Pourquoi obtenir un paiement initial est préférable pour votre entreprise indépendante

Les flux de trésorerie sont l'un des plus gros problèmes auxquels sont confrontés les indépendants et les propriétaires de petites entreprises. Heureusement, de plus en plus de personnes adoptent des structures de paiement initial dans l'économie des concerts.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une solution infaillible contre les clients peu scrupuleux, les paiements initiaux réduisent les problèmes de trésorerie auxquels la plupart des indépendants et des petites entreprises sont confrontés.

L'article d'aujourd'hui explorera tout ce qui concerne les paiements initiaux et comment ils sont bénéfiques pour les indépendants et les solopreneurs. Nous partagerons également quelques conseils pratiques sur la façon dont vous pouvez négocier votre premier paiement initial.

Que signifie le paiement initial ?

Le paiement initial est une forme de transaction dans laquelle le client verse un acompte ou le paiement intégral d'un service qui n'a pas encore été fourni. Par exemple, en tant que designer ou rédacteur indépendant, vous pouvez demander à vos clients potentiels de faire un paiement/acompte partiel pour vos services avant de livrer le produit final.

Les transactions initiales sont utilisées dans de nombreux secteurs, mais elles se sont avérées particulièrement utiles dans l'économie indépendante. Selon une enquête menée par Freelance Union, environ 71% des freelances ont du mal à se faire payer. La même enquête a rapporté que les pigistes non rémunérés perdent en moyenne 6 000 $ par an.

L'adoption d'un système de paiement initial est l'une des rares techniques qui peuvent aider les pigistes à être payés. Cela décourage les clients douteux et stimule l'engagement de tous les clients qui se joignent à nous.

Cela dit, les solopreneurs et les indépendants doivent être intelligents lors de la mise en œuvre du système de paiement initial. Par exemple, demander un paiement initial complet pour un projet majeur est risqué. Cela ne sert qu'à effrayer les clients potentiels, selon le projet en cours.

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Par conséquent, vous devez structurer un système de paiement initial qui fonctionne pour les deux parties. Un certain pourcentage du paiement total payé à l'avance fonctionne généralement pour la plupart des projets.

Quand un paiement initial est nécessaire et comment en demander un

Vous n'avez pas besoin de demander des paiements initiaux pour chaque projet. Il est plus logique de démarrer le projet dans certaines situations avant de demander le paiement. Par exemple, avec des projets plus petits coûtant moins de 100 $, terminer le projet avant de facturer le client est plus judicieux.

De même, lorsque vous travaillez avec des entreprises du Fortune 500, l'obtention d'un dépôt peut prendre beaucoup de temps en raison de la nature bureaucratique de ces entreprises. Cela signifie que vous risquez de perdre trop de temps à attendre le paiement, ce qui vous laisse un délai encore plus court pour terminer le projet proprement dit.

Par conséquent, vous feriez mieux de travailler sur le projet sans aucun dépôt dans de tels cas. De plus, puisque vous travaillez avec des entreprises bien connues, vous pouvez supposer qu'elles honoreront votre contrat.

Le meilleur moment pour demander un paiement initial est lorsque vous travaillez sur de grands projets comme la rédaction de livres, la création de logiciels ou d'applications complexes, l'exécution de campagnes de référencement, etc.

De tels projets nécessitent beaucoup de travail de votre part, et c'est pourquoi vous avez besoin d'une certaine forme d'engagement de la part du client. Découvrez la dernière ligne de cet extrait du contrat d'un designer indépendant :

Mais, il est impératif de demander le paiement initial à bon escient. Tout d'abord, vous pouvez demander un pourcentage spécifique du paiement intégral. La plupart des freelances demandent des acomptes de 25 à 50 %.

Un client qui dépense autant d'argent au départ est susceptible d'honorer son contrat jusqu'au bout. S'ils ne le font pas, vous ne perdrez pas autant d'argent que si vous travailliez sans aucun dépôt.

