Comment identifier, suivre et créer des rapports sur les mesures de vente
Publié: 2024-04-02
- 24 février 2024
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Une solide stratégie de reporting des ventes est essentielle pour toute organisation. Ceux qui ne définissent pas de mesures de vente et ne rendent pas régulièrement compte des progrès et des résultats manqueront sans aucun doute des opportunités d'augmenter les prospects, les conversions et les revenus.
Pour mettre cela en contexte, imaginez que vous envisagez de courir un marathon. Vous ne participeriez probablement pas à un marathon qui aura lieu la semaine prochaine en espérant simplement que tout se passe pour le mieux. Vous créeriez un plan d'action et définiriez des objectifs spécifiques à long terme et à court terme, comme courir 10 miles à la date X, un semi-marathon à la date Y, etc. Vous pouvez également suivre votre rythme et votre temps de récupération.
Si vous vous donnez tant de mal pour atteindre un objectif personnel, pourquoi ne consacreriez-vous pas au moins le même effort à une fonction critique de votre entreprise ?
Après tout, le processus de reporting des ventes n'est pas très différent : vous fixez des objectifs à long et à court terme, suivez les progrès et demandez à vos commerciaux de vous rendre compte des résultats.
Voici mes meilleures pratiques auxquelles toutes les organisations devraient adhérer lorsqu'elles décident comment identifier, suivre et rendre compte des indicateurs de ventes.
Que sont les indicateurs de vente et pourquoi sont-ils importants ?
Le terme « indicateurs de ventes » est assez large. Vous pouvez mesurer un large éventail de choses, en fonction de votre entreprise, de votre produit, de la composition de vos opérations de vente et de nombreux autres facteurs (nous y reviendrons plus tard).
Mais essentiellement, les indicateurs de vente vous aident à mesurer l'activité de vos vendeurs sur une période définie : jours, semaines, mois ou même années. Ils vous donnent un aperçu bien plus précis des performances de votre équipe commerciale que le simple examen de vos résultats.
Pourquoi est-ce important ? Parce que ces indicateurs vous aident à évaluer l’efficacité de vos opérations commerciales et à éclairer votre prise de décision. Si vous ne savez pas combien d'appels un vendeur devrait passer au cours d'une semaine moyenne, par exemple, vous ne pouvez pas évaluer avec précision si sa charge de travail est gérable ou s'il est temps d'embaucher quelqu'un de nouveau.
Comment identifier les mesures de vente pertinentes
Comme je l'ai déjà souligné, les « bonnes » mesures dépendent d'un certain nombre de facteurs spécifiques à votre entreprise. Mais d’une manière générale, ils entreront dans l’une de ces catégories :
1. Performance globale des ventes
Ces mesures de haut niveau sont directement liées à la performance globale de votre entreprise : essentiellement, gagnez-vous suffisamment d’argent ? Et parvenez-vous à réussir dans les bons domaines ? Ils ne vous en diront probablement pas grand-chose sur les forces relatives des vendeurs individuels ou sur les tactiques, mais vous souhaiterez les mesurer pour satisfaire votre conseil d'administration et votre directeur de banque. Les exemples comprennent:
- Revenu total
- Pénétration du marché
- Valeur client moyenne à vie
- Pourcentage du chiffre d'affaires provenant des nouvelles affaires
- Croissance d’un trimestre à l’autre ou d’une année sur l’autre
2. Mesures d'activité
Maintenant, nous devenons plus précis ! Ces mesures vous aideront à déterminer ce que font réellement vos vendeurs sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Utilisent-ils leur temps de manière efficace ? Parlent-ils à suffisamment de personnes ?
