Les 10 outils sans lesquels je ne pourrais pas gérer mon agence SEO SaaS

En tant qu'agence de marketing numérique SaaS, Accelerate utilise bon nombre des meilleurs outils d'optimisation des moteurs de recherche (SEO) pour un audit, une analyse et une optimisation approfondis des canaux en ligne de nos clients. Nous leur montrons comment se démarquer de leurs concurrents avec des classements de recherche améliorés et un contenu attrayant.

Mais gérer une agence nécessite d'autres outils que le référencement. Par exemple, nous avons des membres de l'équipe du monde entier, je dois donc maintenir la communication et garder une trace de ce sur quoi chacun travaille. Les applications de gestion du temps, de recrutement et de RH sont donc essentielles pour une agence efficace.

Dans cet article, je vais vous présenter les 10 solutions logicielles qui m'aident à exécuter Accelerate avec succès, y compris mes outils de référencement préférés.

Quels sont les outils de référencement ?

Les outils de référencement vous indiquent les performances d'un site Web, ce qui vous permet d'optimiser votre contenu et d'obtenir un meilleur classement dans les moteurs de recherche. Plus la position sur une page de résultats de moteur de recherche (SERP) est élevée, plus le site attirera de trafic organique. (Le meilleur résultat dans Google obtient environ 28,5 % de tous les clics.)

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Les outils automatisés peuvent effectuer pour vous des recherches de mots-clés et des analyses de données, ce qui vous fait gagner du temps et vous aide à comparer plusieurs sites Web de manière beaucoup plus précise qu'une feuille de calcul. Une fois que vous avez découvert les mots clés à cibler, vous pouvez facilement surveiller les classements des moteurs de recherche pour voir dans quelle mesure vos ajustements fonctionnent.

Les meilleurs outils de référencement vous permettent de mesurer les performances de recherche par pays, région ou langue. Ils révèlent également des données précieuses sur les backlinks, fournissent des comparaisons avec des marques concurrentes et mettent en évidence de nouvelles opportunités d'optimisation.

Les 10 outils sans lesquels je ne pourrais pas gérer mon agence

Chez Accelerate, nous avons appris à quel point il est important d'utiliser des outils efficaces. Les outils d'automatisation du marketing SaaS et de référencement nous aident à réduire les tâches fastidieuses, à connaître les besoins de nos clients et à fournir un contenu optimisé qui attire les internautes vers leurs sites Web. Pour moi, cela facilite grandement la gestion de l'agence.

De tous les outils que nous utilisons, ce sont les 10 dont je ne pourrais pas me passer.

1. Pavé numérique

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En tant qu'agence mondiale, nous avons également un mélange de personnel en poste et à distance dans le monde entier, donc un outil de communication qui relie tout le monde est vital. Nous avons trouvé cela dans Dialpad, une plate-forme tout-en-un qui combine téléphone, vidéo et messagerie.

Le mélange de communication synchrone et asynchrone est excellent car nous travaillons souvent sur plusieurs fuseaux horaires. La vidéoconférence était idéale pendant la pandémie, mais nous l'utilisons toujours tout le temps - c'est la meilleure chose à faire après une réunion en personne.

Dialpad est plus fiable que la plupart des alternatives de téléphone Zoom. Il comprend également des SMS et des messages de groupe, et vous pouvez facilement transformer une conversation en appel si nécessaire. Parce que tout est dans un seul système, il est facile de retrouver les conversations précédentes.

Le service téléphonique VoIP nous permet d'économiser de l'argent et la qualité des appels HD nous aide à paraître professionnels. Nous aimons les fonctionnalités de renvoi d'appel et de messagerie vocale visuelle, ainsi que la possibilité d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs du système chaque fois que nous en avons besoin.

Une autre chose utile est Dialpad Ai, qui permet l'analyse des sentiments (nous aidant à voir ce que nos clients pensent vraiment !) et la transcription automatique des appels et des réunions. Cela signifie plus de prise de notes !

2. PandaDoc

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Comme toute entreprise ayant une large clientèle, nous passons beaucoup de temps à rédiger des propositions, des devis et des contrats. Notre logiciel préféré pour cela est PandaDoc, qui nous aide à gérer la création, l'édition et la signature de documents numériques.

PandaDoc accélère le processus de création en fournissant une bibliothèque de modèles. Il est facile d'utiliser les outils d'édition par glisser-déposer, et nous pouvons personnaliser une proposition ou un modèle de contrat commercial avec notre propre marque et importer des données de notre CRM. L'outil est livré avec des analyses pour nous montrer quelle conception et quel contenu fonctionnent le mieux.

La possibilité de signer électroniquement et de collaborer à l'intérieur du document permet également de gagner du temps : nous pouvons le transmettre dans les deux sens jusqu'à ce que tout le monde soit satisfait, sans utiliser l'équivalent d'une forêt de papier ou rester assis à attendre un courrier postal ! Nous recevons également des notifications instantanées lorsqu'un client ouvre, commente ou signe un document.

