Raccourcissez votre liste de tâches immobilières et augmentez vos bénéfices

Lorsque la plupart des agents immobiliers commencent, ils ont tendance à assumer toutes les tâches par eux-mêmes. Mais à mesure que l'entreprise commence à se développer, il y aura un moment où il sera écrasant de tout gérer par soi-même et l'équilibre travail/vie personnelle deviendra un véritable défi.

La dernière chose que vous voulez est de mettre beaucoup de travail dans la construction de votre entreprise, pour ensuite l'arrêter parce que vous êtes épuisé par la surcharge de travail. Bien qu'il soit agréable de conserver toutes vos commissions, l'argent c'est du temps, ce qui signifie que vous sacrifiez du temps pour gagner un peu plus d'argent.

En dehors de la prospection, des négociations et des présentations d'annonces ou d'acheteurs, la plupart des tâches immobilières peuvent être déléguées à d'autres membres du personnel.

Les tâches telles que celles ci-dessous sont souvent une bonne idée à confier :

• Gestion commerciale
• Descriptions et mises à jour des annonces
• Publication sur les réseaux sociaux
• Gestion des propriétés locatives
• Gestion des comptes financiers

Les propriétaires d'entreprises immobilières qui sont surchargés de travail citent souvent quelques raisons spécifiques. Les plus courants sont la perte de contrôle, le mentorat requis et le fait que la responsabilité incombe en fin de compte au leader de toute façon (c'est-à-dire vous). Cependant, toute entreprise en croissance abesoind'une équipe efficace et fiable.

La délégation peut réduire considérablement votre charge de travail, tout en augmentant vos revenus globaux. De plus, plus votre équilibre travail / vie personnelle est bon, plus il vous sera facile de rester concentré pendant vos heures de travail dédiées. Pensez-y comme ceci : un assistant administratif à 20 $ - 30 $ de l'heure vaut bien l'investissement, lorsqu'il ouvre la possibilité d'accepter une autre liste de 500 000 $.

Délégation

Qu'est-ce que la délégation ?

La délégation fait référence au partage ou au déchargement des responsabilités à un autre membre du personnel. La délégation est cruciale lorsque l'on travaille en équipe, mais ce n'est pas toujours une compétence facile à maîtriser.

Comment devenir un meilleur délégant ?

Si vous n'êtes pas habitué à ce que d'autres personnes vous aident dans votre travail ou même travaillent sous vos ordres, il peut être difficile d'introduire naturellement des tâches déléguées.

Voici comment démarrer avec la délégation :

Apprendre à lâcher prise

Ce n'est pas parce que vous n'effectuez pas une tâche vous-même qu'elle ne sera pas bien exécutée.

Commencez par déléguer de petites tâches aux nouveaux employés et observez comment ils s'en sortent. Rappelez-vous que vous les avez embauchés pour une raison, et même s'ils ne savent pas tout faire, ils ont la capacité d'apprendre.

Prenez le temps d'enseigner de nouvelles compétences

Cela peut prendre un moment pour enseigner une nouvelle compétence au personnel, mais considérez cela comme un investissement en temps. Une fois qu'ils auront cette responsabilité, vous pourrez leur faire confiance pour gérer cette tâche dans les travaux futurs.

Pour les tâches plus importantes qui nécessitent une formation supplémentaire et des connaissances de l'industrie, envisagez de couvrir les coûts. Encore une fois, une fois qu'ils ont appris à perfectionner une tâche (idéalement mieux que vous), vous pouvez compter sur eux en toute confiance pour aller de l'avant.

Voici un aperçu général de la manière dont les agents doivent aborder la délégation avec d'autres membres du personnel :

1. Commencez par clarifier vos objectifs afin de pouvoir déterminer les rôles nécessaires pour atteindre cet objectif.
2. Parlez à votre équipe de ce qu'elle aimerait améliorer et tenez-en compte lors de la planification.
3. Inscrivez-vous aux programmes nécessaires qui aideront les autres à terminer leur travail au mieux de leurs capacités.
4. Rencontrez votre équipe et exprimez que vous aimeriez commencer à déléguer des tâches afin de garder tout et tout le monde (y compris vous-mêmes) sur la bonne voie.
5. Enfin, notez les stratégies qui ont fonctionné et celles qui pourraient être améliorées, afin d'être mieux préparé la prochaine fois que vous lancerez un nouveau défi.

Avec certaines tâches en dehors de votre assiette, il est plus facile d'accepter plus d'affaires. Vous pouvez être sûr que vous avez une équipe et des stratégies pour faire face à la pression supplémentaire. De nouvelles pistes ? Les spécialistes de l'inscription peuvent prendre en charge la paperasserie afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail pratique et l'établissement de relations avec les clients. Vous souhaitez informer vos futurs clients de votre succès ? Votre responsable marketing peut passer le mot sur les réseaux sociaux.

