Les 7 principales raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une application de communication avec les employés pour votre entreprise hôtelière en 2023

Si vous êtes directeur d'hôtel, hôtelier ou gestionnaire d'hébergement, vous êtes pleinement conscient de la quantité de travail nécessaire pour garantir le bon déroulement et l'efficacité des opérations quotidiennes. Et bravo à vous, car nous savons à quel point il est difficile de gérer plusieurs équipes, surtout lorsque la plupart de vos employés sont en déplacement et rarement derrière un ordinateur ou un bureau. Ce n'est là qu'une des nombreuses difficultés auxquelles l'industrie hôtelière est confrontée ces dernières années.

En plus de simplement gérer les tâches quotidiennes normales telles que la communication avec les employés, la planification, s'assurer que toutes les tâches quotidiennes sont terminées, intégrer et former de nouveaux employés et les motiver à donner le meilleur d'eux-mêmes ; les hôteliers sont confrontés à de nouveaux défis.

Certains des nouveaux défis auxquels l'industrie hôtelière est confrontée aujourd'hui incluent :

1. Pénuries de personnel
2. Se conformer à la réglementation COVID-19 en constante évolution
3. Communication inefficace du personnel de l'hôtel entre les équipes
4. Difficulté à créer des horaires de travail pour tous les employés
5. Faible engagement et motivation des employés
6. Concurrence avec de nouveaux styles d'hébergement tels que Airbnb et Homeaway
7. Offrir le meilleur service client et la meilleure expérience possible

Une application de communication avec les employés permettra à la direction de résoudre tous ces problèmes et de fournir une solution pour surmonter ces obstacles.

Une puissante application de communication avec les employés fournit les solutions suivantes pour les hôtels et les entreprises d'hébergement :

1. Une horloge alimentée par GPS pour que les employés puissent entrer et sortir directement depuis leur appareil mobile
2. Planification des employés simplifiée
3. Formulaires numériques et rapports automatisés
4. Tâches et opérations quotidiennes simplifiées
5. Un processus de recrutement et d'intégration plus efficace et personnalisé
6. Un centre de connaissances où les employés peuvent accéder à des informations importantes lors de leurs déplacements
7. Un flux social numérique qui favorise l'engagement et la collaboration des employés
8. Intégration transparente de la paie et de la comptabilité avec QuickBooks en ligne

Pour que l'industrie hôtelière surmonte et persévère à travers ces défis, il est important de tirer parti des nouvelles technologies et outils, comme une application de communication avec les employés, disponibles afin de réduire les frictions quotidiennes et de surpasser la concurrence.

En mettant en œuvre une application de communication avec les employés, la direction peut :

• Supervisez et gérez tous les employés directement à partir d'un appareil mobile lors de vos déplacements
• Améliorer la communication du personnel de l'hôtel entre plusieurs équipes et départements
• Augmenter la satisfaction, l'engagement et la motivation des employés
• Rationalisez toutes les tâches et opérations quotidiennes
• Respectez facilement toutes les nouvelles restrictions COVID
• Tenez tous les employés informés et au courant grâce à un centre d'informations et de connaissances numériques
• Intégrez, formez et améliorez facilement les employés actuels pour vous assurer qu'ils offrent le meilleur service client et la meilleure expérience client possible
• Profitez d'une paie précise à 100 % grâce à l'intégration transparente de QuickBooks en ligne

Si vous n'êtes toujours pas convaincu que votre entreprise a besoin d'une application de communication pour les employés, nous avons fait nos recherches et dressé une liste des 7 principales raisons et avantages qui aident à clarifier pourquoi une application de communication est nécessaire et primordiale pour votre hôtel ou votre entreprise d'hébergement. ' succès à l'avenir. Ces 7 raisons sont basées sur les fonctionnalités fournies par l'application de communication pour les employés Connecteam. Bien que toutes les applications de communication avec les employés n'offrent pas les mêmes fonctionnalités ou avantages, il est important de faire vos recherches et de déterminer quelle solution logicielle convient le mieux à votre entreprise.