Les mesures de cette section peuvent être directement influencées par le directeur commercial. Je veux dire par là que si un vendeur passe trop peu d'appels ou envoie trop peu d'e-mails, c'est à son responsable de faire quelque chose. Les exemples comprennent:
- Nombre d'emails envoyés
- Nombre d'appels passés
- Nombre de réunions programmées
- Nombre d'interactions sur les réseaux sociaux
3. Métriques du pipeline
Alors que les mesures d'activité se concentrent sur ce qui se passe ici et maintenant, les mesures de pipeline portent uniquement sur ce qui va se passer dans quelques semaines ou quelques mois. Les choses semblent peut-être roses en ce moment, mais êtes-vous prêt à maintenir vos niveaux de croissance actuels ? Ces mesures vous aideront à répondre à cette question :
- Durée moyenne du cycle de vente
- Total des opportunités ouvertes par mois/trimestre
- Total des opportunités clôturées par mois/trimestre
- Valeur pondérée du pipeline par mois/trimestre
- Valeur totale des ventes par mois/trimestre
- Valeur moyenne du contrat
4. Métriques de génération de leads
À l’instar de votre pipeline, ces mesures visent à prédire le succès futur. Nous savons tous que si nous n'avons pas suffisamment de leads dans notre CRM – ou si nous ne les suivons pas de manière efficace et en temps opportun – alors des temps difficiles se profilent à l'horizon. Les exemples comprennent:
- Fréquence/volume des nouvelles opportunités ajoutées au pipeline
- Temps de réponse moyen des leads
- Pourcentage de leads suivis
- Temps moyen de suivi d'un prospect
- Coût d'acquisition client
- Pourcentage de leads qualifiés
5. Mesures de diffusion par e-mail
Nous nous concentrons désormais sur des canaux spécifiques. Ceci est important, car vous pouvez utiliser différentes tactiques pour remporter de nouveaux contrats. Vous souhaitez donc naturellement comprendre laquelle est la plus efficace. Voici des exemples de mesures de diffusion par e-mail :
- Nombre d'e-mails envoyés par jour/semaine (au niveau individuel et au niveau de l'équipe)
- Taux d'ouverture
- Taux d'engagement
- Taux de réponse
6. Métriques d'appel à froid
Identique aux mesures de diffusion par e-mail, mais en se concentrant plutôt sur l'activité de démarchage téléphonique. Les exemples comprennent:
- Nombre d'appels passés par jour/semaine (au niveau individuel et au niveau de l'équipe)
- Nombre de rappels effectués
- Pourcentage de prospects qui passent à l'étape suivante du cycle de vente
7. Métriques de conversion
Ici, nous examinons l'efficacité avec laquelle votre équipe commerciale transforme les prospects et les prospects en espèces sonnantes et trébuchantes. Les exemples comprennent:
- Pourcentage d'opportunités clôturées/gagnées
- Pourcentage d'opportunités perdues
- Pourcentage d'opportunités gagnées par source principale
- Nombre moyen de conversations pour les opportunités gagnées/perdues
Il est important de noter qu’aucun de ces « types » de mesures ne vous donnera une histoire complète.
Vous clôturez peut-être 100 % de vos opportunités, mais si vous ne générez qu'une seule opportunité par mois, cela pourrait ne pas être suffisant.
Ou vous pourriez envoyer des milliers d'e-mails par jour et créer un pipeline exceptionnel, mais tous ces efforts ne comptent pas beaucoup si vous ne les convertissez pas en transactions.
C'est pourquoi vous devez examiner un large éventail de mesures pour vraiment comprendre vos performances commerciales.
Comment suivre les mesures de ventes
Vous avez donc identifié les indicateurs que vous devez surveiller. Super! Mais vous êtes désormais confronté à un autre défi : trouver le moyen le plus efficace de suivre les performances.
La transparence est extrêmement importante. Vos vendeurs doivent comprendre leurs performances au niveau individuel et en équipe, au jour le jour et de semaine en semaine. Mais ils n’ont probablement pas le temps de produire des rapports CRM ad hoc (vous voulez qu’ils se concentrent sur votre gain d’argent , après tout).
Voici donc quelques façons de suivre les performances afin que votre équipe puisse accéder aux données quand elle en a besoin :
1. Tableaux de bord des ventes
Les tableaux de bord vous permettent d'afficher tous vos indicateurs de ventes clés en un seul endroit.
Idéalement, ils seront faciles à comprendre, de sorte que vos commerciaux pourront simplement passer quelques minutes chaque matin à les vérifier sans avoir besoin d'un diplôme en science des données pour trouver les informations dont ils ont besoin.
Vous souhaiterez également qu’ils soient aussi automatisés à 100 % que possible. Vous êtes sans aucun doute déjà occupé, donc la dernière chose dont vous avez besoin est de passer des heures chaque semaine à récolter manuellement des données provenant de plusieurs sources et à les rassembler dans une feuille de calcul.
Exemples de logiciels de tableau de bord des ventes
- Clipfolio
- HubSpot
- Héros des données
- Zoho Analytics
- Slemme
- Visible
- Appuyez surClics
2. Classements des ventes
Les vendeurs ont tendance à être un groupe compétitif. C'est une bonne chose : les vendeurs compétitifs s'entraident pour être plus performants (ne laissez pas les choses devenir trop compétitives ; tout le monde devrait toujours tirer dans la même direction).
Une façon de favoriser un peu de concurrence saine consiste à afficher vos mesures de ventes sous forme de classements. Qui a passé le plus d’appels au cours des dernières 24 heures ? Avez-vous ajouté le plus de valeur à votre pipeline ? Avez-vous conclu le plus de transactions au cours des 30 derniers jours ?
