Pouvez-vous utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles ?
Publié: 2023-07-31Un lecteur demande :
Récemment, j'ai été embauché comme comptable pour une petite entreprise manufacturière.Mon patron, le propriétaire,utilise le compte bancaire de l'entreprise à des fins personnelles— et ça me rend fou !Il retire de l'argent avec une carte de débit pour ses dépenses personnelles.
La semaine dernière, sa femme a acheté un téléviseur grand écran pour leur maison à l'aide d'un chèque en blanc qu'il a signé à partir du compte de l'entreprise.D'un jour à l'autre, je ne sais jamais combien d'argent l'entreprise aura.
J'ai expliqué qu'il est préférable de séparer les fonds professionnels et personnels, mais il me dit que cela n'a pas d'importance puisque l'entreprise est une LLC et qu'il en est l'unique propriétaire.Qui a raison?Mon patron?Ou moi?Et que dois-je faire ?
— Roxanne de New York
Excellente question, Roxane. Vous avez raison dans ce cas. Les propriétaires d'entreprise ne doivent pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles.
C'est une mauvaise pratique qui peut entraîner un assortiment d'autres complications, notamment des litiges juridiques potentiels, des obstacles opérationnels et des problèmes fiscaux complexes.
Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, les problèmes qui découlent de cette pratique peuvent également se multiplier. C'est si l'entreprise peut même réussir à se développer. De nombreuses entreprises opérant de manière fiscalement laxiste luttent pour réaliser leur plein potentiel de croissance ou atteindre l'évolutivité qu'elles pourraient autrement.
Je vous recommande fortement de fournir au propriétaire de l'entreprise une copie de cet article. Il fournit une longue liste de raisons pour vous aider à le convaincre de la nécessité de séparer les finances personnelles et professionnelles. A la fin se trouve une liste de bonnes pratiques à adopter.
Pourquoi ne pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles
Voici 7 raisons impérieuses pour lesquelles les propriétaires de petites entreprises ne devraient pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles. Le mélange de fonds, ou la fusion des finances personnelles et professionnelles, soulève les dangers suivants :
1. Rend plus difficile la gestion des flux de trésorerie
Lorsque vous mélangez des fonds professionnels et personnels, la situation de trésorerie de l'entreprise peut devenir confuse et plus difficile à prévoir.
Par exemple, l'entreprise peut ne pas disposer de fonds suffisants lorsqu'une facture commerciale essentielle arrive à échéance. Cela peut se produire parce que le propriétaire choisit de payer en même temps des dépenses personnelles à partir du compte professionnel.
Certains propriétaires d'entreprise regardent simplement leur solde bancaire, voient un chiffre positif et pensent qu'ils peuvent dépenser librement. Cet état d'esprit pourrait rapidement conduire à une crise de trésorerie, perturbant la stabilité financière de l'entreprise.
2. Érode la protection de la responsabilité personnelle
Le propriétaire d'une société ou d'une société à responsabilité limitée (LLC) pourrait être tenu personnellement responsable des dettes commerciales s'il mélange des fonds personnels et commerciaux.
De nombreux propriétaires créent des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés précisément pour limiter leur responsabilité personnelle pour les dettes commerciales. Cependant, si le propriétaire brouille les frontières entre les finances personnelles et professionnelles, cette protection de responsabilité pourrait être compromise.
Dans certains cas, les tribunaux sont connus pour « percer le voile de l'entreprise », tenant le propriétaire responsable des dettes de l'entreprise.
Ce risque est particulièrement élevé pour les SARL et les sociétés à propriétaire unique, dont les propriétaires pourraient penser que la séparation des fonds n'a pas d'importance puisqu'ils sont l'unique propriétaire.
Cela pourrait se retourner considérablement, surtout si l'entreprise ferme ses portes, laissant derrière elle une dette commerciale qu'un créancier impayé pourrait poursuivre le propriétaire pour récupérer.
3. Surestime ou sous-estime les déductions fiscales
Pour être considérées comme des déductions fiscales pour les entreprises, les dépenses doivent être à des fins commerciales. Lorsque les factures personnelles sont payées avec un compte bancaire professionnel, cela complique l'identification des dépenses professionnelles réelles.
En conséquence, vous risquez de manquer des déductions légitimes. Alternativement, vous pourriez classer par erreur les dépenses personnelles comme liées à l'entreprise, entraînant des pénalités et une lourde facture fiscale de l'IRS si vous êtes audité.
La gravité de ce problème s'aggrave lorsque les propriétaires d'entreprise négligent de tenir à jour leurs dossiers financiers.
