Horaires flexibles : le guide commercial ultime

Travailler avec un horaire flexible est une tendance croissante pour les employeurs, surtout compte tenu de la demande des employés. Décrivons ce qu'est un horaire flexible, ses avantages et ses inconvénients pour les employeurs et les employés, et répondons même à quelques FAQ sur le sujet.

La demande d'horaires flexibles a considérablement augmenté au cours de la dernière décennie.

Même avant la COVID-19, des sondages montraient que 87 % des employés souhaitaient avoir la possibilité de travailler à domicile au moins une partie du temps.

La moitié sont même prêts à accepter une réduction de salaire en échange.

Un horaire de travail flexible permet aux employés de travailler à leur niveau de productivité maximal et leur donne la possibilité de mener un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. En fait, un horaire flexible devient de plus en plus courant à mesure que de plus en plus d'employés de la génération Y et de la génération Z entrent sur le marché du travail.

Dans ce blog, nous allons plonger dans le but des horaires flexibles, leurs différents avantages et inconvénients pour les employés et les employeurs, et comment mettre en œuvre efficacement un horaire flexible dans votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un horaire flexible ?

Un horaire flexible offre aux employés une alternative à l'horaire standard de 8 h à 17 h, mais totalise toujours une semaine de travail de 40 heures. En général, cela signifie qu'il n'y a pas d'horaire strict qui soit le même pour tout le monde. Au lieu de cela, les employés peuvent choisir les quarts de travail ou les créneaux horaires qui leur conviennent le mieux tout au long de la journée (ou de la nuit).

Un horaire flexible permet aux employés de varier les heures auxquelles ils commencent et terminent leur journée de travail, tant qu'ils effectuent toujours la même quantité de travail et conservent le même niveau de productivité ou un niveau supérieur .

Quels types d'horaires flexibles sont disponibles ?

Que vous ayez besoin de travailler à l'extérieur du bureau de temps à autre ou que vous ne puissiez travailler que le week-end, un horaire flexible peut être un scénario gagnant-gagnant pour les employeurs et les employés et peut prendre de nombreuses formes.

Semaine de travail comprimée

Une semaine de travail comprimée est peut-être l'horaire flexible le plus courant, car il comprend une semaine de travail de quatre jours avec des employés travaillant quatre jours de dix heures. Ce type d'horaire flexible donne à votre équipe un jour de congé supplémentaire afin qu'ils puissent profiter d'un équilibre travail-vie personnelle.

En règle générale, une semaine de travail comprimée fonctionne mieux dans les bureaux. Cependant, si vous planifiez correctement, cela peut convenir à n'importe quelle entreprise comme la vente au détail, les restaurants, etc. Les autres avantages des semaines de travail comprimées incluent un meilleur repos et moins de déplacements.

Horaire quotidien flexible

Grâce à un horaire flexible quotidien, les employés ont plusieurs options à leur disposition :

• Commencez tôt et finissez tôt
• Commencez à travailler plus tard et restez en service plus tard
• Prendre plus de temps pendant leur pause déjeuner, qui est ensuite rattrapée
• Travailler la nuit
• Avoir des week-ends flexibles ou des jours fixes sur des jours personnalisés, au lieu de week-ends standard

Un horaire flexible journalier permet de travailler de 10h à 3h ou de 7h à 16h. Ce type d'horaire flexible diffère des heures normales et est décidé par l'employé et l'employeur.

Horaires flexibles

Avec les horaires flexibles, l'employeur n'est pas obsédé par l'heure à laquelle vous pointez. Au lieu de cela, il veut que vous travailliez le nombre d'heures standard que vous avez convenu et que vous accomplissiez toutes vos tâches. Cela signifie que vous pouvez venir au bureau quand vous voulez et partir quand vous voulez !

Tant que l'employé est responsable de son temps et atteint ses objectifs, c'est tout ce qui compte. Donc, s'ils ne passaient que 15 heures au bureau et que le reste était fait à la maison, hé, plus de pouvoir pour vous.

Décalage fractionné

Un horaire fractionné signifie que vous répartissez vos heures tout au long de la journée. Par exemple, vous pouvez mettre quatre heures le matin, deux autres en milieu d'après-midi et terminer votre soirée en mettant vos deux dernières heures.

