Intégration Salesforce Sharepoint – Avantages, processus et défis

Dans le monde des affaires en évolution rapide dans lequel les entreprises évoluent, l’intégration de multiples technologies et plates-formes auto-complémentaires n’est plus une tendance mais une nécessité. Cet article détaille les nuances de la création d'une synergie entre deux géants de la technologie : Salesforce et SharePoint. En combinant les solides capacités de gestion de documents de SharePoint avec la gestion de la relation client de Salesforce, les entreprises se rapprochent encore plus de l'atteinte de niveaux massifs de collaboration et de productivité.

Si vous envisagez d'établir l'intégration de Salesforce SharePoint, mais que vous n'êtes pas sûr des avantages que cela offrirait au processus et des défis qui peuvent surgir au cours du processus, vos questions trouveront une réponse ici.

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L'intégration de SharePoint avec Salesforce est-elle encore nécessaire ?

Bien que Salesforce propose des fonctionnalités de téléchargement et de maintenance de documents, il n'est pas exempt de limitations. Pour résoudre ce problème avant que cela n'affecte la productivité, les entreprises commencent à rechercher des systèmes de collaboration basés sur des documents comme SharePoint pour stocker leurs documents et gérer les collaborations à l'échelle de l'entreprise.

Mais cette intégration est-elle vraiment nécessaire ? Eh bien, voici ce qui se passe lorsque vous limitez vos processus à Salesforce.

1. Taille du fichier – Salesforce propose deux options pour télécharger des documents : « Pièces jointes » qui permet de télécharger des données jusqu'à 25 Mo et « Fichier » qui permet de télécharger des données jusqu'à 2 Go. L'allocation de données et la gestion de documents d'une taille de données supérieure à celle-ci peuvent directement augmenter les coûts de stockage et nuire aux performances du système au fil du temps en raison de l'architecture mutualisée de la plate-forme.
2. Accessibilité et confidentialité des documents – Le partage de documents Salesforce avec des utilisateurs non Salesforce ne peut être possible que via une URL publique. Cependant, cela s'accompagne de problèmes de conformité au RGPD et à d'autres lois sur la sécurité des données, puisque le document est partagé publiquement. Une solution à ce problème consiste à obtenir des licences supplémentaires pour les utilisateurs non-Salesforce, ce qui peut s'avérer coûteux.
3. Synchronisation en temps réel – Les modifications apportées sur le disque local des utilisateurs ne sont pas automatiquement synchronisées avec les fichiers Salesforce et vice versa. La seule option dont disposent les utilisateurs est de télécharger/télécharger, puis de remplacer le fichier par la nouvelle version.

Bien que dans ce scénario, SharePoint ne soit même pas présent, il peut y avoir un autre événement dans lequel les entreprises utilisent à la fois Salesforce et SharePoint, mais ils ne sont pas intégrés. Voici les enjeux associés à cette approche.

1. Processus défectueux – Étant donné que les contrats des fournisseurs, des clients et des partenaires fonctionnent autour du même processus d'approbation, ils ont tendance à être automatisés au sein d'une seule solution de gestion de flux de travail telle que SharePoint. Désormais, lorsqu'il s'agit d'approbations de contrats, les utilisateurs de Salesforce doivent passer du CRM à SharePoint, et vice versa.
2. Collaboration d'équipe problématique – Alors que les enregistrements clients sont stockés sur Salesforce, leur collaboration se produit à la fois sur SharePoint et Salesforce. De ce fait, les utilisateurs de Salesforce ont tendance à perdre du temps à basculer entre les systèmes pour rester en contact avec leurs équipes.
3. Duplication de documents – Un autre défi lié au manque d'intégration de Salesforce avec SharePoint est que l'équipe commerciale doit généralement télécharger des documents depuis SharePoint, puis les télécharger dans Salesforce chaque fois qu'elle doit les partager avec son équipe ou ses clients. Ce processus conduit souvent à la duplication de documents dans deux systèmes, ce qui conduit à un gâchis de version de fichier.
4. Abandon de contenu – Les équipes commerciales peuvent copier les liens des fichiers SharePoint dans Salesforce, mais elles ne pourront pas les prévisualiser ni même les trouver dans la recherche globale de Salesforce. En conséquence, le contenu qui aurait pu être utile à la communication des clients est enfoui dans les bibliothèques SharePoint.

