Faites évoluer votre entreprise de sécurité avec l'application de garde de sécurité n°1

Il y a beaucoup de pièces mobiles lorsque vous gérez une entreprise de gardiennage. De la gestion des employés aux clients en passant par les opérations quotidiennes, tout est super important et super urgent. En plus de tout cela, il existe de nombreuses réglementations et un espoir de base que vous serez rentable à la fin du mois.

Après que plus de 100 entreprises d'agents de sécurité soient devenues clientes de Connecteam, nous avons voulu créer un guide expliquant comment d'autres entreprises de sécurité pourraient utiliser l'application d'agents de sécurité Connecteam pour développer leur activité. Nous avons examiné deux aspects essentiels :

1. À quels défis les entreprises de sécurité ont-elles dû faire face avant de choisir Connecteam ?
2. Pourquoi ont-ils choisi Connecteam et comment utilisent-ils l'application ?

Vous trouverez ci-dessous les conclusions que nous avons trouvées afin que vous puissiez faire évoluer votre entreprise de sécurité avec l'application de garde de sécurité n°1.

Défis auxquels les entreprises de sécurité étaient confrontées avant Connecteam

Difficile de garder tout le monde sur la même page

"Comme tout change régulièrement, c'est un défi de garder tout le monde sur la même longueur d'onde."

"Il est très difficile d'avoir une visibilité complète sur qui a reçu le message et recevoir des informations sur le terrain de nos employés prend trop de temps."

"C'est compliqué d'obtenir des informations en temps réel sur le terrain et nous utilisons différents outils, donc rien n'est enregistré et chaque message est désordonné et sans format."

Processus désordonné pour créer un horaire efficace et répartir les quarts de travail

"Créer un planning prédictif à l'avance et qui fonctionne pour tout le monde n'est pas une tâche facile à faire, et utiliser un stylo et du papier ou des piles de feuilles Excel pour faire le travail me noie sous la paperasse."

Le suivi précis des heures pour la paie n'est pas facile

"Avoir des employés sans bureau crée un cauchemar en matière de suivi des heures. Tout comme pour créer un emploi du temps, nous avons des piles de papiers et de cartes perforées ou des e-mails sans fin où les employés signalent leurs heures d'arrivée et de départ. De plus, nous devons respecter les lois réglementaires, nous devons donc nous assurer que nous avons les heures correctes de tous nos employés. »  

Intégration et formation

« Être agent de sécurité, c'est assumer plus de responsabilités et de compétences, ce qui demande beaucoup d'expérience et de formation. Nous devons préparer notre personnel à tous les défis, les aider à performer à un niveau élevé et adopter les réglementations gouvernementales. Cependant, nous constatons que les méthodes d'intégration et de formation régulière prennent du temps et sont difficiles à organiser, surtout lorsque tout le monde n'est pas au même endroit.

"Nous avons beaucoup d'employés temporaires, nous avons donc besoin d'un processus d'intégration rapide mais approfondi et cela ne devrait pas nous coûter un bras et une jambe."

Offrez au client la meilleure expérience

« Mes clients s'attendent à une expérience optimale et moderne. Je travaille dur pour me différencier de la concurrence et offrir une valeur ajoutée.

Comment les entreprises de sécurité utilisent l'application Connecteam Security Guard

1. Communication interne simplifiée et simplifiée

Ne manquez jamais un battement avec vos gardes de sécurité et gardez tout le monde sur la même page en un clic. La communication interne avec votre équipe est essentielle à la satisfaction au travail et même à la satisfaction des clients !

De plus, vous pouvez suivre tous les résultats du tableau de bord pour savoir qui a lu votre message et qui ne l'a pas fait. Envoyez un rappel à ceux qui ont manqué votre message afin que vous puissiez être assuré que tout le monde est au courant.

Voici des exemples du type de communication que vous pouvez envoyer via l'application Connecteam security guard :

• Communication ciblée : adressez-vous à tous ou à un groupe spécifique d'employés (comme les superviseurs ou ceux d'un emplacement spécifique) et envoyez des mises à jour, des informations pertinentes, de nouveaux protocoles, la reconnaissance de l'employé du mois, etc.
• Annuaire des employés : il est facile de trouver les coordonnées de votre équipe avec une gestion complète des autorisations.Démarrez une conversation avec la personne concernée en un clic
• Groupes de discussion : il est si simple de rationaliser la communication quotidienne facilement et efficacement en envoyant des messages au groupe concerné ou via une discussion privée en tête-à-tête.Informez votre équipe de la meilleure route à suivre ou s'il y a un événement sur l'un des sites ou s'il y a eu un accident et qu'ils doivent être au courant. Quelles que soient les informations dont ils ont besoin pour exécuter leur travail efficacement, partagez-les avec eux en temps réel sans avoir besoin de chaînes WhatsApp interminables, d'appels téléphoniques bâclés ou de SMS obsolètes.
• Notifications push et mises à jour : envoyez des annonces formelles et informelles, telles que les opérations, les mises à jour du PDG, la reconnaissance des employés, les mises à jour administratives, etc.Cela tient tout le monde informé de haut en bas sur toutes les questions de l'entreprise.

