Comment demander un paiement à votre client sans être grossier

Malheureusement, les pigistes et les solopreneurs doivent apprendre à demander un paiement sans être impoli car les factures impayées sont monnaie courante dans l'industrie. Quelle que soit la qualité du service que vous fournissez, il y aura toujours un client qui mettra votre patience à l'épreuve.

Voici un guide complet sur la façon de demander des paiements de manière professionnelle, sans être impoli. Vous découvrirez quelques conseils sur la façon de le faire avant et après l'échéance du paiement. Vous pouvez également accéder à des scripts téléphoniques et e-mail utiles.

En plus de demander des paiements, vous obtiendrez des idées sur ce qu'il faut faire si votre client refuse de payer. Enfin, vous découvrirez comment vous pouvez éviter ou, à tout le moins, minimiser les risques de travailler avec des clients non payants.

Qu'est-ce qui est grossier en termes de demande de paiement dû ?

Les retards de paiement s'accompagnent de nombreuses frustrations. Cela affecte les flux de trésorerie et peut modifier les opérations de l'ensemble de votre entreprise.

Cependant, vous ne devriez jamais laisser la frustration prendre le dessus lorsque vous demandez des paiements. Tout d'abord, évitez d'utiliser des mots durs et non professionnels. Maintenir des relations professionnelles avec les clients est essentiel même lorsqu'ils ne paient pas à temps.

L'utilisation de mots durs, de menaces et d'accusations ne sert qu'à aliéner le client.

Et rappelez-vous que votre client pourrait avoir un problème financier. Donc, la dernière chose que vous voulez est de ruiner une relation avec un client qui ne traverse qu'un revers temporaire.

Besoin de plus de clients ?

Obtenez plus de travail indépendant avec notre livre GRATUIT : 10 nouveaux clients en 30 jours . Entrez votre e-mail ci-dessous et tout est à vous.

Télécharger maintenant

Ce que vous devriez faire à la place, c'est rester poli. Et oui, vous pouvez demander votre paiement directement et systématiquement sans être impoli.

Conseils pour demander un paiement sans être impoli

La plupart des pigistes et des entrepreneurs individuels considèrent que la lutte pour les paiements fait partie du travail. C'est à quel point ce problème est endémique. Voici donc quelques conseils pour demander poliment des paiements :

Confirmer que la facture a été livrée

Avant d'envoyer plusieurs e-mails de demande de paiement, assurez-vous que le client a bien reçu votre facture. Si vous êtes une petite entreprise avec un service de comptabilité, parlez à votre personnel et confirmez que la facture a été envoyée.

Si vous êtes un pigiste, parcourez vos dossiers. Envisagez d'investir dans une application ou un logiciel de facturation pour vous assurer que vos factures sont toujours envoyées à temps.

Envoyer une demande de paiement

Une fois que vous confirmez que le client a reçu votre facture, il est temps de demander le paiement. La plupart des entreprises préfèrent les e-mails car ils sont plus professionnels.

Si vous démarrez une entreprise en ligne et que vos seuls modes de communication sont le courrier électronique et le téléphone, respectez les mêmes canaux. Si, d'autre part, vous communiquez également avec vos clients par SMS, cela ne fait pas de mal de demander un paiement par SMS. Assurez-vous simplement de conserver une trace des messages.

Quel que soit le canal que vous choisissez, assurez-vous de rester poli tout au long de votre message. Voici quelques éléments à garder à l'esprit :

Être amical

Le ton de votre message doit être amical et professionnel. Vous devriez également mentionner au client que vous avez hâte de faire plus de projets ensemble.

Soyez direct

Votre demande doit être aussi directe que possible sans être trop insistante.

Créez un message court et simple. Si vous avez d'autres questions dont vous devez discuter avec le client, planifiez-les à une heure différente.

Joindre la facture

Il est recommandé de joindre la facture à chaque fois que vous demandez un paiement. Cela permet au client de voir plus facilement de quel paiement vous parlez et combien il vous doit.

Considérez cet exemple :

Bonjour [NOM DU CLIENT]

J'espère que tout va bien. Ceci n'est qu'un simple avertissement : la facture [INVOICE NUMBER] , d'un montant total de [MONTANT] $ , est due dans sept jours. J'ai joint une copie de la facture pour votre référence.

Veuillez me faire savoir si vous avez des questions concernant la facture ou les modes de paiement.

Merci, [NOM DU CLIENT] !

