Modèle de facture d'expédition

Présentation du modèle de facture d'expédition

Tout comme il y a un reçu pour chaque achat que vous effectuez, il y a une facture d'expédition pour chaque envoi expédié. Bien que cela puisse ressembler à un virelangue, la génération de factures d'expédition précises et détaillées fait partie intégrante de chaque opération d'expédition. Vous pouvez utiliser les modèles de facture d'expédition disponibles sur Internet si vous ne voulez pas perdre votre temps à formuler une facture d'expédition.

Une facture d'expédition officielle appropriée comporte de nombreux composants et frais qui doivent être inclus, et s'ils sont manqués, cela peut créer des problèmes pendant le transport. Les transporteurs maritimes génèrent généralement ces factures pour suivre l'expédition dans leurs systèmes et créer un moyen standardisé et efficace de s'assurer que chaque colis atteint sa destination.

Pour comprendre comment créer et utiliser des factures d'expédition, examinons les factures d'expédition.

1) Qu'est-ce qu'une facture d'expédition ?

Techniquement parlant, une facture d'expédition est un document créé par le vendeur pour déclarer et fournir des informations sur les produits et services expédiés au client et les instructions d'expédition. Il y a beaucoup d'informations sur la facture d'expédition, et vous ne pouvez en manquer ou en oublier aucune.

Vous pouvez soit utiliser un modèle de facture d'expédition gratuit disponible sur Internet, soit utiliser Word ou Excel pour créer un modèle de facture d'expédition. Par conséquent, la plupart des entreprises utilisent un modèle de facture d'expédition avec un champ prédéfini et une conception avec toutes les informations statiques déjà sur le document. Il vous suffira d'ajouter les changements d'informations à chaque envoi. Cela vous permet de rationaliser la création et l'impression des factures d'expédition pour le confort du transporteur et du client.

Une facture d'expédition, également connue sous le nom de connaissement, sert également de reçu d'expédition pour l'expéditeur et indique les conditions d'expédition des marchandises, y compris les conditions de paiement. La facture d'expédition fait office de document de titre pour les produits et services que vous expédiez à vos clients. Les détails sur le produit et les instructions d'expédition sont transmis par le client, ce qui permet une communication transparente.

2) Que faut-il inclure dans un modèle de facture d'expédition ?

Maintenant que vous connaissez la définition d'une facture d'expédition et l'objectif du connaissement, commençons par la partie essentielle de la création d'un modèle de facture d'expédition.

Que vous créiez un nouveau modèle de facture d'expédition ou que vous utilisiez un modèle de facture gratuit sur Internet, vous devez inclure ces neuf éléments dans votre modèle de facture.

2.1) Coordonnées de l'Expéditeur / Expéditeur

Le modèle de facture d'expédition doit comporter le nom et le logo de l'entreprise et inclure une adresse postale précise de votre entreprise afin qu'il n'y ait aucune confusion en cas de retours et d'envois perdus.

2.2) Détails du récepteur

Une adresse précise du client/destinataire, des informations de contact et un code PIN de livraison peuvent permettre aux partenaires transporteurs d'effectuer facilement des livraisons et de réduire le nombre de RTO.

2.3) Coordonnées du Transporteur / Partenaire 3PL

Le connaissement doit contenir le nom et les coordonnées du transporteur car il est responsable du colis pendant le transport.

2.4) Numéro de référence client / Numéro de bon de commande

Si vous incluez le numéro de référence ou le numéro de bon de commande sur le modèle de facture d'expédition, il est plus facile de suivre les expéditions en interne.

2.5) Description des Produits / Marchandises

Afin d'éviter les problèmes avec les douanes, vous pouvez inclure la quantité et les descriptions des produits sur la facture d'expédition. Cela doit être inclus dans le modèle car les lois nationales / internationales changent constamment. La description sur la facture vous permet d'éviter tout tracas et confusion avec les autorités.