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COVID-19 a affecté l'industrie hôtelière de plusieurs façons. EHL Insights note qu'« au 1er semestre 2020, lorsque les restrictions COVID-19 ont été appliquées, nous avons enregistré une baisse de 65 % des arrivées de touristes internationaux ». Mais les choses changent lentement car «de nombreuses personnes à travers le monde voient le retour des voyages internationaux à court terme. 65% des Américains ont réservé des voyages internationaux pour 2021 plutôt que nationaux ».

C'est un bon signe pour l'industrie hôtelière, car cela signifie une augmentation des activités, mais cela s'accompagnera également d'un nouvel ensemble de défis et d'obstacles en ce qui concerne la conformité et la sécurité du COVID-19. Par exemple, s'assurer que les employés ne sont pas malades avant d'arriver au travail et fournir un environnement de travail sûr et sain pour les employés et les invités.

Avec une application de communication pour les employés, vous pouvez envoyer une notification push automatisée quotidienne à tous les employés pour leur rappeler de remplir le formulaire de déclaration de santé COVID-19. D'une simple pression sur un bouton, directement depuis l'appareil mobile des employés, ils peuvent remplir le formulaire de déclaration et le soumettre avant de commencer leur quart de travail. Les managers n'ont plus besoin de collecter des documents ou de courir après les employés pour s'assurer qu'ils ont soumis la déclaration de santé, cela permet à la direction de se concentrer sur d'autres problèmes de gestion plus urgents.

De plus, Connecteam propose des formulaires de lecture et de signature. Une fois qu'un employé a confirmé qu'il n'a pas de toux, de fièvre, d'essoufflement ou qu'il n'a pas été avec quelqu'un qui a récemment été testé positif au COVID-19, il peut signer électroniquement le formulaire et le soumettre numériquement à la direction pour approbation. Dès que le formulaire est rempli, une notification push sera envoyée directement pour approbation et stockée en toute sécurité électroniquement dans le cloud de l'application. Imaginez la simplicité !

L'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise hôtelière est de s'assurer que vous pouvez communiquer avec toutes les équipes et tous les départements aussi efficacement que possible.

Que vous ayez besoin de communiquer avec le personnel de nettoyage, le personnel culinaire ou même la sécurité ; une application de communication avec les employés peut réduire le temps passé à passer des appels, des SMS ou, pire encore, des e-mails. Non seulement ces formes de communication sont inefficaces, mais elles sont impersonnelles et il est impossible de s'assurer que ces messages sont réellement vus ou lus par vos employés.

La direction de l'hôtel constate que « les hôteliers et les dirigeants doivent chercher une solution qui leur permette de communiquer en temps réel avec tous leurs employés. Ils ont besoin d'outils et de technologies qui permettent aux hôtels de partager des informations organisationnelles avec le personnel de première ligne comme le personnel d'entretien, la réception et les serveurs en temps réel, de manière transparente et sécurisée ». C'est là qu'une application de communication avec les employés sera utile !

Avec une application de communication avec les employés, les responsables peuvent rationaliser la communication avec le personnel de l'hôtel des manières suivantes :

1. Un répertoire des employés de chaque membre du personnel actuellement employé permet au personnel d'entrer en contact avec qui ils ont besoin au simple toucher d'un bouton. Désormais, la direction et les employés n'ont plus à enregistrer les numéros professionnels sur leurs appareils personnels, mais ils sont enregistrés dans l'application.
2. Un chat 1: 1 permet des messages personnels directs et individuels directement sur l'appareil mobile des employés. Cela permet aux employés sans bureau de pouvoir recevoir des messages à tout moment et n'importe où.
3. La messagerie de groupe permet à la direction d'envoyer des messages ciblés à des équipes ou à des groupes spécifiques uniquement, ce qui réduit considérablement le temps passé à envoyer et à recevoir des messages séparés pour chaque individu.
4. Les notifications push et les rappels automatiques permettent à chaque employé de rester facilement informé et engagé sur les mises à jour et les messages importants.

