Comment rationaliser les parties les plus ennuyeuses de votre entreprise de conception indépendante

La plupart des créatifs indépendants ont une expérience en commun : à ce moment-là, ils ont réalisé à quel point une entreprise créative implique des choses non créatives. Pour moi, c'était après avoir terminé la mission pour mon premier client et réalisé combien de « travail de synthèse » restait à faire.

Être designer indépendant, c'est aussi retirer de temps en temps votre chapeau de designer pour devenir comptable, rédacteur, vendeur, etc. Vous gérez tout par vous-même et bien que vous puissiez sous-traiter et obtenir de l'aide, vous avez toujours besoin d'une solide compréhension de tout cela.

Vous êtes le patron, après tout.

Et ce n'est pas là où se trouve votre cœur, et certainement pas ce dont vous vouliez faire carrière. Donc c'est vraiment nul que plus vous réussissez et que vous soyez compétent, plus vous obtenez de clients, plus vous aurez à faire d'administration - en prenant du temps sur d'autres projets de conception sur lesquels vous pourriez travailler.

Malheureusement, il est inévitable de consacrer au moins un peu de temps à l'administration, au marketing et à d'autres aspects de l'entreprise. Mais il existe certainement des analgésiques pour la situation.

Vous pouvez devenir intelligent et trouver des moyens de passer le moins de temps possible sur ce genre de choses afin de pouvoir rester de plus en plus dans votre "grotte de conception" et simplement sortir la tête pour les tâches administratives essentielles.

En tant que pigiste parallèle, je n'ai pas d'autre choix que de travailler incroyablement intelligemment. Je suis sûr que vous pouvez comprendre. Lorsque vous ne disposez que d'environ 10 heures par semaine pour développer votre entreprise, passer ne serait-ce qu'une heure complète dans votre logiciel de facturation peut sembler un gaspillage, comme si vous étiez retenu par un travail exceptionnel qui fera que les gens vous remarqueront.

Voici donc les meilleures façons de travailler intelligemment et de rationaliser les choses ennuyeuses.

Les quatre types de rationalisation à prendre en compte

Entre tous les hacks de la vie et les applications qui changent la vie et tout le reste, il est facile de se laisser submerger par tous les conseils de productivité qui existent. Certains outils et enseignants font de douces promesses plutôt tentantes.

Mais beaucoup de gens le compliquent trop. Surtout lorsque vous maîtrisez pour la première fois toute cette rationalisation, il est préférable de garder les choses simples.

Voici ce que j'aime appeler les quatre catégories de travail intelligent :

1. Sous-traitez à quelqu'un d'autre

Sous-traiter une partie de votre travail à quelqu'un d'autre est un moyen assez évident de vous débarrasser des choses que vous n'aimez pas sur votre liste de choses à faire. C'est la tactique la plus drastique (réduire complètement une tâche au lieu de simplement gagner du temps), vous gagnerez donc beaucoup de temps, mais c'est aussi l'une des méthodes les plus coûteuses.

Une bonne façon de commencer est d'embaucher un assistant virtuel général pour gérer certaines choses qui vous retiennent. J'aime la façon dont Indigo Colton le définit dans The Freelance to Freedom Project : "Ils prennent en charge des tâches dont votre entreprise a besoin pour fonctionner correctement, mais soit vous détestez le faire, soit cela vous prend beaucoup trop de temps."

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2. Automatisez à l'aide d'une application

C'est ma méthode préférée pour gagner du temps. La technologie est tellement intelligente maintenant, c'est fou. Qu'il fasse tout ce qu'il peut pour nous. L'automatisation du flux de travail peut vous aider à ignorer des étapes ou des étapes entières de votre administrateur indépendant. C'est aussi particulièrement bien pour le genre de trucs d'administration dont nous allons parler dans ce post puisqu'il s'agit principalement de tâches faciles à faible consommation d'énergie.

Vous recherchez une excellente application de facturation ? Cherchez pas plus loin.