Trop souvent, les propriétaires attendent le moment des impôts pour catégoriser leurs dépenses. Lorsque ce moment arrive, les souvenirs se sont estompés et les propriétaires se retrouvent à passer au crible des piles de reçus, luttant pour faire la distinction entre les dépenses professionnelles et personnelles. Ce scénario est mûr pour des erreurs coûteuses.
4. Rend la comptabilité inutilement complexe
Lorsque des fonds personnels et professionnels sont mélangés, la tenue de registres comptables précis devient une tâche beaucoup plus complexe. Vous devez consacrer plus de temps et d'efforts pour distinguer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles.
Ce processus est plus compliqué que de simplement télécharger l'historique des transactions de votre compte bancaire dans un logiciel de comptabilité comme QuickBooks, Xero ou Zoho Books, et de savoir que toutes les dépenses sont liées à l'entreprise.
Au lieu de cela, quelqu'un doit soigneusement passer au crible et reclasser chaque dépense. Cette étape manuelle supplémentaire est non seulement inutile, mais épuise également la productivité de l'entreprise.
De plus, au fil du temps, les souvenirs s'estompent, ce qui rend d'autant plus difficile la recatégorisation précise des dépenses si vous ne vous attaquez pas à cette tâche rapidement.
5. Conduit à des objections d'autres parties prenantes
Il est essentiel d'établir une distinction claire entre les finances personnelles et professionnelles pour maintenir la transparence et la confiance avec les autres parties prenantes.
Les actionnaires, les investisseurs et les partenaires commerciaux peuvent rapidement s'inquiéter s'ils perçoivent que vous traitez l'entreprise comme votre tirelire personnelle.
Un tel comportement peut soulever de sérieuses questions sur l'intégrité de la gestion financière de l'entreprise et éroder la confiance des personnes investies dans son succès.
Le fondateur de WeWork l'a découvert à ses dépens. La société de haut vol, autrefois évaluée à 47 milliards de dollars, a déposé une demande d'introduction en bourse à l'été 2019. Les divulgations de dépôt ont révélé les transactions personnelles du fondateur, y compris les prêts personnels qu'il a obtenus de la société à des taux inférieurs à ceux du marché.
En d'autres termes, le fondateur détournait les fonds de l'entreprise à des fins personnelles.
Le plus grand investisseur de la société l'a forcé à quitter son poste de PDG. Au final, il a dû démissionner de l'entreprise qu'il avait fondée !
WeWork est un exemple très médiatisé. N'oubliez pas, cependant, que même dans une petite entreprise qui ne prévoit pas d'introduction en bourse, les parties prenantes pourraient intenter une action en justice pour détournement de fonds, fraude ou manquement à une obligation fiduciaire.
Donc, s'il y a d'autres propriétaires ou investisseurs, payer des dépenses personnelles à partir d'un compte professionnel finira par vous rattraper.
6. Pourrait annuler une partie de l'avantage du sous-chapitre S
Les comptes mélangés peuvent jeter une clé à molette dans le meilleur plan fiscal du sous-chapitre S.
Un sous-chapitre S est un choix que vous faites auprès de l'IRS pour traiter les impôts comme un transfert et éviter la double imposition de la société et du propriétaire.
Un autre avantage d'un sous-chapitre S est qu'il peut réduire les taxes sur l'emploi (taxes d'assurance-maladie et de sécurité sociale) pour le propriétaire.
Voici comment cela fonctionne. Le propriétaire devient un employé de l'entreprise. Tant qu'il prend un salaire raisonnable, le propriétaire n'a pas à payer de taxes sur l'emploi sur les distributions d'entreprise en plus du salaire.
Cependant, si le propriétaire prend des distributions non salariales sans garder une bonne trace de combien il dépense, il pourrait aller à l'encontre de l'IRS.
Comment? En prenant des distributions qui dépassent de loin son salaire. La législation fiscale exige que le salaire du propriétaire ne soit pas déraisonnablement bas par rapport aux distributions de bénéfices.
Ce qui peut arriver, c'est que le propriétaire ne sache plus combien il retire de l'entreprise à des fins personnelles. C'est facile à faire lorsque vous mélangez des dépenses personnelles et professionnelles et que vous n'avez pas de bons contrôles comptables.
Comme l'indique Nolo.com, "Si l'IRS conclut qu'un propriétaire de société S a tenté d'éluder les charges sociales en déguisant le salaire des employés en distributions d'entreprise, il peut requalifier les distributions en tant que salaire et exiger le paiement de taxes sur l'emploi et de pénalités pouvant inclure des charges sociales. des pénalités pouvant aller jusqu'à 100 % plus des pénalités pour négligence. »
7. Rend plus difficile le profit et la croissance
Plus une entreprise est disciplinée en matière de finances, plus ses chances de succès sont grandes. Si vous êtes lâche dans la gestion des comptes bancaires, cela peut amener votre entreprise à manquer de discipline budgétaire à d'autres égards. Et cela met un obstacle inutile devant vous.
