Comprendre les avantages et les avantages de l'utilisation des répondeurs automatiques

Si vous avez atteint le point d'épuisement en essayant de répondre à la montagne d'e-mails qui menace de vous enterrer vivant chaque jour, vous êtes prêt à en apprendre davantage sur les répondeurs automatiques.

La mauvaise nouvelle est que les gens attendent des réponses rapides à leurs demandes par e-mail. Cependant, à moins que vous ne sachiez comment travailler en permanence 24 heures sur 24 ou embauchez suffisamment de personnes pour surveiller en permanence les e-mails entrants (alors qu'ils dévorent vos revenus), vous avez un problème. La bonne nouvelle est qu'un répondeur automatique est une méthode peu coûteuse, voire gratuite, pour répondre rapidement aux e-mails. Ces programmes répondent automatiquement aux e-mails entrants dès qu'ils sont reçus.

Les e-mails sont essentiels à votre entreprise pour de nombreuses raisons différentes. Plus important encore, ces voix invisibles des e-mails vous donnent leur avis sur votre site Web - gratuitement ! Cependant, si vous passez toutes vos heures de travail à répondre à ces e-mails, comment êtes-vous censé gérer votre entreprise ?

La réponse est simple : utilisez des répondeurs automatiques. Les répondeurs automatiques sont des programmes qui répondent automatiquement à vos e-mails sans que vous ayez à cliquer sur votre souris.

Il existe un certain nombre de bonnes raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un répondeur automatique en plus de simplement répondre à votre e-mail. Par exemple, les répondeurs automatiques peuvent être utilisés si vous avez besoin d'un moyen d'envoyer des informations sur vos services ou produits, des listes de prix, ou si des questions répétées sont posées dans un grand nombre d'e-mails. Peut-être souhaitez-vous offrir aux visiteurs de votre site un bonus spécial, tel que des conseils ou des articles pertinents. Tout cela peut être géré par un répondeur automatique. De plus, vous pouvez faire de la publicité pour votre entreprise, puis établir des relations stables avec vos clients en utilisant des répondeurs automatiques.

Les programmes de répondeur automatique varient d'un logiciel qui s'exécute avec votre programme de messagerie à un script spécialisé qui s'exécute sur le serveur de votre société d'hébergement Web. Ce type de script peut utiliser un formulaire de page Web ou simplement fonctionner avec votre compte de messagerie. Ce type de script est programmé pour envoyer un message standardisé chaque fois qu'un e-mail est reçu. Le message est envoyé à un script particulier ou à une adresse e-mail.

Certains répondeurs automatiques peuvent faire plus que simplement envoyer des messages standardisés. Ils peuvent envoyer un nombre illimité de messages de suivi envoyés à un intervalle de temps prédéterminé. Par exemple, vous pouvez configurer votre répondeur automatique pour qu'il envoie un nouveau message tous les jours pendant une période aussi longue que vous le souhaitez.

Il existe de nombreuses entreprises qui offrent gratuitement des répondeurs automatiques. Votre société d'hébergement de sites Web fournit souvent des répondeurs automatiques en tant que service gratuit. Si ce n'est pas le cas de votre hébergeur, de nombreuses sociétés proposent ce service moyennant une somme modique ou gratuitement, à condition que vous joigniez à vos e-mails une publicité pour leur société.

Pour personnaliser vos messages de répondeur automatique, vous pouvez joindre une signature. Les signatures dans ce cas ressemblent beaucoup à des cartes de visite. Vous pouvez inclure votre nom, votre entreprise, tous vos numéros et adresses de contact et un bref message.

C'est une bonne idée d'attacher une signature à chaque e-mail qui est envoyé. Cela fonctionne comme un rappel répété de l'identité de votre entreprise chaque fois qu'un client la voit. Plus ils regardent votre signature, plus il est probable que votre entreprise viendra à l'esprit lorsque votre service ou produit particulier sera nécessaire.

Vous pouvez créer une signature standardisée que chaque employé de votre entreprise utilise, ou vous pouvez vous déchaîner et laisser chaque membre du personnel créer sa propre signature personnelle. Bien sûr, comme tout dans la vie, il existe certaines règles et directives pour créer une signature personnelle.

Gardez la longueur de votre signature entre quatre et six lignes de texte, avec pas plus de 70 caractères sur une seule ligne. Assurez-vous que votre programme de messagerie ne coupe pas votre texte ! Le contenu doit inclure votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail, votre numéro de fax et toutes autres coordonnées, telles que les numéros 800. Enfin, incluez toujours un court message personnel sur votre entreprise. Il devrait s'agir d'une vente subtile de vos services ou de vos produits, et éventuellement de la fiabilité et de la longévité de votre entreprise.

Une autre utilisation spécialisée des répondeurs automatiques consiste à créer des cours que vous pouvez ensuite proposer gratuitement aux visiteurs de votre site. Vous devez choisir un sujet dans lequel vous êtes un expert et qui cible précisément vos clients potentiels.

Une fois que vous avez soigneusement choisi votre sujet, divisez-le en plusieurs sous-thèmes différents. Offrez ensuite au visiteur de votre site un cours gratuit de 10 ou 15 jours, chaque jour proposant un sous-thème différent. Le premier sujet doit toujours être un message de bienvenue au visiteur de votre site et une explication sur ce qui va suivre. Votre explication doit être attrayante et faire comprendre que vous offrez des informations gratuites et de qualité que votre public cible trouvera d'une grande valeur.

Avec chaque leçon, incluez le numéro de la leçon, le titre du sujet, des informations sur votre entreprise et ses services ou produits. À la fin, incluez quelques présentations sur la prochaine leçon pour inciter l'abonné à continuer.

Assurez-vous que chaque sujet contient des informations essentielles et précieuses, et laisse le visiteur désireux d'en savoir plus. Sinon, vous risquez de les perdre au tout début.

Bien sûr, vous devez rédiger votre cours avant de pouvoir le proposer. Une fois que vous avez fait cela et parcouru attentivement le matériel, en employant un rédacteur ou un éditeur professionnel si nécessaire, vous devez transférer votre texte sur votre répondeur automatique.

Il existe un certain nombre de répondeurs automatiques de qualité que vous pouvez essayer gratuitement ou à bas prix. Allez simplement sur Google et recherchez «répondeurs automatiques», puis inscrivez-vous pour votre répondeur automatique choisi. Une fois que vous l'aurez fait, vous recevrez des instructions sur la façon de le configurer et de transférer votre texte.

Le courrier électronique est un excellent outil de marketing; c'est pas cher et c'est rapide. Utilisez-le pour faire la publicité de votre entreprise en choisissant soigneusement votre adresse e-mail. Votre site Web doit contenir différentes adresses e-mail pour différentes demandes de contact. Par exemple, utilisez [email protected] pour les demandes d'informations ou [email protected] pour les questions sur les ventes. C'est une bonne idée d'en créer un pour le propriétaire, comme [email protected]. Cela présente votre entreprise sous un jour personnel et accessible et garantit un contact direct.

Les répondeurs automatiques sont un outil de marketing efficace et puissant, vous permettant d'entrer en contact avec des milliers de clients potentiels. Il s'agit d'un atout inestimable compte tenu du nombre de clients potentiels avec lesquels vous êtes généralement en contact avant de réaliser une vente réelle. Essentiellement, un répondeur automatique vous permet d'automatiser une partie de votre campagne marketing.