L'organisation à but non lucratif de St. John a obtenu une visibilité complète sur les opérations quotidiennes et la communication simplifiée (étude de cas)

St. John est une organisation à but non lucratif opérant dans 40 pays à travers le monde, et est impliquée dans divers exploits commerciaux et humanitaires et a été essentiellement créée en 1100 après JC, ce qui fait de St. John la plus ancienne marque au monde !

Comme la plupart des organisations à but non lucratif, St John se concentre sur l'obtention de dons et la gestion efficace de ses bénévoles et de ses employés. Elle était également confrontée à certains des mêmes défis que de nombreuses organisations à but non lucratif rencontrent au quotidien : comprendre le nombre d'heures de travail des employés et des bénévoles, gérer les formulaires, des rapports et des listes de contrôle remplis par des bénévoles, rationalisant la communication, améliorant les processus d'intégration et de formation, et bien plus encore.

St. John était à la recherche d'une solution tout-en-un qui pourrait les aider à relever ces défis afin qu'ils puissent développer pleinement leur organisation, et c'est exactement ce qui a poussé St. John à Connecteam.

« Dans la filiale d'Afrique du Sud, Connecteam est très utile pour assurer le suivi de nos opérations et de notre personnel ambulanciers, ainsi que de nos membres bénévoles que nous appelons 'La Brigade'. Ces membres sont composés de jeunes bénévoles et de membres adultes. Connecteam s'est avéré essentiel pour maintenir une liste précise et à jour des membres de notre équipe et de leurs informations et suivre à temps leur travail bénévole. Une partie de notre personnel travaille entièrement hors du bureau et une partie du bureau, nous utilisons donc le système de suivi du temps de différentes manières flexibles. »

Dianne, la responsable nationale de la jeunesse, et Jon, le directeur de l'ambulance, se sont assis avec nous (Connecteam) pour partager leurs expériences avec notre application pour les employés.

1. Avant Connecteam, qu'utilisiez-vous pour les opérations quotidiennes ?

L'une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Connecteam est que nous ne disposions pas d'un bon moyen de suivre numériquement nos membres et notre personnel. Nous faisions tout sur papier et nous devions passer à une sorte de format numérique. Et nous avons cherché des plateformes qui pourraient nous aider à le faire, où nous pourrions être sans papier.

Connecteam nous a également donné un niveau de surveillance au niveau national pour savoir ce que faisaient nos niveaux locaux. Pour notre division de Johannesburg, nous avons une surveillance immédiate de ce que nos membres et notre personnel font au quotidien, ce que nous n'avions pas auparavant. Nous nous sommes appuyés sur des rapports manuels qui étaient rapportés une fois par mois par quelqu'un qui ne voyait peut-être pas tout le monde non plus.

Je pouvais littéralement me connecter à tout moment sur Connecteam et voir ce qui se passait et avoir une compréhension entièrement à jour. Par exemple, je peux maintenant regarder Durban, et je vois quel médecin participe à quel événement et à quelle heure. Un grand changement pour nous comme vous pouvez le comprendre !

2. Parlez-nous des défis que vous avez rencontrés avant Connecteam.

Il y avait donc plusieurs raisons pour lesquelles nous avons commencé à chercher des solutions numériques. D'une part, notre système était ouvert à la manipulation, ce n'était que de la paperasse et nous perdrions beaucoup d'informations et de dossiers. Parce que tout était sur papier si quelqu'un passait à autre chose et s'il ne remettait pas les dossiers, nous perdrions cela. Nous n'obtiendrions littéralement les informations (sur ce que faisaient nos gens, combien de patients ils voyaient, combien d'heures de bénévolat ils faisaient, etc.) qu'à la fin du mois si nous les obtenions.

Cela a également comblé un énorme fossé de communicationpour nous. Parce que nous sommes une structure si ancienne et une organisation à but non lucratif et paramilitaire établie, tout est historiquement très hiérarchisé. Par exemple, en tant que responsable de la jeunesse, je devais envoyer un e-mail aux responsables de la jeunesse dans divers domaines et ils diffusaient ensuite l'information. Maintenant, nous n'avons plus à le faire. Nous n'avons pas besoin de compter sur les gens, cela crée une communication transparente dans toute l'organisation et nous pouvons atteindre directement chaque bénévole. Ainsi, même si nous avons un officier qui n'est pas très doué pour la communication, cette personne et son équipe obtiennent toujours le même niveau d'information.Connecteam a égalisé le terrain de jeu pour nous.

