Paiement rétroactif - Qu'est-ce que c'est et comment le calculez-vous?

Êtes-vous sûr d'avoir correctement payé vos employés ce mois-ci ?

Si ce n'est pas le cas, préparez-vous à des appels téléphoniques moches et à d'autres frais à payer plus tard. Vous pourriez même être poursuivi.

Vous devrez donc rémunérer vos employés avec un salaire rétroactif.

Mais cela peut facilement être évité. Avec les bons outils et les bonnes habitudes, vous pouvez économiser beaucoup d'argent (et de temps) à votre entreprise.

Voyons plus en détail ce qu'est exactement le paiement rétroactif, comment cela pourrait affecter votre entreprise et comment vous pouvez l'empêcher de se produire.

Qu'est-ce que le salaire rétroactif exactement ?

En bref, le salaire rétroactif est l'argent qu'un employeur doit à son employé pour le travail qu'il a effectué au cours d'une période de paie précédente. Donc, si vous payez un employé moins que ce à quoi il s'attend, vous lui devrez un salaire rétroactif à l'avenir.

Libérez tout le potentiel de votre entreprise avec le logiciel de gestion tout-en-un de Connecteam

Par exemple, disons que vous êtes un directeur de vente au détail et que l'un de vos employés (appelons-le John) gagne 5 $ de l'heure. Et le mois dernier, John a travaillé 60 heures. Cependant, en raison d'une erreur de paie, vous n'avez payé John que pour 55 heures. Cela signifie que vous ne lui avez payé que 275 $, alors qu'il aurait dû gagner 300 $. Ce mois-ci, vous devez vous assurer que John reçoive 25 $ de salaire rétroactif.

Quelles sont les causes du paiement rétroactif ?

Maintenant, vous pensez probablement que cela vous semble familier, alors vous vous demandez : "Comment est-ce arrivé ?" Quelle que soit votre organisation, de nombreux scénarios différents peuvent survenir lorsqu'un paiement rétroactif est requis. Que vous accordiez une augmentation ou que votre système de paie rencontre des erreurs, vous devrez peut-être payer rétroactivement un certain montant à un employé.

Voici quelques scénarios dans lesquels vous, en tant qu'employeur, pourriez être tenu de verser un salaire rétroactif :

• Augmentations : vous avez accepté d'accorder une augmentation à un employé, mais le taux n'a pas été modifié à temps.
• Heures supplémentaires mal calculées : vous n'avez pas calculé avec précision le paiement des heures supplémentaires d'un employé.
• Erreurs de paie : soit vous avez rencontré un problème technique, soit vous avez payé le mauvais montant. Ces erreurs sont plus susceptibles de se produire si votre entreprise n'utilise pas une solution logicielle de paie qui calcule numériquement les salaires et traitements.
• Taux de rémunération multiples pour différents postes : certains employés occupent plusieurs postes dans la même entreprise. Par exemple, si vous avez un employé qui occupe deux postes, il a deux taux de rémunération distincts. Vous avez peut-être utilisé le mauvais taux lors du calcul de leurs gains.

Quelle qu'en soit la cause, la dure réalité est que tous les employés ne reçoivent pas une rémunération rétroactive lorsqu'ils le devraient. En fait, en 2021, il y a eu 7 159 cas d'infraction attribués aux heures supplémentaires et dans 80 % de ces cas, les employés n'ont pas reçu de rétro-rémunération. Cela montre à quel point ce problème est courant et que de nombreux employés, quel que soit leur secteur d'activité, en souffrent.

Quelle est la différence entre un paiement rétroactif et un remboursement rétroactif ?

De nombreuses entreprises confondent souvent les termes salaire rétroactif et arriérés, en supposant qu'ils ne font qu'un. Cependant, il est important que les propriétaires d'entreprise fassent la distinction entre les deux.

En ce qui concerne la rémunération rétroactive, les employeurs doivent corriger les erreurs de paie survenues au cours de la période de paie précédente. D'autre part, les arriérés de salaire se produisent lorsque les employeurs doivent verser aux employés une indemnité qui n'a pas été versée pour un travail spécifique. Un scénario de remboursement habituel survient lorsqu'un employeur est poursuivi pour avoir omis de payer le salaire d'un employé.

Que se passe-t-il lorsque vous n'accordez pas de paiement rétroactif ?

Il n'est pas surprenant que le fait de ne pas récompenser les employés avec une rémunération rétroactive lorsqu'elle est due peut entraîner de graves ramifications juridiques. En 2020, 10,7 millions de dollars ont été accordés aux employés pour cause de discrimination. Cela comprenait les employés qui ont été traités injustement pour diverses raisons, notamment leur race, leur religion et leur sexe. (Assurez-vous d'offrir la diversité sur le lieu de travail pour éviter de telles revendications plus tard.)

Le paiement rétroactif peut également résulter d'une rupture du contrat d'un employé. Par exemple, un employé d'un hôtel a le droit d'intenter une action en justice s'il est payé 15 $ de l'heure, alors qu'il est stipulé dans son contrat qu'il devrait en réalité recevoir 17 $.

Supposons également que vous ayez démarré une entreprise de nettoyage et que vous ayez proposé des heures supplémentaires à vos employés, mais que vous n'ayez pas procédé à leur paiement. Vous êtes obligé de les payer rétroactivement. Et si vous ne le faites pas, vos employés ont le droit de le réclamer et d'intenter une action en justice si nécessaire.

Comment calculer le salaire rétroactif ?

