Utiliser WhatsApp pour la communication interne ? 7 raisons pour lesquelles il est temps d'abandonner l'application

Au cours de la dernière décennie, de nombreuses organisations du monde entier se sont tournées vers WhatsApp comme principal outil de communication interne.

• C'est facile à utiliser
• La plupart des gens ont déjà téléchargé l'application sur leur téléphone
• C'est une solution gratuite
• Et dans l'ensemble, c'est juste pratique

Ces raisons à elles seules ont rendu attrayant pour les propriétaires d'entreprise d'utiliser la solution comme principal chat de travail.

Cependant, de nombreux managers et employés s'inquiètent des difficultés d'utilisation de l'application à des fins organisationnelles. Par exemple, un débordement d'informations non pertinentes et distrayantes ou des plantages de produits.

Et avec WhatsApp ayant annoncéde nouveaux changements de confidentialité qui sont entrés en vigueur en février 2021,ses 2 milliards d'utilisateurs - en particulier ceux qui comptent sur WhatsApp pour les communications professionnelles - cherchent à passer à une solution meilleure et plus sûre.

Quels sont les nouveaux changements de politique WhatsApp ?En bref, la collecte de données de WhatsApp a été le premier marqueur de tumulte et maintenant en 2021, ils imposent à leurs utilisateurs de toutes nouvelles conditions de service qui les obligent à partager leurs données avec Facebook. (WhatsApp a été acquis par Facebook en 2014).

Il y avait déjà des sourcils levés sur les paramètres de confidentialité limités de WhatsApp, en fait, "les données [collectées] de la US National Vulnerability Database, un référentiel de failles du gouvernement américain, ont révélé 12 vulnérabilités en 2019, dont sept ont été classées comme" critiques ".

Zac Doffman de Forbes a également commenté : « Il ne s'agit pas de WhatsApp qui partage plus de vos données générales avec Facebook qu'il ne le fait déjà, il s'agit d'utiliser vos données et votre engagement avec sa plate-forme pour permettre des achats et d'autres services commerciaux, pour fournir une plate-forme où les entreprises peuvent communiquer avec vous et vous vendre, le tout pour un prix qu'elles paieront à WhatsApp.

Maintenant, avec ces nouvelles vulnérabilités en 2021 provoquées par leur décision de partager des données avec Facebook, WhatsApp a beaucoup à répondre.

Les propriétaires d'entreprise reconnaissent que ces nouvelles lois sur la confidentialité de WhatsApp ne sont qu'un catalyseur pour l'utilisation d'un logiciel de communication interne dédié à l'entreprise qui permet à l'entreprise d'améliorer les processus de communication.

En conséquence, de nombreuses entreprises optent pour l'application de communication pour les employés de Connecteam. Il s'agit d'un outil de communication interne innovant adapté aux besoins de l'organisation offrant un guichet unique permettant aux employés de communiquer entre eux et avec l'entreprise elle-même, de manière professionnelle, sécurisée, intelligente et efficace.

Des milliers d'organisations font déjà confiance à Connecteam pour rationaliser la communication, améliorer l'engagement des employés, limiter les pertes de connaissances et améliorer la productivité des employés.

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Avez-vous encore du mal à abandonner l' outil de communication en milieu de travail ?

Ci-dessous, nous nous penchons sur sept questions qui vous convaincront davantage d'envisager une alternative plus efficace pour rester en contact et dialoguer avec vos employés.

Chaque responsable a été confronté à ce scénario : vous commencez à travailler avec un nouvel employé ou fournisseur et devez lui envoyer un SMS pour lui transmettre les principales actualités et mises à jour de l'entreprise, ou simplement pour dialoguer avec lui. Mais pour que cela se produise, vous devez d'abord ajouter leur numéro à votre liste de contacts privés - si vous ne le faites pas, vous ne pouvez pas leur envoyer de message sur WhatsApp.C'est comme ça que l'application fonctionne.

Bien sûr, vous n'êtes pas obligé d'enregistrer leur numéro, mais pouvez-vous vous rappeler qui est tout le monde simplement en vous basant sur leur numéro de téléphone ?

Cela devient une tâche frustrante. Chaque fois qu'un nouvel employé ou fournisseur rejoint l'entreprise, vous devez ajouter, modifier et supprimer manuellement les informations de contact.

Et ce n'est que le début de la gestion des contacts professionnels sur WhatsApp.

• Si le nom du contact n'est pas exact, vous perdez beaucoup de temps à rechercher ses coordonnées
• Que faire si le fournisseur a changé mais que vous ne le saviez pas et que vous disposiez donc d'informations obsolètes ? Vers qui vous tournez-vous alors ?
• Ou vous avez commencé à travailler sur un projet avec un groupe d'employés, que faites-vous lorsque le projet est terminé ? Supprimez-vous tout le groupe ? Cela conduit simplement à la suppression de toutes les informations afin que vous ne puissiez pas revenir en arrière pour vous référer à la communication du projet.