Le logiciel eSignature de PandaDoc est juridiquement contraignant et conforme aux normes ESIGN et UETA, ce qui est rassurant pour tout le monde. Nous l'utilisons pour les contrats des employés ainsi que pour les accords avec les clients.

3. Faire

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Cet outil est similaire à Zapier, en ce sens qu'il relie vos applications préférées et partage des informations entre elles pour vous aider à automatiser les processus manuels, ce qui est vraiment utile pour une entreprise occupée comme Accelerate !

Make fournit une plate-forme visuelle sur laquelle vous pouvez concevoir, créer et automatiser n'importe quoi, des tâches et des flux de travail aux applications et aux systèmes. La bonne nouvelle est que vous n'avez besoin d'aucune connaissance en codage pour le faire - il existe une interface simple de glisser-déposer qui vous permet de personnaliser des modèles de flux de travail ou d'en créer de nouveaux à partir de zéro.

Outre l'augmentation générale de la productivité, nous la trouvons très utile pour automatiser la génération, la notation et la qualification des prospects. Nous pouvons également programmer l'outil pour recueillir des témoignages de clients, organiser des tâches de suivi et importer des données clients à partir de différentes plateformes.

4. Serp Watch

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Aux côtés d'autres logiciels de référencement, SerpWatch est l'un de mes outils de prédilection. Il s'agit d'un outil de suivi avancé du classement SERP avec des fonctionnalités telles que la surveillance proactive du classement des mots clés et l'analyse des données. Nous l'utilisons pour vérifier les résultats des clients, en nous assurant qu'ils sont en tête du classement des recherches.

L'outil est simple à utiliser et fournit des informations pour éclairer nos stratégies de référencement. Nous pouvons vérifier le classement de recherche d'un site avec des captures d'écran des 10 derniers jours, créer et télécharger des rapports et gérer les clients à partir d'un tableau de bord dédié en marque blanche.

Avec toutes les données de classement consolidées en un seul endroit, vous pouvez comparer différents points de données SEO sur un seul graphique linéaire et visualiser les classements entre les emplacements sur une carte mondiale. Je trouve particulièrement utile de surveiller simultanément différentes mesures de performance sans changer d'onglet et de recevoir des notifications sur le mouvement des mots clés.

5. BrainyRH

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BrainyHR nous permet de gérer la plupart des processus de notre entreprise dans un seul système, avec une automatisation pour réduire le temps consacré aux tâches RH de routine. Nous pouvons facilement suivre les vacances et les jours de maladie, effectuer des évaluations de performance (ou permettre aux employés de s'auto-évaluer) et mettre en place des programmes de récompenses pour l'engagement des employés.

Toutes les informations essentielles sur les employés sont stockées en un seul endroit, y compris leur biographie, leurs qualifications et leur contact d'urgence. Nous pouvons télécharger des documents tels que des curriculum vitae et les gestionnaires peuvent ajouter des notes. Pour des raisons de sécurité, nous avons configuré des autorisations afin que seules les personnes concernées aient accès à ces données.

BrainyHR simplifie les processus d'intégration et de désintégration, car nous pouvons créer des modèles pour les tâches de routine, les attribuer et afficher leur statut. L'outil s'intègre également à Slack et envoie des notifications lorsque quelqu'un est en congé, fête un anniversaire ou obtient une nouvelle récompense.

6. Asanas

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Asana est un autre outil essentiel pour la gestion des agences. Il nous permet de suivre les tâches, les flux de travail et certains types de projets. Asana est personnalisable, nous avons donc pu l'adapter à Accelerate, chaque membre de l'équipe gérant les tâches d'une manière qui lui convient.

Nous aimons l'aspect collaboratif, chacun sachant qui est responsable de quelles tâches et la possibilité de joindre des commentaires et des informations. Le système envoie des mises à jour chaque fois qu'un changement se produit dans une tâche, et la vue de plusieurs projets est pratique pour avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe.

D'autres fonctionnalités utiles incluent la messagerie vidéo, où vous pouvez enregistrer et partager une vidéo de vous expliquant quelque chose, et la possibilité d'intégrer vos tâches à un calendrier et de bloquer le temps sans quitter Asana.

7. Ahrefs

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Ahrefs est un outil de référencement populaire et l'un de nos favoris chez Accelerate. Nous aimons le tableau de bord central pratique où vous pouvez voir tous vos projets en un coup d'œil, les outils de filtrage avancés et la richesse des informations de 295 milliards de pages indexées.

L'outil automatisé facilite la recherche de mots clés et garantit que tout le contenu que nous produisons est entièrement optimisé. Nous l'utilisons pour rechercher les sites de nos clients, en utilisant la fonction "audit de site" pour effectuer une analyse en temps réel afin de détecter les erreurs et de mettre en évidence les opportunités. Il ciblera même les problèmes connus et fournira des solutions recommandées.

