

Des lignes floues autour des responsabilités peuvent également entraîner des désaccords inutiles, des tâches terminées deux fois ou des éléments non terminés.

Lorsque les membres de l'équipe savent ce qu'ils doivent faire, quand et comment leurs responsabilités s'intègrent dans le tableau d'ensemble, votre projet aura plus de chances de se dérouler sans heurts et d'être un succès.

Pendant la phase de lancement du projet, décrivez clairement le rôle de chaque membre de l'équipe pour vous assurer que tout le monde collabore efficacement.

5. Évaluer les risques du projet

Qu'il s'agisse d'un risque d'inachèvement, de dépassement de budget ou de manque d'autres ressources non monétaires, il existe des risques associés à la gestion de projets.

Avant de lancer officiellement votre projet, il est essentiel d'identifier tous les risques potentiels et d'essayer de les atténuer dès le début plutôt que d'être pris par un risque surprise plus tard.

Faites-en un processus collaboratif et demandez à tous les membres de l'équipe de prendre en compte les risques qu'ils pensent que vous devriez prendre en compte.

Une solide évaluation des risques reconnaît que les choses pourraient mal tourner. Bien que vous ne puissiez pas prévenir tous les risques possibles, vous pouvez vous y préparer correctement et sauver votre projet de l'échec.

6. Connaître les priorités et les jalons du projet

Parfois, lorsque vous êtes au milieu d'un projet complexe, il est facile de se laisser distraire par de petits détails qui semblent importants sur le moment mais qui ne sont pas la priorité.

Connaître les priorités de votre projet et les étapes clés vous aidera à évaluer les progrès et à vous montrer où vous en êtes. Définir vos priorités de tâches dès le départ vous montrera où diriger l'attention de l'équipe en cas de conflit ou de problème de tâche.

Pour définir vos priorités :

• Définissez des jalons clés du projet lors de la phase de planification afin que vous et votre équipe sachiez si votre projet est sur la bonne voie.
• Identifiez les KPI et les métriques qui donnent à votre équipe un sentiment tangible de progrès.
• Évaluez les tâches sur une échelle de 1 à 10 selon leur importance.

Voici un exemple visuel de ce à quoi pourraient ressembler les jalons de votre projet :

Source des images

7. Créer un système de responsabilisation et de responsabilité

Maintenir un sentiment de responsabilité en gardant les membres de l'équipe investis et motivés par le projet.

Pour ce faire, choisissez un système central de gestion de projet qui vous permet d'attribuer des tâches et des délais à des membres spécifiques de l'équipe. Assurez-vous que chacun sait sur quoi il doit travailler et quand vous vous attendez à recevoir le travail terminé. Les rappels automatisés par e-mail et chat peuvent aider les gens à se sentir responsables de leur travail en s'assurant qu'ils ne l'oublient pas.

Tous les membres de l'équipe doivent avoir accès à l'outil de gestion de projet et être en mesure de suivre facilement les progrès et de voir leur rôle dans le projet à un niveau global.

Lorsque vous prenez le temps de mettre en place un système de gestion de projet efficace dès le départ, vous libérez également votre propre temps en tant que chef de projet. Vous n'aurez pas besoin de microgérer chaque petit détail et donnez plutôt aux membres de votre équipe la confiance nécessaire pour travailler selon leurs points forts et mieux gérer eux-mêmes et leur temps.

À l'aide d'un logiciel de gestion de projet comme Trello, vous pouvez facilement attribuer des tâches aux membres de l'équipe avec des délais :

Source des images

8. Établissez un budget réaliste

Chaque projet a des ressources limitées. Pour maximiser vos chances de réussite et d'achèvement du projet, il est important de penser à un budget réaliste afin d'avoir accès à suffisamment de ressources.

Vous avez besoin de suffisamment de ressources pour vous donner une marge de manœuvre pour les coûts imprévus, les retards et les délais raisonnables. En même temps, utilisez au mieux les ressources du projet. Prenez des mesures tout au long de la durée du projet pour vous assurer d'économiser des dépenses dans la mesure du possible et de rester sur la bonne voie.

Nous vous recommandons de télécharger votre budget sur une application de gestion de projet telle que ProjectManager afin de pouvoir suivre vos coûts et dépenses en temps réel :

Source des images

9. Créer une stratégie d'initiation

L'initiation du projet est l'ensemble des tâches préliminaires qui doivent être terminées avant que toute autre activité du projet puisse démarrer. Au cours de cette étape, vous devrez effectuer toutes les tâches administratives telles que la création de documents de faisabilité, d'analyses de rentabilisation, ainsi que la liaison avec les parties prenantes et tout autre responsable.

Suivre une stratégie d'initiation appropriée vous permet de garder tous vos documents d'administration de projet organisés dès le départ. Cela signifie que lorsque vous êtes à mi-parcours du projet et qu'un intervenant demande à voir un document de faisabilité, vous saurez que vous en avez un et où le trouver.