Selon Hospitality Technology, « une communication efficace se traduit par une efficacité, un engagement et une fidélisation accrus ». Dans cet esprit, l'industrie hôtelière doit faire le saut vers de nouvelles technologies telles que les applications de communication pour les employés afin de rationaliser et d'améliorer la communication avec le personnel de l'hôtel.

Il est également important de se rappeler que cela affecte également votre expérience client. Lorsque la communication entre le personnel de l'hôtel est optimale, les employés sont plus productifs et motivés pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela se traduit par un meilleur service client, une meilleure expérience client et plus de clients fidèles.

Cela ressemble à un rêve, n'est-ce pas ? Eh bien, c'est possible en mettant simplement en œuvre une application de communication pour les employés pour rationaliser la communication dans la gestion de l'hôtel.

Au lieu de passer des tonnes de temps à créer des tâches, des formulaires et des flux de travail quotidiens, puis à les diffuser sous forme papier à chaque membre du personnel de l'hôtel, vous pouvez facilement numériser et automatiser toutes les tâches quotidiennes, les opérations quotidiennes et même les rapports via une application de communication pour les employés.

Le flux d'informations automatisé améliore le temps de réponse des employés et offre à la direction une surveillance complète en temps réel des opérations quotidiennes. Ces applications sont spécialement conçues pour réduire la friction des activités quotidiennes et rationaliser les opérations quotidiennes, alors pourquoi ne pas en profiter ?

Par exemple, une puissante application de communication avec les employés peut numériser toutes les tâches et tous les processus quotidiens dans les domaines suivants :

• Les employés peuvent recevoir des listes de contrôle et des soumissions de tâches quotidiennes lors de leurs déplacements.
• La direction peut joindre des listes de contrôle et des notes de liste de tâches quotidiennes, des statuts et des fichiers.
• Surveillance en temps réel de la productivité des employés et de l'avancement des tâches.
• Rappels automatisés et notifications push lorsque les employés oublient de soumettre une liste de tâches quotidienne.
• Créer des listes de contrôle d'inspection des chambres pour le personnel d'entretien.
• Listes de contrôle quotidiennes du matin pour les employés du hall et de la réception.
• Ticket de maintenance et reporting des réclamations clients exportables sous forme de données mesurables.
• Rapports sur les dangers et les incidents.
• Formulaires de commande d'uniformes d'hôtel pour chaque membre du personnel de l'hôtel.
• Lire et signer les formulaires pour assurer la conformité.

Il est essentiel de se rappeler qu'en numérisant ces opérations et processus quotidiens, vous réduisez considérablement le temps et les efforts que la direction consacre à s'assurer que ces processus se déroulent aussi bien que possible. Vous évitez et réduisez également le nombre d'erreurs humaines ou le mauvais placement d'informations ou de documents importants.

De plus, avec une application de communication pour les employés, il n'a jamais été aussi facile pour un employé de soumettre une liste de contrôle numérique ou d'effectuer des tâches quotidiennes. Les membres du personnel de l'hôtel peuvent se débarrasser de la paperasse et des classeurs lourds et ont un accès complet à toutes les tâches quotidiennes directement sur leur appareil mobile quand ils en ont besoin.

Enfin, en cas de confusion ou de questions, les employés peuvent facilement contacter leur chef d'équipe via le chat intégré à l'application pour clarifier tout malentendu.

