6 exemples de modèles d'e-mails de rappel

Avez-vous besoin d'envoyer un rappel amical à un client concernant une réunion ou un paiement à venir ? Les modèles de rappel par e-mail sont un excellent moyen de gagner du temps et d'assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

En ayant des rappels par e-mail prédéfinis, vous pouvez envoyer rapidement des messages aux clients ou aux clients sans avoir à taper la même chose à chaque fois. Dans cet article, nous partagerons six exemples de modèles de rappel par e-mail que vous pouvez utiliser pour votre petite entreprise. Commençons!

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel est un message envoyé à quelqu'un afin de lui rappeler quelque chose qu'il devait faire, un e-mail précédent ou un événement à venir. Les e-mails de rappel peuvent être très utiles pour garder les gens organisés et sur la bonne voie, surtout si la tâche ou l'événement en question est important. Afin de s'assurer qu'un e-mail de rappel est efficace, il est important de s'assurer que le message est clair et concis, et que le destinataire sait quand l'attendre.

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Comment rédiger des e-mails de rappel

Les e-mails de rappel polis sont un excellent moyen de s'assurer que les tâches importantes ne sont pas oubliées. En envoyant un e-mail de rappel poli, vous pouvez vous assurer que le destinataire est rappelé de ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Voici un guide rapide étape par étape sur la manière exacte de rédiger un e-mail de rappel, en commençant par la ligne d'objet :

Étape 1 : Rédigez une ligne d'objet claire

La ligne d'objet d'un rappel par e-mail est importante car c'est la première chose que le destinataire verra. Les lignes d'objet doivent être claires, concises et précises. Par exemple, "Rappel : réunion à venir mercredi" ou "Rappel : paiement dû vendredi".

Étape 2 : Ouvrir avec une salutation courtoise

Après la ligne d'objet, la prochaine chose que le destinataire verra est l'ouverture de l'e-mail. Il est important de commencer par une salutation courtoise, telle que "Chère Mme Smith" ou "Bonjour M. Jones". Vous pouvez être courtois tout en incluant l'heure de la journée dans votre message d'accueil. Par exemple, vous pouvez dire "Bonjour" ou "Bon après-midi".

Étape 3 : Allez droit au but rapidement

Le corps de l'e-mail doit être bref et concis. Il n'est pas nécessaire de tourner autour du pot - il suffit d'indiquer immédiatement l'objet de l'e-mail. Par exemple, « Je vous écris simplement pour vous rappeler notre réunion de mercredi » ou « Je voulais vous rappeler que votre paiement est dû pour vendredi ».

Étape 4 : Incluez tous les détails pertinents

S'il y a des détails pertinents que le destinataire doit connaître, assurez-vous de les inclure dans l'e-mail. Par exemple, « Notre réunion aura lieu à 10 h 00 dans la salle de conférence » ou « Votre paiement est dû avant 17 h 00 le vendredi ».

Étape 5 : Remerciez le destinataire à l'avance

Terminez l'e-mail par un remerciement courtois, tel que "Merci pour votre temps" ou "Merci pour l'attention que vous portez à cette question". Cela contribuera à créer un sentiment de bonne volonté et rendra le destinataire plus susceptible de se conformer à la demande.

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Modèle de rappel par e-mail

Jetons un coup d'œil à notre premier modèle d'e-mail de rappel poli comprenant une ligne d'objet que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration lors de la création de votre propre e-mail de rappel…

Objet : Rappel - Réunion à venir le _________

Bonjour Mr/Mme. ______,

Je vous écris juste pour vous rappeler notre rencontre du _________. Notre réunion aura lieu à __am/pm dans la salle de conférence. Veuillez me faire savoir s'il y a quelque chose dont vous avez besoin pour préparer la réunion.

Merci pour votre temps,

(Votre nom)

Modèles d'e-mails de rappel plus efficaces

Comme vous pouvez le voir, le rappel par e-mail ci-dessus était court, courtois, professionnel et précis. Il est important de vous assurer que vos e-mails de rappel sont clairs et concis afin d'éviter d'embrouiller ou de frustrer le destinataire. Voici cinq autres exemples d'e-mails de rappel que vous pouvez utiliser dans votre entreprise pour diverses situations.

Modèle de rappel de rendez-vous

Un modèle d'e-mail de rappel de rendez-vous est parfait pour rappeler à vos clients un rendez-vous à venir, que ce soit pour une consultation, une réunion ou un service. Il est important d'inclure tous les détails pertinents, tels que la date, l'heure et le lieu du rendez-vous, afin d'éviter toute confusion ou confusion.

Objet : Rappel - Rendez-vous à venir le _________

Bonjour Mr/Mme. ______,

Je vous écris simplement pour vous rappeler votre prochain rendez-vous avec __________ le _________ à __________. Votre rendez-vous est prévu pour __am/pm. Veuillez me faire savoir si vous devez reporter ou s'il y a quelque chose que je peux faire pour préparer le rendez-vous.