Meilleures salutations,

[VOTRE NOM]

Le script de courrier électronique coche toutes les cases. C'est super direct, ce qui laisse peu de place à la distraction. Le ton est également chaleureux et convivial.

Faire des suivis sur le paiement

Les suivis sont essentiels lorsque la date d'échéance approche et que le client n'a pas encore effectué le paiement. Les e-mails de suivi doivent transmettre un sentiment d'urgence tout en restant professionnels.

Vous pouvez utiliser les e-mails de suivi pour rappeler au client les conditions de paiement convenues. Si, par exemple, vous avez des frais de pénalité, rappelez au client les frais et la date à laquelle ils entreront en vigueur.

Comment demander un paiement sans être grossier une fois qu'il est en retard

Vous avez fait d'innombrables suivis, la date d'échéance est dépassée; Maintenant quoi? C'est à ce stade que la plupart des gens commencent à perdre leur sang-froid.

Ne laissez pas cela arriver.

Commencez par envoyer un autre e-mail de rappel de paiement, cette fois en soulignant le fait que le paiement est déjà dû. C'est aussi le moment idéal pour mentionner vos frais de pénalité si vous en avez un.

Bonjour [NOM DU CLIENT]

J'espère que vous passez une bonne journée. Ceci est un rappel rapide que la facture [INVOICE NUMBER] était due il y a deux semaines. Veuillez noter qu'une pénalité de retard de 3 % par mois sera facturée à partir du [DATE] conformément aux conditions de paiement.

Veuillez effacer la facture au plus tôt pour éviter les frais de retard.

Je serai heureux de vous aider si vous rencontrez des problèmes lors du traitement de votre paiement.

Merci. Bien à vous,

[VOTRE NOM]

Si le client ne répond pas à l'e-mail, appelez-le. Un appel téléphonique est super direct et empêche le client de se cacher derrière l'ordinateur.

Lors de l'appel, commencez par vous présenter. Dites-leur votre nom et le projet sur lequel vous avez travaillé. Il est également utile de préciser les dates.

Ensuite, mentionnez brièvement les e-mails de suivi que vous avez envoyés.

N'accusez pas le client d'ignorer vos e-mails. À la place, utilisez quelque chose comme « Je crois que vous avez manqué mes demandes de paiement pour le projet sur lequel nous avons travaillé ». C'est beaucoup plus convivial et passe le message tout aussi efficacement.

Voici un bel exemple de script téléphonique :

Bonjour [NOM DU CLIENT] . C'est [VOTRE NOM] . Nous avons travaillé ensemble sur [PROJECT NAME] à propos de [WHEN YOU COLLABORATED] . J'ai envoyé plusieurs e-mails concernant le paiement du projet, mais je pense que vous les avez manqués. J'ai utilisé l'adresse e-mail suivante pour communiquer avec vous ; [VOTRE ADRESSE E-MAIL] .

Être professionnel et amical lors de l'appel vous aidera à obtenir un résultat positif sans ruiner la relation. Une fois que vous avez terminé l'appel, envoyez un autre e-mail.

Référencez l'appel téléphonique que vous venez d'avoir et envoyez à nouveau la facture avec les détails de paiement.

Modèles pour savoir comment demander un paiement sans être impoli

De manière générale, vous avez besoin de deux types de modèles. Le premier concerne les rappels par e-mail envoyés avant la date d'échéance. Les autres modèles sont pour les suivis après la date d'échéance.

Voici quelques scripts que vous pourriez utiliser :

Modèle 1

Utilisez ce modèle une semaine avant la date d'échéance.

Bonjour [NOM DU CLIENT] ,

J'espère que vous passez une merveilleuse journée. Ceci est juste un rappel rapide que le paiement pour [PROJECT NAME] est dû dans une semaine à partir de maintenant [DUE DATE] .

Veuillez trouver ci-joint la facture pour votre référence.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

Merci. Bien à vous,

[VOTRE NOM]

Modèle 2

Envoyez un autre rappel de paiement si c'est la date d'échéance et que le client n'a pas encore payé. Voici un script de courrier électronique que vous pourriez utiliser.

Bonjour [NOM DU CLIENT] ,

J'espère que tout va bien là-bas. J'ai vraiment apprécié travailler avec vous sur [PROJECT NAME] .

Ceci est pour vous rappeler que la facture de [INVOICE NUMBER] est due aujourd'hui. Vous pouvez effectuer le paiement par l'une des méthodes mises en évidence sur la facture.

