Comment utiliser la RPA en finance ? Cas d'utilisation et exemples concrets
Publié: 2022-04-21Le traitement manuel des données, en particulier celui impliquant des nombres, a une plus grande portée d'erreur humaine. Non seulement le processus prend du temps, mais il est également assez coûteux. La solution efficace au problème est la RPA, l'automatisation robotique des processus en finance. Les institutions financières utilisent la RPA pour les processus financiers et comptables depuis un certain temps maintenant. La technologie évolue rapidement et peut gérer les données plus efficacement que les humains tout en économisant des coûts énormes.
Le chiffre mentionné ci-dessus montre clairement l'efficacité de la mise en œuvre de la RPA dans le secteur financier. Contrairement aux processus manuels, les processus automatisés fonctionnent sans problème.
L'efficacité de la RPA dans la finance peut également être mesurée par le fait qu'environ 80 % des responsables financiers ont mis en œuvre ou prévoient de mettre en œuvre l'automatisation robotique des processus dans leurs processus métier, selon Gartner.
L'hyperautomatisation ne sera pas le mauvais mot pour décrire la RPA en finance et en comptabilité car elle peut effectuer jusqu'à 30 fois plus de travail qu'un humain. La technologie a évolué de l'exécution de simples tâches individuelles d'automatisation au traitement de rapports automatisés à part entière, d'analyse de données et de prévisions tout en interagissant avec d'autres technologies.
En plus d'économiser des coûts sur les ressources humaines, en gérant d'énormes tâches récurrentes liées aux données, la même chose peut être mieux utilisée en mettant l'accent sur des résultats plus significatifs.
Cas d'utilisation de la RPA dans la finance
Explorons quelques-uns des cas d'utilisation de la RPA dans la finance qui vaudront sûrement l'investissement que vous ferez.
Traitement des bons de commande
Les organisations Fintech sont souvent fortement impliquées dans les entrées et sorties de trésorerie. La tâche répétée de créer des bons de commande pour différents clients et de les transmettre, obtenir l'approbation n'est pas seulement monotone, mais est sujette à des erreurs si elle est effectuée manuellement.
Le traitement de la même chose via RPA intégré à l'IA éliminera non seulement la possibilité d'erreurs, mais capturera intelligemment les données pour créer des P. Avec le système automatisé en place, une matrice d'approbation automatisée peut être créée et transmise pour approbation sans intervention humaine. Simple, efficace, rapide et économique sont quelques-uns des avantages les plus évidents de la RPA dans le domaine financier pour le traitement des bons de commande.
Traitement de facture
Le traitement des factures est également une tâche répétitive et fastidieuse, surtout si les factures sont reçues ou générées dans des formats variés.
En tant qu'organisation centrée sur le client, les organisations financières ont du mal à établir des factures correctes dans les formats requis par le client en temps opportun. De plus, la matrice et le processus d'approbation peuvent entraîner de nombreuses modifications en termes de correction des formats et des données. L'automatisation peut prendre en charge la tâche répétitive fastidieuse tout en garantissant l'exactitude et en transmettant les factures à l'autorité d'approbation alignée en un rien de temps.
Dans l'ensemble, les comptes fournisseurs et les comptes clients peuvent être entièrement automatisés avec un RPA dans le secteur financier. Le processus de fabricant et de vérificateur peut être presque éliminé car la machine peut effectuer les tâches de correspondance des factures avec les bons de commande pertinents.
Rapprochement des comptes
Il s'agit d'un processus métier critique qui peut nécessiter un nombre important d'heures de travail pour le comptable ou l'équipe de comptables afin de s'assurer que les comparaisons de soldes sont exactes. Les références aller-retour et les connexions requises dans différents systèmes nécessitent l'œil d'un faucon pour s'assurer qu'aucune erreur n'a été commise et que les chiffres sont comparés avec précision.
