Rester conforme est essentiel - Guide du gestionnaire sur les règles de pointage pour les employés horaires

Les employeurs ont de nombreuses responsabilités. Certaines responsabilités impliquent de se conformer aux règles et réglementations gouvernementales. De nombreuses réglementations impliquent des règles d'horloge pour les employés horaires.

Le Fair Labor Standards Act (FLSA) impose des règles concernant les salaires, les heures supplémentaires et les heures de travail de vos employés.

Enfreindre les règles et les lois de l'horodateur peut exposer votre entreprise à des sanctions sévères et à des amendes coûteuses. Il est prudent de supposer que vous voulez éviter de violer la Fair Labor Standards Act.

Il existe un moyen efficace et efficient de suivre les lois fédérales et étatiques concernant les règles d'horloge pour les employés horaires. C'est en utilisant une solution de suivi du temps des employés qui comprend une horloge et des fonctions de suivi du temps.

Selon le US Commerce of Labor, l'application de suivi du temps de Connecteam permet de suivre facilement le temps de vos employés, d'économiser de l'argent et de maintenir la conformité de votre entreprise.

Dans cet article, vous découvrirez l'importance d'une solution numérique de suivi du temps. Mais d'abord, plongeons dans les différentes règles d'horloge pour les employés horaires dans des situations données. Ensuite, nous avons un guide complet sur la façon de rester conforme à ces règles.

Allons-y !

Salarié VS Employé horaire

Lors de l'examen des règles de pointage, il est important de comprendre les différences entre les employés salariés et les employés horaires.

Lorsque vous travaillez avec des horodateurs, il est également bon de connaître les différences entre :

• Employés à temps plein et à temps partiel
• Salariés exonérés et non exonérés
• Pauses repas et repos
• Congés payés et congés non payés

L'utilisation de la bonne technologie est essentielle à la gestion de votre main-d'œuvre. Des solutions telles que Connecteam offrent aux entreprises un moyen simple de gérer les heures et de rester en conformité. Ces produits peuvent également vous permettre de créer ou de mettre à jour des politiques liées à l'horloge.

Être sur appel

Les secteurs de la vente au détail, de l'hôtellerie, de la construction et de la restauration préfèrent gérer les changements d'équipe en utilisant le travail sur appel. Lorsque les employés travaillent des heures de garde, ils sont disponibles pour pointer et doivent attendre que leur responsable les contacte s'ils ont besoin de se présenter.

Cependant, les horaires de garde sont illégaux dans certaines régions des États-Unis. Cette interdiction est due aux horaires de garde qui rendent extrêmement difficile pour les employés de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Le conseiller en heures travaillées du Département américain du travail fournit plus d'informations sur la rémunération sur appel pour les employés et les employeurs.

La question de savoir si les heures passées sur appel sont des heures travaillées est une question de fait à trancher au cas par cas. Tous les temps de garde ne sont pas des heures travaillées.

LSF

La rémunération pour le travail sur appel est lorsqu'un employeur paie un employé pour le temps que cette personne était disponible pour travailler.

Cependant, tous les employés d'astreinte n'ont pas besoin de recevoir une rémunération d'astreinte.

Lorsque des employés attendent un travail de garde sur le lieu de travail ou dans les bureaux de votre entreprise, votre entreprise doit les payer. Pourquoi? Parce que la loi fédérale considère cela comme une condition restreinte.

Puisque les travailleurs étaient sur le lieu de travail, ils ne pouvaient pas utiliser leur temps pour des raisons personnelles. Ainsi, ces heures seraient payables en heures travaillées.

Travail non horaire et rémunération des heures supplémentaires

En vertu de la FLSA, les employés non exemptés reçoivent une rémunération pour les heures supplémentaires lorsqu'ils travaillent plus de 40 heures par semaine. La rémunération des heures supplémentaires doit être d'au moins 1,5 fois le taux normal d'un employé. Les gestionnaires doivent s'assurer que les employés travaillant plus de 40 heures par semaine reçoivent une rémunération pour les heures supplémentaires.

Cependant, certains employeurs ne savent pas qu'ils enfreignent les lois sur la rémunération des heures supplémentaires. Une grande partie de cette confusion se produit lorsqu'un employé horaire travaille en dehors de l'horloge. Le travail en dehors des heures d'horloge se produit lorsqu'un employé effectue une tâche liée au travail alors qu'il n'est pas pointé.