2.6) Destination et détails du fret

Votre modèle de facture d'expédition doit inclure le poids et les dimensions du colis et les détails précis de la destination. Vous devez inclure la nature de la marchandise, par exemple si elle est fragile ou contient des matières dangereuses ou inflammables.

2.7) Date de prise en charge

La date d'enlèvement indique la date et l'heure où la responsabilité de l'envoi a été confiée au transporteur partenaire. Il peut également être utilisé pour suivre le délai de livraison.

2.8) Type d'emballage

Vous devez indiquer si vous avez utilisé des boîtes, des granulés, des caisses ou des barils pour expédier vos produits afin de faciliter le traitement.

2.9) Bons de livraison et instructions

Lors de la création de votre modèle de facture d'expédition, vous pouvez ajouter une colonne pour fournir des instructions spéciales à votre partenaire transporteur transmises par le client. Cela vous permet d'améliorer votre expérience de livraison et d'améliorer la satisfaction de vos clients.

3) Comment créer un modèle de facture d'expédition ?

La création d'un modèle de facture d'expédition peut être une tâche fastidieuse et doit être effectuée avec soin. Pour vous simplifier la tâche, nous avons réduit la tâche en quelques étapes simples.

3.1) Étape 1 : Téléchargez un modèle personnalisable

Même si vous souhaitez formuler votre modèle de facture d'expédition, téléchargez un modèle de facture d'expédition gratuit sur Internet qui convient à votre couleur ou un modèle avec un espacement et un format appropriés. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.

3.2) Étape 2 : Ajoutez les détails requis.

Ajoutez des lignes et de l'espace séparément pour les détails de l'expéditeur, du destinataire et du transporteur. Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace pour les parties, car ces champs incluront les adresses et les coordonnées.

3.3) Étape 3 : Inclure les détails de la commande

Ensuite, vous devrez ajouter des onglets et des espaces pour les informations de commande, y compris les codes-barres pour les numéros de référence d'expédition et les numéros de commande.

3.4) Étape 4 : Ajouter des termes et conditions

Assurez-vous d'ajouter les termes et conditions et les détails de paiement sur la facture d'expédition. Cela améliore l'expérience de livraison et permet aux entreprises de messagerie de trier plus facilement les commandes contre remboursement.

3.5) Étape 5 : Description de l'élément

Si vous expédiez généralement à travers l'État et les frontières internationales, il est idéal que vous ajoutiez une ligne de description de l'article dans votre facture d'expédition. Cela permettra à vos produits d'être facilement évalués par les autorités et garantira que vos envois ne sont pas bloqués en douane.

3.6) Étape 6 : Inclure les frais supplémentaires/instructions d'expédition

L'ajout d'une colonne pour mentionner les instructions d'expédition, les frais supplémentaires, etc. vous aidera à améliorer votre expérience de livraison. D'autres frais tels que la main-d'œuvre et la manutention peuvent être directement mentionnés sur la facture d'expédition pour favoriser la transparence.

4) Types de factures d'expédition

Comme nous le savons, l'expédition et la logistique ne sont pas des processus simples. Les entreprises de commerce électronique visant une portée mondiale, il est naturel qu'un seul type de facture d'expédition ne soit pas suffisant pour prendre en charge l'ensemble de l'écosystème logistique. Bien que le format des modèles de facture d'expédition soit presque identique avec quelques modifications mineures, vous devez comprendre les différents types de factures d'expédition.

4.1) Facture standard : la facture standard n'est qu'une simple facture d'expédition pour l'expédition de marchandises.

4.2) Facture commerciale : la facture commerciale est généralement utilisée pour indiquer l'importation de marchandises étrangères et décrit les détails des marchandises à des fins douanières.

4.3) Facture pro-forma : Une facture pro-forma est généralement fournie avant l'achat ou l'expédition des marchandises pour donner une estimation à l'acheteur.

4.4) Facture de crédit : une facture de crédit est généralement utilisée pour émettre une note de crédit en attente au client, principalement en cas de retour ou de remboursement.