Les responsables doivent donner à tous les travailleurs de l'hôtellerie de première ligne les informations nécessaires pour s'assurer qu'ils peuvent fournir le meilleur service et la meilleure expérience possible aux clients. Hospitality Technology mentionne judicieusement que «la direction a besoin d'un moyen de diffuser les informations nécessaires à tous les employés ou à un sous-ensemble d'employés. Il peut y avoir de nouvelles politiques qui sont mises en œuvre, et il est crucial que toutes les équipes soient à bord afin que l'expérience soit cohérente pour les clients, quelle que soit la personne avec laquelle ils interagissent ». Si vous continuez à le faire en diffusant d'énormes quantités de documents qui peuvent potentiellement être perdus ou égarés, vous désavantagez énormément votre entreprise hôtelière.

Quel type d'informations pouvez-vous fournir à vos différentes équipes via une application de communication avec les employés ? Eh bien, c'est ce dont nous sommes ici pour vous parler.

Une application de communication pour les employés, facilement accessible à tous les employés à tout moment, devrait avoir les informations suivantes stockées dans le centre de connaissances :

• Un manuel de l'employé
• Politiques de l'entreprise
• Protocoles de santé et de sécurité (exercice de sécurité incendie, médecins de garde, etc.)
• Activités et informations des clients
• Le menu du restaurant
• Guide de nettoyage et d'installation de la chambre
• Informations sur les sites/restaurants/musées locaux pour les touristes et les invités

Avec une application de communication pour les employés, vous pouvez stocker en toute sécurité toutes ces informations dans l'application. De plus, vous pouvez garder vos employés engagés en incluant des vidéos, des images et des liens. Même si tous vos employés ne sont pas situés au même endroit, chaque employé sera au courant et sur la même page lorsqu'il aura accès à plein temps aux informations pertinentes nécessaires.

Sans oublier que vous améliorerez simultanément la communication du personnel de l'hôtel tout en offrant le meilleur service client et la meilleure expérience possible.

La réalité actuelle des pénuries de personnel dans l'industrie hôtelière conduit les hôtels et les hébergements à embaucher de nouveaux employés et à perfectionner les employés déjà en poste. En raison de la situation actuelle, la formation et l'intégration doivent être considérées comme une priorité élevée afin de continuer à fournir le meilleur service client et client possible.

Il est important de préparer vos nouveaux employés au succès, et cela commence par un processus d'intégration et de formation efficace et efficient. De plus, permettre à votre personnel de se perfectionner sur les talents actuels leur donne une marge de croissance dans l'entreprise et améliore la satisfaction au travail. Sans oublier que la formation continue donne aux employés actuels une chance de parfaire leurs compétences afin qu'ils puissent offrir la meilleure expérience client possible.

De plus, lorsque les employés actuels sont confiants dans leur rôle, ils peuvent facilement encadrer les nouvelles recrues pour les aider dans le processus de formation. Le mentorat augmente l'engagement des employés, la communication entre le personnel de l'hôtel et la motivation à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Harvard Business Review mentionne que « la recherche a montré que l'intégration systématique des nouveaux employés permet aux nouveaux employés d'être 50 % plus rapides, ce qui signifie qu'ils sont plus rapidement et plus efficacement en mesure de contribuer à la réalisation des objectifs souhaités ». En mettant en œuvre une application de communication pour les employés, vous pouvez accélérer encore plus le processus d'intégration et de formation en offrant aux nouveaux employés un accès 24h/24 et 7j/7 à tous les supports de formation directement sur leurs appareils mobiles.

Vous pouvez distribuer à toutes les nouvelles recrues et aux employés existants les supports de formation et de formation continue suivants :

• Une lettre officielle souhaitant la bienvenue au nouvel employé dans l'entreprise.
• Une liste de contrôle « nouvel employé ».
• Formulaires de renseignements personnels (Coordonnées, coordonnées d'urgence, etc.).
• Formation en santé et sécurité.
• Signature de l'uniforme, du badge et de l'équipement.
• Des questionnaires que les employés doivent remplir directement sur leur appareil mobile avec des mises à jour de statut et des évaluations une fois terminés.
• Matériel de formation amusant et engageant avec des vidéos et du texte.
• Liens vers des documents externes et des articles intéressants pour la formation continue et la formation de tous les employés, pas seulement des nouveaux embauchés.

