Top 8 des conseils de facturation de photographie avec le modèle de facture de photographie

La photographie est une profession incroyable pour quiconque peut s'immerger dans l'art de capturer de grands moments de personnes et d'éléments naturels. La photographie pourrait devenir un intérêt passionné et permanent et peut-être même une obsession pour beaucoup d'entre nous. Au-delà d'un simple passe-temps, c'est une profession bien établie qui couvre plusieurs catégories de la photographie. Selon une récente étude de marché menée par IBISWorld, l'industrie de la photographie aux États-Unis génère à elle seule un chiffre d'affaires de près de 10 milliards de dollars tout en fournissant des emplois à plus de 200 000 personnes dans plus de 180 000 entreprises.

Cependant, de nombreux photographes trouvent que la gestion de leurs finances n'est pas aussi intéressante que leur travail professionnel. Cependant, on ne peut pas sous-estimer son importance : c'est la façon dont vous êtes payé, et c'est aussi un élément essentiel de votre communication client. Une bonne facturation a un impact sur votre résultat net ainsi que sur la croissance de votre entreprise.

Par conséquent, la facturation est un art que tous les photographes doivent maîtriser. Dans cet article, nous discutons des méthodes de facturation que vous devez utiliser dans les factures de photographie, puis explorons 8 conseils importants qu'un photographe doit suivre lors de la facturation d'un client.

Méthodes de facturation utilisées dans les factures de photographie

Il existe trois méthodes de facturation largement utilisées dans l'industrie de la photographie :

1. Méthode temps plus coût

Ici, vous facturez votre client en fonction du temps qu'il vous a fallu pour réaliser le projet et vous ajoutez également tous les coûts directs encourus pendant le projet. Voici quelques exemples de coûts directs : la location de matériel (qui ne vous appartient pas), la gestion de sous-contrats tels que l'embauche de maquilleurs, de coloristes, de mannequins, les frais de déplacement et les frais de stationnement et d'hébergement à l'hôtel.

Frais de majoration dans les factures de photographie Time-Plus-Cost

En règle générale, les photographes facturent des frais de majoration en plus des coûts directs. Ceci est fait pour couvrir le temps et les efforts nécessaires pour organiser les services et autres biens qui représentent un coût direct pour votre entreprise, ainsi que pour payer les frais de comptabilité. Si vous avez envoyé un e-mail à un retoucheur et que l'ensemble du processus vous a pris 10 minutes, les frais de majoration en plus du coût total du retoucheur devraient couvrir ces 10 minutes.

En règle générale, les photographes facturent une majoration de 15 % à 30 %, mais les experts du secteur recommandent aux photographes d'utiliser un taux de majoration moyen qui couvrirait l'ensemble du temps et des efforts consacrés à tous les coûts directs d'un projet.

2. Méthode du montant forfaitaire

Lorsque vous décidez d'un prix unique pour une tâche spécifique ou un ensemble de tâches, vous appelez cela une somme forfaitaire. Ce prix peut également inclure les coûts directs d'un photographe.

Ce que les photographes doivent comprendre ici, c'est qu'ils n'ont pas à facturer un projet entier pour un prix forfaitaire gigantesque. Dans une facture, détaillez correctement votre travail et attribuez des paiements forfaitaires individuels à chaque tâche.

Rappelez-vous également cette friandise : si vous facturez un client en utilisant la méthode du montant forfaitaire et que soudainement l'étendue des travaux diffère du plan initial, vous pouvez facturer le travail supplémentaire à l'aide de la méthode du temps plus le coût. Ces frais supplémentaires vous seront utiles si vous avez indiqué un taux horaire élevé.

3. Limite de bouleversement

En utilisant cette méthode, un photographe peut facturer un client sur la base de la méthode du temps plus le coût, mais jusqu'à une limite forfaitaire prédéfinie. Par exemple, si un photographe facture 200 $ de l'heure et que la limite de dépassement est fixée à un maximum de cinq heures, il ne peut facturer que 1 000 $ même s'il lui faut sept bonnes heures pour terminer le tournage.