Aussi pour les membres de notre équipe, disons que je suis situé à East London, je peux maintenant aller vérifier combien d'heures j'ai travaillé et voir ce que font les autres à travers le pays.Connecteam a permis à l'utilisateur au niveau final de s'engager avec nous (Dianne et Jon).

Une autre chose à ajouter qui était assez utile, et en fait nécessaire, est que nous menons actuellement un projet COVID-19 où nous fournissons des travailleurs de la santé à plusieurs hôpitaux à travers le pays et la géolocalisation est vraiment importante pour que nous peut voir que les gens sont là où ils devraient être lorsqu'ils pointent. C'était si facile de suivre nos bénévoles et notre personnel.

C'est un aspect assez important, qui était important pour notre entreprise avant même le COVID 19. Comme nous faisons beaucoup de travail médical événementiel, nous allons aller à des événements sportifs, des concerts, etc. et nous aurons souvent beaucoup de le personnel travaillant à ces événements qui peut travailler pour nous sur une base horaire. Donc, pour le calcul des heures des bénévoles, il est assez important de voir que les gens sont là où ils disent être et depuis combien de temps ils sont là. Auparavant, cela fonctionnait avec un stylo et du papier - pas très efficace du tout. Donc, si quelqu'un arrivait et disait qu'il était arrivé à 10 heures du matin et qu'il était parti à 16 heures, il n'y avait aucun moyen de valider que c'était vraiment le cas.

3. Parlez-nous des fonctionnalités que vous utilisez le plus et de la manière dont elles sont utiles à votre entreprise et à vos employés.

Horloge

Après cela, l'horloge est la principale fonctionnalité que nous utilisons et la clôture géographique, nous insistons pour que tout le monde l'utilise. En fait, l'une des raisons pour lesquelles nous avons opté pour un plan tarifaire premium est de nous assurer que la clôture géographique était une chose. Ainsi, pour tous les événements, les hôpitaux, etc., nous avons activé la clôture géographique pour nous assurer que tout le monde arrive et sort là où il est censé être.

Lien d'invitation

Le lien d'invitation nous a tellement facilité la vie, nous pouvons simplement envoyer un lien aux nouveaux membres du personnel ou bénévoles et les laisser remplir leurs informations pertinentes. Plus tard, nous pouvons y ajouter, et cela rend l'ensemble du processus d'intégration et de départ des membres du personnel très propre et organisé - c'était exactement ce pour quoi nous étions venus, pour commencer, cherchant à mieux organiser et suivre les membres de notre équipe.

Communication ciblée à l'aide de groupes intelligents

Nous utilisons également des groupes intelligents pour séparer la communication entre notre personnel, d'autant plus que nous avons des membres adultes, des enfants, des bénévoles, etc. Nous ne pouvons pas avoir des enfants dans le même groupe que des adultes, pour des raisons évidentes comme la protection de l'enfance et tout ça. Cela a été très utile à utiliser et nous utilisons Connecteam pour vraiment pousser le contenu vers des groupes de manière ciblée, ainsi qu'ils obtiennent un contenu qui ne les concerne que.

Mises à jour

Donc, grâce aux mises à jour, nous avons envoyé des conférences, des concours, ce genre de choses. Les mises à jour sont un excellent moyen d'améliorer encore notre communication et notre engagement avec nos bénévoles et notre personnel rémunéré. Cela fait vraiment une grande différence.

Planification

Dianne dit qu'elle utilise l'horaire à des fins de formation qui est super efficace et Jon a l'intention de commencer à l'utiliser à l'avenir au fur et à mesure que le besoin se fait sentir, d'autant plus qu'il peut aider à offrir des quarts de travail aux bénévoles et au personnel rémunéré, et il peut aider à faire évoluer notre organisation au fur et à mesure. Bien.

Personnaliser les dossiers et le contenu

CHARGES. Ainsi, lorsqu'il s'agit de dossiers personnalisés, c'est là que nous envoyons tous nos liens, mises à jour et politiques. Par exemple, nous avons créé des formulaires et des listes de contrôle pour que, lorsque le médecin arrive à son quart de travail, il puisse vérifier les véhicules et plus encore. Nous avons créé des politiques et des règlements afin que si quelqu'un ne sait pas ce qu'il doit porter, il peut consulter les règlements, et les jeunes peuvent voir les politiques qui leur sont directement spécifiques sur Connecteam grâce à la fonction de personnalisation. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons nous assurer que tout le monde lit et signe les politiques afin que nous soyons tous sur la même longueur d'onde. Cela crée également un niveau de responsabilité que nous aimons beaucoup.