Ahrefs vous permet de cibler des pages très performantes pour analyser leurs similitudes et révéler le contenu le plus lié dans un créneau particulier. Il fournit des données de flux de clics provenant des principaux moteurs de recherche et nous aide à surveiller les modifications apportées aux algorithmes de Google.

Ahrefs possède également la plus grande base de données de backlinks (plus de 16 billions), ce qui nous aide à trouver les backlinks des concurrents et à repérer les opportunités. Une étude Ahrefs a révélé que 43,7 % des pages les mieux classées de Google contiennent des liens réciproques, nous pouvons donc les recommander à nos clients.

8. GoHire

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En tant qu'entreprise à croissance rapide, nous avons besoin d'un outil de recrutement avancé qui nous permet de gérer le processus à partir d'un seul endroit. GoHire dispose d'un système de suivi des candidatures spécialement conçu pour les sociétés de marketing, ainsi que d'un logiciel de planification des entretiens. Il est facile à utiliser pour nos candidats et pour nous.

Nous pouvons publier sur plus de 15 sites d'emploi en un seul clic et, surtout, rester au courant des emplacements des listes et de leur statut. Il s'intègre à d'autres outils comme Glassdoor, Indeed, Slack et LinkedIn, afin que les gens puissent postuler de n'importe où.

Nous voulons les meilleurs talents et GoHire nous aide à prendre des décisions éclairées sur la base de statistiques et de rapports. Il accélère le processus de sélection avec des questions de sélection, des questionnaires et des évaluations et permet une communication rapide via une messagerie en temps réel et des modèles d'e-mails pré-remplis.

9. TimeDoctor / Basculer

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Nous utilisons deux outils de gestion du temps différents, TimeDoctor et Toggl. Ce sont deux applications qui suivent le temps, affichant un total cumulé d'heures travaillées chaque jour, semaine et mois. Les travailleurs peuvent enregistrer leurs projets et leurs pauses et même suivre le temps lorsqu'ils sont hors ligne.

Ceci est particulièrement utile pour les travailleurs à distance et indépendants, qui peuvent travailler selon des horaires flexibles. Nous pouvons nous assurer qu'ils reçoivent le bon salaire, et cela signifie également que nous pouvons facturer nos clients avec précision. Les administrateurs peuvent modifier manuellement l'heure si nécessaire.

TimeDoctor prend des captures d'écran et enregistre les frappes au clavier et les visites sur le Web pour montrer combien d'heures ont été comptées comme "productives". Il envoie des alertes automatiques s'il n'y a pas eu d'activité pendant un certain temps et si quelqu'un passe trop de temps sur des sites Web non professionnels.

Toggl propose 100 intégrations utiles, dont une qui vous permet de créer ou de démarrer des entrées de temps en fonction d'événements de calendrier tels que des conférences SaaS. La fonction Toggl Track déclenche automatiquement des suggestions d'entrée de temps en fonction du logiciel que vous utilisez.

Grâce aux notifications par e-mail et aux rapports de synthèse, les managers sont tenus informés des problèmes potentiels de performance ou d'équilibre travail-vie personnelle. Notre objectif n'est pas de surveiller nos coéquipiers, mais ces outils facilitent l'investigation si nous pensons qu'il y a un problème.

10. heylogin

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Lorsque vous utilisez autant d'applications différentes, il est difficile de se souvenir des informations de connexion pour chacune d'entre elles. C'est pourquoi nous aimons heylogin, qui se passe complètement de mots de passe et vous permet d'utiliser votre smartphone pour accéder à toutes les applications Web.

Il utilise un masque de connexion spécial qui vous permet de vous connecter en un seul clic. Créez un mot de passe sécurisé chaque fois que vous vous inscrivez (qui est automatiquement enregistré dans heylogin), et glissez simplement votre téléphone pour vous connecter à n'importe quel site Web sur un Mac ou un PC. (Ou sur le téléphone lui-même, si vous êtes en déplacement).

Nous pouvons partager et synchroniser les connexions avec des collègues sans écrire de mots de passe. Les connexions sont chiffrées de bout en bout et synchronisées sur tous les appareils, et nous pouvons activer ou désactiver l'accès à tout moment à l'aide du curseur. Les clients trouvent rassurant de se renseigner sur ce protocole de sécurité.

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Créez votre propre boîte à outils

Parallèlement au marketing de contenu et au marketing de référence, le référencement est essentiel pour la notoriété de la marque. Si vous dirigez une agence numérique, vous avez certainement besoin de ces meilleurs outils pour vous aider à créer du contenu et à promouvoir vos clients.

Ahrefs et Serpwatch sont mes outils de référencement préférés, ainsi que des logiciels essentiels pour la gestion des tâches, l'embauche et la communication. Vos choix dépendront de votre entreprise et de vos objectifs, mais vous pouvez utiliser ma liste pour inspirer vos recherches. La plupart des outils ont des essais gratuits, vous pouvez donc voir s'ils fonctionnent pour vous avant de vous engager.