J'ai également joint une copie de la facture pour votre commodité.

Veuillez nous contacter si vous avez des questions supplémentaires.

Que vous, [NOM DU CLIENT] .

Bien à vous,

[VOTRE NOM]

Modèle 3

Si le client n'a pas payé plusieurs jours après la date d'échéance, il est temps de créer un sentiment d'urgence dans vos e-mails. Voici une façon de procéder :

Bonjour [NOM DU CLIENT] .

J'espère que tu vas bien. Ceci est un rappel que le paiement de la facture [INVOICE NUMBER] était dû le [DATE] .

Veuillez effacer le paiement dès que vous le pouvez.

Merci,

[VOTRE NOM]

Modèle 4 : Une semaine après la date d'échéance

Vous devez être ferme à partir de ce moment. Précisez donc que le paiement est en retard.

Bonjour [NOM DU CLIENT] ,

J'espère que tout va bien. D'après mes informations, je n'ai pas encore reçu le paiement de la facture [INVOICE NUMBER] . Veuillez noter que le paiement était dû il y a une semaine.

Veuillez envoyer le paiement dès que possible,

J'ai joint la facture avec le montant dû et le mode de paiement pour votre commodité.

Merci. Bien à vous,

[VOTRE NOM]

Modèle 5 : Un mois après la date d'échéance

Il est temps d'être plus sérieux. Mentionnez votre pénalité de retard et si les frais sont déjà actifs, donnez au client la facture mise à jour. Voici un script pour vous :

Bonjour [NOM DU CLIENT] ,

J'espère que vous allez bien. D'après mes informations, le paiement de la facture [NUMÉRO DE FACTURE] est maintenant en retard d'un mois. Une pénalité de retard de [PENALTY FEE] a été ajoutée. Cela porte le montant total dû à [MONTANT RÉVISÉ] .

Veuillez me faire savoir quand le paiement sera effectué. Je suis disponible si vous avez des questions.

Merci. Bien à vous,

[VOTRE NOM] .

Modèle 6 : Script de message texte

Voici un script que vous pouvez utiliser si vous souhaitez demander le paiement par SMS.

Bonjour, [NOM DU CLIENT] . C'est [VOTRE NOM] ici. J'ai travaillé avec vous sur [PROJECT NAME] . Je voulais juste entrer en contact avec vous concernant le paiement en retard pour le projet. Est-ce un bon moment ?

Modèle 7 : Script d'appel téléphonique

Considérez ce script si vous souhaitez passer un appel téléphonique.

Bonjour, [NOM DU CLIENT] . C'est [VOTRE NOM] ici. J'ai travaillé avec vous sur [PROJECT NAME] . J'ai envoyé plusieurs e-mails concernant le paiement de ce projet. Je pense que vous les avez peut-être manqués.

Maintenant que je vous ai appelé, ce serait bien de discuter du paiement du projet. Pour le moment, je dois [MONTANT] . C'est exceptionnel depuis le [DATE] . Avez-vous eu des problèmes pour effectuer le paiement?

Puis-je faire quelque chose pour faciliter ce paiement ?

Votre objectif est d'obtenir une date de paiement confirmée et des prochaines étapes claires. Cela aide à définir les attentes. Vous pouvez choisir d'enregistrer cet appel si vous envisagez d'intenter une action en justice ultérieurement.

Disons que vous faites tout cela et que le client ne paie pas ; Qu'est ce que tu fais après?

Conseils pour être payé à temps

Traiter avec des clients qui ne paient pas est émotionnellement épuisant. Sans oublier que cela coûte inutilement cher et peut paralyser votre entreprise.

Malheureusement, il n'y a pas de moyen infaillible d'éviter complètement les clients qui ne paient pas. Cependant, plusieurs étapes peuvent minimiser le risque de travailler avec un client problématique. Voici ce que vous pouvez faire :

Mener une recherche approfondie sur le client

Évitez la plupart des problèmes non payants en effectuant une vérification des antécédents de chaque nouveau client. Allez en ligne et recherchez l'entreprise ou le nom du client. S'il s'agit d'une grande entreprise, vérifiez leur cote sur le Better Business Bureau.

Vous pouvez également utiliser vos réseaux pour obtenir plus de détails sur le client.

Que devriez-vous rechercher pendant la recherche ?

