12 meilleurs outils à distance pour les agences à distance en marketing

Publié: 2024-01-08
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2013 marquait les débuts de ClickDo et comme la plupart des jeunes agences, nous n'avions pas de bureau à Londres.

Au fur et à mesure que l'agence grandissait en accueillant davantage de clients, nous savions que nous ne louerions pas de bureau, à moins que cela ne soit essentiel à 100 % pour notre entreprise – le travail à distance devenait de plus en plus possible et populaire.

Aujourd'hui, vous ne serez plus traité de non-conformiste pour avoir choisi de travailler à domicile, dans un café ou dans un espace de coworking.

C'est grâce aux outils à distance pour les entreprises et les agences de marketing comme la nôtre.

Chez ClickDo, nous travaillons dans le secteur des services de marketing numérique depuis plus d'une décennie. Nous pouvons donc en garantir : il est non seulement pratique, mais résolument intelligent de gérer votre agence de marketing à distance à l'aide d'outils à distance.

Depuis 2013, nous travaillons dans le référencement, le marketing numérique, le marketing par e-mail, le développement de sites Web et les collaborations avec des influenceurs.

En tant qu'agence de marketing à distance, nous avons essayé et testé des dizaines, voire des centaines d'outils de marketing à distance au fil des ans.

Aujourd'hui, après 11 ans, nous avons trié les outils de marketing à distance les plus utiles pour que vous n'ayez pas à le faire.

Comment avons-nous choisi les « meilleurs » outils de marketing à distance ?

Nous n'avons pas seulement dressé une liste des outils que nous utilisons le plus en tant qu'agence de marketing à distance. Par exemple, cet article ne contient aucun outil de travail à distance pour la recherche SEO, le marketing par e-mail ou la recherche démographique.

Pourquoi? Parce que ce ne sont pas des outils de marketing à distance .

Même si vous étiez une agence physique, vous les utiliseriez toujours. Ce ne sont donc pas vraiment des outils de travail à distance , ce sont simplement des outils de travail .

Nos critères sont très simples. Chacun de nos outils de travail à distance vous aide d'une (ou plusieurs) des trois manières suivantes :

  • Gain de temps/augmentation de l'efficacité : tous les outils permettant d'éliminer, de raccourcir ou d'automatiser les tâches répétitives. Également des outils qui augmentent le rendement sans augmenter l’effort. (Zapier, Calendly)
  • Réduit l'effort humain : tous les outils qui peuvent soit réduire l'effort humain dans une tâche, ce qui conduit également à une réduction des erreurs humaines. (QuickBooks, réalisable).
  • Facilite la collaboration à distance : tous les outils qui aident de manière significative les équipes situées dans différents endroits et fuseaux horaires à collaborer entre elles sur le même projet. (Adobe Creative Cloud, Filestage).

Commençons.

Avertissement : les informations fournies dans cet article étaient correctes au moment de la publication mais peuvent être sujettes à changement.

12 meilleurs outils de travail à distance pour le marketing

1. Calendement

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Utilisation : Planification de réunions et envoi de rappels.

Intégrations : Zoom, Apple Calendar, Google Calendar, Outlook, Teams, et plus encore.

Tarification : Gratuit, Premium À partir de 16$ (13£)/utilisateur/mois.

Site Web : https://calendly.com/pricing

Alternative populaire : Doodle

Calendly est un outil permettant de fixer les horaires de réunion. Cela nous aide à choisir quand nous rencontrer sans envoyer des dizaines d’e-mails.

Lorsque nous étions une petite équipe, nous envoyions simplement un e-mail du type « Veuillez répondre en indiquant une heure appropriée pour nous rencontrer » et travaillions à partir de là.

Très vite, nous avons assisté à des discussions assez longues dans les chaînes de courrier électronique et les groupes WhatsApp.

Le résultat? Désaccord sur les horaires, non-disponibilité des membres clés et rappels de réunions manqués.

C'est pourquoi nous utilisons Calendly. C'est également utile pour planifier des réunions avec les clients, notre équipe et des tiers.

Calendly nous permet également de réaliser des sondages pour trouver le meilleur moment pour chacun.

2. Adobe Creative Cloud

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Utilisation : Conception graphique, montage vidéo, développement web, photographie, etc.