Les 8 meilleurs conseils pour une meilleure facturation de la photographie

Tous ces détails mènent à une question importante : quels sont les meilleurs conseils de facturation pour les photographes ? Nous avons 8 étapes importantes que chaque photographe doit suivre lorsqu'il s'agit de facturer votre client :

1. Incluez toutes les informations pertinentes dans votre facture de photographie

Aucun photographe n'aime que ses paiements soient retardés. La principale raison pour laquelle cela se produit est l'envoi de données incomplètes à votre client. Lorsque vous incluez des détails erronés dans la facture, les clients seront confus. Cela pourrait entraîner le rejet de votre facture par le client.

Assurez-vous d'inclure tous les détails nécessaires dans une facture. Une facture détaillée évitera les désaccords entre vous et votre client et lui donnera l'impression que son argent est bien dépensé.

2. Utilisez un modèle de facture de photographie standard

Un modèle de facture approprié rationalisera vos factures et, surtout, leur donnera un aspect professionnel. Si vous avez du mal à créer un modèle de facture approprié, consultez simplement notre générateur de facture gratuit : cet outil gratuit contient tous les éléments importants clairement indiqués avec des explications détaillées, et vous pouvez facilement générer un PDF élégant qui sera envoyé par e-mail à vous tout de suite.

3. Optez pour un service de facturation en ligne

Un logiciel de facturation en ligne pour photographes vous fournira le niveau d'efficacité dont vous avez besoin pour générer des factures et garder une trace de toutes vos informations financières. Cela réduit vos coûts, vous fait gagner du temps et vous aide à être bien organisé. Hiveage est une excellente plateforme pour les photographes, car elle vous permettra d'envoyer des factures et des devis, d'accepter des paiements en ligne et d'obtenir des rapports détaillés à partir d'une seule plateforme facile à utiliser.

4. Gardez votre facture de photographie professionnelle

En tant que photographe, vous apprenez à bien connaître vos clients. Vous étiez responsable de comprendre précisément ce qu'ils voulaient; c'est vous qui avez posé les bonnes questions et écouté attentivement leurs réponses. Grâce à ce processus, vous avez probablement appris à vous connaître au-delà du cadre d'une simple relation d'affaires.

Cependant, cela ne signifie pas que vous demandez à un ami de vous donner de l'argent lorsque vous envoyez une facture. La facturation est strictement commerciale. Vous ne faites rien de plus que demander un paiement pour les services rendus et personnaliser cela de quelque manière que ce soit est mauvais pour les affaires. Même si vous êtes en mesure de savoir que votre client a dépassé son budget, vous ne pouvez pas le laisser affecter le moment où vous lui facturez le montant demandé, ou quand vous envoyez un rappel de suivi.

5. Agir rapidement

Une fois qu'un projet est terminé (ou avant de commencer tout travail, selon la façon dont vous gérez votre entreprise), ne tardez pas à envoyer la facture. Faites-le immédiatement. Une facture retardée ne fera que retarder votre paiement. Cela donnera également l'image que vous n'êtes pas organisé et vos clients pourraient essayer d'en profiter.

6. Créer un accord

Il n'est pas nécessaire d'être dans le monde des affaires depuis longtemps pour se rendre compte que certains clients sont plutôt laxistes quant au paiement de leurs factures, et d'autres encore disparaîtront sans payer du tout. Aussi frustrant que cela puisse paraître, cela fait simplement partie de la réalité des affaires.

Mais il y a une chose que vous pouvez faire pour vous aider : l'obtenir par écrit. Avant d'accepter le travail, donnez au client potentiel une lettre d'entente qui énonce clairement vos conditions. Il ne doit y avoir rien d'ambigu ni de difficile à comprendre concernant vos attentes en matière de paiement, et le client doit l'approuver avant que vous ne commenciez le travail.

