Visioconférence à domicile : conseils pour devenir un pro

Publié: 2023-08-11

La vidéoconférence à domicile est de plus en plus répandue en raison du nombre croissant de personnes travaillant à distance.

Que vous télétravailliez temporairement, que vous travailliez à domicile en permanence ou que vous planifiez des vidéoconférences depuis un bureau, il est important de vous présenter de manière aussi professionnelle que possible lors de ces appels vidéo. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce style de communication.

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Conférence à domicile

Il y a trois domaines qui doivent être abordés lorsque vous organisez une conférence depuis votre domicile :

Avoir l'air professionnel - L'une des premières choses que les gens remarqueront lorsque vous leur parlerez en vidéo est votre apparence. Qu'il s'agisse de lumière, de son ou d'habillage, vos visuels doivent avoir l'air d'un professionnel.
Agir de manière professionnelle – La visioconférence est une activité liée au travail. Ainsi, même si vous êtes à la maison, vous devez vous préparer comme vous le feriez si vous étiez au bureau. Évitez d'effectuer plusieurs tâches à la fois ou de passer au crible votre bureau pour trouver du matériel. Si vous avez besoin de parler à un membre de la famille ou de faire du bruit sans rapport, assurez-vous d'utiliser cette fonction de mise en sourdine !
Éviter les distractions - La visioconférence avec la famille, les animaux domestiques et les sonnettes en arrière-plan peut être difficile. Cependant, il est important d'essayer de limiter ces distractions lorsque vous êtes en communication avec des collègues ou des clients.

visioconférence à domicile

Avoir l'air professionnel lors d'un appel vidéo

Avoir l'air et avoir l'air professionnel lors des appels vidéo signifie prendre le contrôle de votre environnement. Il ne s'agit pas seulement de votre apparence individuelle ; il s'agit également d'obtenir le meilleur aspect et le meilleur son possible dans votre environnement. Voici quelques-uns des domaines les plus importants à considérer.

Éclairage

Personne ne veut avoir l'air d'être assis dans une grotte. Voici quelques conseils pour optimiser la source lumineuse de vos appels vidéo.

Faites face à votre source de lumière : Lorsque la lumière vient de derrière vous, votre arrière-plan s'illumine mais votre visage finit par s'assombrir. Les personnes qui participent à un appel vidéo veulent vous voir, alors placez votre lumière devant vous ou placez votre ordinateur portable devant une fenêtre ou une lampe pour obtenir la meilleure image.
Inclure plusieurs lumières : une seule source de lumière peut créer une tonne d'ombres, ce qui peut être gênant pendant une réunion. Si possible, allez dans une pièce avec plusieurs fenêtres ou utilisez un plafonnier et une lampe pour obtenir de la lumière dans plusieurs directions.
Utilisez la lumière naturelle lorsque cela est possible : la lumière du soleil a tendance à être plus uniforme et moins dure que la lumière artificielle. Donc, si vous avez une vidéoconférence pendant la journée, essayez de trouver un espace avec beaucoup de fenêtres pour profiter de la meilleure lumière naturelle.
Envisagez une lampe annulaire : Parfois, la lumière naturelle n'est pas une option. Si vous avez tendance à faire des vidéoconférences le soir ou si votre bureau à domicile se trouve dans un sous-sol, une source lumineuse dédiée peut être bénéfique. Une lampe annulaire offre la meilleure couverture uniforme juste devant votre ordinateur.
Testez votre éclairage : Le simple fait de vous regarder devant la caméra peut vous aider à déterminer si vous avez besoin de plus ou moins de lumière, ou si vous devez changer de direction.

appel vidéo depuis la maison

Vêtements

S'habiller lors d'un appel vidéo est tout aussi important qu'en personne, alors assurez-vous d'être à votre meilleur. Voici quelques conseils pour bien s'habiller.