Intégrations : Large gamme d'applications Adobe comme Photoshop, Illustrator et Premiere Pro.

Tarification : Les forfaits commencent à partir de 16,24 £ par mois pour les particuliers et à partir de 65,49 £ par mois pour les licences d'entreprise.

Site Web : https://www.adobe.com/uk/creativecloud.html

Alternative populaire : Canva

Adobe Creative Cloud est une collection de logiciels destinés au travail créatif. Il comprend des outils de conception graphique, de montage vidéo, etc.

Chez ClickDo, nous l'utilisons pour créer des visuels, des publicités et des conceptions de sites Web.

Notre équipe de conception graphique doit créer des bannières de courrier électronique, des publications sur les réseaux sociaux et des visuels de sites Web.

Avec des outils comme Adobe XD et Adobe Spark, nous pouvons facilement partager des conceptions et obtenir des commentaires en temps réel, quel que soit l'endroit où se trouve chaque membre de l'équipe.

De plus, tout comme Google Docs, plusieurs personnes peuvent visualiser et modifier une conception simultanément.

Les personnes ajoutées peuvent également ajouter des commentaires, comme indiqué ci-dessous.

Enfin, vous n'êtes pas obligé d'opter pour la suite complète Creative Cloud (toutes les applications). Si vous avez uniquement besoin de faire de la conception graphique, vous pouvez acheter Illustrator sous forme d'abonnement autonome.

Il en va de même pour toutes les autres applications Adobe : votre équipe peut choisir d’acheter des applications individuelles.

3. Cliquez sur

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Utilisation : Gestion de projet et collaboration en équipe.

Intégrations : s'intègre à des outils tels que Slack, Google Drive, Dropbox, etc.

Tarification : Gratuit; Premium à partir de 12 $ (10 £) / utilisateur/mois.

Site Internet : https://clickup.com/

Alternative populaire : Asana

Encore une fois, lorsque nous avons commencé, nous utilisions un fichier Word pour suivre les projets, attribuer des tâches et surveiller les commentaires.

L’inefficacité de cette méthode est devenue évidente quand on a vu ceci : un document avec 5 800 révisions.

Capture d'écran
Capture d'écran

C'est à ce moment-là que nous avons décidé d'appuyer sur la gâchette et d'investir dans un logiciel de gestion de projet dédié.

Désormais, nous utilisons ClickUp pour organiser, suivre et gérer tous nos projets, des campagnes de référencement au développement de sites Web.

ClickUp nous permet de créer un « bureau » virtuel individuel pour des éléments tels que des équipes, des départements et des clients distincts.

Surtout, nous pouvons également afficher la même liste de tâches dans plusieurs formats, comme des listes, des tableaux ou des calendriers.

4. En équipe

Utilisation : Gestion de tâches et coordination d'équipe.

Intégrations : Google Workspace, Microsoft Teams, et plus encore.

Tarification : Gratuit; Prime à partir de 47 $ (37 £)/mois.

Site Internet : https://teamly.com/

Alternative populaire : Trello

Chez ClickDo, nous utilisons Teamly pour la gestion des tâches quotidiennes et ClickUp pour une surveillance plus longue du projet. Après un processus d’essais et d’erreurs, nous avons constaté que cette double approche fonctionnait le mieux.

Teamly est notre référence pour gérer les tâches quotidiennes et assurer la coordination des équipes.

Au début, nous gérions les tâches via des e-mails et des feuilles de calcul, mais à mesure que nous grandissions, ce système est devenu inefficace.

Teamly nous permet d'attribuer des tâches, de fixer des délais et de suivre les progrès de manière plus organisée et efficace.

Chaque membre de l'équipe peut voir ses tâches pour la journée, la semaine ou le mois, ce qui facilite la priorisation et la gestion de la charge de travail.

L'intégration de l'outil avec Google Workspace et Microsoft Teams améliore notre flux de travail, permettant une communication et une collaboration transparentes.

Nous pouvons discuter des tâches, partager des mises à jour et même joindre des documents pertinents directement dans Teamly.

Voici à quoi ressemble le volet des tâches Teamly :

5. Copain du monde

Utilisation : Comparaison de fuseaux horaires.