3. Travail par lots

Prenez toutes les tâches administratives ou non créatives qui ont quelques éléments en commun ou qui sont effectuées dans le même outil, regroupez-les et commencez à les traiter comme une tâche ou un processus unique. Comme l'explique The Muse, cela fonctionne parce que "cette méthode est censée augmenter votre productivité en vous aidant à éviter ce changement de vitesse frénétique qui se produit toujours lorsque vous sautez d'un projet à l'autre".

Cela pourrait signifier une journée dédiée aux réunions (ou aucune réunion). C'est peut-être une heure fixe chaque jour où vous envoyez tous les e-mails, factures et autres communications sortantes au lieu de le faire lorsque le sujet apparaît. Toutes les tâches petites ou courtes qui apparaissent fréquemment sur votre liste de tâches, vous pouvez les rationaliser en les regroupant en quelques sessions plus importantes.

4. Création de modèles

Les modèles peuvent être utilisés dans presque tous les domaines de votre entreprise de conception indépendante. Je suis sûr que vous avez des modèles de parties de votre processus de conception, un modèle de contrat et de facture de base, et d'autres éléments de base. Mais il existe des tonnes d'autres utilisations, comme les publications sur les réseaux sociaux, les e-mails et même les appels de consultation des clients. Vous ne pourrez peut-être pas toujours utiliser des réponses entièrement prédéfinies, mais la création de modèles ou d'invites "à remplir" vous permet également de gagner beaucoup de temps.

Maintenant, plongeons dans les détails.

Passez moins de temps sur les e-mails

Le courrier électronique est l'un des maux les plus nécessaires pour tout professionnel. Il n'y a aucun moyen d'éviter de parler aux clients, vous devez donc vous concentrer sur la recherche de moyens d'utiliser moins d'e-mails et de parcourir votre boîte de réception plus rapidement.

Utiliser les réponses automatiques

Tout d'abord, configurez des réponses automatiques pour les types d'e-mails courants que vous recevez, comme les demandes de nouveaux clients, les FAQ et les soumissions de formulaires de contact. Si vous dites sans cesse la même chose à différentes personnes, vous devez utiliser une réponse automatique pour cela.

Même si vous devez toujours intervenir et répondre à une partie de la question de quelqu'un ou fournir plus d'informations, cet e-mail automatique donne aux gens plus d'informations et vous fait gagner du temps pour répondre ! Par exemple, vous pouvez connecter une réponse automatique à votre formulaire d'admission client qui comprend des informations et des liens sur la suite.

Vous auriez toujours besoin d'aller voir votre nouveau prospect, mais vous n'auriez pas besoin de vous précipiter pour lui répondre tout de suite puisque cela est sorti automatiquement.

La plupart des formulaires de contact auront une fonction de réponse automatique intégrée, et des outils comme un CRM ou Zapier peuvent vous aider à les configurer pour le reste de votre boîte de réception.

Créer des modèles de réponse prédéfinis

Pour toute réponse répétitive mais nécessitant trop de personnalisation pour automatiser votre réponse, sautez quelques étapes en créant un modèle d'e-mail que vous pouvez modifier et envoyer.

Pensez aux e-mails comme expliquer votre disponibilité ou votre prix à un client potentiel - cela dépend du moment et de la situation, mais seule une partie de cet e-mail (la date ou le prix réel) doit être personnalisée pour chaque personne.

Cela signifie qu'ils sont parfaits pour les modèles d'e-mails ! Ceux-ci peuvent être créés dans votre CRM (dont nous parlerons plus tard), un outil intégré comme Gmail Canned Responses, ou simplement copier et coller des modèles d'un document Word dans un nouvel e-mail.

Filtrez automatiquement votre boîte de réception

Je parle bien plus que des quelques onglets de la boîte de réception, comme "Promotion", que Gmail vous donne automatiquement. Vous pouvez en fait les désactiver et créer des règles plus avancées pour déplacer automatiquement les éléments vers différentes balises et dossiers, marquer les e-mails comme lus, etc. en fonction de leurs expéditeurs, des lignes d'objet ou des mots utilisés dans l'e-mail. D'autres fournisseurs de messagerie ont également des fonctionnalités similaires.

