Les choses à faire et à ne pas faire avec la rétrofacturation de Shopify

Comment éviter les erreurs coûteuses qui entraînent une rétrofacturation

Si vous êtes un marchand Shopify, vous avez probablement déjà entendu parler des rétrofacturations. Ce sont des renversements de passif qui se produisent lorsqu'un client conteste un débit sur sa facture et que sa banque tranche en sa faveur.

Bien que les rétrofacturations de Shopify puissent parfois gêner les marchands qui vendent des biens directement aux consommateurs, elles peuvent dévaster les entreprises qui dépendent principalement des grossistes.

Les conseils ci-dessous vous aideront à garder une longueur d'avance tout en gardant vos clients satisfaits.

Les choses à faire et à ne pas faire avec la rétrofacturation de Shopify

En ce qui concerne les rétrofacturations, un peu suffit pour les prévenir et les coûts associés. Une analyse approfondie des coûts de rétrofacturation menée par Lexicata a révélé que le coût moyen de rétrofacturation s'élève à 25 $.

Cela peut rapidement s'accumuler lorsqu'une organisation subit des rétrofacturations fréquentes. Pour réduire le risque de subir des rétrofacturations Shopify et leurs diverses conséquences néfastes, envisagez de mettre en œuvre les choses à faire et à ne pas faire liées aux mesures de prévention des rétrofacturations :

Informez vos employés sur les rétrofacturations

Les fournisseurs doivent être conscients que les rétrofacturations constituent un risque dans n'importe quel secteur. La plupart des rétrofacturations se produisent pour des problèmes de non-livraison, de fausses déclarations et de service. Si un employé ne sait pas comment un client peut initier une rétrofacturation, il n'aura aucun moyen de l'empêcher. Ils ne sauront pas comment repérer les escrocs essayant de commettre une fraude par rétrofacturation. Ou même répondre à l'avis de rétrofacturation avec une raison légitime pour laquelle la rétrofacturation est invalide.

Expédiez vos produits avec une preuve de livraison traçable

Le suivi d'un colis est essentiel car il fournit une preuve valide que l'article a été livré au client. La preuve de livraison traçable aide également les gestionnaires à obtenir des informations spécifiques sur le colis, telles que son origine et sa destination. Ces données seront accessibles sur le site de la compagnie maritime et prouveront que le colis est passé par cet itinéraire.

Avec un système de suivi, un acheteur et un vendeur peuvent obtenir rapidement des détails vitaux sur l'emplacement du colis. L'absence de telles informations signifie que vous aurez du mal à contester une rétrofacturation lorsque l'acheteur prétend ne pas avoir reçu sa commande.

Fournissez un excellent service client

Mettez vos politiques là où les clients peuvent les localiser rapidement et assurez-vous que vos clients peuvent facilement comprendre vos conditions de service. Être réactif envers vos acheteurs garantira qu'ils peuvent toujours vous parler avant de parler à leur banque. Par conséquent, assurez-vous qu'ils savent comment vous joindre en cas de problème avec leur commande. Bien sûr, prendre ces mesures sera inutile si votre équipe ne comprend pas ce qu'elle peut faire pour éviter les rétrofacturations.

Ne fournissez pas trop d'informations sur vos factures

Les factures sont la façon dont vous enregistrez les services que vous fournissez à vos clients et sont également la toute première ligne de communication avec votre client après une transaction. Assurez-vous que votre première impression est positive. Rendez votre facture précise et facile à lire.

Idéalement, votre facture devrait inclure les éléments suivants :

• Date de la transaction
• Nom de l'entreprise et du client
• Section pour les détails de la transaction (date, produit, montant, etc.)
• Nom de la personne responsable de la transaction
• Ligne de signature pour le client (ou représentant autorisé)
• Conclusion (montant total dû)

Ne tardez pas à traiter les remboursements

Si un client demande un remboursement, assurez-vous d'agir rapidement. Une raison courante de rétrofacturation Shopify est que le client n'a jamais reçu ou n'a pas reconnu le ou les articles pour lesquels il a été facturé. Le client ou sa banque peut initier ce type de rétrofacturation. Le client peut demander une rétrofacturation via sa banque s'il estime que vous n'avez pas répondu rapidement à une demande de remboursement.

Même si les escrocs utilisent la même stratégie pour déjouer le système de rétrofacturation, vous pouvez être sûr d'éviter les rétrofacturations légitimes de ce type en répondant rapidement aux demandes de remboursement. La meilleure pratique consiste à répondre à une demande dans les 10 jours et à émettre le remboursement ou la vente incitative dès que possible.

Ne fournissez pas de copie de courtoisie de la facture avec le remboursement

Une autre raison courante des rétrofacturations Shopify est lorsque le client conteste le montant des frais ou la légitimité de la transaction. Cette rétrofacturation peut se produire si le client pense que vous émettez une copie de courtoisie de la facture avec un remboursement, ce que certains processeurs de carte de crédit exigent. Pour éviter cela, assurez-vous que votre procédure de remboursement est cohérente. Si vous effectuez toujours un remboursement sur la carte qui a été débitée ou envoyez un chèque avec une copie d'une facture, vous éviterez cette rétrofacturation.