Pour mieux le comprendre, une organisation avec différentes fonctions et sous-sociétés suit différentes structures et processus dans la tenue de ses comptes. Les rassembler tous dans un format de traitement commun peut ne pas être possible en fonction des exigences de l'entreprise et des besoins des clients. Cependant, l'équipe centrale a des difficultés à rapprocher les comptes de tous les départements/sous-sociétés. Le processus est fastidieux, sujet aux erreurs et répétitif. La mise en œuvre de la RPA peut apporter un soulagement à l'équipe centrale.
C'est le principal avantage de la RPA pour la comptabilité. Les robots RPA rendent la tâche rapide et cohérente en auditant et en réconciliant les données à chaque étape et processus avec l'intervention humaine minimale consistant à incorporer les éléments de base de ces tâches. L'intervention humaine n'est nécessaire que lorsque les données reflètent des désalignements.
Frais de voyage
Relever les demandes de voyage, vérifier la catégorie de dépenses, l'approbation requise, les pièces justificatives requises, etc. consomme beaucoup de temps pour l'équipe comptable, ce qui peut même retarder le traitement de celles-ci.
S'assurer que les notes de frais sont conformes aux politiques de l'entreprise et créer des notes de frais devient plus facile avec la mise en œuvre de la RPA dans la finance d'entreprise. La gestion des remboursements peut être effectuée en temps opportun en automatisant le processus. Les violations de politique et les divergences de données peuvent être signalées aux personnes/services concernés à l'aide d'alertes automatisées.
Calculs d'impôt
La collecte de données pour les calculs fiscaux, la création d'une base fiscale, la préparation de rapports, etc., lorsqu'elle est automatisée et effectuée à l'aide de robots RPA, réduit les redondances de tâches répétées et les inexactitudes qui pourraient survenir lors de l'exécution manuelle de la même chose. Les chiffres et les chiffres doivent être précis à la décimale près pour éliminer les incohérences dans le rapprochement et le traitement des données.
Bien que la plupart des entreprises exécutent leur processus via un logiciel de traitement des impôts, il reste encore une quantité importante de travail manuel à effectuer. La plupart de ce travail manuel peut être effectué à l'aide de robots RPA pour réduire le temps et les coûts tout en garantissant une meilleure précision et le respect des paramètres de conformité.
Planification et prévisions budgétaires
La récupération précise des détails à l'aide de robots RPA à partir de divers rapports et systèmes aidera à créer des rapports de variance fournissant différents angles pour afficher et analyser les données. Sur la base de données historiques et d'informations actuelles, des comparaisons et des tendances peuvent être tirées qui sont les moyens éprouvés de prévoir et de planifier votre entreprise.
Rapport financier
Le suivi quotidien des transactions commerciales et des profits et pertes vous aide à planifier à l'avance et vous avertit des problèmes à temps. Être proactif dans la gestion et le traitement de ces problèmes vous évite des pertes. Les changements peuvent être mis en œuvre pour corriger et improviser les méthodes et processus d'affaires existants.
Les banques et les institutions financières sont tenues de générer des rapports détaillés qui reflètent les performances, les statistiques et les tendances qui impliquent d'énormes données. Les données extraites manuellement seront fastidieuses et peu fiables. Cependant, l'automatisation robotique des processus en finance et en comptabilité facilite la collecte de données provenant de différentes sources et de données présentes dans différents formats. La collecte, la génération de rapports et l'analyse de ces données permettent d'améliorer les prévisions et la planification.
Traitement de la paie
Le traitement de la paie est l'un des processus les plus importants pour toute entreprise. Un traitement rapide et précis conduit à la création d'une main-d'œuvre plus heureuse qui, à son tour, conduit à la création d'une clientèle satisfaite et d'une entreprise prospère.