Lorsque vous devez vous éloigner du travail du client pour vérifier vos e-mails, vous souhaitez vous concentrer sur les e-mails importants. Répondez à tous les clients, prospects, partenaires, etc. et revenez à la conception avant de vous laisser distraire par les newsletters, les promotions de remise et les personnes qui vous présentent.

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Envoyer des mises à jour automatiques

Une tâche qui m'échappait toujours était l'envoi de mises à jour hebdomadaires ou d'étapes à un client. Si j'avais un client auquel je devais envoyer des mises à jour le mardi, il arriverait plus d'une fois à 00h01 le mercredi. Communiquer sur les mises à jour est important, mais cela peut aussi sembler fastidieux, en particulier avec les clients qui les demandent tout le temps.

La meilleure façon d'y remédier est d'utiliser de bons outils de gestion de projet et de collaboration. Ils auront des fonctionnalités telles que des notifications par e-mail et des résumés qui informeront automatiquement vos clients lorsque vous cochez des articles, déplacez des produits le long de votre pipeline et d'autres éléments de « travail accompli ». Et vous n'aurez pas à envoyer un e-mail après chaque élément rayé de votre liste de tâches.

Utiliser un planificateur de rendez-vous

Vous ne détestez pas tous les allers-retours nécessaires à la prise de rendez-vous ? Ce n'est jamais aussi simple que "Êtes-vous libre en ce moment?" "Oui!" "Super!" Vous envoyez un e-mail à votre client et comparez les horaires en essayant de trouver un horaire qui vous convient à tous les deux.

Au lieu de cela, un outil de prise de rendez-vous simplifié comme Acuity ou Calendly indique votre disponibilité aux clients et leur permet de réserver une place sur votre calendrier à partir de là. Si simple.

Trouvez et obtenez de nouveaux clients en moins de temps

Se commercialiser et travailler sur de nouvelles pistes est un autre mal nécessaire. Vous ne pouvez pas attirer de nouveaux clients sans marketing, ou du moins en vous faisant suffisamment connaître pour que votre entreprise se commercialise elle-même. Et lorsque cela commence à fonctionner, il faut plus de temps pour faire passer une personne intéressée par vos services à payer pour eux. Voici les parties que vous pouvez rationaliser.

Créer une séquence d'email marketing

Vous devriez déjà utiliser le marketing par e-mail pour votre activité indépendante. Si vous le faites, vous envoyez probablement une newsletter hebdomadaire ou mensuelle par e-mail et vous avez peut-être une offre d'inscription gratuite sur votre site Web.

Vous pouvez aller encore plus loin pour transformer tout abonné qui n'a pas encore rempli votre formulaire « engagez-moi » en un prospect informé et intéressé. Utilisez une séquence de bienvenue pour les nourrir, faites-leur savoir comment vous pouvez les aider et, finalement, présentez à nouveau votre formulaire « Engagez-moi ».

Utilisez des formulaires de contact intelligents

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Pour les personnes qui sont prêtes à accéder directement au formulaire "Engagez-moi" sur votre site Web, vous voulez que ce soit la première étape d'un processus d'intégration client transparent. Cela signifie que vous devez disposer de formulaires de contact suffisamment détaillés pour disposer de toutes les informations nécessaires pour les faire passer à l'étape suivante de votre processus d'admission des clients afin de minimiser les allers-retours et d'économiser du stress. Et cela peut signifier plus d'un formulaire de contact sur votre site.

Mais lorsque vos formulaires sont détaillés, vous pouvez facilement les lier aux étapes suivantes. Par exemple, un formulaire détaillé peut mener à une séquence d'e-mails personnalisée ou à un e-mail de réponse automatique.