Une autre technique consiste à décomposer le projet en plusieurs sections. Par exemple, si vous rédigez du contenu pour une marque de commerce électronique, vous pouvez diviser le travail en plusieurs sections. De même, vous pouvez diviser un projet de conception Web ou un processus de développement de logiciel en plusieurs sections. Ensuite, demandez au client de payer d'avance pour chaque section.

Tous les clients ne seront pas prêts à tout payer d'avance sans voir le produit final. Si tel est le cas, demandez le paiement initial pour les deux premières sections du projet et faites effectuer le paiement final une fois le produit fini livré.

Les avantages d'obtenir un paiement initial

L'avantage le plus important de demander des paiements initiaux est peut-être que vous réduisez le risque de tout perdre si un client ne respecte pas le contrat. Voici quelques-uns des autres avantages que vous devez connaître :

Cela renforce la confiance

Demander des paiements initiaux aide à établir la confiance entre vous et le client. C'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de nouveaux clients.

Si vous avez déjà travaillé avec un client auparavant, il n'est peut-être pas nécessaire de demander un acompte, car vous avez déjà établi une relation avec lui. Néanmoins, si vous demandez des paiements initiaux à des clients existants, la plupart d'entre eux paieront car ils connaissent déjà votre travail et votre réputation.

D'autre part, traiter avec de nouveaux clients est délicat car aucune des parties ne connaît l'autre. En tant que pigiste ou solopreneur, vous craignez de ne pas être payé pour votre travail acharné. Pendant ce temps, les nouveaux clients se méfient également des pigistes sommaires qui demandent un paiement initial et fournissent des services de qualité inférieure ou ne parviennent pas à fournir.

C'est là que les dépôts aident à jeter les bases d'une relation de travail fructueuse. Lorsqu'un client paie un pourcentage du paiement total à l'avance, il y a de fortes chances qu'il honore l'intégralité du contrat. De même, la plupart des clients trouveront les paiements initiaux raisonnables avec quelques explications de votre part.

Prenez-le comme un signe d'avertissement si un client semble réticent à payer un acompte pour le projet, malgré vos multiples assurances.

Il maintient le client impliqué

Les paiements initiaux vous permettent d'attirer l'attention du client. Un client qui investit de 25 à 50 % dans un projet est enclin à rester engagé et à s'assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour terminer le projet à temps.

D'autre part, les clients qui n'ont rien payé pour un projet sont susceptibles d'être moins impliqués. Cela pourrait signifier des réponses plus lentes et une communication généralement médiocre. Cela peut être frustrant. De plus, il est plus difficile de terminer un projet lorsque le client tarde à fournir les réponses et les ressources dont vous avez besoin pour le travail.

Il booste la trésorerie

Selon US Bank, 82% des entreprises échouent en raison de problèmes de trésorerie. Les petites entreprises dirigées par des solopreneurs sont généralement les plus touchées.

Le même problème est rencontré par les indépendants impliqués dans des projets à long terme. Supposons que vous développiez un actif numérique complexe comme une application qui peut prendre deux mois ou plus. C'est beaucoup de temps à consacrer à un seul projet sans recevoir de paiement.

Pire encore, si vous terminez le projet et que le client ne paie pas immédiatement, vous risquez de passer encore plus de temps et de ressources à courir après vos dettes.

Tout cela rend plus difficile pour vous de faire évoluer votre pratique. C'est pourquoi les paiements initiaux sont essentiels, en particulier pour les projets à long terme. En plus de vous offrir un filet de sécurité, ils augmentent également vos liquidités, ce qui contribue à maintenir le bon fonctionnement.

Il vous aide à couvrir les dépenses personnelles du projet

Bien que certains concerts indépendants n'entraînent aucune dépense, certains projets peuvent nécessiter un logiciel spécial, une main-d'œuvre supplémentaire et d'autres dépenses. Les paiements initiaux augmentent vos liquidités, ce qui vous permet de faire face plus facilement à ces dépenses au fur et à mesure qu'elles surviennent.