7. Suivez toutes vos dépenses

Le suivi des dépenses est considéré comme une étape cruciale dans la tenue des dossiers d'une entreprise. Du cheeseburger que vous avez mangé au trajet en taxi que vous avez pris pour rencontrer votre client, il est très important de garder une trace de ces dépenses. En fin de compte, il réfléchira à la croissance de votre entreprise et vous aidera à établir des états financiers et à préparer des déclarations de revenus.

En tant que photographe, vous devez établir un système pour organiser les reçus et autres documents importants dès le début. Cela pourrait être fait en utilisant un FiloFax de la vieille école. Si vous voulez être plus moderne et systématique, utilisez un outil de facturation comme Hiveage qui vous permet de suivre toutes vos dépenses avec beaucoup de facilité.

8. Connaissez vos impôts

Vous pouvez trouver les taxes très déroutantes, mais obtenir des informations correctes et les enregistrer est aussi important que de choisir le bon équipement pour votre prochaine séance photo.

Aux États-Unis, il existe trois principaux types d'impôts : l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt sur le revenu de l'État et la taxe de vente de l'État. L'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt sur le revenu de l'État sont sur votre revenu. Cependant, l'impôt sur le revenu de l'État n'est requis que dans certains États. Il est de votre responsabilité de faire vos propres retenues et de réclamer chaque année, bien qu'il soit suggéré de payer les impôts estimés tous les trimestres pour éviter le stress d'une grosse facture au moment des impôts.

Selon The Modern Tog, la collecte de la taxe de vente est requise dans certains États sur les frais de session et obligatoire dans tous les États pour les produits vendus. Cette taxe doit être ajoutée à vos prix pour que vos clients la paient. Même si vous n'avez pas de clients pour une période imposable, vous devez produire une déclaration de taxe de vente et entrer zéro ou des frais peuvent vous être facturés. Selon la région de résidence de votre entreprise, des taxes de vente locales peuvent devoir être perçues en plus. Des informations fiscales supplémentaires peuvent être trouvées dans cet article. Si vous n'êtes pas aux États-Unis, consultez votre comptable pour voir s'il existe des taxes similaires à percevoir dans votre pays.

Cet article ici vous aidera également à comprendre l'importance d'un contrôle fiscal pour les photographes et les différentes lois fiscales.

Conclusion

La photographie demande du temps, de la constance et un engagement sans faille. Cela pourrait empêcher les photographes professionnels et indépendants de facturer correctement leurs clients. Beaucoup considéreraient qu'il ne s'agit que d'un autre document avec quelques chiffres, mais la réalité est que la facturation a un impact majeur sur le succès de votre entreprise ainsi que sur votre marge bénéficiaire.

Les factures vous aident à être payé à temps, à suivre vos revenus et à projeter le professionnalisme. Pour maîtriser la facturation, les photographes doivent :

1. Préparer des factures détaillées avec toutes les informations pertinentes
2. Utilisez un modèle de facture approprié
3. Bénéficiez de l'assistance d'un logiciel de facturation en ligne pour photographes
4. Maintenir le professionnalisme
5. Accélérez le processus de facturation après avoir terminé un projet
6. Énoncez clairement vos conditions dans un accord
7. Suivez toutes vos dépenses
8. Se renseigner sur les impôts

Facturez-vous vos clients ? Avez-vous d'autres conseils qui feront de la facturation une expérience agréable pour les photographes ? Faites-nous part de vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous!

Note spéciale

Hiveage a contacté plusieurs experts en photographie basés en Californie pour se faire une idée et compléter cet article. Nous profitons de ce moment pour remercier Anna Johnson de Blessed Wedding Photography, De'Andre et Kristina de Dee and Kris Photography et Rob Andrew de Rob Andrew Photography pour les commentaires qu'ils ont donnés malgré leurs horaires chargés.

Et un merci très spécial à Udi Tirosh , rédacteur en chef et hacker de la photographie en chef du célèbre blog de photographie DIY Photography, pour avoir partagé des conseils de pro sur la photographie.