Logiciel de gestion de projet : qu'est-ce que c'est ? Quel outil vous convient ?

Publié: 2019-11-27

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, faire avancer les choses devient fastidieux et difficile. Vous faites partie des statistiques que le Project Management Institute a découvertes dans son étude de 2018 : En moyenne, plus d'un tiers des projets n'atteignent pas leurs objectifs - comme en 2012.

Graphique du Project Management Institute 2018 sur les mesures de performance des projets

Source : Institut de gestion de projet

Et tout comme l'explique le Project Management Institute, vous, comme les propriétaires d'entreprise et les gestionnaires du monde entier, comprenez que lorsque les projets échouent, les bénéfices aussi, car les organisations sont moins susceptibles d'atteindre leurs objectifs stratégiques.

Dans son étude de 2017, PMI s'est entretenu avec Barry O'Reilly, co-auteur deLean Enterprise : How High Performance Organizations Innovate at Scale, et a déclaré : « Les entreprises qui réussissent expérimentent continuellement pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ils se concentrent sur la satisfaction des besoins des clients en clarifiant les objectifs, en raccourcissant les boucles de rétroaction et en mesurant les progrès en fonction des résultats plutôt que des résultats.

Graphique 2018 du Project Management Institute sur la création de valeur

Source : Institut de gestion de projet

D'après le graphique ci-dessus, nous pouvons voir que les organisations qui ont 80 % ou plus de projets achevés dans les délais et dans les limites du budget, et qui atteignent également les objectifs initiaux et l'intention commerciale connaîtront une maturité de réalisation des avantages élevée. PMI souligne également dans son étude de 2017, "37% des projets échouent faute d'objectifs clairs, comme le confirment les chefs d'entreprise".

IBM (International Business Machines Corporation) l'a dit lui-même : "IBM a 3 objectifs clés clairs pour les projets : calendrier, budget et qualité. Seuls 40 % des projets atteignent ces objectifs clés. »

Alors, comme tout le monde, vous décidez d'intégrer des solutions technologiques à vos opérations, espérant faire croître votre entreprise plus efficacement. Mais ensuite, vous découvrez qu'il n'est pas aussi facile que vous le pensiez de choisir les bons outils.

Je veux dire, les solutions ne manquent pas pour vous aider à faire avancer les choses. En fonction de votre secteur d'activité et de la taille de votre entreprise, vous pouvez choisir parmi des dizaines (voire des centaines) de solutions logicielles et de services.

Mais quels critères devez-vous prendre en compte et comment êtes-vous censé trouver les solutions les plus précises pour les objectifs et les opérations de votre entreprise spécifique ?

Gestion de projet vs gestion de flux de travail

PMChat rapporte "que l'utilisation de logiciels PM disponibles dans le commerce augmente les performances et la satisfaction", mais "44% des chefs de projet n'utilisent aucun logiciel".

Si c'est vous, puiser dans le marché des outils là-bas peut être écrasant. Donc, avant de parler d'outils et de solutions logicielles, clarifions la différence entre la gestion de projet et la gestion de flux de travail, pour vous aider à comprendre ce qu'il faut rechercher.

Même si les deux concepts sont liés, ils ne sont pas identiques .Comme les noms l'indiquent, l'un concerne la gestion de projets, tandis que l'autre concerne la gestion des opérations et des processus - ou, pour le dire différemment, des flux de travail.

Curieusement, PWC a constaté que "les logiciels de gestion de projets numériques augmentent les performances et ont constaté que 77 % des projets très performants utilisent des logiciels de gestion de projet, mais il a été découvert que 44 % des chefs de projet ne croient pas à l'utilisation de logiciels pour gérer des projets". De plus, l'Access Group a constaté que 66 % des chefs de projet notent que la décision clé d'investir dans les logiciels revient à l'organisation. Avec de tels messages mitigés, choisir le bon logiciel de gestion de projet est crucial, non seulement pour terminer votre projet, mais aussi pour convaincre ceux qui utilisent le logiciel de gestion de projet que cela fonctionne vraiment. Trouver le bon outil est la différence entre le succès et l'échec. Après tout, « pour chaque milliard de dollars investi aux États-Unis, 122 millions de dollars ont été gaspillés en raison du manque de performances des projets », déclare PMI.org. Nous le répétons, le bon logiciel de gestion de projet ne fera qu'aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.

