L'IA pour petites entreprises a de grandes implications sur le lieu de travail

Pendant de nombreuses années, l'intelligence artificielle (IA) était inaccessible aux petites entreprises. La technologie était trop nouvelle pour être généralement abordable et ses limites étaient encore en cours d'établissement. En conséquence, la plupart des entreprises ne connaissaient pas ses implications et son potentiel pour accroître l'efficacité des opérations des petites entreprises.

Je m'attends à ce que 2023 aille à contre-courant de cette tendance et cimente la place de l'IA en tant que pilier de l'espace SaaS des petites entreprises. De nombreux facteurs y contribueront, mais le principal moteur restera en grande partie le même : l'entrée de l'IA dans le courant dominant en tant qu'auto-inclusions dans les logiciels à l'échelle de l'organisation. Nous le constatons déjà dans les applications bureautiques - des suites de programmes qui incluent le chat, le courrier électronique, le partage de fichiers et d'autres logiciels collaboratifs pour petites entreprises axés sur l'expérience des employés.

Chez Zoho, nous proposons une suite complète de ces applications appelée Workplace, mais la plupart des fournisseurs de SaaS pour petites entreprises ont au moins une de ces applications parmi leurs produits.

L'IA dans les applications de bureau est encore un concept relativement nouveau, alors voici comment la technologie peut aider les petites entreprises aujourd'hui et ce que ces entreprises doivent savoir sur l'avenir de l'IA dans les logiciels de bureau.

Petit mais puissant

Il est compréhensible que les petites entreprises soient dépassées à l'idée d'utiliser l'IA au quotidien. Jusqu'à récemment, la technologie était peu disponible et truffée de bugs. En tant que tel, son utilisation a été reléguée aux employés qui possédaient un peu de connaissances techniques. Pas plus. L'IA moderne vit en arrière-plan, exécutant des tâches d'assistance qui permettent aux employés de rediriger leur temps et nécessitant un minimum de connaissances numériques initiales. En fait, l'IA dans les applications de bureau peut bientôt guider les employés vers la meilleure utilisation de leur temps.

Par exemple, considérez une série de réunions convoquées pour dépanner un projet client majeur qui a rencontré quelques accrocs. Le premier a lieu en personne, où les notes sont prises à la main et une photo de ces notes est partagée avec la liste des participants. Plus tard, quelques employés à distance assistent à un appel vidéo pour parler directement de leurs nouvelles priorités et partager une présentation client mise à jour décrivant les prochaines étapes.

Une IA collaborative robuste peut collecter les enregistrements disparates de ces réunions (notes manuscrites, transcriptions vidéo et images intégrées) et comparer les nouvelles informations à la feuille de route originale du projet. Cela inclut que l'IA scanne la note manuscrite et la convertisse en numérique ainsi que l'analyse des images pour le contenu. Ensuite, la liste des tâches de chaque employé peut être mise à jour et synchronisée avec les autres membres de l'équipe pour une visibilité maximale et un temps d'action minimal.

Toutes ces actions pourront également se produire dans les applications bureautiques - aucun produit supplémentaire requis - ce qui est particulièrement important pour les petites entreprises dont les employés n'ont peut-être pas établi de flux de travail standardisé.

Ce potentiel représente un moment idéal pour les petites entreprises pour s'assurer qu'elles ont établi une base solide de logiciels de bureau pour tirer le meilleur parti de l'IA. Cela commence par la formation, car le logiciel ne peut s'auto-apprendre que s'il démarre du bon pied. La formation comprend idéalement une assistance humaine pour vérifier les biais de données et donner la priorité à l'unification dans la construction de sa suite technologique.

Un lieu de travail unifié est un lieu de travail dans lequel les applications internes sont toutes produites par un seul fournisseur pour garantir la cohérence de la communication et de la sécurité dans l'ensemble de l'écosystème et réduire les risques de redondance. Il est beaucoup plus facile pour les petites entreprises de démarrer leur parcours logiciel du bon pied, unifié, plutôt que de reconfigurer un système disjoint au fur et à mesure de leur croissance.