N'utilisez pas de terminologies vagues ou confuses dans vos contrats et n'effectuez pas de services inutiles dans le cadre de votre contrat

Si vous avez fait appel à des tiers pour rédiger vos accords, lisez-les attentivement et assurez-vous que toutes les conditions sont claires. Un langage ambigu ou confus dans vos contrats pourrait entraîner des rétrofacturations. Encore une fois, si vous promettez un service spécifique dans votre contrat sans le livrer et que le client initie une rétrofacturation, vous perdrez le litige. Réfléchissez bien avant d'inclure des services supplémentaires dans vos contrats.

Si vous décidez d'offrir un service à valeur ajoutée, assurez-vous qu'il est écrit dans votre contrat. Par exemple, si vous fournissez un service de restauration, vous pouvez promettre d'organiser vos services de restauration pour un nombre spécifique d'invités. Cependant, si le client n'a commandé que de la nourriture pour 50 invités et que vous avez 50 tables installées, vous avez sur-livré. Ceci est un exemple de cas où vous devez sortir votre contrat et vous assurer que les services que vous fournirez sont clairs.

Ne pas avoir d'exigences excessives pour émettre un remboursement

Si un client initie une rétrofacturation, vous gagnerez presque toujours le litige si vous remboursez le plus rapidement possible. Cependant, certaines banques vous demanderont de prouver que le remboursement a été effectué. Un système de comptabilité permet de savoir qui est facturé et quand vous aide à établir que vous avez effectué un remboursement.

Cela dit, si vous avez un contrat avec le client, vous avez le droit de prendre un délai raisonnable pour traiter le remboursement. Pourtant, vous devez être cohérent. Traitez toujours les remboursements le plus rapidement possible. Si vous prenez toujours dix jours ouvrables pour traiter le remboursement et qu'un client initie une rétrofacturation, vous perdrez le litige.

En bout de ligne

Les rétrofacturations ne sont pas négociables si vous vendez quoi que ce soit en ligne. Les choses tournent parfois mal avec les transactions de commerce électronique, ce qui entraîne des litiges.

Peu importe à quel point vous êtes prudent pour anticiper les rétrofacturations Shopify, vous devrez toujours faire face à une rétrofacturation sans fondement, surtout maintenant que les voleurs à l'étalage en ligne militarisent les rétrofacturations pour commettre une fraude amicale. L'utilisation de la solution de rétrofacturation entièrement automatisée de Chargeflow pour créer une stratégie de réponse aux litiges basée sur les données vous permet d'arrêter de laisser de l'argent sur la table. Que votre entreprise connaisse rarement des rétrofacturations ou qu'elle connaisse un nombre anormalement élevé de litiges, Chargeflow vous donne des outils pour éviter la mort de l'entreprise par des rétrofacturations.

FAQ importantes sur la rétrofacturation

Quel est le code de motif de rétrofacturation ?

Un code de motif de rétrofacturation est un code alphanumérique de 2 à 4 chiffres choisi par la banque émettrice à partir d'une liste prédéterminée pour révéler la raison que le titulaire de carte a donnée pour demander une rétrofacturation. Chaque marque de carte a un ensemble unique de codes de motif de rétrofacturation parmi lesquels les banques doivent choisir.

Qu'est-ce qu'un délai de rétrofacturation ?

Le délai de réponse à la rétrofacturation est un délai prédéterminé pour répondre à une rétrofacturation. Les délais de rétrofacturation diffèrent selon le réseau de carte de crédit, mais le délai standard est de 30 jours. Les délais sont calculés à partir du jour où le titulaire de la carte a déposé la rétrofacturation. Parfois, cela peut prendre plusieurs jours avant que le commerçant ne reçoive la notification de rétrofacturation.

Devriez-vous lutter contre chaque rétrofacturation qui se présente à vous ?

Vous devez contester TOUTES les rétrofacturations sans fondement. La radiation des rétrofacturations en tant que coût de faire des affaires est une double tragédie, car cela expose votre entreprise aux fraudes de rétrofacturation. Des rétrofacturations excessives peuvent avoir un impact sur la pérennité de votre entreprise et vous coûter des privilèges de traitement.

Qu'est-ce que la fraude amicale ?

La fraude amicale, également appelée fraude par rétrofacturation, se produit lorsqu'un titulaire de carte effectue une transaction, puis demande une rétrofacturation à sa banque après avoir reçu les biens ou services achetés. Les estimations montrent que la fraude amicale représente 70 % de toutes les rétrofacturations.

Qu'est-ce qu'un frais de rétrofacturation ?

Les frais de rétrofacturation sont des frais non négociables, facturés aux commerçants chaque fois qu'ils reçoivent une rétrofacturation. C'est une incitation pour les commerçants à éviter autant que possible les rétrofacturations. Néanmoins, Shopify rembourse les frais de rétrofacturation si le marchand remporte le litige de rétrofacturation. Les frais de rétrofacturation de Shopify pour les marchands américains sont de 15 $.