4.5) Facture de débit : une facture de débit est généralement utilisée pour facturer des frais spéciaux/coût des marchandises après la livraison.

5) Importance du modèle de facture d'expédition

Les opérations d'expédition et les chaînes d'approvisionnement deviennent complexes à mesure que vous grandissez. Vous devrez utiliser un logiciel de gestion des expéditions et des commandes comme ClickPost pour surmonter les défis techniques et rationaliser l'ensemble du processus. Si vous souhaitez créer une marque, vous vous adresserez probablement à une clientèle mondiale.

Une facture d'expédition devient essentielle dans de tels scénarios, car il s'agit d'un document juridiquement contraignant de l'accord entre l'expéditeur et la société de transport. De plus, une facture d'expédition facilite le suivi et la gestion des commandes en interne et tient le transporteur responsable des envois perdus/endommagés conformément aux conditions du SLA.

Bien que des modèles de facture d'expédition gratuits soient disponibles sur Internet, vous devrez peut-être y travailler pour ajouter votre image de marque et vos touches personnelles en fonction de votre processus d'exécution. Mais, pour une organisation de niveau entreprise, idéalement, il est impossible de générer une facture d'expédition distincte, car ils gèrent généralement un volume de commandes plus élevé. Dans de tels cas, créer et formuler vous-même un modèle de facture d'expédition peut vous aider à accélérer considérablement le processus.

6) Où pouvez-vous trouver des modèles de facture d'expédition gratuits ?

Un modèle de facture d'expédition gratuite est le meilleur point de départ si vous cherchez à créer un modèle de facture gratuitement pour votre entreprise. Il existe de nombreuses sources de modèles de facture d'expédition modifiables gratuits. Vous pouvez consulter le modèle de facture d'expédition ClickPost ici.

Outre ClickPost, si vous recherchez des options de conception, il existe des modèles de facture d'expédition sur Word si vous recherchez un modèle contenant beaucoup de texte. L'avantage d'utiliser un modèle d'expédition personnalisable à partir du mot est qu'il est gratuit et que vous bénéficiez de quelques options de conception. Vous pouvez même ajouter le logo de votre marque pour offrir une expérience de marque personnalisée à vos clients.

Cependant, si vous cherchez à créer un modèle tabulaire ou à utiliser des feuilles Excel ou Google pour suivre vos commandes, il peut être préférable de rechercher un modèle de facture d'expédition dans Excel. Si vous ne trouvez pas un design qui vous plaît dans ces trois options, vous pouvez rechercher des modèles de facture d'expédition gratuits sur Google et vous obtiendrez divers sites Web proposant des modèles téléchargeables gratuitement. L'avantage d'utiliser ces modèles de livraison gratuite est qu'il facilite la saisie des données et vous pouvez même automatiser l'ensemble du processus de génération. Mais, vous ne pouvez pas ajouter beaucoup de texte à ces modèles car Excel est un tableur.

7) Modèle de facture d'expédition internationale

Lors de l'expédition internationale, les règles d'exportation/importation et douanières peuvent être délicates. Une facture d'expédition est un document qui peut accélérer le dédouanement. Mais, pour cela, vous devrez vous assurer que votre facture d'expédition contient toutes les exigences des douaniers pour dédouaner votre commande.

Vous avez besoin d'un modèle de facture d'expédition internationale infaillible pour vous assurer que vos factures d'expédition ne présentent pas d'écarts. Cela garantira que vos commandes n'auront pas de problèmes lors du dédouanement. La facture d'expédition internationale ou la facture commerciale est généralement utilisée pour décrire tous les articles vendus. La facture commerciale devient un document juridiquement contraignant et une preuve de vente pour toutes les autres activités légales qui doivent être menées pour importer vos marchandises dans le pays ou l'état respectif.

Le modèle de facture d'expédition internationale doit être impeccable car le gouvernement l'utilisera pour imposer des droits de douane sur les articles en évaluant la valeur réelle des marchandises. La facture commerciale peut également être utilisée comme preuve d'achat/d'expédition en cas de réclamations d'assurance.