Maintenant que nous avons examiné les effets secondaires de l’absence d’intégration de SharePoint et Salesforce, examinons les avantages visibles d’en établir une avant de passer aux étapes d’intégration.

Quels sont les principaux avantages de l’intégration de SharePoint et de Salesforce ?

Le système de gestion de documents SharePoint intégré à Salesforce apporte d'énormes avantages aux entreprises qui cherchent à améliorer la collaboration entre les équipes de service et de vente tout en gérant efficacement la gestion des données. Les capacités combinées de Salesforce en tant que CRM et de SharePoint en tant que plateforme de gestion de documents et de stockage de fichiers se complètent parfaitement.

Collaboration améliorée en équipe

L'intégration de SharePoint et de Salesforce améliore la collaboration non seulement entre les équipes de vente et de service, mais également entre d'autres domaines tels que le marketing et le juridique. Regardons cela à travers des exemples.

Scénario 1 – Imaginez qu'un responsable commercial et rédacteur de contenu soit chargé de créer une proposition client. Grâce à l'intégration de SharePoint avec Salesforce, les modifications apportées par le responsable commercial sur le document du rédacteur seront reflétées en temps réel pour que tous les membres de l'équipe (ayant accès au document) puissent les voir. Cela garantirait que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que le risque de contrôle de version serait réduit.

Scénario 2 – L'équipe juridique examine puis approuve un contrat stocké dans SharePoint, après quoi le responsable commercial peut visualiser instantanément ces modifications dans Salesforce. Cela peut aider l'équipe commerciale à être informée lorsqu'elle partage des mises à jour importantes avec ses clients.

Sécurité des documents

L'intégration de Salesforce SharePoint permet aux entreprises d'accéder aux fonctionnalités de sécurité robustes de SharePoint telles que les équipes, les rôles et les niveaux d'autorisation, ce qui les aide à respecter les lois de conformité telles que HIPAA et GDPR, etc. La plate-forme est livrée avec une autre fonctionnalité permettant de définir des dates d'expiration pour des fichiers spécifiques, de cette façon, les fournisseurs tiers ne pourront pas accéder au fichier après la date d'expiration.

Analyses et rapports

L'intégration de SharePoint Salesforce garantit des capacités d'analyse et de reporting simples, car les données provenant des deux plates-formes peuvent être combinées pour obtenir des informations sur les performances des ventes, l'utilisation des documents et les interactions avec les clients. Par exemple, avec l'aide de l'outil SharePoint Online Reporting and Auditing, les équipes peuvent analyser les documents fréquemment consultés dans le processus de vente, ce qui leur donne un aperçu des ressources qui ont eu le plus grand impact sur la conclusion d'une transaction ou la résolution des problèmes des clients.

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Meilleur équilibrage de charge

L'un des principaux avantages de l'intégration de Salesforce avec SharePoint réside dans l'amélioration de l'équilibrage de charge. L'utilisation individuelle des deux plates-formes impose une charge importante aux systèmes, ce qui entraîne une augmentation des temps d'arrêt et un ralentissement des performances. Leur intégration permet cependant le partage de données et de fichiers entre deux plates-formes, ce qui conduit à un meilleur équilibrage de charge et à un gaspillage de ressources nul en raison de la duplication et de la maintenance de plusieurs copies.

Ces quatre avantages ne représentent que les avantages de haut niveau associés à l'intégration de Salesforce et SharePoint. Au niveau des processus et des flux de travail plus quotidiens, plusieurs autres avantages apparaissent, tels que des contrôles de partage externes, une meilleure gestion des données, une productivité améliorée et une évolutivité.

Cependant, la probabilité de constater ces avantages dans votre organisation dépend entièrement de la manière dont vous effectuez l'intégration de Salesforce SharePoint. Avant d'aborder cette section, laissez-nous vous donner un bref aperçu des quatre principes directeurs qui peuvent assurer le succès du processus.

Les principes directeurs de l’intégration de SharePoint Salesforce

Dans l’économie numérique d’aujourd’hui, des intégrations réussies jouent un rôle crucial dans la construction d’une organisation efficace et efficiente. Pour garantir que votre entreprise puisse y parvenir, vous devrez suivre certains principes directeurs.