Si le projet sur lequel vous travaillez comporte des dépenses personnelles, utilisez-les dans vos négociations pour obtenir un paiement initial. La plupart des clients trouveront cela raisonnable.

Comment négocier l'obtention d'un paiement initial

Négocier votre premier paiement initial est généralement difficile. Cependant, toute l'expérience devient plus facile au fur et à mesure que vous le faites.

Fournir suffisamment de garanties

L'une des meilleures façons de vendre de nouveaux clients dans votre système de paiement initial consiste à fournir des garanties suffisantes. Après tout, les clients craignent tout autant que vous de perdre leurs investissements.

Alors, quel genre de garanties devriez-vous fournir? Tout d'abord, discutez du délai et dites au client que le projet sera terminé à la date fixée. Non seulement cela, mais vous devriez l'avoir écrit dans l'accord.

Deuxièmement, maintenir une communication optimale avec le client tout au long du projet. Répondez à leurs questions à temps et fournissez fréquemment des mises à jour.

Envisagez de créer plusieurs jalons pour chaque projet. Informez le client de ces jalons avant le début du projet. Attachez un calendrier pour chaque jalon, puis tenez le client informé chaque fois que vous atteignez les jalons.

Vous pourriez également envisager une politique de remboursement. Une garantie de remboursement écrite facilite la vente de nouveaux clients sur votre politique de paiement initial. Cela leur donne la tranquillité d'esprit en sachant qu'ils n'ont rien à perdre si vous ne parvenez pas à livrer le travail.

Considérez-le comme les premières étapes d'une carte de parcours client, où vous devez renforcer la sensibilisation et la confiance avec l'entreprise avant de signer l'accord.

Soyez professionnel avec votre présentation

Les clients sont susceptibles d'adopter un système de paiement initial lorsque vous gérez votre entreprise de manière professionnelle. L'optimisation de vos profils en ligne est un excellent point de départ.

N'oubliez pas que nous vivons à l'ère de l'information où il est si facile d'obtenir des détails sur n'importe qui en ligne. Un client pourrait rapidement parcourir vos profils en ligne avant de vous contacter. Si vos profils semblent sommaires, le client sera plus réticent à payer un acompte.

D'un autre côté, si vous avez optimisé votre profil LinkedIn et votre site Web personnel et que vous avez d'excellentes critiques sur des plateformes indépendantes comme Yelp et TrustPilot, les clients potentiels sont susceptibles de vous respecter, vous et votre façon de faire des affaires.

Mais cela ne s'arrête pas en ligne. Vous devez vous comporter de manière professionnelle, même lorsque vous communiquez avec le client. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Habillez-vous de manière professionnelle : c'est essentiel lorsque vous effectuez des entretiens vidéo ou rencontrez le client en personne.
• Soyez ponctuel : Présentez-vous à l'heure à l'entretien et soyez prêt à répondre aux questions liées au projet.
• Apprenez l'étiquette des e-mails : la plupart de vos correspondances avec le client se feront probablement par e-mail, alors apprenez l'étiquette des e-mails. Assurez-vous de répondre aux e-mails à temps en utilisant un langage formel sans fautes de frappe.
• Minimisez les distractions : c'est essentiel, en particulier lors des appels téléphoniques et des vidéoconférences.

Une autre chose que vous ne voulez pas ignorer, ce sont les réseaux sociaux. Certains clients peuvent filtrer vos réseaux sociaux lorsqu'ils effectuent des recherches de fond. Par conséquent, rangez vos comptes sociaux, en particulier Facebook et Twitter.

Créer un système de paiement initial flexible

Il existe trois types courants de systèmes de paiement initial utilisés par les solopreneurs et les indépendants.

100 % d'avance

Tout d'abord, vous avez le paiement initial complet. Avec cet accord, le client paie 100% du paiement à l'avance. Bien qu'il convienne aux indépendants, vous constaterez que très peu de clients sont prêts à payer 100 % du paiement sans inspecter le produit final.