Tout rapport financier peut donner une image inexacte de l'entreprise, car il peut inclure des dépenses personnelles. Comment diable pouvez-vous générer un compte de profits et pertes (P&L) utile sans données propres ?
À tout le moins, vous devrez d'abord vous arrêter pour nettoyer vos données. Cela vous prive de la capacité de rapport en temps réel.
Dans l'ensemble, en mélangeant les fonds personnels et professionnels et en ne maintenant pas la discipline, il devient plus difficile de gérer l'entreprise vers les bénéfices et le succès.
Meilleures pratiques pour les dépenses professionnelles et personnelles
Il est courant pour les petites entreprises de démarrer avec le propriétaire utilisant des fonds personnels pour relancer l'entreprise. Ainsi, du point de vue du propriétaire, il peut sembler parfaitement acceptable de continuer à mélanger les finances personnelles et professionnelles.
En fait, un sondage a révélé que 27 % des propriétaires d'entreprise ont admis utiliser le même compte à des fins personnelles et professionnelles.
Cependant, le mélange de fonds devient problématique une fois que l'entreprise est en pleine activité. Par conséquent, pour maintenir la clarté financière et éviter les problèmes potentiels, il est recommandé de suivre ces huit meilleures pratiques :
Comptes bancaires professionnels et personnels distincts
Un propriétaire de petite entreprise devrait toujours avoir deux comptes chèques : un compte personnel et un compte professionnel.
C'est tellement plus facile lorsque vous gardez votre entreprise et votre vie personnelle séparées et bien organisées. Pour en savoir plus, l'expert fiscal Barbara Weltman explique pourquoi vous devez séparer les finances de votre entreprise.
Prendre un salaire
Un propriétaire de petite entreprise devrait se fixer un salaire constant. Si la structure de l'entreprise est une société ou un sous-chapitre S, le propriétaire doit devenir un employé. Cela crée un flux de revenus régulier, renforçant la séparation des fonds professionnels et personnels.
Pour un propriétaire unique, il est utile d'établir un retrait régulier ou un transfert toutes les deux semaines dans un compte personnel.
Cette approche structurée évite les prélèvements imprévisibles dans les comptes professionnels pour des besoins personnels. Il favorise non seulement une bonne discipline budgétaire mais améliore également la transparence financière, deux facteurs cruciaux pour la croissance durable et la pérennité de l'entreprise.
Take Profit Distributions en montants forfaitaires
De nombreux propriétaires uniques et propriétaires de LLC reçoivent souvent des distributions de bénéfices en plus de leur salaire. Cette pratique est tout à fait acceptable et peut offrir une flexibilité financière supplémentaire.
Cependant, il est crucial de le faire de manière responsable. Les retraits irréguliers ou le paiement aléatoire de factures personnelles à partir de comptes professionnels peuvent créer un chaos financier. Au lieu de cela, les distributions doivent être considérées comme des sommes forfaitaires planifiées, une ou plusieurs fois par an.
De tels événements planifiés peuvent être intégrés à la planification fiscale et à la retraite et faire partie de la stratégie de croissance de l'entreprise.
Cette approche aide à maintenir la clarté de la santé financière de l'entreprise et garantit que les fonds sont utilisés à bon escient et non gaspillés dans des dépenses impulsives.
Utiliser des cartes de crédit distinctes
Utiliser la même carte de crédit pour les dépenses personnelles et professionnelles est une mauvaise pratique, qui engendre une confusion comptable et peut entraîner des erreurs lors des demandes de déduction fiscale.
Cela complique également inutilement la comptabilité. Une meilleure pratique consiste à avoir des cartes de crédit distinctes pour les dépenses personnelles et professionnelles.
Cette séparation simplifie les tâches comptables car il est possible de télécharger directement l'historique des transactions mensuelles dans le logiciel de comptabilité, sachant que tous les frais sont liés à l'entreprise.
Un avantage supplémentaire est qu'il établit un historique de crédit distinct pour l'entreprise, ce qui peut être utile pour les futurs besoins de crédit de l'entreprise.
Demander une carte de crédit professionnelle dès que des revenus réguliers sont établis est une étape importante vers le maintien de limites financières claires et la promotion d'un écosystème financier plus sain pour votre entreprise.
Tenir de bons registres pour les impôts
Gardez vos dossiers fiscaux à jour tout au long de l'année. L'impact de la procrastination peut être coûteux.
Une bonne tenue de registre vous aide à éviter les ennuis fiscaux. Souvent, ce n'est pas une mauvaise intention qui met les propriétaires de petites entreprises dans l'eau chaude avec l'IRS et d'autres autorités fiscales. Au contraire, une mauvaise comptabilité et le manque de documentation causent des problèmes inutiles. C'est une erreur forcée.