Une autre variante consiste à mettre quatre heures le matin, puis quatre heures la nuit. L'horaire de travail fractionné signifie simplement que votre horaire de la journée est divisé pour permettre d'autres événements de la vie entre les deux.

Sur la base de tout ce que nous avons décrit ci-dessus, des horaires de travail flexibles peuvent se traduire par un processus de travail efficace et efficient. Avec les changements croissants de la main-d'œuvre, vous devez garder une longueur d'avance sur les tendances pour assurer l'engagement et la satisfaction des employés.

Horaire alternatif

Ce type d'horaire flexible facilite la tâche des employés qui ne peuvent pas travailler une semaine de travail typique de cinq jours. Ces employés ont besoin d'un horaire qui leur permette de s'acquitter de leurs responsabilités, comme la garde d'enfants et d'autres affaires personnelles.

Un horaire alternatif permet aux employés de travailler facilement le week-end, de participer à des deuxièmes équipes ou même des équipes de nuit (tous les types d'équipes de mots), ce qui leur donne plus de liberté pendant les heures de jour.

Place flexible

Flexplace agit comme un horaire prédéterminé conçu pour permettre aux employés de travailler plus facilement à domicile ou dans un endroit éloigné qui n'est pas leur bureau. Cela peut aller de quelques heures ou jours de la semaine à un temps plein. La planification Flexplace peut être mise en œuvre de trois manières :

• Télétravail : Utilisant des ordinateurs et des appareils numériques pour faire face aux limitations liées au temps et à l'emplacement, le télétravail permet aux employés de travailler à distance ou sur le lieu de travail.
• Hôtel : Semblable au télétravail, les travailleurs réservent un espace de coworking séparé pour effectuer leur travail, ce qui réduit les coûts d'espace de bureau.
• Programmes Snowbird : La possibilité de déplacer les conditions de travail vers une région plus chaude pendant l'hiver. Les travailleurs des entreprises de communication et de télémarketing bénéficient grandement des programmes snowbirds.

Travail à distance

Ce type d'horaire flexible permet aux employés d'effectuer tout le travail en dehors du bureau sur une base temporaire ou permanente.

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises adoptent le travail à distance, offrant aux employés plus de flexibilité que jamais pour travailler et vivre où ils le souhaitent.

Les programmes de travail à distance ouvrent le recrutement à un éventail beaucoup plus large de candidats possédant une expérience et des compétences pertinentes.

Postes à temps partiel

Le travail à temps partiel est un substitut précieux pour les travailleurs qui ne peuvent pas travailler autant d'heures ou de jours que leurs collègues ayant des horaires de travail à temps plein. Ce type de flexibilité est destiné aux travailleurs qui ont d'autres engagements en dehors du travail, tels que la parentalité ou les études.

Partage d'emploi

Afin d'accomplir les tâches de manière efficace et efficiente, les gestionnaires pourraient envisager de mettre en œuvre des programmes de partage du travail ou de partage d'emploi dans leur entreprise. Il s'agit essentiellement de la répartition des responsabilités à temps plein entre deux ou plusieurs travailleurs à temps partiel.

Les employés choisis se répartiront chaque semaine de travail entre eux, en veillant à ce que l'horaire de travail « à temps plein » soit toujours complet.

Congés payés supplémentaires (PTO)

En augmentant les congés payés des employés, vous les incitez à continuer à effectuer des routines de travail qui peuvent facilement devenir monotones.

L'augmentation du temps de vacances, voire le temps de vacances illimité, sont des politiques que de nombreuses entreprises envisagent sérieusement de motiver leurs employés à exploiter pleinement leur potentiel.

Comment faire en sorte qu'un horaire flexible fonctionne pour votre entreprise

À vrai dire, les environnements de travail flexibles peuvent rendre la vie d'un employeur extrêmement difficile. Après tout, cela peut être un cauchemar logistique d'essayer de trouver les bons employés pour effectuer des tâches spécifiques en fonction de leur disponibilité. Cela peut être une façon compliquée de gérer une entreprise, surtout si vous travaillez avec des employés dans différents endroits et fuseaux horaires.

Cependant, en quelques étapes simples, les employeurs peuvent faire en sorte que les horaires flexibles fonctionnent de manière transparente au profit de leur entreprise.

1. Établir des heures de travail de base

Faire collaborer une équipe à partir de différents fuseaux horaires et lieux peut être délicat. C'est pourquoi établir une fenêtre de travail commune est essentiel.