Un autre problème avec les paiements initiaux à 100 % est que les clients peuvent introduire de nouvelles exigences en pensant qu'ils sont couverts par le paiement initial. Par exemple, ils peuvent vous demander d'ajouter une nouvelle fonctionnalité à l'application que vous développez.

Par conséquent, si vous travaillez avec un système de paiement initial à 100 %, ajoutez une clause de non-responsabilité dans vos conditions de paiement selon laquelle toutes les tâches non incluses dans l'accord devront être payées séparément, également appelées glissement de portée.

Acomptes

L'autre forme de paiement initial implique des paiements de dépôt. C'est une structure assez simple où les clients paient un certain pourcentage du montant total à l'avance.

Paiements d'étape

Enfin, nous avons le système de jalons. Le client paiera un montant spécifique chaque fois que vous atteignez une étape convenue. Ainsi, par exemple, vous pouvez recevoir le premier paiement après avoir créé un prototype d'application.

Alors, avec laquelle des trois options devriez-vous travailler ? L'astuce consiste à choisir le système approprié en fonction de votre situation. Par exemple, vous pouvez rapidement amener l'un de vos clients fidèles à payer 100 % d'avance. Cependant, il est difficile de vendre la même police à un nouveau client. Par conséquent, envisagez un dépôt ou un système basé sur des étapes lors de la négociation avec de nouveaux clients.

Une autre chose à considérer est la portée du projet. Vous pouvez obtenir un acompte ou un paiement initial de 100 % s'il s'agit d'un petit projet.

Cependant, les paiements d'étape sont généralement la meilleure option pour les projets à long terme. Cela garantit que vous obtenez un flux de trésorerie constant qui vous permet de vous concentrer moins sur la recherche de paiements et plus sur la livraison du produit à temps. Il est également plus facile de vendre une telle police à des clients ayant des projets plus importants.

Par conséquent, l'essentiel est que vous ne devriez pas vous lier à une seule structure de paiement initial. Au lieu de cela, analysez chaque projet et ajustez votre système en conséquence.

Apprenez à faire une offre attrayante

La présentation de votre politique de paiement initial peut énormément affecter la façon dont les clients y réagissent. Par conséquent, en plus d'expliquer pourquoi le système est nécessaire au client, vous devez également le présenter de manière stratégique. Une façon de le faire est de faire une offre dans le cadre de la politique.

Supposons, par exemple, que vous souhaitiez facturer 5 000 $ à un client pour un projet. Au lieu de citer ce chiffre au client, augmentez-le d'environ 10 % (assurez-vous qu'il s'agit d'un chiffre raisonnable). Cela porterait le total à 5 ​​500 $.

Ensuite, lors de la négociation du paiement initial avec le client, dites-lui que vous accorderez une remise de 10 % s'il effectue un acompte particulier qui vous profite. Cela devrait inciter le client à accepter votre offre.

Trois autres structures de paiement

Il existe trois structures de paiement courantes dans l'industrie des concerts ; horaires, fixes ou basés sur les livrables, et les structures de paiement d'acompte. Chaque structure présente divers avantages et inconvénients, avec lesquels vous devez vous familiariser avant de choisir l'un d'entre eux.

Paiements horaires

Dans le cadre de cette structure, vous convenez d'un taux horaire spécifique avec votre client. Par conséquent, vos revenus augmenteront à mesure que vous passerez plus d'heures sur le projet du client. Certains clients peuvent également demander l'utilisation d'outils de suivi du temps pour s'assurer que vous engagez les heures comme convenu.

Comme il ne s'agit pas d'un contrat fixe, les taux horaires vous offrent plus de flexibilité. Par exemple, vous pouvez choisir de travailler sur un projet distinct si vous recevez une meilleure offre d'un autre client.

L'inconvénient, cependant, est que la prévision de vos revenus peut devenir difficile. N'oubliez pas que vous n'avez convenu que du taux horaire et pas nécessairement de l'étendue du travail. Par conséquent, le client peut choisir de se retirer du contrat à tout moment.