Idéalement, votre classement sera mis à jour en temps réel sur un écran de télévision ou un moniteur, afin que tous les membres de votre équipe commerciale comprennent leurs performances par rapport à leurs collègues.
Exemples de logiciels de classement des ventes
- hausse.global
- JeuEffectif
- Hoopla
Comment créer des rapports sur les mesures de ventes
Comme je l'ai déjà expliqué, les indicateurs sont importants, mais les chiffres eux-mêmes n'ont aucune valeur intrinsèque.
Le simple fait de savoir que Jenny a envoyé plus d'e-mails que Virat le mois dernier ne vous dit rien. Il ne faut pas non plus comprendre que vous avez clôturé 40 % des opportunités ou que les revenus ont augmenté de 5 % d’une année sur l’autre.
C'est là qu'interviennent les rapports. Vos rapports doivent analyser les données, en extraire les points clés et fournir des informations exploitables.
Supposons que votre équipe commerciale consacre 60 % de son temps de prospection aux appels à froid et 40 % aux e-mails, alors que les e-mails ont un taux de conversion deux fois supérieur aux appels. Vous voudriez probablement rappeler vos appels et passer plus de temps sur vos e-mails, n'est-ce pas ?
Voici quelques bonnes pratiques pour créer des rapports qui fournissent le bon niveau d’informations et d’action :
1. Établissez la bonne fenêtre de reporting
Il n'est pas rare que les organisations demandent des rapports d'avancement mensuels à leurs équipes marketing et commerciales, simplement parce que la plupart des éléments d'une entreprise sont suivis mois après mois.
Il s’agit le plus souvent d’une mauvaise approche.
Même si les rapports mensuels peuvent convenir à certaines entreprises, ils sont généralement minoritaires.
La fréquence à laquelle vous devez signaler dépend de votre cycle de vente. Les entreprises ayant des cycles de vente courts pourraient très bien bénéficier de rapports quotidiens brefs et de rapports hebdomadaires plus détaillés. Les entreprises ayant des cycles de vente plus longs n’auront peut-être besoin de déclarer qu’à la fin de chaque mois.
Pourquoi est-il si important d’établir correctement votre calendrier de reporting ?
Si vous ne communiquez pas suffisamment d’informations, vous risquez de passer à côté de nouvelles opportunités et de nouveaux domaines sous-performants ou qui pourraient bénéficier d’investissements supplémentaires.
Faites des rapports trop souvent et vous soumettrez votre personnel à un stress inutile, le tout pour analyser des chiffres qui, en toute honnêteté, n'auront probablement que très peu de sens.
2. Racontez une histoire
Un rapport ne devrait jamais laisser le lecteur se demander « et alors ?
Commencez par identifier la chose la plus importante que vous souhaitez communiquer et incluez-la dans le résumé d’introduction. Dans de nombreux cas, il s'agira du nombre de ventes ou de la valeur des transactions réalisées au cours de la période de référence, et de la manière dont cela se compare à votre quota.
Le corps du rapport doit ensuite détailler toutes les autres mesures pertinentes que vous suivez, suivi d'une conclusion expliquant ce que vous allez faire ensuite et pourquoi.
3. Donnez du sens aux données
Vous avez pris le temps de suivre toutes ces données – c'est maintenant votre chance de leur donner vie.
Fournissez des comparaisons mensuelles, trimestrielles et/ou annuelles. Visualisez les chiffres pour les rendre plus faciles à digérer. Décrivez les facteurs qui ont eu un impact sur les performances : ces chiffres se sont évidemment produits, mais pourquoi ? Avez-vous reçu une tonne de réponses parce que vous êtes passé à un nouveau modèle d'e-mail ou avez conclu davantage de transactions après avoir réorganisé votre processus de démonstration de produit ?
Ne forcez pas l’équipe dirigeante à deviner pourquoi quelque chose s’est produit. Épelez-le pour eux.
Beaucoup de travail est nécessaire pour identifier les bons indicateurs de vente, les suivre efficacement et rendre compte de vos résultats, mais c'est un travail qui vous facilitera la vie. Cela vous aidera à prendre des décisions plus judicieuses, à comprendre ce qui fonctionne le mieux (et ce qui ne fonctionne pas) et, en fin de compte, à vendre plus.
Ou, pour le dire autrement : si vous ne mesurez pas les chiffres des ventes, c'est comme si vous vous lancez dans ce marathon sans vous entraîner, en portant les mauvaises chaussures et en vous présentant au mauvais moment. Vous avez peut-être les meilleures intentions et un état d’esprit positif, mais vous n’obtiendrez pas le résultat souhaité.