1. Résidence des données – Il convient de garantir que les données se trouvent dans des limites géographiques prédéfinies : où elles ont été créées, où elles seront consultées et où elles seront stockées. Cela devient d’autant plus important lorsque vous devez respecter les normes en matière de confidentialité et de stockage des données.
2. Sécurité – Votre intégration SharePoint Salesforce doit garder la sécurité comme priorité absolue. Bien que les deux plates-formes soient dotées d'un algorithme de sécurité robuste, vous devez prêter attention aux autorisations d'accessibilité aux fichiers et à leur suivi d'utilisation. [Lire aussi : Sécurité des applications cloud : protéger vos données dans le cloud]
3. Architecture des données – Les données que vous utilisez doivent être organisées et structurées de manière logique pour tirer le meilleur parti du processus d'intégration. Cela comprend généralement l’étiquetage, la catégorisation et la liaison des points de données associés dans Salesforce et SharePoint.
4. Partage de données – Une fois les données bien organisées et stockées, la prochaine étape consiste à planifier leur accès et leur distribution. Pour résoudre ce problème, SharePoint est livré avec une série de fonctionnalités telles que l'ajout de dates d'expiration dans les documents, un tableau de bord pour afficher et suivre qui a accédé à un document, etc.

Maintenant que nous avons abordé les principes d'intégration de Salesforce SharePoint, examinons comment vous pouvez connecter les deux plates-formes et s'il existe des limitations auxquelles vous devez vous préparer.

L'intégration étape par étape de SharePoint avec Salesforce

Lorsque vous arrivez au processus d'intégration de Salesforce à SharePoint, vous aurez généralement trois options : utiliser Files Connect, créer un outil d'intégration personnalisé et utiliser des plates-formes tierces pour connecter les deux plates-formes.

Explorons ici les trois options.

Méthode SharePoint de Salesforce Files Connect

1. Ouvrez Salesforce AppExchange et recherchez « Files Connect ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Obtenir maintenant » pour commencer l'installation.
2. Après l'installation, vous devrez maintenant accorder des autorisations en accédant à la section « Ensembles d'autorisations » dans le menu de configuration de Salesforce et en sélectionnant « Files Connect ». À partir de là, vous pouvez attribuer les autorisations utilisateur nécessaires, telles que la possibilité d'afficher, de modifier et de supprimer des fichiers.
3. Ensuite, établissez un fournisseur d'authentification en accédant à « Fournisseur d'authentification » et en sélectionnant « Files Connect ». À partir de là, vous pouvez créer et gérer les paramètres nécessaires tels que le type d'authentification et l'accès accordé aux utilisateurs.
4. Après cela, vous devez configurer le compte SharePoint. Accédez à la section « SharePoint », puis sélectionnez « Files Connect ». Vous pouvez désormais saisir les informations nécessaires, telles que les informations de connexion et l'URL SharePoint.
5. Il est maintenant temps de configurer l'application développée. Pour cela, accédez à la section « Développer » du menu de configuration de Salesforce, puis sélectionnez « Files Connect ». À partir de là, vous pouvez désormais configurer les paramètres nécessaires, comme le type d'intégration et les données qui seront partagées entre les systèmes.
6. La prochaine étape cruciale de l'intégration de Salesforce à Sharepoint consiste à configurer l'outil Salesforce Files Connect. Accédez à la section « Configuration » dans le menu Salesforce et accédez à « Files Connect ». Vous pouvez désormais configurer des paramètres tels que le type d'intégration et les données qui seront partagées entre les systèmes.
7. La dernière étape de l'intégration de Salesforce SharePoint consiste à créer un lien entre les deux plateformes. Pour établir cela, accédez à la section « Sources de données externes » dans le menu de configuration de Salesforce et accédez à « Files Connect ». À ce stade, vous pouvez facilement configurer des paramètres tels que le type d'intégration et les données qui seront partagées entre les systèmes.

Bien qu'il s'agisse de la forme d'intégration Salesforce et SharePoint la plus appliquée, Files Connect présente certaines limitations inquiétantes, telles qu'une prise en charge restreinte des systèmes externes, aucune option de téléchargement, aucun contrôle des autorisations, la complexité du partage externe, la latence, les limitations de recherche, etc.

Applications d'intégration Salesforce vers SharePoint tierces

Plusieurs connecteurs tiers visent à résoudre les restrictions de Files Connect. Examinons une vue tabulaire de la comparaison entre Files Connect et eux.

