7 choses que nous avons apprises lors de notre premier hackathon virtuel

Début mai, Yotpo a essayé quelque chose d'un peu différent. Nous avons organisé notre tout premier hackathon virtuel, mettant notre équipe marketing au défi de créer six campagnes marketing en seulement quatre jours, tout en travaillant à distance.

Transformer ce qui est généralement un événement de bureau en un événement réparti sur les continents et les fuseaux horaires nous a présenté plus que quelques défis logistiques. À quoi ressemblerait le calendrier ? Comment pourrions-nous garder les choses amusantes et engageantes ? Mais malgré les obstacles, notre premier Markathon de travail à domicile s'est avéré être un énorme succès.

Plus de 50 membres de l'équipe ont participé, chacun d'entre eux travaillant depuis leur domicile à Londres, New York, Sofia et Tel Aviv. L'objectif était d'impressionner les juges avec une nouvelle campagne et des actifs innovants générateurs de demande, de développer une compréhension encore plus profonde des produits de Yotpo et d'améliorer nos compétences de collaboration dans des conditions difficiles.

En cours de route, nous avons découvert beaucoup de choses sur ce qui fonctionne et un peu sur ce qui ne fonctionne pas. Voici les sept leçons clés que nous avons apprises lors du premier hackathon virtuel de Yotpo.

1. Créer une structure qui offre un cadre flexible pour les équipes

Très tôt, nous avons mis en place une équipe d'organisation pour élaborer des plans sur la manière dont le hackathon marketing devrait se dérouler. Ce sur quoi ils ont atterri était Markathon: Class of 2020 , un événement virtuel de quatre jours se terminant par une paire de cérémonies d'ouverture et de clôture animées, à la fin desquelles l'équipe gagnante serait déclarée par un jury impartial.

Une structure cohérente est essentielle pour garder tout le monde organisé. Chaque nouvelle journée du Markathon débutait par un court quiz pour susciter le buzz et mettre tout le monde dans un engrenage collaboratif. Les équipes individuelles s'auto-organiseront, mais il est payant d'avoir un cadre quotidien visible autour duquel le hackathon peut prendre forme.

2. Utilisez des cycles d'idéation pré-hackathon pour investir et enthousiasmer les gens

Notre équipe marketing organise déjà des événements d'idéation réguliers, au cours desquels chaque membre de l'équipe soumet de nouvelles idées basées sur un thème choisi. Ces idées sont ensuite réduites à une douzaine d'emplacements, avant que quelques-uns ne soient choisis pour être produits.

Le Markathon a suivi plusieurs des mêmes rythmes, commençant par une ronde de soumission de 65 idées et se terminant par les six campagnes que nos équipes développeraient. Comme le pitch ne pouvait évidemment pas avoir lieu en personne, nous avons profité des présentations Zoom et de la communication en ligne entre les équipes pour prendre des décisions.

3. Créez une ambiance qui transcende la distance

L'une des premières victimes de tout événement virtuel peut être l'ambiance et le ton, il était donc extrêmement important d'établir un thème visuel fort pour rapprocher les participants . Pour ce faire, nous avons fait appel à l'incroyable équipe de conception de Yotpo, qui s'est rapidement mise au travail pour créer un langage visuel global pour le Markathon lui-même, ainsi qu'une image de marque distincte de style club pour chacune des six équipes en compétition.

Cet ensemble de conceptions pointues, qui comprenait une collection d'écussons et de bannières d'équipe animés, a aidé à caractériser et à unifier chacune des équipes, à communiquer une ambiance et à favoriser un sentiment de saine compétition. Malgré la distance, la culture et la personnalité de Yotpo brillaient toujours.

4. Réfléchissez bien au choix de vos équipes

L'une des toutes premières étapes que nous avons franchies lors de l'organisation du Markathon a été de réfléchir à la façon dont nous pourrions créer des équipes avec des membres qui n'ont souvent pas l'occasion de travailler ensemble. À la base, il s'agissait d'un défi marketing, mais c'était aussi une opportunité d'encourager la collaboration .

Chacune de nos six équipes Markathon était composée de membres de différentes disciplines, donnant aux gens la possibilité de collaborer avec des collègues et des équipes avec lesquelles ils n'auraient peut-être pas travaillé auparavant. Les concepteurs ont travaillé aux côtés de scientifiques des données et de responsables du marketing entrant, par exemple, en forgeant des relations qui pourraient être prises en compte dans de futurs projets.

5. Utilisez des jeux pour stimuler la communication

Avant de transformer le Markathon en un événement virtuel, nous avions prévu de l'héberger ici même au siège de Yotpo, avec de nombreuses collations à volonté et des happy hour occasionnels pour garder les choses sociables et optimistes. Préserver cette même atmosphère animée dans un contexte virtuel était une grande priorité, mais y parvenir tout en travaillant à domicile constituait un sérieux défi.

Les jeux ont été la clé de sa réussite. Avant le début du Markathon, nous avons envoyé une liste de questions à tous les participants, demandant à chacun de révéler des faits intéressants et des anecdotes amusantes sur lui-même.

Nous avons ensuite commencé chaque nouvelle journée avec un court questionnaire à choix multiples, attribuant les bonnes réponses avec des jetons à échanger contre des prix amusants - créés avec amour par l'équipe de conception - lors de la cérémonie de clôture du hackathon.

Les participants pourraient gagner les clés de la liste de lecture musicale d'un autre bureau pour la journée - "Gangnam Style" en boucle, n'importe qui ? – ou un nouveau fond Zoom flash dessiné par un designer. Ces jeux ont non seulement encouragé une excellente communication entre les équipes distantes, mais ont également ajouté une structure indispensable à chaque journée.

6. Choisissez des juges qui peuvent apporter une perspective unique aux projets

Pour décider du gagnant, nous avons sélectionné un panel de superstars composé de juges experts de tout Yotpo. Lors de l'évaluation du succès et de la viabilité de nos projets, nous voulions un regard neuf et les idées distinctes qui viendraient de différents départements.

Lors d'une conférence virtuelle le dernier jour, les six équipes ont présenté chacune de leurs campagnes. Les juges ont été invités à poser des questions avant de noter le travail de chaque équipe en fonction d'un ensemble de trois critères pondérés : impact potentiel, exécution et innovation.

Les juges ont été extrêmement impressionnés par les résultats et «l'exécution haut de gamme», mettant fin à toute crainte que le travail à distance ait pu avoir un impact sur la qualité des campagnes terminées. Le travail à domicile n'avait fait que magnifier l'enthousiasme et l'énergie avec lesquels nos équipes avaient abordé la tâche. Le premier Markathon intercontinental a été un succès, établissant un plan pour les futurs événements de hackathon à distance.

7. Défendez votre idée gagnante

En plus d'être un moyen optimiste et social pour nos équipes de continuer à collaborer pendant une crise, le hackathon marketing de cette année a également produit des résultats très concrets. Notre campagne gagnante - un concept conçu, développé, présenté et exécuté par une équipe répartie dans le monde entier - a été mise en production.

La pandémie de coronavirus nous a obligés à repenser notre façon de faire les choses à presque tous les niveaux de l'entreprise et à trouver de nouvelles façons de collaborer à distance sur des projets complexes. Ce que nous avons découvert lorsque nous avons organisé le Markathon, c'est que nos plus grandes et meilleures idées sont portées par nos équipes - et aucune distance ne peut s'y opposer.