8) Conclusion

Les opérations d'expédition sont l'épine dorsale de toute entreprise de commerce électronique. À mesure que votre popularité et votre volume de commandes augmentent, il devient de plus en plus difficile de gérer et d'expédier vos commandes efficacement sans créer un système infaillible. Dans tous les systèmes de gestion des expéditions performants, les factures d'expédition sont la clé du suivi et de la gestion de vos commandes via plusieurs transporteurs.

Une facture d'expédition n'est pas seulement un document qui peut être utilisé à des fins internes, mais c'est aussi un document juridiquement contraignant qui indique les termes et conditions discutés entre l'expéditeur et le transporteur. Une facture d'expédition claire et concise peut être la clé d'opérations d'expédition et d'exécution efficaces. Mais, afin de générer cette facture d'expédition impeccable à chaque fois, vous avez besoin d'un modèle de facture d'expédition fiable et complet qui couvre toutes vos bases. Un modèle de facture d'expédition correctement formulé peut minimiser les tracas liés à la génération de la facture.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser les modèles de facture d'expédition gratuits disponibles sur Internet, ou vous pouvez utiliser les modèles de facture d'expédition Word ou les modèles de facture Excel qui sont facilement disponibles dans le logiciel. Vous pouvez également prendre l'aide d'un logiciel de gestion des expéditions comme ClickPost pour rationaliser davantage vos opérations. Si vous souhaitez accéder au modèle de facture d'expédition ClickPost, vous pouvez consulter notre site Web ou suivre le lien ci-dessus.

Si vous vous adressez à une clientèle mondiale, vous devez disposer d'un modèle de facture d'expédition précis. La facture d'expédition sert de titre de propriété des marchandises lors de leur importation dans un pays. Les autorités l'utilisent comme référence pour évaluer la valeur des marchandises et leur éligibilité à entrer dans le pays. Par conséquent, un modèle de facture d'expédition doit être utilisé qui donne toutes les informations requises sur le connaissement afin que vos envois ne soient pas bloqués en douane.

En conclusion, vous pouvez dire qu'un modèle de facture d'expédition est l'un des facteurs les plus cruciaux à prendre en compte lors du développement d'une opération d'expédition fiable et efficace. Le modèle vous permettra de rationaliser vos processus et vous évitera les tracas manuels liés à la création d'un nouveau document de facturation. Vous pouvez même ajouter votre marque sur la facture d'expédition pour améliorer la visibilité de la marque.

9) FAQ sur le modèle de facture d'expédition

9.1) Comment créer un modèle de facture d'expédition ?

Pour créer un modèle de facture d'expédition personnalisé, vous pouvez soit ouvrir un document de facture vierge dans Word ou Excel, soit choisir parmi les modèles préexistants disponibles dans ce logiciel. Vous pouvez ensuite modifier les champs, ajouter votre image de marque et enregistrer le modèle. Vous pouvez maintenant utiliser ce modèle pour générer vos propres factures d'expédition.

9.2) Existe-t-il des modèles de facture d'expédition gratuits dans Microsoft Word ou Excel ?

Il existe quelques modèles de facture d'expédition gratuits dans Word et Excel que vous pouvez utiliser pour créer gratuitement votre propre modèle de facture d'expédition.

9.3) Qu'est-ce que le connaissement ?

Le connaissement n'est qu'un autre terme pour les factures d'expédition. Il contient toutes les informations nécessaires pour effectuer une livraison réussie et des informations sur les marchandises à l'intérieur des envois.

9.4) En quoi une facture commerciale est-elle différente d'une facture d'expédition ?

La différence significative entre une facture commerciale et une facture d'expédition est que la facture commerciale est généralement générée lors de l'expédition de commandes internationales. La facture commerciale contient la valeur des marchandises ainsi que la description. Cela permet aux autorités de l'utiliser comme document officiel concernant les assurances, les douanes et d'autres procédures financières.