Outil d'intégration SharePoint Salesforce personnalisé

La dernière option que les entreprises choisissent généralement lors de l'intégration en ligne de Salesforce et SharePoint consiste à créer un outil personnalisé. Un partenariat avec un fournisseur de services de développement de logiciels comme Appinventiv peut vous donner l'ensemble des compétences dont vous auriez besoin pour une intégration personnalisée qui répond à toutes les complexités et restrictions de Files Connect et des logiciels tiers.

Maintenant que vous connaissez les trois options dont vous disposez généralement lors de la planification de l'intégration de SharePoint avec Salesforce, nous souhaitons vous préparer à certains défis courants qui peuvent survenir quel que soit le modèle d'intégration que vous choisissez.

Défis courants liés à l'intégration de SharePoint Salesforce et moyens de les surmonter

L'intégration de SharePoint à Salesforce peut être un parcours complexe pour de nombreuses entreprises qui ne disposent pas des compétences techniques nécessaires pour combiner les deux plates-formes massives.

Migration de données

La migration des données de Salesforce vers SharePoint ou vice versa peut être une tâche extrêmement complexe et fastidieuse, car les entreprises doivent s'assurer que leurs données ont été correctement formatées, organisées et migrées sans aucune duplication ou erreur d'exactitude. Pour surmonter ce problème, ils peuvent utiliser des outils de migration de données tiers ou même faire appel à des services de migration de données spécialisés pour les aider dans cette approche.

Sécurité des données

S'assurer que les données sensibles sont entièrement protégées et que l'accès est limité uniquement aux utilisateurs autorisés est la clé d'une intégration réussie de Salesforce SharePoint. Nous vous recommandons de résoudre ce problème en appliquant des fonctionnalités de sécurité telles que des pare-feu, le cryptage et les contrôles d'accès.

Personnalisation

La personnalisation de l'intégration et de son résultat est extrêmement difficile lorsque l'on emprunte la voie Files Connect. L’absence de solution est ce qui conduit les entreprises à opter pour une solution tierce ou à s’associer à une société de développement de logiciels qui aiderait à créer un outil d’intégration personnalisé.

Avec cela, nous avons examiné toutes les différentes facettes de l'intégration de Salesforce SharePoint. Pour un résumé rapide, nous avons expliqué comment la fonctionnalité de gestion de documents Salesforce ne peut à elle seule suffire aux exigences d'une entreprise en croissance, ainsi que les raisons de cette situation. Nous avons ensuite examiné certains des principaux avantages de l'intégration, les détails des options dont vous disposez en combinant les deux et enfin les défis que vous pourriez rencontrer.

Comment Appinventiv peut-il vous aider avec l'intégration de Salesforce Sharepoint ?

Chez Appinventiv, nous comprenons que chaque équipe de croissance d'entreprise recherche une solution plus productive et plus axée sur les résultats – ce que promet l'intégration de Salesforce et SharePoint. Mais même dans cette intégration, certaines limitations évidentes peuvent être résolues en utilisant une solution personnalisée. C’est là qu’intervient notre expertise.

Nous disposons du savoir-faire technique et du sens des affaires nécessaires pour comprendre vos problèmes fondamentaux quotidiens qui font surface en raison d'un manque d'intégration et disposons des solutions techniques non seulement pour les résoudre, mais également pour tirer parti des capacités des deux plates-formes.

Contactez nos experts en intégration dès aujourd’hui pour trouver une solution d’intégration personnalisée et plus efficace combinant les deux puissants logiciels d’entreprise.

FAQ

Q. Salesforce est-il similaire à SharePoint ?

R. Bien que Salesforce dispose de certaines fonctionnalités de gestion de documents, il s'agit essentiellement d'une plate-forme CRM. D’un autre côté, le principal argument de vente de SharePoint est qu’il s’agit d’un système de gestion et de stockage de documents.

Q. Quel est l'avantage de l'intégration de Salesforce SharePoint ?

R. Il existe plusieurs avantages associés à l’intégration de Salesforce et SharePoint. Voici les meilleurs :

• Collaboration améliorée en équipe
• Sécurité des documents
• Analyses et rapports
• Meilleur équilibrage de charge
• Contrôles de partage externes
• Meilleure gestion des données
• Productivité améliorée
• Une plus grande évolutivité, et bien plus encore.

Q. Files Connect est-il la seule option permettant de connecter les deux plates-formes ?

R. Bien que Files Connect soit la méthode d'intégration la plus utilisée, ce n'est pas la seule. Vous pouvez également utiliser des outils d'intégration tiers ou créer une plate-forme personnalisée dotée des capacités d'intégration.