Mettre l'accent sur la sécurité

Plus l'IA d'une entreprise s'appuie sur des données solides, plus elle sera capable de gérer et de hiérarchiser les tâches de manière autonome. Mais, là où les données abondent, comme c'est le cas lorsque les petites entreprises se développent, le risque de problèmes de sécurité reste élevé. Les petites entreprises sont susceptibles de croire que fonctionner à partir d'une base de données partagée signifie qu'il existe un seul endroit où une attaque peut avoir le plus grand effet, et une grande partie des ressources d'une entreprise devra être consacrée au maintien de la confidentialité.

Cependant, l'IA elle-même permet une sécurité accrue, et la technologie ne devrait s'améliorer qu'avec le temps. Au cours du processus de formation, les employés peuvent alimenter et étiqueter les points de données aberrants pour donner à l'IA une idée de ce qui constitue une violation de données, puis corriger le cours en identifiant les faux positifs. Une fois de plus, lorsque l'IA d'une entreprise est chargée en amont avec des données pertinentes, elle peut revérifier les résultats par elle-même.

Les lieux de travail unifiés affinent encore le processus de vérification des erreurs en offrant beaucoup plus d'indices contextuels qu'un système basé sur une variété de fournisseurs. Il n'y a aucun moyen de savoir comment les informations seront transférées à travers deux systèmes entièrement différents, en particulier celui d'une violation de données, et impossible de dire précisément quand chaque entreprise prendra des mesures pour éviter d'autres problèmes. Cependant, un seul fournisseur peut déployer rapidement et efficacement une mise à jour sur l'ensemble de l'écosystème, en plus de surveiller facilement l'activité de toutes ses applications bureautiques.

Élever chaque tâche

Alors que les fonctionnalités à plus grande échelle de l'IA attirent beaucoup d'attention, c'est la simplicité des détails diaboliques qui se démarque. Considérez la situation décrite ci-dessus, dans laquelle les notes et les fichiers de plusieurs réunions sont consolidés et intégrés dans le flux de travail d'une entreprise. Le processus peut être solide, mais s'il y a des incohérences ou des erreurs dans l'entrée, l'IA ne fournira probablement pas de précision.

Heureusement, l'IA actuelle et à venir se concentre sur toutes les tâches, aussi petites soient-elles, à commencer par les fonctionnalités auxquelles les employés pourraient s'attendre ailleurs, mais qu'ils n'auraient peut-être pas expérimentées dans un système unifié. Par exemple, la vérification orthographique basée sur l'IA va au-delà des mots eux-mêmes pour mettre en évidence les erreurs grammaticales et indiquer où plus de contexte est nécessaire.

En raison de l'unification, cette forme d'IA est disponible sur plusieurs applications au sein de la machine d'un employé, y compris les navigateurs et les programmes de médias sociaux. Si les appareils d'un employé sont connectés au système unifié, l'IA peut suivre leur utilisation et réguler les types de fichiers pouvant être installés et le niveau d'accès qu'un utilisateur extérieur peut avoir. Chacune de ces actions peut ensuite être communiquée à d'autres par e-mail ou chat.

Le développement d'Office AI fonctionne actuellement sur une feuille de route accélérée vers la durabilité et la longévité. Former un système pour accomplir quelques tâches est beaucoup moins efficace que d'installer une IA qui, tout en nécessitant un certain temps initial, parvient à se développer et à gérer les flux de travail actuels et nouveaux au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Bientôt, la technologie de l'IA ne sera plus considérée comme une fonctionnalité supplémentaire ou un avantage, mais comme un outil de productivité essentiel sur le lieu de travail. Lorsque cela se produira, les entreprises ayant une expérience préalable de l'IA seront positionnées pour devancer la concurrence, de sorte que les petites entreprises seraient avisées de commencer à utiliser ce logiciel dans leurs bureaux dès aujourd'hui.

Par Ramprakash "Ram" Ramamoorthy