2. Planification et répartition plus rapides et dépendantes

Connecteam vous permet de répartir les tâches ou de créer des équipes en un clic ! Affectez vos gardes de sécurité à certains quarts de travail en fonction des différents emplacements et de la clientèle, prenez en charge la planification de plusieurs équipes par quart de travail et vous pouvez également inclure des informations détaillées sur les quarts de travail pour vous assurer que les choses sont bien faites comme l'adresse, les tâches, les rappels, etc.

Tous vos employés ont un accès immédiat à leur emploi du temps de n'importe où afin qu'ils puissent accepter ou refuser un quart de travail, voir si un quart de travail est disponible, et plus encore.

Planifiez facilement à l'avance et obtenez un aperçu en temps réel de l'état d'avancement des projets en sachant où se trouvent vos employés.

• Affectez des agents de sécurité à des quarts de travail en fonction des différents emplacements et de la clientèle
• Soutenir la planification de plusieurs équipes par quart de travail
• Conservez des enregistrements de l'heure et de l'emplacement de l'horloge d'arrivée et de départ, et autorisez même les notes et les commentaires de l'équipe
• Autoriser les employés à accepter/rejeter les quarts de travail (facultatif – peut être désactivé)
• Obtenez des demandes de congés et de vacances et soyez en mesure de voir instantanément si elles ont été approuvées ou rejetées

3. Heures précises et meilleure gestion de la paie

Connecteam simplifie le pointage des arrivées et des départs, il suffit aux employés de cliquer sur le gros bouton et c'est tout ! En tant que responsable, vous pouvez être assuré que les employés sont là où ils disent être, vous les payez donc avec précision car un horodatage GPS est étiqueté pour chaque fonction d'entrée et de sortie. Cela aide à limiter les coups de poing entre amis et les abus de temps appartiennent au passé, ce qui signifie que vous gérez une paie plus intelligente et plus précise pour tous.

Gagnez du temps sur la paie et les feuilles de temps avec l'automatisation du suivi du temps de Connecteam :

• Pour pointer les quarts de travail avec un tampon de localisation GEO
• Tirer parti des paramètres de rappels prédéfinis pour s'assurer que les employés arrivent et partent à l'heure
• Utilisation de notes et de balises pour répondre à des besoins spécifiques (comme le filtrage par client ou par dates spécifiques)
• Exportation des feuilles de paie, par équipe ou au total
• S'intègre directement à QuickBooks Online et Gusto pour une paie sans souci

Notez qu'il existe des limites d'horloge que vous pouvez configurer pour vous assurer que les agents de sécurité ne peuvent pointer que SUR LE SITE qui leur est assigné et uniquement QUAND ils sont censés le faire.

4. Automatisez les processus quotidiens

Il peut être difficile de gérer les rapports depuis le terrain, il y a souvent un décalage et le plus souvent, vous passez beaucoup de temps à courir après certains rapports parce qu'ils ne vous ont pas été envoyés à temps. Et ne me lancez même pas à essayer de déchiffrer une écriture désordonnée si vos agents de sécurité remplissent toujours tout avec un stylo et du papier.

Rendez toutes les listes de contrôle, formulaires et rapports numériques afin que vos employés puissent les remplir à tout moment et depuis n'importe quel endroit. En un clic, vous obtenez un retour immédiat du terrain afin que vous puissiez prendre des décisions commerciales intelligentes. Par exemple, des rapports récapitulatifs, des journaux quotidiens, des rapports d'incident, des remboursements de dépenses, des listes de contrôle d'équipement et bien plus encore. Tous ces flux de travail peuvent même être partagés automatiquement avec vos clients si vous le souhaitez.