HBR remarque que ce type « d'intégration efficace réduit également considérablement les taux d'échec et augmente l'engagement et la rétention des employés ». En raison des pénuries de personnel prévisibles dans un proche avenir, l'intégration et la rétention des employés devraient être une priorité majeure pour l'industrie hôtelière.

Si vous utilisez toujours des feuilles de calcul ou, pire encore, un stylo et du papier pour créer un emploi du temps pour tout le personnel de votre hôtel, arrêtez ce que vous faites dès que possible. Forbes commente, "tout cela crée beaucoup de paperasse pour les propriétaires et de la douleur pour les employés aussi, dont beaucoup font face à une énorme quantité d'imprévisibilité dans leur vie, car leurs horaires sont changeants et souvent de dernière minute". Il est temps d'abandonner les feuilles de calcul ou le redoutable stylo et papier et de surfer sur la vague technologique des applications de communication pour les employés.

Un autre grand avantage de l'utilisation d'une application de communication avec les employés ; vous pouvez réduire le temps et l'argent consacrés à la création d'un horaire de travail pour chaque employé et simplifier considérablement le processus de planification.

Avec une application de communication pour les employés robuste, vous pouvez planifier plus efficacement les employés des manières suivantes :

• Attribuez des quarts de travail en fonction du poste, de la disponibilité ou des compétences.
• Utilisez le glisser-déposer, attribuez des quarts de travail en bloc, définissez des quarts de travail récurrents, créez des modèles personnalisables et autorisez même les employés à réclamer des quarts de travail disponibles.
• Résolvez facilement les problèmes de planification avec des alertes d'heures supplémentaires, des alertes de limitation ou des alertes de conflit de planification.
• Notifications push automatisées permettant aux employés d'accepter ou de refuser immédiatement des quarts de travail directement depuis leurs appareils mobiles.
• Incluez des tâches de quart de travail, des notes et même des fichiers dans l'horaire afin que les employés sachent exactement quoi faire à leur arrivée au travail.
• Supervision complète de la planification collaborative du personnel en temps réel pendant vos déplacements.

Il est important pour toute industrie, pas seulement pour l'industrie hôtelière, que les employés soient engagés et motivés dans leur travail. HBR fait remarquer que « des décennies de données ont confirmé qu'un engagement accru des employés, ou la force du lien mental et émotionnel qu'un employé ressent avec son lieu de travail, présente de nombreux avantages positifs, notamment une réduction du stress, une amélioration de la santé et de la satisfaction au travail, ainsi qu'une productivité accrue. , le maintien dans l'emploi et la rentabilité ».

Et il existe des moyens très simples pour les responsables de l'accueil d'accroître l'engagement des employés et d'en récolter également les bénéfices. De plus, si nous ne l'avons pas déjà assez souligné, tout cela est facilement réalisable via une application de communication avec les employés.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez accroître l'engagement et la motivation des employés avec Connecteam :

• Dans l'application des employés, un flux social numérique relie tous les employés de chaque service.
• Partagez des annonces, des mises à jour et des newsletters à l'échelle de l'entreprise via le flux social et permettez aux employés d'aimer ou de commenter pour augmenter l'engagement social.
• La direction peut engager les employés avec des enquêtes amusantes, des sondages numériques et même une boîte à suggestions.
• Assurez-vous de reconnaître publiquement les employés qui se surpassent et permettez aux autres de les commenter et de les féliciter via le fil social. La reconnaissance des employés est un facteur clé pour favoriser l'engagement et la motivation des employés! Lorsque les employés se sentent reconnus pour leur travail acharné, ils sont plus susceptibles de poursuivre ce comportement à l'avenir.
• Partagez les souhaits d'anniversaire, les anniversaires, les réalisations organisationnelles et les jalons personnels sur le flux social pour améliorer le sentiment d'appartenance de vos employés.
• Planifiez des journées amusantes à l'échelle de l'entreprise ou en équipe pour promouvoir l'esprit d'équipe et la camaraderie des employés.