Ne portez pas de carreaux ou de rayures : Lorsque vous portez ces motifs lors d'un appel vidéo, le mouvement peut créer un visuel distrayant pour les autres participants.
Tenez-vous en aux nuances modérées : le noir et blanc peut être professionnel lorsque vous travaillez dans un environnement de bureau, mais il peut avoir un impact sur les paramètres d'éclairage de votre appel vidéo. Si l'appareil photo détecte des tonnes de blanc brillant, par exemple, il peut s'ajuster et rendre le reste de l'écran plus sombre.
Habillez-vous de manière décontractée : même si vous passez la plupart de vos journées à travailler en survêtement, un appel vidéo nécessite un certain professionnalisme. Ne portez pas quelque chose si vous ne le porteriez pas pour rencontrer des clients ou des collègues en personne.
Habillez-vous entièrement : Vous pourriez être tenté de ne vous habiller qu'à partir de la taille, car c'est probablement la seule partie de vous que les gens verront. Cependant, vous ne savez jamais si vous devrez peut-être vous lever pour obtenir du matériel de présentation ou autre chose. Tenez-vous-en à des tenues professionnelles décontractées complètes, pour être en sécurité.
Portez quelque chose qui vous donne confiance : Bien que le professionnalisme soit important, vous voulez toujours vous sentir à l'aise et en confiance. Portez les articles qui vous permettent de vous sentir prêt à communiquer librement et concentrez-vous sur le contenu de votre réunion.

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Caméra

Votre caméra est ce qui vous permet de vous connecter visuellement avec les autres participants. Utilisez ces conseils pour assurer une connexion fluide.

Placez la caméra au niveau des yeux : en plaçant la caméra au-dessous ou au-dessus, vous pouvez créer un angle étrange pour la vidéo. De plus, vous serez plus susceptible de regarder la caméra au lieu de vous regarder sur l'écran s'il est au niveau des yeux.
Trouvez la bonne position : Idéalement, votre appareil photo devrait montrer votre tête et vos épaules, ou peut-être la moitié supérieure de votre torse. Expérimentez avec votre ordinateur et le placement de votre chaise pour trouver la bonne distance.
Utilisez un arrière-plan neutre : des tonnes d'encombrement à l'arrière-plan de votre bureau peuvent être gênantes et peu professionnelles. Trouvez un endroit qui a l'air bien rangé et qui ne contient rien de potentiellement sensible ou embarrassant.
Envisagez un arrière-plan virtuel : certains programmes comme Zoom offrent la possibilité d'utiliser des arrière-plans virtuels, vous pouvez donc choisir d'avoir votre réunion devant un horizon ou une autre photo de votre choix. Vous aurez besoin d'un arrière-plan uni pour que cette fonctionnalité fonctionne. Et vous ne devez utiliser cette option que si elle ne va pas distraire les participants ou sembler non professionnelle.
Limiter le décalage : votre caméra peut parfois retarder les mouvements ou se figer si votre connexion Internet est très sollicitée. Autant que possible, fermez les autres onglets de votre ordinateur et déconnectez les autres appareils pendant que vous êtes en communication.

Son

Les autres participants doivent également pouvoir vous entendre lorsque c'est à votre tour de partager. Ces conseils peuvent vous aider à faire passer le message clairement.

Méfiez-vous des retards du son : Parfois, le son est décalé pendant un appel, ce qui peut amener les participants à essayer de parler en même temps. Assurez-vous de signaler que vous souhaitez parler avant d'intervenir et de parler à quelqu'un.
Envisagez d'acheter un microphone : si vous avez régulièrement des appels vidéo, le son intégré de votre ordinateur peut ne pas être à la hauteur de vos normes de qualité. Vous pouvez acheter un microphone séparé et le connecter à votre ordinateur afin que les gens puissent vous entendre plus clairement.
Utilisez des écouteurs : lorsque le son provient des haut-parleurs de votre ordinateur, il peut parfois revenir en boucle dans votre microphone et créer un écho. Évitez cela en utilisant des écouteurs.
Trouvez un endroit calme : Certaines parties de votre maison ou de votre bureau sont probablement plus calmes que d'autres. Si possible, trouvez un endroit avec une porte ou une isolation pour limiter le bruit supplémentaire.
Parlez clairement : lorsque c'est à votre tour de partager, d'énoncer et de projeter pour que les gens puissent vous entendre clairement, comme vous le feriez lors d'une réunion en personne.