Intégrations : Google Agenda, Outlook, et plus encore.

Tarification : Gratuit

Site Web : https://www.worldtimebuddy.com/

Alternative populaire : Convertisseur de fuseau horaire

Nous avons des clients, des membres d’équipe et des consultants répartis dans le monde entier. Lors de la coordination avec eux sur différents fuseaux horaires, worldtimebuddy est une bouée de sauvetage.

Son intégration avec Google Calendar et Outlook signifie que nous pouvons ajouter directement ces réunions à nos calendriers, garantissant ainsi que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Et si vous vous interrogez sur les prix, l'utilisation de worldtimebuddy est désormais entièrement gratuite. Il existait autrefois des forfaits payants, mais ils ont été abandonnés il y a un an.

Voici la dernière chose que worldtimebuddy a publiée sur X (anciennement Twitter) :

6. Réalisable

Utilisation : Gestion du processus de recrutement.

Intégrations : LinkedIn, Indeed, Talent, Glassdoor, et plus encore.

Tarification : Payez par tâche ou abonnement annuel à partir de 99 $ (78 £)/tâche ou 149 $ (118 £)/mois.

Site Web : https://www.workable.com/

Alternative populaire : serre

Chez ClickDo, nous utilisons des outils de travail à distance comme Workable pour rationaliser notre processus de recrutement. Comme toutes les autres entreprises, au début, nous avions plus d’emplois que de candidats.

Bientôt, la situation s’est inversée.

À mesure que notre équipe s'agrandissait, nous avions besoin d'un moyen plus efficace de gérer l'afflux de candidatures et d'entretiens.

Workable nous permet de publier des offres d'emploi, de suivre les candidats et de gérer l'ensemble du processus d'embauche en un seul endroit.

Il s'intègre aux principaux sites d'emploi comme LinkedIn et Indeed, ce qui permet d'attirer plus facilement un large éventail de candidats.

L'un des principaux avantages que nous avons trouvés avec Workable réside dans ses fonctionnalités de recrutement collaboratives.

Notre équipe peut laisser des commentaires sur les candidats, planifier des entretiens et même prendre des décisions d'embauche ensemble, le tout au sein de la plateforme.

7. QuickBooks

Utilisation : Gestion financière et comptabilité.

Intégrations : PayPal, Square, Shopify, Salesforce, et plus encore.

Tarification : Les forfaits commencent à partir de 14 £/mois ; divers forfaits sont disponibles.

Site Web : https://quickbooks.intuit.com/uk/pricing/

Alternative populaire : FreshBooks

Si vous pensez pouvoir gérer vos finances dans Excel, ne le faites pas. Nous étions une entreprise jeune et naïve et pensions la même chose. Faites-nous confiance, cela n'en vaut pas la peine.

QuickBooks est notre outil incontournable pour gérer nos finances chez ClickDo et notre équipe du London Business News Mag a même interviewé un représentant de QuickBooks au Business Show.

À mesure que nos opérations se développaient, la complexité de nos transactions financières augmentait également. Nous avions besoin d’un système robuste pour tout suivre.

Il offre une solution complète pour gérer les factures, suivre les dépenses et gérer la paie.

L'une des fonctionnalités les plus remarquables de QuickBooks est ses rapports financiers détaillés.

Nous pouvons facilement générer des rapports sur les revenus, les dépenses et les flux de trésorerie et les utiliser pour des décisions fiscales ou commerciales.

QuickBooks a une courbe d'apprentissage, mais ils organisent plusieurs sessions de développement de compétences en ligne et en personne à travers le Royaume-Uni, tout au long de l'année.

8. Zapier

Utilisation : Automatisation des flux de travail sur diverses applications et services.

Intégrations : plus de 3 000 applications, dont Slack, Gmail, Google Sheets, Trello et bien plus encore.

Tarification : Gratuit ; Prime à partir de 16,23 £/mois.

Site Internet : https://zapier.com/pricing

Alternative populaire : IFTTT

Chez ClickDo, nous utilisons Zapier pour automatiser les tâches répétitives et rationaliser nos flux de travail.

En tant qu'agence de marketing à distance, nous nous appuyons sur une variété d'outils numériques pour différents aspects de notre travail. Zapier nous aide à connecter ces outils et à automatiser les actions entre eux.