Merci pour votre temps,

(Votre nom)

Modèle de rappel de paiement

Un modèle d'e-mail de rappel de paiement est parfait pour rappeler à vos clients qu'un paiement est dû.

Objet : Rappel – Paiement dû le _________

Bonjour Mr/Mme. ______,

Je vous écris simplement pour vous rappeler que la date d'échéance de votre paiement est le _________. Votre paiement est dû avant le __ am/pm à cette date. Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d'organiser un plan de paiement ou si je peux faire quelque chose pour vous aider.

Merci pour votre temps,

(Votre nom)

Texte de confirmation de rendez-vous

L'envoi d'un SMS de confirmation de rendez-vous pour une réunion à venir avec un client est un excellent moyen de s'assurer qu'il se souvient du rendez-vous et qu'il s'y prépare.

Bonjour Mr/Mme. ______,

Ceci est juste un message rapide pour confirmer votre prochain rendez-vous le _________. Notre rendez-vous est prévu pour am/pm dans la salle _______. Si vous avez des questions ou avez besoin de reporter votre rendez-vous, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Merci,

(Votre nom)

E-mail de rappel doux

Un e-mail de rappel doux est parfait pour rappeler à vos clients ou à vos clients quelque chose d'important, sans paraître trop exigeant ou insistant.

Ligne d'objet : Rappel doux - _________

Bonjour Mr/Mme. ______,

J'espère que tu vas bien. Je voulais juste vous rappeler gentiment _________. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou avez besoin d'aide.

Merci pour votre temps,

(Votre nom)

Courriels de rappel d'événement

Les modèles d'e-mails de rappel d'événement sont parfaits pour rappeler à vos clients ou à vos clients un événement à venir, tel qu'une vente, un webinaire ou une formation.

Objet : Rappel - Événement à venir le _________

Bonjour Mr/Mme. ______,

Je vous écris simplement pour vous rappeler notre prochain événement le _________. Notre événement aura lieu le _________ à __am/pm. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou avez besoin d'aide.

Merci pour votre temps,

(Votre nom)

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Conseils sur les e-mails de rappel

Maintenant que vous avez vu quelques exemples d'e-mails de rappel, il est temps d'apprendre quelques astuces pour rédiger vos propres e-mails de rappel. Voici cinq conseils que vous devriez suivre la prochaine fois que vous aurez besoin de créer juste un e-mail de rappel rapide pour vos clients :

Gardez-le court et doux

Les meilleurs e-mails de rappel sont courts, doux et précis. Il n'est pas nécessaire d'écrire un roman - rappelez simplement à vos clients ce qu'ils doivent faire, quand ils doivent le faire et pourquoi c'est important.

Sois professionnel

Lors de la rédaction d'un e-mail de rappel, il est important d'être professionnel. Évitez de paraître exigeant ou arrogant et tenez-vous en à un ton courtois et poli. Cela vous aidera à maintenir une bonne relation avec vos clients ou clients.

Personnalisez votre messagerie

Lorsque cela est possible, personnalisez vos e-mails de rappel en vous adressant à vos clients ou clients par leur nom. Cela les fera se sentir valorisés et appréciés, et cela les aidera à se souvenir de l'e-mail. Cela montrera également que vous prenez le temps d'écrire un e-mail personnel, plutôt que de simplement envoyer un rappel générique.

Être clair

Lorsque vous écrivez un e-mail de rappel, assurez-vous d'avoir une idée claire de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait. Cela aidera vos clients ou clients à rester organisés et sur la bonne voie. Cela permet également d'éviter toute confusion ou malentendu.

Relisez votre e-mail

Avant d'envoyer votre e-mail de rappel, assurez-vous de le relire pour les fautes de grammaire et d'orthographe. Cela vous aidera à conserver une image professionnelle et à éviter toute confusion. Il n'y a rien de pire qu'un e-mail de rappel contenant des erreurs !

Comment envoyez-vous poliment un simple rappel par e-mail ?

Parfois, les gens ont juste besoin d'un rappel amical concernant un événement à venir ou une échéance. Dans ces cas, il est poli de leur envoyer un petit mot par e-mail. Vous pouvez le faire en commençant votre e-mail en vous adressant à la personne à qui vous envoyez le rappel. Ensuite, faites savoir à la personne pourquoi vous lui envoyez un e-mail. Et enfin, faites savoir à la personne ce qu'elle doit faire, comme confirmer sa présence, effectuer un paiement ou terminer une tâche.

Un message de rappel est-il efficace ?

Il n'y a pas de réponse unique à cette question, car l'efficacité d'un e-mail de suivi de rappel varie en fonction de l'entreprise et de ses clients. Cependant, en général, les messages de rappel peuvent être un moyen efficace de suivre les clients et de s'assurer qu'ils sont au courant des mises à jour ou des échéances importantes. Des e-mails de rappel réussis peuvent augmenter les chances qu'un client prenne l'action souhaitée.

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Image : Éléments Envato