Automatisez ou regroupez la promotion des médias sociaux

Sauter sur Facebook ou Twitter pour vous commercialiser peut facilement être une perte de temps. Il y a d'abord le temps chaque jour ou chaque semaine que prend le travail de marketing proprement dit. Mais ensuite, il y a le temps supplémentaire que vous passez sur le réseau après avoir terminé cela, après avoir été distrait et avoir commencé à faire défiler votre flux.

En automatisant la publication sur les réseaux sociaux avec un outil comme MeetEdgar ou en le programmant en une seule fois au début de chaque semaine, vous pouvez retourner au travail et continuer à vous faire connaître.

Utiliser un CRM pour les contrats et l'intégration

Votre processus de conception comprend probablement de nombreux formulaires, contrats et autres documents. Par exemple, il y a le contrat initial, toutes les factures, les formulaires pour signer les approbations, et tout ce jazz.

Un CRM facilite le suivi de tout ce qui se passe. Un outil très populaire auprès des designers indépendants ces derniers temps est Dubsado, qui concentre son produit sur l'aide aux indépendants créatifs et aux propriétaires de petites entreprises.

Créer des campagnes goutte à goutte

Lorsque vous utilisez un CRM - Dubsado ou un autre outil - il est assez facile d'envoyer une série d'e-mails aux clients. Celles-ci sont différentes des séquences de marketing par e-mail en ce sens qu'elles envoient automatiquement des documents client, des mises à jour, etc., de sorte que l'administration se déroule dans les coulisses sans que vous vous éloigniez d'Adobe.

Soyez payé

Tu te souviens de ce moment a-ha dont je t'ai parlé ? Je venais de finir d'écrire et de modifier mon premier article de blog indépendant et j'ai réalisé qu'il y avait encore beaucoup de travail à faire avant de voir mon argent. Et pire, je ne pouvais pas poursuivre mon prochain client avant de l'avoir fait. Mon, j'ai parcouru un long chemin, et voici comment vous pouvez également rationaliser.

Envoyez des factures automatiques et récurrentes

Si vous envoyez plus d'une facture à quelqu'un, vous devez faire tout votre possible pour éliminer tout le travail en même temps. La plupart des logiciels de facturation vous facilitent la tâche.

Vous pouvez soit définir un calendrier de paiement à l'avance et envoyer des factures automatiques en conséquence, définir des factures récurrentes pour un client en cours ou connecter votre outil de facturation à votre outil de gestion de projet afin qu'ils puissent se synchroniser les uns avec les autres.

Automatisez les rappels de paiement

Ce serait formidable si chaque client était désireux et à temps de vous payer, mais ce n'est pas la vie de la plupart des pigistes. Au lieu de cela, nous devons les surveiller, leur envoyer des rappels des dates d'échéance à venir et, dans le pire des cas, courir après les retards de paiement.

Ou faisons-nous? Ce n'est peut-être pas une fonctionnalité évidente dans tous les outils de CRM et de facturation, mais la plupart d'entre eux vous permettent de définir des e-mails et des rappels automatiques déclenchés par les délais de paiement que vous avez définis.

Suivre les revenus et les dépenses

Une fois que vous avez été payé, il est temps de célébrer, pas de sauter directement dans votre logiciel de comptabilité. L'enregistrement des revenus et des dépenses n'est pas quelque chose sur lequel vous devriez passer du temps.

Entre la connexion du logiciel à votre banque et à vos cartes de paiement, et la possibilité de consigner automatiquement les activités dans des feuilles de calcul personnalisées via IFTTT ou Zapier, vous devriez pouvoir vous connecter périodiquement et simplement examiner vos finances, sans les organiser également.

En effectuant toutes ces coupes simples ici et là, vous n'avez pas à vous soucier des tâches administratives plus importantes que vous ne pouvez pas supprimer. Cinq minutes ici et cinq minutes là représentent facilement des heures et des heures de conception supplémentaires que vous pouvez faire chaque semaine.

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