Voici quelques exemples de cas où un employé devrait recevoir un paiement :

• Changer ou rendre les uniformes : De nombreux employeurs demandent aux travailleurs d'attendre au début ou à la fin des quarts de travail pour remettre les uniformes ou les vêtements de travail. Les entreprises doivent payer les travailleurs pour le temps qu'ils passent à attendre sur place.
• Aider les clients : lorsqu'un employé aide un client après la fin de son quart de travail, ce travailleur doit recevoir un paiement pour le temps qu'il a passé avec ce client.
• Se préparer pour les prochains quarts de travail : les employeurs doivent rémunérer les employés pour le travail effectué pour ouvrir une entreprise. Par exemple, votre entreprise devrait payer un employé pour qu'il s'arrête à la banque pour retirer de l'argent pour les registres avant d'ouvrir votre entreprise.

Effectuer des tâches après la fermeture d'une entreprise : Un employeur doit également rémunérer les employés pour les tâches qu'ils ont accomplies alors qu'ils étaient pointés. Par exemple, une entreprise peut demander à ses employés de nettoyer un magasin avant la fin de leurs quarts de travail.

Règles de pointage pour les employés horaires

Vous avez appris comment aider les employés rémunérés à l'heure à suivre leurs heures. Maintenant, vous apprendrez à décrire les règles communes d'horloge pour les employés horaires.

Système de suivi du temps

La FLSA ne vous oblige pas à utiliser un seul type de système de suivi du temps. Par conséquent, vous êtes libre de choisir votre propre système d'horloge. Avant de choisir un système de suivi des heures, assurez-vous qu'il conserve des enregistrements précis des heures de travail réelles et des pauses.

Les entreprises utilisent des solutions telles que l'application de pointage des employés de Connecteam pour suivre le temps et s'assurer que les feuilles de temps sont exactes.

Les solutions de suivi du temps tout-en-un facilitent le suivi et la gestion des heures de travail, que les employés travaillent sur des tâches ou des projets. Ces solutions peuvent également vous aider à améliorer la paie, à gérer les feuilles de temps et à collaborer facilement avec des employés sans bureau en temps réel et en déplacement.

Les systèmes de suivi du temps comme Connecteam :

• Laissez les employés entrer et sortir avec un horodatage GPS.
• Suivez les employés tout au long de la journée grâce à la géolocalisation en direct de Breadcrumbs.
• Fournissez un aperçu en temps réel de l'endroit où se trouvent les employés pointés.
• Aidez les travailleurs à demander des congés en toute simplicité.
• Afficher les feuilles de temps actuelles et passées.
• Exportez facilement les feuilles de temps vers Quickbooks Online ou Gusto pour une paie 100 % précise.
• Prenez des notes pendant vos déplacements.
• Rappelez vos employés avec des notifications automatiques
• Définissez des limites et exercez un contrôle direct pour éviter le vol de temps.

Cette entreprise de nettoyage a économisé du temps et de l'argent sur le suivi du temps, la planification et bien plus encore grâce à l'application mobile de suivi du temps Connecteam.

Vous n'êtes toujours pas convaincu qu'une solution numérique est faite pour vous ? Consultez notre guide complet expliquant pourquoi le passage à une solution numérique de suivi du temps est le meilleur choix pour votre entreprise et vos employés.

Temps d'arrondi

Les directives FLSA permettent aux entreprises d'arrondir les heures des employés à l'incrément spécifié le plus proche. Les entreprises peuvent choisir d'arrondir le temps vers le haut ou vers le bas.

Par exemple, supposons que votre entreprise arrondit au quart d'heure le plus proche. Si un employé termine son travail à 17h11 et que vous arrondissez par incréments de 15 minutes (quart d'heure), vous paierez l'ouvrier jusqu'à 17h15.

Il est important de faire très attention lors du suivi du temps, surtout si votre entreprise arrondit les heures. La plupart des entreprises préfèrent arrondir les heures, car arrondir trop de temps peut conduire les entreprises à enfreindre les lois sur les salaires et le travail.

N'oubliez pas que votre entreprise doit également payer des heures supplémentaires lorsque l'arrondissement fait qu'un travailleur horaire perçoit une rémunération pour les heures supplémentaires.