Si vous, l'employeur, remarquez une erreur de paie de quelque nature que ce soit, n'ayez aucune crainte. Vous avez encore le temps d'y remédier. La première étape consiste à calculer le salaire rétroactif selon que votre employé travaille à l'heure ou au salaire fixe. Il est également important de prendre en considération les impôts, d'autant plus qu'ils varient d'un État à l'autre.

Dans cet esprit, il convient également de noter que la rémunération rétroactive varie en fonction du type de période de paie et du taux de rémunération dans lequel l'employé est classé. Voici quelques exemples clés :

Disons que vous dirigez une entreprise manufacturière, qu'un employé gagne 25 $ de l'heure et que vous devez lui payer 10 heures de salaire manquant. Il est facile de calculer combien ils devraient être payés rétroactivement. 10 x 25 $ = 250 $ !

D'autre part, les employés salariés reçoivent généralement le même montant pour chaque période de paie. Par conséquent, le paiement rétroactif devrait être relativement simple. Par exemple, si un employé du commerce de détail est censé recevoir 3 000 $ par chèque de paie, mais que pour une raison quelconque, il n'a reçu que 2 450 $, l'employeur lui devra alors 550 $ de rémunération rétroactive.

Ensuite, il y a le cas d'un employé salarié qui obtient une augmentation mais qui est accidentellement payé en fonction de son salaire, avant l'augmentation. Disons que vous dirigez une entreprise de construction, qu'un travailleur gagne actuellement 50 000 $ par an et qu'il a récemment reçu une augmentation. Cependant, ils ont quand même reçu le même montant, alors qu'ils auraient dû recevoir 55 000 $ à la place.

Afin de trouver la différence, vous devez déterminer combien ils doivent être payés sur chaque chèque de paie avec le nouveau taux inclus. Ensuite, soustrayez l'ancien taux. Ce n'est qu'alors que vous pourrez fournir le rétro-paiement correspondant.

Comment puis-je faire en sorte que le paiement rétroactif soit un processus indolore ?

Comme établi précédemment, toutes les entreprises seront confrontées de temps à autre à des problèmes de paie. Cela inclut la nécessité de payer une rémunération rétroactive, et pour diverses raisons. Cela dit, il existe de nombreux outils et logiciels que les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser pour rendre ce processus indolore.

La gestion de la paie avec Excel ou un stylo et du papier est susceptible d'entraîner des erreurs et d'inévitables rétro-rémunérations. Mais en utilisant une application d'horloge tout-en-un, comme Connecteam, vous réduisez considérablement les chances que cela se produise à l'avenir.

Voici comment Connecteam peut vous aider :

• La pointeuse enregistre les heures de travail exactes des employés, à la seconde près. Cela signifie que les problèmes de paie tels que le poinçonnage des copains et le vol de temps sont éradiqués.
• Les employeurs peuvent recevoir des informations détaillées qui les aident à comprendre comment le temps de leurs employés est dépensé, comme le temps par travail et par client, etc.
• Les responsables peuvent également ajouter des informations relatives à l'équipe à l'aide de pièces jointes.
• Le processus de paie est simplifié car les gestionnaires peuvent facilement exporter les feuilles de temps.
• Tous les horaires et détails sont documentés et donc transparents entre employeurs et employés.
• La technologie de suivi GPS utilisant le géorepérage garantit que les employés pointent depuis le bon emplacement, tandis que la technologie du fil d'Ariane collecte des points de localisation aléatoires pour donner aux responsables une idée de base de la localisation de leurs employés pendant qu'ils pointent.
• L'horodateur a également permis aux employeurs de gérer facilement les absences, les jours de congé et les jours de maladie des travailleurs.
• Les employés peuvent envoyer des rappels et des notifications pour s'assurer qu'ils n'oublient pas de pointer à l'arrivée et au départ. La sortie automatique est également incluse.
• Intégrations directes et transparentes avec QuickBooks Online et Gusto - tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que vos employés pointent à l'arrivée et au départ !

En fin de compte, l'horodateur et la technologie de planification de Connecteam signifient que les employeurs peuvent éliminer tout écart lié à la paie.

Supprimer définitivement le paiement rétro de votre entreprise

Apprendre encore plus

L'essentiel sur la rémunération rétroactive

En fin de compte, la rémunération rétroactive est une question qui n'offre aucun avantage à un employeur. Cela conduit simplement à des poursuites judiciaires potentielles, à une mauvaise volonté entre l'employeur et l'employé et à un stress indésirable pour toutes les personnes impliquées.

À présent, vous devriez avoir une meilleure compréhension de ces quatre choses importantes :

1. Qu'est-ce qu'un salaire rétroactif
2. Les différents scénarios où le rétro-paiement est requis
3. Comment calculer le salaire rétro
4. Éviter d'avoir à payer rétroactivement à l'avenir

Maintenant que vous avez verrouillé les bases du paiement rétroactif, vous pouvez prendre ces précieuses directives et les mettre en œuvre à l'aide des dernières technologies. Parce que sans passer au numérique, rationaliser ce processus peut être extrêmement difficile.

La richesse des fonctionnalités de Connecteam, notamment son horodateur, couvre l'ensemble des bases de suivi du temps de l'employeur pour garantir zéro écart, 100% de transparence, une paie fluide et une diminution rapide des rétro-rémunérations.

Même après avoir lu ceci, ne vous inquiétez pas si vous faites des erreurs de paie à l'avenir. Tant que vous traitez cet aspect de votre entreprise avec sérieux et que vous avez à l'esprit la sécurité financière de votre employé, le paiement de ce qu'il a gagné devrait être fluide et simple.

Vous voulez recevoir plus d'articles intéressants directement dans votre boîte aux lettres ? Abonnez-vous ici