Par exemple, un chef d’équipe à Londres doit confier une tâche à un membre américain. Ils attribuaient la tâche, la mettaient à jour dans Teamly, envoyaient un message et mettaient fin à la soirée.

Ou bien, ils configureraient un « Zap » où les notifications Slack/e-mail/ClickUp sont envoyées pour les nouvelles attributions de cartes Teamly.

La large gamme d'intégrations de Zapier change la donne pour nous. Cela nous permet de créer des flux de travail personnalisés adaptés à nos besoins spécifiques, ce qui nous fait gagner du temps et réduit le risque d'erreur humaine.

Zapier déploie également constamment de nouvelles fonctionnalités. Le dernier (et le plus excitant) est l’intégration avec l’IA.

9. Scène de fichiers

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Un post partagé par Filestage : Plateforme de révision et d'approbation (@filestage)

Utilisation : Création, édition et gestion des approbations de documents.

Intégrations : Slack, Trello, Asana, Dropbox, et plus encore.

Tarification : les forfaits commencent à partir de 49 € (42 £)/mois ; divers forfaits sont disponibles.

Site Web : https://filestage.io/pricing/

Alternative populaire : ProofHub

Filestage est un outil crucial pour nous chez ClickDo, notamment lorsqu'il s'agit de gérer la création et l'approbation des documents.

En tant qu'agence de marketing à distance, nous l'utilisons principalement pour gérer nos propositions de projets et les articles que nous rédigeons.

Dans le passé, nous nous appuyions sur une combinaison d'e-mails et de lecteurs partagés.

Cependant, à mesure que notre équipe et notre clientèle se développaient, cette approche est devenue lourde et inefficace.

Nous avons fini par attendre plus de 24 heures pour des travaux d'édition simples, et le retard s'est accumulé.

Avec Filestage, nous pouvons rationaliser le processus de révision et d'approbation de tous les types de documents, des supports marketing aux rapports clients.

La plateforme nous permet de télécharger des fichiers, de les partager avec des membres de l'équipe ou des clients et de recueillir des commentaires dans un emplacement centralisé.

L'un des principaux avantages de Filestage est sa capacité à suivre les modifications et les commentaires.

Cela garantit que toutes les personnes impliquées dans un projet sont sur la même longueur d'onde et que les révisions sont effectuées efficacement.

Ci-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemble un tableau de bord Filestage.

10. Suite Hoot

Utilisation : Gestion des médias sociaux sur diverses plateformes.

Intégrations : Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, YouTube, et plus encore.

Tarification : Les forfaits commencent à partir de 89 £/mois ; divers forfaits sont disponibles.

Site Web : https://www.hootsuite.com/en-gb/plans

Alternative populaire : tampon

Dans le monde du marketing numérique, gérer plusieurs comptes de réseaux sociaux est une tâche quotidienne.

Chez ClickDo, nous utilisons Hootsuite pour coordonner notre stratégie de médias sociaux sur différentes plateformes et fuseaux horaires.

Hootsuite nous permet de planifier des publications, de suivre les statistiques des réseaux sociaux et d'interagir avec notre public à partir d'un seul tableau de bord.

Ceci est particulièrement utile lors de la gestion de campagnes qui nécessitent des messages cohérents sur différents canaux de médias sociaux.

En outre, Hootsuite publie fréquemment des rapports sur le secteur du marketing des médias sociaux, qui regorgent d'informations et de conseils utiles pour les spécialistes du marketing.

L'une des fonctionnalités les plus remarquables de Hootsuite est sa capacité d'analyse.

Nous pouvons suivre les performances de nos publications, mieux comprendre notre audience et affiner notre stratégie de médias sociaux sur la base de données en temps réel.

Cela nous aide à garder une longueur d’avance dans un paysage numérique en évolution rapide.

De plus, Hootsuite nous évite de devoir basculer entre différentes applications.

Vous trouverez ci-dessous à quoi ressemble le tableau de bord Hootsuite pour les nouveaux utilisateurs.

11. Vidyard

Utilisation : Enregistrement vidéo, partage et capture d'écran.

Intégrations : Gmail, Outlook, Salesforce, HubSpot et plus encore.