Gérez vos employés et votre entreprise avec Connecteam

Connecteam est le meilleur logiciel de gestion de projet pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs. Vous pouvez facilement gérer des projets et améliorer les opérations organisationnelles en cours lors de vos déplacements.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Selon le Project Management Institute, la gestion de projet est « l' application de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques aux activités du projet pour répondre aux exigences du projet. ”

Vous voulez voir à quoi ressemble une journée dans la vie d'un chef de projet de construction ? Regardez cette vidéo oldie but goodie :

Comme vous pouvez le voir dans la vidéo, les projets sont des opérations uniques, uniques et transitoires, limitées dans le temps et dans l'étendue . Par conséquent, les outils de gestion de projet sont souvent conçus pour un travail qui a une ligne de départ et une ligne d'arrivée. Leur intention est de vous aider à planifier et à gérer la vue d'ensemble de chaque entreprise.

C'est là qu'ils diffèrent des outils de gestion de flux de travail.

Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?

La gestion des flux de travail se concentre sur les petits détails qui transforment la vue d'ensemble en réalité. Selon TaskTrakz, « le flux de travail est… [une] série d'étapes ainsi que la façon dont vous pouvez vous déplacer entre les étapes ».

Les outils spécialisés dans ce domaine vous aident à gérer les tâches et les charges de travail de chaque employé et à créer des processus métier bien définis qui deviennent des routines .

L'intention ici est de créer et d'automatiser des processus répétitifs, que vous ajustez et optimisez au fil du temps pour augmenter la productivité, et donc augmenter la croissance.

Vous pouvez utiliser ces outils à la fois pour mieux gérer les projets et pour améliorer les opérations organisationnelles en cours.

Cela semble compliqué…

Voici une excellente visualisation de la gestion du flux de travail. Entre autres, vous verrez comment les professionnels de la santé qui ne collectent que 60 % de leurs factures - en raison de la complexité et de la bureaucratie du secteur - peuvent enfin être payés pour tout le travail qu'ils effectuent lorsqu'ils optimisent et automatisent enfin leur activité. processus.

L'aspect critique qui manque à la plupart des outils de gestion de projet et de gestion de flux de travail

Fait intéressant, même si vous ne pouvez pas donner vie à la vue d'ensemble de la gestion de projet sans les petits détails que la gestion du flux de travail vous permet d'optimiser, la gestion du flux de travail est désavantagée sur le marché .

C'est déjà assez grave que vous puissiez trouver beaucoup plus de méthodologies et d'outils pour la gestion de projet, alors que les solutions de gestion de flux de travail ne vous offrent souvent rien de plus que des listes de contrôle glorifiées.

Mais ce qui est vraiment frustrant, c'est que, comme dans la gestion de projet, la plupart des outils de gestion de flux de travail manquent d'options de collaboration et de communication. De nombreux outils s'appuient trop sur des solutions externes, comme le courrier électronique, pour la coordination et la communication.

Par conséquent, vous vous retrouverez souvent à gérer une équipe où différentes personnes utilisent différents outils pour travailler sur la même entreprise . Par exemple, certaines personnes utilisent Google Docs pour faciliter la collaboration, tandis que d'autres s'en tiennent toujours au bon vieux Microsoft Word.

Pas étonnant que 62 % des entreprises pensent que comprendre combien de temps et d'argent un projet leur coûte est leur défi n° 1 en matière de gestion de projet.

Pour surmonter cela, vous avez besoin d'une approche holistique des projets et des processus d'exploitation commerciale. Entrez dans la gestion du flux de travail du projet.

Gestion du flux de travail de projet : combiner le meilleur des deux mondes pour une solution holistique

La gestion du flux de travail de projet est plus une approche qu'une catégorie de logiciels. En mettant en œuvre des méthodologies de gestion de projet sur la gestion des flux de travail (et vice versa), vous pouvez obtenir le meilleur des deux mondes avec un nombre minimal de systèmes impliqués.

Cela, bien sûr, signifie une productivité plus élevée, une croissance plus rapide et des profits plus importants.