Les institutions financières étant présentes à plusieurs endroits à travers le monde, il devient fastidieux de saisir la productivité, la fréquentation et le régime fiscal en fonction de l'emplacement géographique. La collecte de telles données et l'exécution de calculs sont susceptibles de comporter des erreurs qui pourraient conduire à des employés insatisfaits. RPA vous offre une bouffée d'air frais en automatisant l'ensemble du processus. Des calculs opportuns et corrects conduisent à des employés plus heureux.
Les tâches fastidieuses de validation des feuilles de temps, de calcul des déductions, de calcul des taxes, de paiement des heures supplémentaires, etc. peuvent être gérées par des robots RPA sans erreurs ni retards.
Exemples concrets d'entreprises utilisant la RPA dans la finance
Keybank : l'une des principales banques commerciales, Keybank a adapté la RPA à un stade précoce pour améliorer l'efficacité de manière extrêmement réaliste. Le compte client qui implique plusieurs étapes de tâches répétitives de génération de factures et de bons de commande a été automatisé. Bien que l'objectif principal de la banque soit normalement les paiements, l'automatisation des comptes clients rend le processus de paiement fluide et sans erreur de l'étape 1 à la dernière.
Radius Financial Group : Un processus hypothécaire est un long processus de paperasserie et de vérification. La coordination entre la société de prêt hypothécaire et le client pour la documentation requise accapare la majeure partie du temps de l'agent hypothécaire. Une seule erreur de la part de l'employé de la banque ou du client peut encore retarder l'ensemble du processus. La mise en œuvre de RPA prend cette activité complexe de recherche et de vérification des détails à partir de différentes sources de données, réduisant ainsi le temps de traitement de 80 %. Grâce à la mise en œuvre de la RPA, Radius Financial Group a pu maintenir le rythme de ses activités même pendant la difficile période de pandémie.
Société Générale Banque, Brésil : Être le leader des services financiers pourrait devenir possible en automatisant certaines des tâches répétitives fastidieuses grâce à l'automatisation robotisée des processus. Les données utilisées dans le secteur des services financiers sont énormes et complexes. Cependant, des rapports automatisés réguliers aident les employés à être mieux informés et préparés à fournir un service client par excellence. La valeur ajoutée positive vers l'amélioration de l'expérience client a montré un changement significatif.
Zurich Insurance : étant présents dans différents pays du monde, leur défi était de suivre les réglementations spécifiques à la géographie. Avec l'aide de la mise en œuvre de la RPA, ils pourraient séparer les politiques communes et générales qui pourraient être générées par un processus robotique automatique, ce qui leur ferait gagner un temps considérable. Les souscripteurs pourraient avoir amplement le temps d'examiner des polices plus complexes. Le résultat était surprenant car ils pouvaient économiser environ 50% du coût de traitement et bien sûr du temps.
L'audit simplifié avec la RPA en finance et comptabilité
L'audit devient une partie intégrante des processus mentionnés ci-dessus car les robots RPA ne manquent jamais aucune étape, même par erreur, réduisant ainsi la possibilité de problèmes de conformité qui pourraient survenir à l'avenir.
En intégrant l'automatisation robotique à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique, les outils RPA peuvent interagir avec un large éventail d'applications internes telles que la planification des ressources d'entreprise (ERP) et la gestion de la relation client (CRM) . Cette intégration permet de réduire le temps de traitement en fournissant une analyse précise des données, en déclenchant des réponses automatisées aux clients et en interagissant avec d'autres systèmes internes.
Une équipe allégée et rentable peut se concentrer sur un meilleur service client et improviser sur l'amélioration d'une meilleure expérience client.
Une telle intégration avec l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique renforce la puissance de la RPA. Toute modification mineure des algorithmes peut être facilement gérée par RPA, ce qui interromprait sinon le processus d'automatisation. La récupération de rapports détaillés, de modèles et d'analyses de données historiques et actuelles aide au processus de prise de décision.
Emballer!