Améliorez facilement vos opérations quotidiennes en envoyant des rapports du terrain au bureau en quelques secondes. Lors de vos déplacements, les employés peuvent remplir les éléments suivants et plus encore :

• Rapport de début ou de fin de quart de travail
• Rapport d'inspection du superviseur
• Rapport d'incident
• Rapport d'accident
• Rapport de réponse aux alertes
• Rapport d'observation/de danger pour la sécurité
• Rapport de réclamation client
• Formulaire de commande uniforme
• Demande d'entretien de véhicule

De plus, rendez tous vos documents les plus courants disponibles sur l'application, tels que :

• Procédures opératoires normalisées (SOP)
• Manuel des employés
• Protocoles de sécurité et d'urgence
• Code d'éthique
• Politique uniforme
• Politique sur le harcèlement sexuel

5. Améliorer la formation et l'intégration de tous les agents de sécurité

L'industrie des agents de sécurité est souvent confrontée à un roulement important, ce qui signifie que les heures que vous passez à former chaque nouvelle embauche peuvent vous coûter cher à long terme.

Avec Connecteam, vous vous assurez que toutes les informations sont disponibles sur le smartphone de votre employé, du matériel de formation aux procédures, protocoles, vidéos, etc. Vous pouvez suivre leurs progrès en temps réel, envoyer des notifications à tous ceux qui prennent du retard et, mieux encore, vos employés sont formés à leur rythme, à leur rythme. Même en déplacement !

Chaque fois qu'une nouvelle recrue rejoint l'équipe, offrez-lui la meilleure première journée en lui offrant l'expérience du 21e siècle :

• Une lettre officielle d'accueil de l'employé dans l'entreprise
• Passez en revue une «liste de contrôle des nouveaux employés» pour vous assurer que rien ne soit oublié
• Formulaire d'informations personnelles (informations personnelles, coordonnées, contact d'urgence)
• Accord de confidentialité et de non-divulgation
• Demande de casier judiciaire
• Obtenez une copie de la pièce d'identité du nouvel employé et d'autres documents pertinents
• Formation en santé et sécurité
• Signatures d'uniformes, d'insignes et d'autres équipements

Améliorez régulièrement vos compétences professionnelles en permettant que tout le matériel pertinent soit disponible en un clic :

• Formation en santé et sécurité
• Formation sur le harcèlement sexuel
• Utilisation et entretien du matériel
• Test et quiz

6. Stimulez la conformité à l'échelle de l'entreprise

Connecteam est utilisé par les sociétés de sécurité à des fins de conformité, presque rien n'est plus important que de se conformer aux réglementations fédérales et étatiques.

Les formulaires « Lire et signer » sont courants, ainsi que des formations de remise à niveau périodiques. Tous les documents sont enregistrés et automatiquement envoyés sous forme de copie PDF à des e-mails prédéfinis qui peuvent être personnalisés pour chaque formulaire, et les utilisateurs peuvent exporter un rapport de synthèse à tout moment.

« Avoir certains documents dans un dossier est l'une des fonctionnalités que j'aime tant, car les employés peuvent tout signer sur leur téléphone. J'ai créé des politiques sur le harcèlement sexuel, des politiques médicales, y compris une feuille pour recueillir les préférences de l'équipe en matière d'avantages, des politiques de sécurité, etc. Les employés le reconnaissent et signent sur l'application sans avoir à être physiquement au bureau. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et nous évite les tracas de suivi aller-retour.– Parfait Vandi, président et directeur qualifié de UGS Sécurité Privée Inc.

Lire et signer des documents :

• Reconnaissance du manuel de l'employé
• Accord uniforme
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Autres documents lus et signés

Formation périodique de remise à niveau :

• Formation sur le harcèlement sexuel
• Formation aux protocoles d'urgence
• Formation de familiarisation sur le campus
• Formation de remise à niveau du protocole

Tout ce qui est nécessaire pour que votre entreprise de sécurité obtienne une meilleure conformité à tous les niveaux peut être géré avec Connecteam.

7. Plus facile à gérer les tâches RH

Automatisez les processus et contrôlez mieux les problèmes liés à la main-d'œuvre :

• Parrainez un ami : c'est aussi simple que cela pour vos employés de recommander des amis pour un poste qui vous aide à augmenter votre portée de recrutement.
• Gestion des demandes de vacances/congés de maladie : les utilisateurs reçoivent des mises à jour automatiques si les demandes ont été refusées ou approuvées.
• Formulaire d'informations personnelles pour l'intégration de nouveaux employés (informations personnelles, coordonnées, contact d'urgence, documents tels que formulaires fiscaux / pièce d'identité avec photo, etc.)
• Mise à jour des informations de contact telles que l'adresse, le nom, l'e-mail, le compte bancaire, etc.
• Sondage sur la satisfaction des employés que vous pouvez envoyer chaque semaine ou chaque mois ou à tout moment.

Gérez vos RH internes avec une solution directe, en temps réel, facile à utiliser et garantissant à vos employés un accès immédiat à toutes les informations relatives à l'entreprise.

Pourquoi les entreprises de sécuritéchoisissent l'application Connecteam Security Guard

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