Selon Dan Epstein, qui a plus de 25 ans d'expérience dans l'industrie, l'une des raisons pour lesquelles la gestion du flux de travail de projet est si efficace est qu'elle crée une gestion de projet sans erreur . Regardez son webinaire complet sur le sujet ici:

Comment choisir le meilleur outil de gestion de flux de travail de projet pour vous

Heureusement, il existe des produits logiciels qui vous permettent d'optimiser à la fois la gestion de projet et la gestion du flux de travail, tout en restant agile et polyvalent, de manière rentable.

Ces outils vous permettent de communiquer avec les équipes, où que chacun se trouve, d'attribuer des tâches et des sous-tâches dans les deux sens et de collaborer avec les autres membres de l'équipe plus rapidement et plus efficacement. Cela, à son tour, se traduit par des économies de coûts et une plus grande croissance de l'entreprise.

Ce que chaque excellent logiciel de gestion de flux de travail de projet doit offrir

La plupart des outils de gestion de flux de travail vous donnent simplement un tas de listes de contrôle répétitives, mais cela ne suffit pas pour qu'un produit logiciel soit vraiment considéré comme un outil de gestion de flux de travail de projet.

Au contraire, l'outil doit fournir une perspective plus holistique et être capable de démontrer comment les tâches fonctionnent ensemble dans le cadre d'une feuille de route de projet, avec des objectifs, des objections et des tâches spécifiques. Le logiciel doit être en mesure de fournir une responsabilité au niveau de l'employé singulier et de fournir ces informations d'une manière facile à digérer. De plus, l'outil doit être en mesure de fournir une solution holistique pour la collaboration d'équipe sur un projet spécifique et sur plusieurs projets également.

5 autres considérations essentielles pour vous assurer de choisir un outil de gestion de flux de travail de projet précis pour votre entreprise

Vos besoins. Cartographiez-les d'abord, puis choisissez un logiciel qui vous aide à accomplir vos principales priorités.
Ton budget. Choisissez un produit qui convient à votre flux de trésorerie et au temps que vous économiserez.
Combien de temps cela prend-il? Est-ce facile ou complexe ?
Facilité d'utilisation. Laissez votre équipe l'essayer pendant l'essai gratuit, pour vous assurer qu'il vous convient.
Fiabilité et expérience. Voyez qui d'autre ils servent dans votre secteur spécifique. Lisez les témoignages et les études de cas de vos pairs.

Nos outils de gestion de flux de travail de projet préférés : une comparaison

Pour vous permettre d'être plus productif, nous avons décidé de faire tout le gros du travail et de vous fournir une comparaison de nos outils de gestion de flux de travail de projet préférés.

Tarification

Durée de l'essai gratuit

Mise en œuvre

Fiabilité et expérience

74-149 $/mois. Plus pour les entreprises, moins pour les startups en phase de démarrage. 20% de réduction pour les achats annuels.

30 jours

Offre une excellente base de connaissances (vidéos incluses) pour vous aider à démarrer.

Les exemples de réussite incluent LinkedIn, Siemens, OkCupid.

29 $ à 49 $/mois pour un maximum de 30 utilisateurs, plus vous pouvez ajouter plus d'utilisateurs et il y a un plan Entreprise. Connecteam est parfait pour les employés sans bureau.

14 jours, plus il y a un plan gratuit pour toujours jusqu'à 10 utilisateurs

Sessions individuelles d'intégration, centre d'aide, didacticiels intégrés et articles de blog.

Les exemples de réussite incluent Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

33-111 $/mois pour la version cloud. Plus si vous avez plus de 100 utilisateurs. Remises d'achat annuelles disponibles. Versions serveur : 559-2 239 $ paiement unique. Plus si plus de 100 utilisateurs.

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La base de connaissances comprend une multitude de manuels.

Les exemples de réussite incluent Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Calculez votre prix en choisissant le nombre de membres de l'équipe, d'invités, de chefs de projet et de ceux qui ont un pass d'accès complet, ainsi que la durée de l'abonnement. Les réductions commencent avec un abonnement de 3 mois.

14 jours

La base de connaissances propose des guides d'utilisation et des didacticiels (y compris des didacticiels vidéo).

Les clients incluent CLH, Repsol, Loewe, Elavon.