Une équipe avec des tâches désignées, fluide avec un système en place qui rend les tâches faciles à accomplir

Délégation de direction

Au fur et à mesure que les membres de l'équipe commencent à assumer leurs rôles respectifs, vous pouvez vous assurer de plusieurs façons de vous assurer qu'ils font de leur mieux.

1. Assurez-vous que les objectifs sont clairement définis et que les outils nécessaires sont fournis.
2. Restez ouvert aux suggestions et aux préoccupations.
3. Pour les nouvelles tâches qui seront gérées à long terme, vérifiez que tout se passe bien.
4. Appuyez-vous sur les points forts de chaque membre du personnel et déléguez les tâches dans lesquelles ils sont susceptibles d'exceller.

Lorsque vous commencez à confier des tâches à d'autres membres du personnel, il est de bon goût de le communiquer clairement aux clients potentiels et actifs. Il est préférable d'avoir quelques scripts préparés à l'avance, afin que vous sachiez exactement quoi dire aux clients qui ne gèrent pas très bien le changement.

Scénario :

Script de transition des clients vers l'assistant administratif

"Bonjour, (nom du client)

J'ai récemment embauché une assistante administrative nommée (nomde l'assistante) qui m'aidera à fournir le meilleur niveau de service à la clientèle à mes clients à mesure que notre entreprise se développe.Soyez assuré que (nom de l'assistant) est dédié à vos besoins et sera là pour vous tout au long du processus.Ils seront également disponibles par téléphone ou par e-mail pendant mon absence.Je suis convaincu que vous allez juste l'adorer.Après tout, c'est pour ça que je les ai embauchés !il semble que tous mes autres clients l'aiment plus que moi !(en plaisantant).(Nom de l'assistant) vous contactera pour régler quelques détails préliminaires.Comment ça sonne?

Meilleur,

(Nom de l'assistant) »

Assistant administratif pour renvoyer les messages laissés par les clients pour le script de l'agent principal

"Bonjour, (nom du client)

Je suis (nom de l'assistant) et je vous contacte car (nom de l'agent) est actuellement absent du téléphone, mais nous voulions nous assurer de vous répondre rapidement.S'il y a des questions auxquelles je peux répondre pour vous en ce moment, je serais heureux de le faire.En fait, vous devriez toujours vous sentir à l'aise de m'appeler, car je me consacre à vos besoins et à vos préoccupations tout au long de ce processus passionnant.À cette heure de la journée, (Nom de l'agent) est généralement en train de rechercher et de commercialiser des propriétés, il/elle me répond généralement juste après qu'il/elle se libère.Après tout, je suis le vrai cerveau de l'opération !(blague)

Vous pouvez me contacter par téléphone (indiquer le numéro de téléphone), par e-mail (indiquer l'adresse e-mail) ou en personne (indiquer l'adresse) pendant nos heures de bureau.

Je suis dans l'attente de votre réponse.

Meilleur,

(Nom de l'assistant) »

Après avoir bien maîtrisé la délégation au sein de votre équipe, il est temps d'envisager l'automatisation.

Automatisation

Lorsque votre charge de travail est trop élevée, cela peut également signifier que la qualité de votre travail diminue. Certaines responsabilités sont si dynamiques et complexes que l'embauche de personnel pour les assumer pourrait être une autre perte d'argent (gestion des informations client, n'importe qui ?). Suivre le travail de votre équipe devient de plus en plus difficile. Qui est libre d'assumer la tâche suivante ? Où la dernière personne s'est-elle arrêtée ?

C'est là qu'intervient l'automatisation.

L'automatisation consiste à accélérer les processus redondants sans perdre en efficacité et en qualité ; faire un meilleur usage du travail manuel et laisser certains outils techniques pratiques prendre en charge une partie du travail.

Voici les premiers domaines que les agents les plus performants commencent à automatiser :

Suivre

Les stratégies de génération de leads doivent se transformer en une stratégie de suivi facile. Par exemple, les informations de contact provenant de journées portes ouvertes peuvent être automatisées à l'aide d'un outil comme Spacio. À partir de là, les clients recevront automatiquement des e-mails de suivi et des enregistrements pour continuer à entretenir des prospects à long terme.

Les informations de contact des clients recueillies à partir de vos sites Web immobiliers, de vos publicités PPC et d'autres méthodes numériques devraient être directement transmises à un CRM de haute qualité tel que Follow Up Boss. Dans votre CRM, vous pouvez organiser les prospects en fonction de la zone, de l'étape du processus d'achat, des intérêts et plus encore. Aucune mémorisation nécessaire; le bon moment et la bonne méthode de suivi, avec qui faire le suivi et quoi dire, peuvent tous être programmés dans votre CRM.