Par exemple, cette fenêtre de travail de base pourrait être de 11 h à 16 h et pendant la semaine. Ce n'est que pendant cette période que les réunions d'équipe et la délégation des tâches peuvent avoir lieu.

Grâce à cette base disciplinée, les employés savent exactement quels sont les moments optimaux pour communiquer entre eux et avec la haute direction tout en bénéficiant de l'autonomie dont ils ont besoin.

2. Connaissez vos employés à un niveau personnel

De nos jours, il ne suffit pas de simplement connaître vos employés en termes de travail qu'ils effectuent et de compétences qu'ils apportent à la table.

Si vous avez une image claire de qui ils sont en tant qu'individus et de leurs engagements en dehors du travail, vous avez une meilleure compréhension de leur disponibilité et tout le monde est plus susceptible de se faire confiance.

En conséquence, les tâches peuvent être gérées plus efficacement. Cela signifie également que vous savez quelles personnes sont les mieux adaptées pour des emplois spécifiques. Cela réduit également les risques de devoir microgérer les employés.

Apprendre à connaître vos employés distants sur le plan personnel peut être difficile. Mais vous pouvez prendre certaines mesures pour vous faciliter la tâche :

• Effectuez des rattrapages réguliers par appel vidéo : Il est important de vérifier régulièrement avec les employés, que ce soit quotidiennement ou hebdomadairement. Le strict minimum d'un rattrapage quotidien de 15 à 30 minutes peut rendre la communication à distance beaucoup plus efficace.
• Soyez compréhensif : Il est important de donner aux employés distants le bénéfice du doute, en ayant confiance qu'ils font le travail même lorsqu'ils ne sont pas là.
• Posez des questions : passez moins de temps à vous concentrer sur vous-même ou sur la tâche à accomplir et accordez un peu d'attention à vos employés. Montrez un peu d'intérêt pour leur vie. Cela renforce le respect mutuel et montre à vos employés que vous vous souciez d'eux.

3. Maximisez vos réunions d'équipe

Bien que les réunions d'équipe puissent prendre du temps et gêner le travail proprement dit, elles sont essentielles pour établir l'esprit d'équipe et le moral. Afin de tirer le meilleur parti de ces réunions pour accommoder les emplois du temps chargés de chacun, vous devez :

• Soyez direct : Ne laissez pas l'équipe partir sur une tangente inutile. Gardez les choses concises et sur le sujet.
• Envoyez un ordre du jour : Donner à l'équipe un ordre du jour de pré-réunion sur ce que la réunion couvrira à l'avance peut les préparer.
• Récapitulez : Fournissez à vos employés des conseils pratiques qu'ils peuvent appliquer à leur travail au-delà de la réunion.

4. Utiliser une solution logicielle de planification numérique

Une solution logicielle de planification numérique peut aider les employeurs à préparer des horaires flexibles détaillés et faciles à lire pour leur personnel. Les employés peuvent apporter des ajustements personnels à l'horaire dans le confort de leurs appareils mobiles pour s'assurer que tous les quarts de travail sont préparés à l'avance.

Des logiciels de ce type, comme Connecteam, peuvent permettre aux managers de :

• Dupliquez ou définissez des horaires récurrents, utilisez le glisser-déposer ou ouvrez des quarts de travail à gagner.
• Recevez des alertes si les heures ont dépassé vos limites quotidiennes ou hebdomadaires prédéfinies.
• Ajoutez des informations à chaque quart de travail, comme l'heure, le lieu, les tâches, les notes, les pièces jointes, etc.
• Soyez averti si les employés acceptent ou refusent un quart de travail, arrivent en retard ou terminent une tâche.
• Ajoutez ou modifiez des équipes, échangez des utilisateurs, attribuez des tâches, etc.
• Planifiez les quarts de travail de plusieurs façons (simple, multiple, importation ou modèles).

Si vous n'êtes toujours pas convaincu d'avoir besoin d'un horaire flexible, examinons les avantages et les inconvénients du point de vue de l'employeur et de l'employé.