Assurez-vous que toute votre documentation de lancement de projet pertinente est stockée dans un emplacement central facilement accessible afin que les gens puissent vérifier les documents quand ils en ont besoin.

10. Avoir une stratégie d'exécution

L'exécution du projet commence généralement par une réunion initiale de lancement du projet pour démarrer officiellement le projet. C'est là que vous partagez votre vision et vos objectifs pour le projet, attribuez des tâches aux membres de l'équipe et donnez à chacun le temps de démarrer.

Pendant la phase d'exécution, assurez-vous d'avoir un moyen d'enregistrer les erreurs, les changements de direction ou d'autres événements inattendus. De cette façon, vous pouvez maintenir le bon fonctionnement des choses même en cas de changement.

11. Construire un plan de communication

Il est facile pour les chefs de projet de configurer plusieurs canaux de communication tels que Slack, les e-mails et les discussions de gestion de projet pour tenir tout le monde informé de l'avancement du projet. Mais lorsqu'il y a tant de canaux différents à suivre, cela peut être écrasant pour les membres de l'équipe.

C'est pourquoi un plan de communication clair et méthodique est essentiel pour maintenir votre projet sur la bonne voie. Mettez en œuvre des directives concernant les canaux de communication que vous avez choisis, qu'il s'agisse d'e-mails, de Slack ou de réunions Zoom quotidiennes.

Vous pouvez choisir d'utiliser différentes méthodes de communication pour différents types de mises à jour de tâches. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent avoir à mettre à jour quotidiennement leur tableau de bord de gestion de projet pour informer les autres de l'avancement des tâches. Et vous pouvez également avoir une réunion d'équipe Zoom hebdomadaire pour partager les progrès généraux et les points de blocage.

La clé est que tous les membres de l'équipe comprennent comment communiquer les différentes mises à jour du projet via les bons canaux.

Il est également important de définir des attentes réalistes avec les parties prenantes et les clients quant au moment où ils peuvent s'attendre à recevoir des mises à jour du projet. Les gens doivent savoir quand ils peuvent s'attendre à certaines informations sur le projet.

Créez un plan de communication clair dès le départ afin que tout le monde soit sur la même page concernant les attentes en matière de communication.

Les commentaires marqués dans l'application de gestion de projet que vous avez choisie peuvent aider à tenir tout le monde informé des petites mises à jour quotidiennes des tâches :

Source des images

12. Suivre et surveiller les progrès

Pour faire des progrès un élément tangible que les équipes peuvent suivre plus facilement, il est important de mettre en place des KPI. Vos KPI peuvent inclure des budgets, des attentes de qualité et des échéanciers de projet.

Pendant le projet, suivez l'avancement de votre projet et révisez régulièrement vos KPI. De cette façon, si votre projet commence à dépasser le budget ou ne respecte pas les délais prévus, vous pouvez détecter les problèmes tôt et faire des ajustements avant qu'ils ne fassent dérailler votre projet.

Voici un exemple de configuration d'un tableau de bord visuel pour suivre les KPI de votre projet :

Source des images

13. Avoir un processus pour clôturer le projet

Il est important de créer un processus de clôture de projet, afin que votre projet ne reste pas coincé dans une boucle de rétroaction sans fin ou ne devienne pas quelque chose d'éternellement inachevé.

Même si vous n'avez pas atteint tous les buts et objectifs du projet, vous devez quand même conclure formellement. Pour ce faire, remettez formellement le produit fini, ou les nouvelles fonctionnalités, à l'intervenant. Ensuite, fournissez des conseils sur la façon d'utiliser et de dépanner le nouveau produit.

Si vous n'avez pas terminé tout ce que vous espériez terminer, créez un protocole pour ce qui se passera ensuite. Compléterez-vous ces éléments ultérieurement ou ne sont-ils plus une priorité ?

Vous devez également créer un document de signature officiel qui signifie que votre travail sur le projet est terminé et est maintenant entre les mains des parties prenantes ou du client.

C'est aussi une bonne idée d'organiser une réunion avec les membres de l'équipe et les parties prenantes sur les leçons apprises et comment vous pouvez vous améliorer pour la prochaine fois.

Mettez en œuvre ces principes de gestion de projet pour booster la réussite de votre projet

Le succès d'un projet se résume souvent à une gestion de projet efficace. Suivez ces 13 principes de gestion de projet et découvrez comment collaborer plus facilement avec les membres de l'équipe et les parties prenantes.

Si vous visez l'efficacité du projet, des processus rationalisés et une communication claire, vous serez sur la bonne voie pour devenir un chef de projet solide. Prêt à commencer à gérer des projets en utilisant ces principes ? Tout d'abord, consultez l'AppSumo Store, nous avons certaines des meilleures offres de logiciels disponibles.