Donc, tous ces exemples se résument à un mal de tête total et inutile.

Naturellement, de nouveaux employés rejoignent l'organisation, changent de poste ou démissionnent. Face à ce scénario, êtes-vous prêt pour les scénarios suivants ?

• Quelqu'un est-il chargé de retirer l'employé de tous ces groupes de discussion qui ne sont plus pertinents pour lui ?
• Comment traitez-vous un employé qui a été licencié et quand est-il temps de le sortir du groupe ?
• Comment aidez-vous les nouveaux employés qui viennent de rejoindre à obtenir toutes les informations et mises à jour qu'ils ont manquées ?
• Comment pouvez-vous vous assurer qu'ils n'ont pas accès aux informations clés de l'entreprise qu'ils pourraient utiliser contre vous ?

Voici quelques histoires qui ne manqueront pas de vous faire froid dans le dos : un ancien vice-président d'une certaine entreprise de vente au détail a commencé à travailler pour le concours, mais est resté dans le texte du groupe pendant très longtemps et a continué à recevoir des informations cruciales non autorisées. Oui, c'est vraiment arrivé !

Ou les employés du service RH d'une grande entreprise n'ont pas ajouté de nouveaux employés au chat de groupe avant d'avoir "réussi leur test", ce qui signifie que l'outil de communication devient un "club" privé et que tout le monde n'est pas le bienvenu. Cela entraîne un grave déséquilibre dans la satisfaction et l'engagement des employés et remet en question la culture d'entreprise.

De plus, il n'y apas de contrôle administrateur disponible pour réguler les utilisateurs de WhatsApp, ce qui prouve un risque énorme de communications personnelles et non autorisées pouvant se produire dans l'application.Et comme vous ne pouvez pas surveiller les communications qui se produisent dans l'application, n'importe qui peut créer un groupe non autorisé et communiquer en privé.

Il existe de nombreux autres exemples de problème de texte de groupe WhatsApp, commençant par de mauvais noms de contact et se terminant par des dommages réels à l'organisation.

La sécurité des données peut gravement endommager les organisations et même provoquer une panne complète, ce qui en fait l'un des problèmes les plus cruciaux de l'entreprise. Un employé licencié, même s'il a déjà été retiré de la discussion de groupe, détient toujours des informations délicates sur l'entreprise telles que des photos, des fichiers, l'historique des discussions et les coordonnées. Toutes ces informations sont automatiquement stockées dans le smartphone de l'employé sans aucune action de sa part. Cet employé mécontent peut tendre la main à la concurrence et peut distribuer toutes ces informations, juste par dépit.

En outre, ces informations sont également disponibles pour lui dans les affaires judiciaires impliquant l'entreprise. Mais au bout du compte, le vrai problème est que le service SI (systèmes d'information) n'aura aucun moyen de surveiller ces informations et de savoir ce que l'employé a choisi d'en faire jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

« S'ils ne disposent pas d'outils cloud approuvés par l'entreprise, les travailleurs de première ligne peuvent risquer de mettre en péril la sécurité de l'entreprise et des données et la conformité réglementaire pour utiliser les leurs. Cinquante-trois pour cent des travailleurs de première ligne utilisent des applications de messagerie telles que WhatsApp et Facebook Messengerjusqu'à six fois par jour pour des raisons liées au travail , mais 68 % d'entre eux ont déclaré qu'ils arrêteraient s'ils disposaient d'outils de communication internes approuvés.- Google

En plus de tout cela, le contenu de votre message qui existe peut êtrenon chiffré :

• Les sauvegardes ne sont pas cryptées .Cela signifie que si vous ou quelqu'un avec qui vous êtes en conversation, sauvegardez leur WhatsApp, alors ce contenu n'est pas, en fait, crypté.
• Les exportations de chats ne sont pas cryptées .Toute personne de n'importe quel groupe WhatsApp auquel vous appartenez peut en fait exporter l'intégralité de l'historique de discussion du groupe sous forme de fichier texte brut et le publier n'importe où ou l'envoyer/stocker n'importe où sans cryptage.\

Par conséquent, vous devez supposer que les informations commerciales sensibles et privées de WhatsApp pourraient facilement être exposées à tout moment, malgré le cryptage de bout en bout qui se trouve dans WhatsApp lui-même.

Il est évident que le type de contenu qui apparaît dans une famille privée ou un chat de groupe d'amis n'est pas approprié ou adapté à l'environnement de travail ou au chat de groupe de l'organisation.

Qu'il s'agisse d'une blague insipide, d'insultes, d'informations lâchées sur l'entreprise, de harcèlement sexuel ou même d'un employé mécontent qui vient d'être licencié et se lâche avec des commentaires grossiers, sans parler des cas réels d'employés qui envoient accidentellement une photo privée dans le mauvais sens groupe.