Avantages et inconvénients des horaires flexibles pour les employeurs

Avantages pour les employeurs

Vous, l'employeur, pourriez bénéficier de la mise en place d'horaires de travail flexibles de diverses manières. Ceux-ci inclus:

• Amélioration de l'engagement et du moral des employés : les employés ayant un équilibre travail-vie personnelle sont tellement plus heureux et épanouis, ce qui améliore le moral et l'engagement des employés. De plus, cela signifie également qu'ils ne prendront pas la peine de chercher un nouvel emploi ailleurs.
• Recrutement plus facile : L'inclusion d'un horaire flexible vous donne une possibilité beaucoup plus élevée d'attirer les meilleurs talents actuels. Ce n'est un secret pour personne que le marché du travail d'aujourd'hui est très concurrentiel. Vous devez donc répondre aux besoins de la main-d'œuvre actuelle avec les bonnes incitations et avantages si vous voulez garder une longueur d'avance sur la concurrence.
• Réduction du roulement du personnel : Un horaire de travail flexible pourrait devenir un élément clé de vos stratégies de rétention des employés, ce qui peut réduire le roulement du personnel. Lorsque les employés sont engagés, heureux et satisfaits, ils ne cherchent pas de travail ailleurs.
• Niveaux de productivité plus élevés : Des études indiquent des niveaux de productivité beaucoup plus élevés et un meilleur moral lorsque les employés se voient offrir un horaire flexible.
• Moins de non-présentations ou d'arrivées tardives : les employés ayant un horaire flexible peuvent facilement planifier leurs horaires personnels en fonction de leurs quarts de travail, de sorte que la ponctualité se fait naturellement. En fait, cette étude montre que les employés qui ont la possibilité de faire des horaires de travail alternatifs en fonction de leurs besoins sont plus susceptibles de pointer à l'heure. Avec un horaire flexible et une application précise de suivi du temps, vous contribuez à réduire considérablement les absences et les arrivées tardives.

Inconvénients pour les employeurs

Cela dit, les horaires de travail flexibles ne sont pas nécessairement l'arrangement idéal pour l'employeur. Par exemple:

• Peut créer un manque de confiance : La plupart des managers ont l'habitude de voir leurs employés pointer, faire leur travail et pointer. Cela leur permet de surveiller ce que font leurs employés toute la journée. Cependant, un horaire flexible repose sur la confiance. Certains managers peuvent ne pas avoir une confiance totale en leurs employés, ce qui peut entraîner des relations négatives.
• Les employés peuvent abuser de la flexibilité : les employés qui travaillent à domicile pourraient participer aux tâches ménagères, regarder la télévision ou faire une sieste. Certains de leurs collègues qui travaillent régulièrement de 9h à 17h peuvent les considérer comme des fainéants, car les employeurs ne peuvent pas surveiller la productivité de leurs propres yeux.
• Réduit la satisfaction des clients : certains clients peuvent se sentir ennuyés lorsqu'un certain employé n'est pas disponible. Lorsque vous avez un rôle professionnel centré sur le client, il se peut qu'il ne permette qu'une planification flexible. Peut-être que travailler à domicile une journée entière n'est tout simplement pas possible.

Avantages et inconvénients des horaires flexibles pour les employés

Avantages pour les employés

Vos employés pourraient également bénéficier d'horaires de travail flexibles de diverses manières. Ceux-ci inclus:

• Équilibre travail-vie sain : des obligations familiales à la poursuite d'autres passions, en passant par la lutte contre les problèmes de santé ou l'évitement d'un long trajet, les raisons sont infinies. Selon des études, 16,8 % des milléniaux ont choisi leur emploi parce qu'ils peuvent concilier vie professionnelle et vie privée. De plus, lorsque vous décidez où travailler, la flexibilité est une priorité absolue.
• Gain de temps et d'argent pour les déplacements : Avec un horaire flexible, les employés peuvent travailler à distance, ce qui signifie qu'ils peuvent éviter la circulation et d'autres événements stressants lors des déplacements. De plus, les employés peuvent économiser de l'argent sur le carburant et le temps perdu lors de leurs déplacements.
• Plus d'opportunités de croissance : En matière d'embauche et de rétention des employés, les entreprises doivent offrir des opportunités de développement aux employés, d'autant plus que c'est ce que la génération Y et la génération Z exigent. En fait, Gallup a rapporté que "87 % des milléniaux considèrent que les opportunités de croissance et de développement professionnels ou de carrière sont importantes pour eux dans un emploi". Avec des horaires flexibles, vos employés peuvent suivre des cours ou des cours professionnels lorsqu'ils ne travaillent pas afin qu'ils puissent atteindre leurs objectifs éducatifs et acquérir des compétences professionnelles supérieures liées à leurs rôles professionnels.