Tenue de registres

Les lois sur les salaires et le travail exigent que les employeurs tiennent des registres précis de tous les salaires des employés. En vertu de ces lois, le département américain du Travail peut inspecter au hasard les registres salariaux des entreprises.

L'utilisation de systèmes obsolètes pour suivre les heures des employés peut entraîner des problèmes majeurs. Quelques-uns de ces problèmes peuvent inclure des salaires impayés et la violation des lois du travail fédérales ou étatiques.

Heureusement, des solutions telles que Connecteam offrent un stockage cloud illimité des relevés d'heures de travail. Le stockage en nuage garantit que les dossiers de votre entreprise sont facilement accessibles de n'importe où avec une connexion Internet.

Une solution de suivi du temps est également utile pour garder les horloges sans confusion. La conservation des enregistrements d'horloge sur papier peut entraîner des inexactitudes. Il en va de même lorsque vous utilisez des systèmes de suivi du temps obsolètes pour les employés horaires.

Des solutions comme Connecteam stockent les heures et les soldes de congés des employés horaires dans un seul programme. Ce type de fonctionnalité évite les litiges liés à l'horloge. La mise à jour de la façon dont votre entreprise suit le temps des employés horaires l'aide également à éviter les problèmes liés à la conformité.

Pointage d'entrée et de sortie

En tant qu'employeur, vous décidez si les travailleurs horaires peuvent arriver tôt ou sortir tard. Cependant, la plupart des entreprises accordent aux employés des minutes supplémentaires (et non des heures) pour pointer en retard ou en avance. Certains employés, en particulier ceux des entreprises utilisant des systèmes de suivi du temps obsolètes, peuvent facilement jouer avec le système pour obtenir plus de temps sur leurs chèques de paie.

Une application de pointage permet aux utilisateurs d'ajouter des limites pour arriver tôt et sortir tard. Certaines solutions offrent un suivi géographique pour vous permettre de voir où et quand les employés arrivent et sortent.

Heures de confirmation

Les travailleurs horaires méritent d'avoir la possibilité de confirmer que leurs heures d'arrivée et de départ sont correctes à la fin de leurs périodes de paie. Heureusement, une application de pointage rend la confirmation des heures incroyablement simple pour tout le monde.

Une solution de pointage peut envoyer des notifications lorsque les employés rémunérés à l'heure soumettent leurs heures ou demandent des congés. Il est beaucoup plus facile de voir une notification téléphonique que de parcourir une boîte de réception encombrée ou une discussion de groupe. Recherchez une solution qui vous permette de répondre à ces notifications dans l'application. Pouvoir utiliser le moins d'applications possible facilite toujours la vie.

Certaines applications de suivi du temps peuvent également s'intégrer à des logiciels de paie populaires. Si la solution de pointage peut s'intégrer aux systèmes de paiement de votre entreprise, profitez-en ! Les intégrations qui prennent quelques minutes à mettre en place peuvent vous faire gagner, à vous ou à votre service RH, beaucoup de temps à long terme.

Définir des politiques

Les propriétaires d'entreprise doivent informer leurs employés des lois sur l'assiduité et l'horloge. La plupart des entreprises incluent ces informations dans leurs manuels d'employés.

Lorsqu'il s'agit de définir des politiques liées au temps, clarifiez les conséquences de :

• Altération ou tentative d'altération du système de pointage d'entrée et de sortie
• Vol de temps
• Buddy punching (pointage d'entrée ou de sortie pour les collègues)
• Absentéisme

Résumer les règles de pointage pour les employés horaires

Les entreprises doivent suivre les règles de pointage pour les employés horaires. Le respect de ces règles protège une entreprise contre les erreurs de paie et de suivi du temps. Facilitez la vie des employés horaires en abandonnant les méthodes obsolètes de suivi du temps et en utilisant une application de pointage numérique.

Avoir une horloge numérique précise :

• Prévient les conflits juridiques potentiels
• Arrête les calculs d'heures et de salaire incorrects
• Fini le chronométrage manuel chronophage
• Économise de l'argent sur les paiements incorrects des employés

Nous ne saurions trop insister sur l'importance du suivi du temps pour le succès de votre entreprise. Assurez-vous que vous êtes sur la bonne voie et que vous respectez les règles de pointage pour les employés horaires en faisant le choix intelligent et facile : passez au numérique !