Selon les recherches de Gallup, « les employés engagés se font un devoir de se présenter au travail et de faire plus de travail : les unités commerciales très engagées réalisent une réduction de 41 % de l'absentéisme et une augmentation de 17 % de la productivité. Les travailleurs engagés sont également plus susceptibles de rester avec leur employeur.

Dans les organisations à fort taux de rotation, les unités commerciales très engagées réalisent 24 % de rotation en moins. Dans les organisations à faible rotation, les gains sont encore plus spectaculaires : les unités commerciales très engagées réalisent 59 % de rotation en moins. Les organisations à fort taux de rotation sont celles dont le taux de rotation annualisé est supérieur à 40 %, et les organisations à faible taux de rotation sont celles dont le taux de rotation annualisé est inférieur ou égal à 40 %.

Dans l'industrie hôtelière, où le roulement du personnel est élevé, il est de la plus haute importance de garder les employés engagés et motivés dans leur rôle, en particulier dans les années à venir.

Le dernier mot sur la communication dans la gestion hôtelière

La communication du personnel de l'hôtel est le catalyseur d'employés plus productifs, engagés et motivés. Avec les nouveaux défis auxquels l'industrie hôtelière est confrontée; pénurie de personnel, respect des réglementations COVID-19, planification et faible engagement et moral des employés - pourquoi vous compliquer la tâche en essayant d'effectuer toutes ces tâches manuellement lorsque vous disposez d'une technologie qui peut vous aider à gérer toutes ces tâches et opérations quotidiennes pour toi! Gardez à l'esprit que les raisons et fonctionnalités susmentionnées sont basées principalement sur les fonctionnalités de l'application Connecteam Communication. Il est important de déterminer quel outil convient le mieux à votre entreprise avant de choisir une application de communication.

Les applications de communication pour les employés ont été spécialement conçues et créées pour gérer et simplifier presque tous les aspects des opérations et procédures quotidiennes et pour accroître la communication dans la gestion hôtelière. Numérisez facilement, lisez et signez les formulaires de déclaration de santé COVID-19 que vos employés doivent remplir avant leur arrivée au travail. Tous les formulaires peuvent être exportés à des fins de rapport mesuré à la fin du mois.

De plus, rationalisez toutes les communications entre les équipes et les services en envoyant des messages ciblés 1: 1 à des employés spécifiques ou des discussions de groupe. Simplifiez le processus de planification avec des quarts de travail récurrents, des modèles personnalisables et des fonctionnalités de glisser-déposer. Vous pouvez même coder par couleur des équipes ou des départements distincts. Les heures supplémentaires automatisées, les limitations ou les alertes de conflit d'horaire facilitent la résolution des conflits d'horaire.

Avec une application de communication pour les employés, vous pouvez numériser toutes les tâches et opérations quotidiennes. Les employés n'ont plus besoin de trimballer de lourds documents et classeurs pour pouvoir terminer leur travail. Au lieu de cela, toutes les listes de contrôle et les tâches quotidiennes sont accessibles directement depuis l'appareil mobile des employés, tout en étant en déplacement. De plus, tenez tous les employés au courant et à jour grâce à une application de communication avec les employés. Par exemple, stockez numériquement le manuel de l'employé, les politiques de l'entreprise, les protocoles de santé et de sécurité, les activités des invités et les informations auxquelles les employés peuvent accéder à tout moment et en tout lieu.

Vous pouvez également intégrer, former et même améliorer les compétences des employés existants de manière efficace et rapide en leur fournissant tout le matériel de formation via l'application. Cela permet aux employés de compléter le matériel de formation et la lecture externe à leur rythme et à leur rythme, directement depuis la paume de leur main. Enfin, engagez et motivez les employés avec des sondages, des sondages en direct et une boîte à suggestions.

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