Une mauvaise tenue des registres peut également vous faire payer plus d'impôts.
Une bonne planification fiscale devient difficile lorsque vous n'avez pas une image financière claire. Il est donc probable que vous arriviez au moment des impôts pour découvrir qu'il existait des stratégies que vous auriez pu utiliser pour réduire les impôts.
Mais parce que vous n'aviez pas de bons livres et la capacité de prévoir avant la fin de l'année d'imposition, vous avez raté votre chance.
Gérer selon un budget
En affaires, vous avez plus de chances de prospérer et de réussir si vous vous fixez des objectifs et un budget.
Cela comprend l'établissement d'un budget pour vous payer un « salaire ».
Ne vous contentez pas de retirer de l'argent de votre compte bancaire au compte-gouttes. Il vous manquera une image claire de votre taux de consommation mensuel des dépenses pour l'entreprise. Votre taux de combustion devrait être gravé dans votre cerveau !
En tant que propriétaire, vous devez également savoir combien de ventes vous devez effectuer chaque mois pour couvrir votre taux de consommation.
Vous êtes beaucoup plus susceptible d'atteindre vos objectifs si vous savez toujours EXACTEMENT ce qu'il faut pour réaliser un profit chaque mois. En bref, vous devez toujours savoir :
- combien votre entreprise doit gagner, et
- combien il peut dépenser.
Assurez-vous d'exécuter un relevé mensuel des profits et pertes et d'autres rapports financiers. Ils vous aident à rester sur la bonne voie.
Payez toujours vos obligations en temps opportun
Le paiement des obligations à temps est essentiel dans la gestion d'une entreprise. Négliger de s'acquitter de ces responsabilités financières peut déclencher des signaux d'alarme quant à l'utilisation personnelle des fonds de l'entreprise.
Tout peut sembler bien jusqu'à ce que l'entreprise commence à manquer des paiements, puis émette rapidement une boule de neige. Par conséquent, c'est une règle empirique établie dans les affaires de payer à temps tous ceux que vous devez.
Cette pratique responsable permet d'éviter de nombreux problèmes juridiques et favorise la confiance entre votre entreprise et ses partenaires ou créanciers. De plus, il assure le bon fonctionnement de votre entreprise, évitant toute interruption due au non-paiement de services ou de fournitures critiques.
Respecter les autres parties prenantes
Si votre entreprise implique des investisseurs, des partenaires, des actionnaires ou des membres LLC, il est de la plus haute importance de gérer les fonds avec la plus grande intégrité. N'oubliez pas que ces parties prenantes ont un intérêt légitime dans la manière dont les fonds de l'entreprise sont utilisés.
Ils ont besoin de transparence et ont le droit de participer aux décisions concernant les questions financières. En gardant les dépenses professionnelles et personnelles séparées et en adhérant aux meilleures pratiques, vous maintenez une approche commerciale transparente et responsable.
Cela renforce non seulement la confiance des parties prenantes, mais empêche également la perception d'une conduite financière inappropriée, renforçant ainsi la réputation de votre entreprise.
En conclusion, utiliser un compte professionnel pour répondre à des besoins financiers personnels est une pratique imprudente et dangereuse.
C'est une approche qui peut nuire à la santé financière et à la stabilité de l'entreprise et entraîner potentiellement des répercussions juridiques.
Soyez un propriétaire d'entreprise plus intelligent. Adoptez la discipline financière, maintenez des limites claires entre les finances personnelles et professionnelles et adhérez aux meilleures pratiques pour gérer votre entreprise avec succès.
Voici un tableau comparatif simplifié pour résumer les problèmes potentiels liés à l'utilisation d'un compte bancaire professionnel à des fins personnelles, et les meilleures pratiques pour les éviter :
| Problèmes potentiels | Les meilleures pratiques |
|---|---|
| Flux de trésorerie déroutant et difficile à gérer | Maintenir des comptes bancaires professionnels et personnels séparés |
| Perte de protection en responsabilité civile | Établir des retraits de salaire réguliers pour les dépenses personnelles |
| Surestimer ou sous-estimer les déductions fiscales | Prenez les distributions de bénéfices en sommes forfaitaires, pas de retraits sporadiques |
| Complexité inutile de la comptabilité | Utilisez des cartes de crédit distinctes pour un usage professionnel et personnel |
| Objections des parties prenantes et perte de confiance | Payer ses obligations à temps pour éviter les soupçons |
| Problèmes juridiques dus à un détournement de fonds | Respecter toutes les parties prenantes, maintenir la transparence dans la gestion des fonds |
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