• Réduction des coûts de garde d'enfants : Les horaires de travail compressés, quotidiens et flexibles offrent tous aux parents la possibilité de réduire considérablement le coût de la garde d'enfants. Si l'un des parents travaille selon des horaires traditionnels, le parent avec l'horaire flexible peut être disponible pour le retour à l'école tandis que l'autre fait le ramassage. Cet équilibre offre aux parents la facilité de gérer deux emplois à temps plein sans avoir besoin de garde d'enfants.
• Un bien-être plus sain : 68 % des employés ayant des horaires inflexibles ont signalé un « niveau de stress au travail déraisonnable ». Dans le même temps, ceux qui avaient un horaire flexible ont signalé des niveaux de stress liés au travail nettement inférieurs. La santé physique et mentale de votre équipe est importante pour le résultat net, pour les clients, pour le taux de roulement et pour leur propre santé mentale dans leur vie personnelle.

Inconvénients pour les employés

Tout comme les employeurs, les horaires de travail flexibles peuvent également présenter des inconvénients pour les employés. Ceux-ci inclus:

• L'horaire peut devenir compliqué : Les employés qui travaillent régulièrement dans un environnement de bureau peuvent avoir du mal à travailler au mieux lorsque leurs collègues n'ont pas le même horaire de travail. Il peut être compliqué de planifier des réunions d'équipe, car la coordination autour des horaires flexibles de chacun peut causer des maux de tête.
• Ne convient pas à tous les rôles : tous les rôles ne conviennent pas à des horaires flexibles, comme les postes en contact direct avec les clients. Par conséquent, ces rôles professionnels nécessitent des heures fixes et régulières. Pour les employés comme celui-ci, ils peuvent en vouloir à leurs collègues qui ont plus de liberté dans leur emploi du temps.
• Peut créer des pratiques dangereuses : Si un employé travaille beaucoup plus tôt ou plus tard que ses collègues, alors il est souvent seul ou presque seul au bureau. Cela peut entraîner des problèmes de responsabilité, car si un accident ou un danger survient, l'employé n'a personne vers qui se tourner.

FAQ

A quoi sert un horaire flexible ?

Un horaire flexible permet aux employés d'ajuster leurs heures de travail afin qu'elles ne correspondent pas nécessairement aux horaires de travail traditionnels tels que 9-5 à 8-6. Comme son nom l'indique, les horaires flexibles offrent une flexibilité à la fois aux employés et à l'employeur, tant que les premiers effectuent toujours leur nombre d'heures contractuelles par semaine.

Quels facteurs devez-vous prendre en compte lors de la création d'un horaire flexible ?

Afin de créer un horaire flexible pertinent pour vos employés, vous devez évaluer la culture actuelle de votre main-d'œuvre et identifier les besoins individuels et collectifs de vos employés.

À partir de là, vous pouvez commencer à élaborer des politiques et des structures qui rendent les horaires flexibles sur votre lieu de travail réalistes et durables. Vous devez trouver un outil efficace pour créer le calendrier réel, que ce soit par des processus manuels ou avec une solution numérique. Une fois mis en œuvre, il est important de surveiller le succès du calendrier et de l'ajuster au fur et à mesure.

Quelles questions devez-vous poser à vos employés lors de la création d'un horaire flexible ?

Certaines questions qu'il vaut la peine de poser à vos employés lors de la conception d'un horaire flexible pour eux incluent :

• Votre rôle peut-il être exercé à distance ?
• Peut-il être pratiqué à n'importe quel moment de la journée ?
• Les horaires flexibles sont-ils déjà pratiqués dans l'entreprise ? Est-ce réussi ?
• Les employés bénéficient-ils actuellement d'un équilibre travail-vie efficace ?

L'essentiel sur les horaires flexibles

Il est important que vous pesiez le pour et le contre d'offrir un horaire de travail flexible à la fois à votre employé et à votre entreprise. Nous avons mis en évidence de nombreux avantages, de l'augmentation de la productivité à la diminution du roulement du personnel.

Bien qu'il puisse y avoir certains inconvénients, avec une planification minutieuse, une stratégie de gestion des employés efficace et une application de planification des employés, vous pouvez facilement lutter contre les inconvénients mentionnés.