Lorsqu'il est temps de contacter un client, toute personne de votre équipe qui a accès à votre compte CRM peut en prendre la responsabilité.

Formulaires Web et puissants CTA

Heureusement, avec un excellent site Web immobilier, de nombreuses fonctionnalités sont déjà automatiques pour créer l'expérience la plus confortable pour vous. Les CTA (appels à l'action) font des merveilles pour attirer des prospects sans avoir besoin de les harceler pour attirer leur attention. Dans vos CTA, vous pouvez offrir un aimant principal comme un guide d'accueil utile ou des conseils de l'industrie en échange des coordonnées du client potentiel.

CRM

Synchronisez vos sources de génération de leads avec votre CRM pour gagner du temps lors du tri et de l'organisation des informations client. Votre CRM est le livre noir crucial de votre site Web immobilier et l'une des ressources automatisées les plus importantes à votre disposition. Chaque prospect doit avoir ses informations stockées dans votre CRM. Que vous envoyiez une grosse newsletter pour faire le suivi de vos clients ou que vous travailliez en réseau avec d'autres professionnels, les informations nécessaires se trouveront dans votre CRM. Gardez cette ressource organisée et facilement accessible.

Création de contenu

Le contenu SEO est une grande partie de la stratégie globale de marketing numérique, mais il ne doit pas nécessairement prendre beaucoup de temps. Avec des outils tels que Blog Assist, proposé par AgentFire, vous pouvez recevoir chaque semaine des pages Web et du contenu de blog personnalisables écrits par des professionnels. Le processus de recherche de sujets, d'écriture d'un blog, puis d'édition et de publication est un travail à temps plein en soi, pourquoi ne pas le transmettre !

Bulletins d'information

Une fois que votre contenu est développé et vous est envoyé, il est facile de s'assurer que votre contenu écrit arrive devant les bons yeux au bon moment. Notre addon MailChimp transforme automatiquement les blogs en e-mails de newsletter bien formatés que vos clients vont adorer. Du développement du blog à son envoi, les agents ont très peu de travail pratique à faire.

Suivi de l'activité des prospects

Si vous n'avez pas utilisé le suivi des pixels dans votre stratégie PPC, vous passez à côté. Les pixels Web recherchent les visiteurs qui ont peut-être quitté votre site Web immobilier plus tôt que vous ne le souhaiteriez. Ensuite, votre annonce la plus pertinente est placée sur une page non connectée qu'ils visitent actuellement. Il s'agit d'un moyen facile et sans effort de trouver des clients là où ils se trouvent.

Calendrier et responsabilité

En 2023, celui-ci est une évidence, mais il est facile de le manquer. Avant de vous éloigner du bureau ou de remplir votre emploi du temps à ras bord, assurez-vous que les bonnes notifications sont mises en place pour ceux qui tentent de vous contacter. Par exemple, si vous vous trouvez complètement bourré de travail, programmez une réponse automatique d'absence du bureau pour expliquer les temps d'attente plus longs que d'habitude pour les rappels. Alternativement, pendant vos vacances, informez les gens de votre retour avec un message d'absence détaillé. Le revers de la médaille d'avoir l'air occupé? Les gens pensent que vous êtes très demandé !

Analyse de suivi

Cette tâche est presque impossible à prendre en charge sans en faire un travail à temps plein. Les analyses nous informent de la performance de nos plateformes numériques, qu'il s'agisse de notre site Web, de notre compte Snapchat, des vues de la chaîne Youtube, etc. De nombreuses ressources en ligne vous permettent de suivre les informations, notamment de nombreuses applications de médias sociaux et votre site Web AgentFire.

Chatbots

Malheureusement, les agents immobiliers ne peuvent pas être partout tout le temps. Cependant, les clients potentiels ne sont souvent disponibles qu'après les heures de travail et peuvent avoir quelques questions. C'est la magie des chatbots. Les chatbots sont programmés pour répondre aux questions courantes qui ne sont pas urgentes, mais suffisamment importantes pour être posées.

Publication sur les réseaux sociaux

De nos jours, il existe des dizaines de plateformes de publication automatisées sur les réseaux sociaux qui rendent l'activité sur les réseaux sociaux plus facile, plus rapide et plus efficace. De nombreux programmes proposent des suggestions sur des sujets et des chansons tendance, etc. Certains programmes pour commencer incluent Hootsuite ou L. oomly

De plus, vous pouvez publier automatiquement sur chaque plateforme en une seule fois.

Emballer…

Aucun agent immobilier seul ne peut tout faire. Autant que les agents de télé-réalité ont informé notre culture, la plupart des agents immobiliers ne sont pas conduits avec chauffeur dans la ville et auront très probablement besoin de quelques outils utiles pour simplifier leur journée. Les outils que vous avez lus dans cet article peuvent réduire vos responsabilités de quelques heures, voire de quelques jours, pourquoi ne pas essayer !