Tarifs : Gratuit ; Premium à partir de 19 $ (15 £)/utilisateur/mois.

Site Web : https://www.vidyard.com/pricing/

Alternative populaire : métier à tisser

Chez ClickDo, Vidyard est devenu un outil indispensable, notamment pour nos besoins de communication à distance.

Au départ, nous avons eu du mal à transmettre des idées ou des instructions complexes par le biais du seul texte.

Les e-mails et les messages conduisaient souvent à des malentendus ou nécessitaient de longues explications.

Vidyard nous permet d'enregistrer et de partager des vidéos de nos écrans, de notre voix et même des annotations.

Vous pouvez également accéder à tous vos enregistrements à partir d'un tableau de bord central pour une référence facile.

Vidyard vous permet désormais également de « assembler » deux enregistrements ou plus en une seule vidéo.

Cela a considérablement amélioré notre capacité à communiquer des concepts complexes ou à obtenir des commentaires détaillés en tant qu'agence de marketing à distance.

Par exemple, lorsque notre équipe SEO doit expliquer une stratégie à un client, une vidéo Vidyard peut montrer exactement ce qui doit être fait directement sur le site Web du client.

Cette explication visuelle et auditive est bien plus efficace qu’un email écrit.

Nous pouvons facilement intégrer des vidéos dans nos e-mails ou les lier à des dossiers clients spécifiques, offrant ainsi une expérience plus personnalisée et plus engageante à nos clients.

Vous pouvez même partager votre enregistrement Vidyard sous forme de lien, comme indiqué ci-dessous.

12. 1Mot de passe

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Utilisation : Gestion des mots de passe et sécurité.

Intégrations : Chrome, Firefox, Safari, Edge et plus encore.

Tarification : les forfaits commencent à partir de 19,95 $ (16 £)/utilisateur/mois ; divers forfaits sont disponibles.

Site Web : https://1password.com/business-pricing

Alternative populaire : LastPass

Chez ClickDo, gérer une multitude de comptes et de services numériques fait partie de notre quotidien.

À cela s’ajoute le défi de maintenir des mots de passe sécurisés et accessibles pour chaque compte.

Et avant que vous ne demandiez, oui, nous avons utilisé le cahier physique cliché et la feuille de calcul partagée tout aussi cliché pour gérer les mots de passe dans le passé.

Désormais, nous utilisons 1Password – et nous ne sommes pas seuls.

1Password sert de base de données centrale pour tous nos mots de passe, des comptes de réseaux sociaux aux différents outils et services que nous utilisons.

La capacité de l'outil à générer des mots de passe forts et uniques pour chaque compte et à les stocker en toute sécurité a considérablement amélioré notre cybersécurité.

Vous pouvez donner à différentes personnes accès au même ensemble de mots de passe, ce qui est parfait pour les équipes, comme indiqué ci-dessous.

L'intégration de 1Password avec les navigateurs populaires garantit un accès transparent à nos comptes, améliorant ainsi notre flux de travail et notre productivité.

Cela permet non seulement de gagner du temps, mais réduit également le risque de failles de sécurité liées aux mots de passe.

Vous pouvez même trier des groupes de mots de passe en fonction des équipes qui les utilisent et contrôler l'accès de cette façon, comme indiqué ci-dessous.

Chez ClickDo, notre parcours a été marqué par l'apprentissage et l'adaptation continus, et ces 12 outils ont façonné notre succès en tant qu'agence de marketing à distance.

Ces outils, chacun à leur manière, nous ont aidé à créer un environnement de travail à distance robuste, efficace et sécurisé. Ils nous ont permis de nous concentrer sur ce que nous faisons de mieux : fournir des services marketing de premier ordre à nos clients.

Et avec cela, nous arrivons à la fin de nos 12 outils préférés pour une agence de marketing à distance. Derrière chaque section se trouvent plusieurs tentatives, tentatives et encore plus de tentatives. Mais nous apprécions notre style de vie en matière de travail à distance et le partageons avec notre communauté pour soutenir d'autres personnes partageant les mêmes aspirations :

Nous espérons que vous avez trouvé cet article utile et nous sommes heureux d'ajouter ici également vos recommandations d'experts, contactez-nous simplement via [email protected].