Tout d'abord, vérifiez s'il y a des plaintes de retard ou de non-paiement. Deuxièmement, faites attention à tous les détails qui pourraient laisser entendre que le client traverse des difficultés financières.

Notez que ce n'est pas parce que le client a plusieurs plaintes de retard de paiement que vous devez les éviter. La recherche est simplement pour l'évaluation des risques. Vous devez donc également vous demander quel risque vous êtes prêt à prendre.

Deuxièmement, y a-t-il un moyen de réduire le risque ?

Créer un contrat légal

Avoir un contrat légal en place vous aidera à vous assurer d'être payé. Ne présumez pas que le client est une entreprise trop importante pour ne pas payer à temps. Obtenez l'accord par écrit.

Un contrat légal rend votre accord officiel et clarifie certains détails critiques. La résolution des litiges de facturation et d'autres problèmes est également beaucoup plus facile lorsqu'il existe un contrat écrit.

Le contrat doit contenir les détails suivants :

• Détails sur le travail sous-traité - cela devrait montrer le type de travail que vous êtes censé faire.
• Délai de paiement – ​​quand le paiement est-il attendu après la facturation ? Assurez-vous que ces informations sont couvertes par le contrat.
• Mode de paiement – ​​quel mode de paiement sera utilisé ?
• Date limite – quelle est la date exacte d'échéance du paiement ?
• Frais de retard de paiement - si vous avez une politique de retard de paiement, incluez-la dans le contrat.

Ajoutez tout autre détail qui s'applique à votre modèle d'entreprise spécifique. Si, par exemple, vous avez un calendrier de paiement, incluez cette information.

Offrir des options de paiement flexibles

Vous pouvez éviter certains problèmes de non-paiement grâce à des options de paiement flexibles.

Disons que vous travaillez sur un projet de 20 000 $. Au lieu de demander le montant total à la fin, divisez-le en plusieurs versements. Par exemple, les mensualités.

Vous pouvez également utiliser les jalons du projet. Par exemple, vous pouvez accepter de recevoir le premier versement une fois que 30 % du projet est terminé. Etc.

L'approche réduit le fardeau de votre client, ce qui lui permet de suivre plus facilement les paiements. Il vous assure également un flux de trésorerie stable. Le modèle d'étape réduit votre risque et augmente les chances d'être payé.

Pensez à demander un acompte

Pensez à demander un acompte avant de commencer à travailler sur le projet. C'est toujours bon signe si un client paie l'acompte sans aucun problème. Un dépôt réduit le risque. Et s'ils s'avèrent problématiques, au moins vous ne poursuivrez pas 100% du paiement.

Si vous ne pouvez pas demander d'acompte, envisagez le modèle de paiement échelonné flexible.

Introduire des pénalités de retard

Enfin, vous pouvez utiliser des pénalités de retard pour pousser les clients à régler les factures à temps.

Si vous avez une politique de pénalités de retard, communiquez-la à votre client à l'avance. Vous devez également le mentionner dans votre e-mail de demande de paiement de suivi.

Dernières pensées

Dans cet article, nous avons abordé quatre sujets principaux. Tout d'abord, vous avez appris à demander un paiement sans être impoli. Je vous ai expliqué comment demander un paiement avant et après la date d'échéance.

Dans les deux cas, j'ai souligné l'importance de garder son sang-froid et d'être gentil. La stratégie vous aide à obtenir l'argent qui vous est dû tout en maintenant une relation de travail avec le client.

Ensuite, je vous ai donné des modèles sur la façon de demander des paiements par téléphone et par e-mail. N'hésitez pas à utiliser ces modèles et à les ajuster si nécessaire.

Ensuite, nous avons examiné ce que vous pouvez faire au cas où le client ne paierait pas à temps. Il y a essentiellement trois options ici. Engagez une agence de recouvrement, déposez une plainte devant un tribunal des petites créances ou réduisez vos pertes et laissez partir le client.

Enfin, nous avons discuté de ce que vous pourriez faire différemment pour éviter les clients qui ne paient pas. J'ai partagé six conseils pratiques qui sont assez faciles à mettre en œuvre. Avec toutes ces informations à portée de main, je suis convaincu que vous ferez mieux de demander des paiements à vos clients.

Continuer la conversation...

Plus de 10 000 d'entre nous ont des conversations quotidiennes dans notre groupe Facebook gratuit et nous serions ravis de vous y voir. Rejoignez-nous!