Paiements fixes

Comme son nom l'indique, les paiements dans le cadre de cette structure sont fixes et ne dépendent pas du temps passé ou de la quantité de travail effectué. Vous négocierez avec le client ce montant fixe et définirez le « produit fini » à livrer.

Il existe différentes manières de calculer les taux de paiement fixes. Par exemple, dans un concert de rédaction, vous pouvez utiliser votre tarif au mot pour trouver le paiement fixe total. Donc, si votre tarif est de 0,1 $ par mot, vous pouvez le mettre à l'échelle pour trouver le coût total de chaque concert d'écriture.

Alternativement, vous pouvez utiliser votre taux horaire pour calculer le montant du paiement fixe. Disons que votre taux horaire standard est de 18 $. Vous calculeriez ensuite la durée nécessaire pour terminer le projet donné et la multiplieriez par le taux horaire. Ainsi, si un concert de développement de logiciels prenait 200 heures, le paiement fixe serait de 18 $ X 200 = 3 600 $.

L'avantage des paiements fixes est que vous pouvez facilement estimer combien vous gagneriez pour chaque projet. Il est également plus facile de négocier un paiement initial lorsque vous avez un chiffre fixe.

D'un autre côté, des erreurs de calcul mineures peuvent entraîner des pertes importantes. Par exemple, si vous sous-estimez le temps qu'il faudrait pour créer un logiciel donné, le projet peut dépasser l'échéance, et vous ne recevrez aucune compensation pour les heures supplémentaires.

Retenue

La structure de paiement de la retenue combine plusieurs éléments des systèmes de paiement fixe et horaire. Tout d'abord, vous conviendrez avec le client d'un acompte fixe pour chaque mois ou semaine.

Par exemple, ils peuvent vous verser un acompte mensuel de 800 $. Vous devrez consacrer un certain temps au client chaque mois. Vous pouvez configurer un système de facturation récurrente pour rester au courant des paiements d'acompte.

Si le client vous demande plus de temps que la durée convenue, il devra payer les heures supplémentaires séparément (généralement à un taux horaire).

Une structure de paiement d'acompte est idéale pour plusieurs raisons. Premièrement, il offre des flux de trésorerie prévisibles, ce qui devrait vous donner plus de sécurité et de tranquillité d'esprit. Deuxièmement, cela vous aidera à établir de solides relations de travail avec les clients.

Commencez à collecter des paiements initiaux !

Trop de pigistes et de solopreneurs perdent de l'argent au profit de clients qui ne respectent pas leurs contrats. Un système de paiement initial est l'un des rares moyens efficaces d'éliminer ces clients.

Il vous aide à identifier des clients engagés et disposés à payer pour votre travail acharné. Plus important encore, cela vous donne la tranquillité d'esprit qui accompagne un flux de trésorerie constant, ce qui peut également vous aider à faire évoluer votre entreprise.

J'ai partagé quelques conseils sur la négociation des paiements initiaux dans cet article. Tout d'abord, rassurez suffisamment vos clients. Deuxièmement, soyez professionnel dans la conduite de vos affaires. Assurez-vous que vos profils en ligne sont présentables et que votre étiquette est au point.

Troisièmement, construisez des systèmes de paiement flexibles. Assurez-vous d'ajuster ces systèmes en fonction du projet ou du client avec lequel vous traitez. Enfin, incitez les clients à adopter votre système de paiement initial en introduisant une offre.

Avec tous ces conseils à portée de main, nous sommes convaincus que vous avez maintenant ce qu'il faut pour mettre en œuvre un système de paiement initial dans votre pratique de pigiste.

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Jimmy Rodriguez est le COO de Shift4Shop, une solution de commerce électronique de niveau entreprise entièrement gratuite. Il se consacre à aider les détaillants Internet à réussir en ligne en développant des stratégies de marketing numérique et des expériences d'achat optimisées qui stimulent les conversions et améliorent les performances commerciales.
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