Ce que les propriétaires individuels de sociétés doivent savoir sur les assemblées annuelles

Lorsque l'expression « assemblée annuelle des actionnaires » est mentionnée, quelle image évoque-t-elle dans votre esprit ? Est-ce un grand rassemblement de personnalités influentes à la pointe des géants de l'industrie comme Amazon, Exxon ou Apple ?

Ou peut-être votre esprit se tourne-t-il vers un scénario plus local, en imaginant quelqu'un comme Jim qui exploite une petite entreprise d'aménagement paysager à partir de ses locaux résidentiels ?

Plusieurs propriétaires de petites entreprises choisissent de se constituer en société, souvent en créant une société C ou une société S).

Ils le font principalement pour protéger leurs biens personnels contre d'éventuelles responsabilités liées à l'entreprise. De plus, le taux d'imposition des sociétés actuellement réduit fait de la C Corporation un choix attrayant pour les entreprises de différentes tailles.

Chaque fois qu'une société C ou S est formée, il est crucial de se conformer aux exigences administratives de votre état, même si votre société se compose d'une seule personne. Ces stipulations nécessitent l'organisation et la documentation des réunions du conseil d'administration et des actionnaires.

Sociétés à propriétaire unique

Cet article donnera un aperçu des sociétés à propriétaire unique. Un phénomène qui devient de plus en plus courant, les sociétés à propriétaire unique apportent avec elles un ensemble unique de défis et d'avantages.

En particulier, nous répondrons à certaines des questions les plus courantes posées sur une société à propriétaire unique et les exigences administratives qui en découlent.

1. Puis-je avoir une société à actionnaire unique ?

En effet, il est possible d'avoir une société à actionnaire unique. En fait, chaque État des États-Unis autorise une seule personne à former et à diriger une société.

Ils permettent également à la société d'avoir un seul administrateur, vous ouvrant la possibilité d'assumer les rôles d'actionnaire unique, d'administrateur et de dirigeant de votre entreprise.

Cela signifie que vous pouvez superviser et diriger efficacement votre entreprise à lui seul.

2. Quelles sont les exigences relatives aux réunions administratives pour une société à actionnaire unique ?

Toutes les sociétés, quelle que soit leur taille ou le nombre d'actionnaires, sont légalement tenues de tenir au moins une assemblée annuelle des actionnaires et une réunion du conseil d'administration.

Bien qu'il soit possible et parfois nécessaire de tenir des réunions supplémentaires, le minimum est fermement fixé à une par an.

Cette exigence vaut même pour les sociétés à actionnaire unique. C'est un élément essentiel du maintien d'une bonne gouvernance d'entreprise et du respect des obligations légales.

3. De quoi dois-je discuter lors de l'assemblée annuelle des actionnaires ?

L'assemblée annuelle des actionnaires est principalement consacrée à l'élection du conseil d'administration de la société pour l'année à venir.

Dans les grandes entreprises, ce processus peut devenir une affaire compétitive et passionnée, avec divers candidats en lice pour une place au conseil d'administration. Pour les sociétés à actionnaire unique, cependant, le processus est considérablement plus simple.

En substance, vous pouvez décider unilatéralement de vous nommer administrateur. Ensuite, vous devez créer un procès-verbal de réunion démontrant que vous, l'unique actionnaire, vous êtes élu seul administrateur du conseil d'administration.

4. De quoi dois-je discuter lors d'une réunion du conseil ?

Le conseil d'administration d'une société est généralement chargé de prendre des décisions financières importantes, celles qui affectent considérablement à la fois la société et ses actionnaires.

Cette responsabilité couvre une gamme de décisions telles que l'émission d'actions, l'approbation de prêts ou d'acquisitions, la nomination de dirigeants, la fixation de la rémunération des dirigeants, l'approbation d'augmentations et l'annonce de dividendes.

Dans le contexte des sociétés à propriétaire unique, le sujet le plus récurrent dont vous "aborderez" et enregistrerez probablement concerne les changements notables dans votre rémunération et toute distribution de dividendes.

5. Comment documenter une réunion ?

Tant pour la réunion du conseil d'administration que pour l'assemblée annuelle des actionnaires, il est essentiel de créer ce qu'on appelle un procès-verbal de réunion.

Bien que ces procès-verbaux n'aient pas à détailler chaque discussion ou événement qui s'est produit, ils doivent documenter avec précision les principaux points et toutes les décisions qui ont été prises. En règle générale, ces procès-verbaux de réunion se composent de :

• La date, l'heure et le lieu de la réunion
• Qui a participé. Remarque : pour une réunion du conseil d'administration à laquelle vous êtes le seul à assister, vous devrez documenter que vous occupez les trois postes de direction (PDG, directeur financier/trésorier et secrétaire) et que vous êtes présent.
• Points de l'ordre du jour avec une brève description de chaque point
• Actions de vote - dans le cas d'une société à actionnaire unique et d'un administrateur unique, vous documenterez simplement la façon dont vous avez voté
• Heure à laquelle la réunion a été levée

Vous n'êtes pas obligé de créer un procès-verbal de réunion à partir de zéro. Plusieurs modèles gratuits sont facilement disponibles en ligne pour servir de cadre.

L'utilisation d'un modèle rend non seulement la tâche moins intimidante, mais peut également vous assurer de remplir rapidement vos responsabilités administratives.

Il est important de noter qu'il n'y a aucune obligation de déposer votre procès-verbal auprès de l'État ou de tout autre organisme. Ils doivent cependant être stockés en toute sécurité avec vos autres documents importants de l'entreprise, tels que les statuts constitutifs, les règlements et les résolutions.

6. Dois-je vraiment m'en soucier ?

Lorsque l'on opère en tant qu'actionnaire et administrateur unique, il peut être tentant de contourner les formalités d'entreprise. Cela peut sembler sans conséquence à court terme, mais négliger ces exigences pourrait potentiellement compromettre votre protection en matière de responsabilité.

Le maintien du statut de votre société en tant qu'entité juridique distincte nécessite le respect de certaines formalités d'entreprise, comme la tenue d'une assemblée annuelle des actionnaires ou le dépôt de votre rapport annuel.

Si vous faites face à une poursuite, la partie adverse peut faire valoir que votre société n'a pas rempli ses obligations d'entreprise et qu'elle n'est qu'un prolongement de vos affaires personnelles.

S'ils parviennent à présenter un dossier convaincant, ils pourront peut-être obtenir un jugement contre vos biens personnels en plus des ressources de votre entreprise.

Le message à retenir est clair : vous devez tenir une assemblée annuelle des actionnaires et une réunion annuelle du conseil d'administration, quelle que soit la taille de votre société.

En tant qu'actionnaire/propriétaire unique, vos réunions et décisions seront probablement simples.

Il est crucial de prendre un peu de temps pour mener votre réunion et l'enregistrer correctement. Ce faisant, vous protégerez la bonne réputation de votre société et préserverez votre statut de responsabilité limitée.

Prenons un moment pour comparer visuellement les principales caractéristiques des sociétés à propriétaire unique et des sociétés à actionnaires multiples. Le tableau suivant donne un aperçu concis de ces deux formes de sociétés :

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