Vous pouvez probablement deviner les conséquences de ces situations, mais il est essentiel de comprendre l'importance de contrôler, supprimer et surveiller le texte du groupe. Ce n'est pas seulement important, c'est un must !

"Mon WhatsApp… c'est vraiment à 91% des chats liés au travail et ça me dérange même le week-end… c'est mélangé à ma vie personnelle et je déteste ça…. Je veux aller sur WhatsApp et discuter avec mes amis, pas m'occuper du travail ou être rappelé au travail », déclare un utilisateur

Lorsqu'il n'y a pas de séparation absolue entre les textes de groupe privés et les discussions de travail, le risque de confusion augmente considérablement. Il est également très raisonnable de supposer que les employés et la direction ne voudraient pas que leur photo WhatsApp privée apparaisse dans le système de communication de l'organisation - personne ne veut être représenté devant ses collègues ou partenaires commerciaux avec une photo personnelle embarrassante.

Cela crée un débordement inhabituel et peut faire disparaître des informations importantes dans tout le chaos. Par exemple, Joanna avait un fils ? Toutes nos félicitations! Vous pouvez maintenant vous attendre à 200 notifications push de tous ceux qui lui souhaitent "Félicitations !". Chaque manager connaît le dialogue non pertinent créé par les mises à jour quotidiennes, les annonces du PDG, les informations controversées, etc. C'est pourquoi il doit y avoir une séparation claire entre les deux !

En d'autres termes, un mélange flou de conversations personnelles et professionnelles ne devrait pas avoir lieu dans une seule interface, car cela ne ferait que créer de la confusion et même un manque de motivation pour vraiment travailler.

Les entreprises n'ont pas seulement besoin d'un outil pour discuter avec leurs employés, elles ont besoin de stimuler l'engagement, de partager des mises à jour, de se connecter avec des collègues, d'améliorer la productivité, une meilleure collaboration et bien plus encore.

La communication en milieu de travail est axée sur l'échange d'informations et d'idées à la fois verbales et non verbales. Et quand vous le faites bien, vous avez une forte culture d'entreprise.

Si vous n'êtes pas sûr de ce à quoi devrait ressembler une stratégie de communication interne, téléchargez notre eBook gratuit pour commencer.

Quelle que soit l'urgence qui surgit, votre entreprise doit pouvoir y faire face immédiatement. Parmi les exemples d'urgences figurent le harcèlement sexuel, les catastrophes d'origine humaine, la violence au travail, les attaques de cybersécurité, etc. En cas d'urgence, vos employés doivent savoir comment le signaler et à qui le signaler. Après, les RH doivent gérer la situation tout de suite.

Les managers doivent également savoir que leur message est passé et que les employés ont vu et lu la mise à jour. WhatsApp est limité dans ce cas.

Et n'oublions pas la pandémie mondiale, la COVID-19, qui a obligé de nombreuses entreprises à réagir rapidement. Les responsables doivent être en mesure de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, de distribuer des informations en temps réel, de gérer les niveaux de stress et bien plus encore pour éviter de graves retours en arrière.

L'essentiel sur WhatsApp et la communication interne

L'utilisation de WhatsApp dans l'environnement de travail semble confortable et facile. Et bien sûr, il semble facile d'implémenter WhatsApp rapidement et avec succès, même si ce n'est formellement, dans l'organisation, mais si vous y regardez de plus près, vous trouverez beaucoup de dysfonctionnements qui peuvent finalement s'avérer très coûteux.

En fin de compte, il est clair pour les propriétaires d'entreprise que leur entreprise est prête pour une application de communication avec les employés comme prochain outil de communication pour l'entreprise.

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises à travers le monde utilisent une application de communication avec les employés pour tous leurs besoins organisationnels.

Qu'est-ce qu'un outil de communication pour les employés ?Il s'agit d'un outil mobile adapté aux besoins de l'organisation afin d'avoir un seul endroit pour communiquer facilement les uns avec les autres en temps réel.

La solution est conçue pour relever les différents défis du domaine organisationnel. Aujourd'hui, des milliers d'entreprises dans le monde utilisent l'application Connecteam pour les employés pour suivre les données de l'organisation, gérer automatiquement les groupes, ajouter des restrictions et des autorisations, créer divers canaux, produire des rapports et exécuter des tâches organisationnelles. communication réussie et professionnelle.

La fonction de chat aide le personnel à rester engagé et connecté. Nous avons créé des équipes de chat à domicile où les employés peuvent célébrer les réalisations et envoyer des mises à jour sur tout et n'importe quoi.

Brian Jolliff, directeur de l'exploitation chez Total Compass Care

En fin de compte, basculer votre entreprise vers un outil de communication sécurisé, comme Connecteam, vous rassurera car vos données et documents sont complètement sécurisés avec la plus haute sécurité requise.