Pour surmonter les goulots d'étranglement du flux de travail et les éventuelles erreurs humaines, lancez-vous dans l'automatisation des processus robotiques basée sur l'IA et le ML dans les domaines de la finance et de la comptabilité. Cela aidera également à éliminer les inefficacités qui conduisent à un service client médiocre. Les tâches répétitives et monotones maintiennent les employés désengagés. Avec la mise en place de l'automatisation robotisée des processus, un changement notable peut être observé dans les domaines d'activité suivants :
- Analysez régulièrement le comportement des clients à l'aide de données et de rapports créés par des robots RPA pour stimuler une croissance durable.
- Améliorez/renforcez l'efficacité opérationnelle de l'équipe en éliminant les tâches monotones et en laissant la même chose aux bots RPA et obtenez une analyse des données en temps réel
- Tenez vos clients informés des diverses fonctionnalités critiques et nouvelles de vos produits et services et améliorez l'expérience client.
- L'automatisation entraînera également une réduction de la fraude financière et signalera de manière proactive les cas de fraude potentielle.
- Assurez la conformité des données tout au long du processus.
Comment Appinventiv peut-il aider avec la RPA dans la finance ?
Appinventiv est l'une des sociétés de développement de logiciels financiers à la croissance la plus rapide au monde. Avec une équipe solide de plus de 800 passionnés de technologie, nous fournissons des solutions RPA qui peuvent automatiser vos processus commerciaux Fintech de manière transparente. Notre équipe aborde chaque étape de la conceptualisation au déploiement avec la plus grande rigueur et enthousiasme et s'assure de dépasser vos attentes.
Un exemple en est la solution que nous avons fournie à une banque leader en Europe en automatisant son processus bancaire à l' aide de techniques d'apprentissage automatique et d'intelligence artificielle. Nos efforts ont permis de réduire de 35 % les processus manuels de la banque, ce qui a également entraîné une réduction de 20 % des coûts de main-d'œuvre.
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FAQ
Q. Pourquoi la RPA est-elle importante en finance ?
R. L'importance de la RPA augmente car elle peut gérer efficacement des tâches de nature répétitive qui sont susceptibles de provoquer des erreurs et qui prennent du temps lorsqu'elles sont effectuées manuellement. Vous pouvez avoir une équipe allégée et rentable en réduisant les coûts opérationnels tout en garantissant des normes de conformité élevées et des erreurs humaines minimales à nulles.
L'automatisation de la plupart des tâches banales de gestion des stocks, des comptes créditeurs et débiteurs réguliers, de la tenue des registres, du traitement de la paie et de la génération de rapports peut être réduite en utilisant les ressources humaines pour des rôles plus stratégiques de planification et de relations avec les clients. Il est beaucoup plus facile de gérer les données et les systèmes avec la croissance rapide et substantielle de l'entreprise.
Q. Quel est l'avenir de la RPA dans la finance ?
A. Les bots RPA sont censés prendre complètement en charge les tâches transactionnelles de base. En intégrant la RPA à l'apprentissage automatique et à l'intelligence artificielle, les transactions complexes et stratégiques seront également automatisées. Avec l'avenir du développement de bots avec peu ou pas de codage, la mise en œuvre de la RPA sera beaucoup plus efficace et rentable.
Une intégration plus poussée avec le marché RPA améliorera les capacités car aucun fournisseur ne peut fournir toutes les fonctionnalités pour intégrer et automatiser divers processus que l'entreprise pourrait utiliser.
Q. Quel est l'impact de la RPA sur Account Payables ?
A. Le compte créditeur est un élément essentiel des finances et de la comptabilité. Comme les tâches impliquées sont de nature répétitive, cela prend du temps et est sujet aux erreurs. La RPA intégrée au ML et à l'IA peut prendre en charge la tâche fastidieuse et monotone d'effectuer des tâches répétitives de génération de factures et de bons de commande. Cela permettra de garder une trace de la comparaison des factures émises avec les bons de commande en maintenant l'audit en place en temps réel.