Nous avons également créé un onglet de formation avec les dossiers personnalisés et nous l'avons lié à notre Google Drive, donc au lieu de télécharger des documents sur Connecteam, nous venons de créer un lien hypertexte vers le Drive afin que toutes nos affaires soient stockées sur le cloud et nous en autorisons l'accès à nos équipes.

4. Quel retour sur investissement avez-vous constaté ?

Notre retour sur investissement commence par le fait que nous sommes enfin en mesure de quantifier le nombre de personnes que nous avons et leur efficacité, nous l'avons donc immédiatement. Nous savons exactement combien de membres nous avons à chaque endroit, ce qui ne serait pas le même pour d'autres entreprises et en particulier les organisations à but non lucratif. Comme nous sommes une organisation à but non lucratif, savoir combien de membres vous avez réellement peut s'avérer plus difficile que vous ne le pensez, Connecteam nous a donné une idée immédiate du nombre de membres que nous avons.

En ce qui concerne le volontariat, nous pouvons dire exactement quelles qualifications nous avons dans tous les domaines, nous pouvons faire un ordre des compétences là-bas, et nous pouvons également voir quel genre de temps nos volontaires font, comment ils vont, et où et quoi ils font.

Et la communication est assez épique.

Cela nous a permis de diriger et de payer les gens d'une manière que nous n'aurions pas pu faire. Ainsi, les feuilles de temps et l'horloge ont vraiment créé un moyen efficace d'administrer ces deux domaines afin que nous puissions voir les salariés et les bénévoles. Cette flexibilité des feuilles de temps et de l'horloge est vraiment cool et utile pour nous.

5. Quelles ont été vos impressions concernant le processus de mise en œuvre ?

Nous avons fait beaucoup de développement avec Yuval et tous les autres membres de l'équipe. Tout le monde chez Connecteam est formidable, les temps de roulement étaient incroyables. Yuval est vraiment fantastique ! Il ne dort pas.

6. Recommanderiez-vous Connecteam à vos pairs ?Pourquoi?

Nous avons déjà recommandé Connecteam !Nous l'avons présenté à l'équipe internationale de St. John qui l'utilise maintenant au niveau du PDG.

Et il y a pas mal d'autres organisations qui utilisent également Connecteam, simplement sur la base de notre expérience.

Dianne, "Je l'ai recommandé aux recruteurs pour la gestion des employés de grandes entreprises internationales, et je l'ai également recommandé à de nombreux autres managers.

Nous déployons maintenant Connecteam à St. John dans un domaine différent qui est notre personnel rémunéré, donc notre personnel de formation et nos centres. Nous l'apportons à nos employés et non à nos services d'ambulance.

7. Qu'est-ce qui vous a surpris chez Connecteam ?

J'ai trouvé vraiment cool que tout le monde chez Connecteam soit ouvert aux suggestions, ce qui est plutôt sympa. C'était surprenant mais tout à fait bienvenu.

8. Avez-vous autre chose à ajouter concernant votre expérience avec Connecteam ?

Je pense que c'est fantastique de voir comment tout le monde chez Connecteam va au-delà des attentes pour aider vos clients.

Lorsque nous avons commencé à utiliser Connecteam pour ICC (un événement que nous avons eu ici en Afrique du Sud), nous avons lancé un autre compte de Connecteam, il n'a pas été conçu à cet effet. Mais tout le monde chez Connecteam s'est littéralement cassé les fesses pour essayer de s'assurer que cela fonctionnait. Et nous avons pu organiser des programmes pour 270 enfants faisant différentes choses dans différents endroits. Et nous avons pu communiquer à l'international, comme si ce n'était pas fait pour ça, Connecteam n'a pas sauté le pas pour m'aider personnellement à tout comprendre. Donc, du côté client, le service et la volonté de Connecteam d'être tout simplement incroyable sont vraiment épiques. Cela nous a fait travailler tellement plus intelligemment que nous ne l'aurions fait et que nous étions avant. J'adore le produit.

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