Avant votre réunion, testez votre caméra et la qualité du son pour vous assurer d'avoir une connexion solide. Cela évite les retards et la confusion pendant l'appel, ce qui peut sembler particulièrement peu professionnel.

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Agir de manière professionnelle lors d'un appel vidéo

Le respect de l'étiquette de visioconférence appropriée aide les réunions à se dérouler plus facilement et garantit que vous n'êtes pas impoli.

Gardez ces facteurs à l'esprit lors de votre prochain appel pour maintenir votre professionnalisme et votre efficacité, en utilisant au mieux le temps de chacun.

Se concentrer

Ne faites pas plusieurs tâches pendant un appel. Même si les gens ne peuvent pas vous voir, ils peuvent discerner quand vous ne faites pas attention.

De nombreuses plateformes de visioconférence ont des fonctionnalités qui indiquent quand vous n'êtes pas activement engagé, comme lorsque vous naviguez dans une autre fenêtre. Rester attentif montre non seulement du respect, mais garantit également que vous contribuez et traitez activement les informations.

Muet

La mise en sourdine n'est pas seulement une courtoisie, c'est essentiel. Couper votre microphone lorsque vous ne parlez pas évite la diffusion de commentaires accidentels.

Cette pratique garantit que les bruits de fond de votre environnement, tels qu'une sonnerie de téléphone ou une sonnette, n'interfèrent pas avec le déroulement de la réunion. En mettant en sourdine, vous préservez la clarté de l'appel pour tout le monde.

Utiliser un agenda

Les réunions structurées sont des réunions efficaces. Un ordre du jour fournit une feuille de route pour les discussions, permettant aux participants de se préparer et de s'engager efficacement.

Lors de l'hébergement, rédigez un aperçu des principaux sujets et partagez-le à l'avance. Cela garantit que tous les participants sont préparés, ce qui rend la réunion plus fructueuse et minimise les écarts par rapport au sujet principal.

Gardez les matériaux à proximité

L'anticipation est la clé. Lorsque vous assistez à une réunion virtuelle, ayez tous les documents pertinents organisés et à portée de main. Cela minimise les interruptions et les pauses gênantes lorsque vous vous démenez pour localiser un document ou une diapositive de présentation spécifique.

Une configuration organisée respire le professionnalisme et garantit une expérience d'appel plus fluide pour toutes les personnes impliquées.

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Effacer votre écran

La préparation s'étend à votre espace de travail numérique. Si vous avez l'intention de partager l'écran, assurez-vous que les onglets et applications non liés sont fermés.

Désactivez toutes les notifications contextuelles potentielles, qu'elles proviennent d'applications de messagerie ou de mises à jour logicielles. Cette approche proactive garantit que la réunion reste ciblée et que les participants ne sont pas exposés par inadvertance à des informations non liées ou confidentielles.

Être à l'heure

La ponctualité est gage de professionnalisme. Rejoindre une réunion vidéo en retard envoie un message involontaire de manque de respect ou d'indifférence au temps des autres.

Tout comme vous ne vous lanceriez pas tard dans une réunion en personne, le même principe s'applique aux réunions virtuelles. Privilégiez la gestion du temps pour vous assurer d'être toujours ponctuel.

Établir un contact visuel

Les réunions virtuelles posent des défis uniques, l'un étant de maintenir une véritable connexion. Même dans un environnement numérique, le contact visuel joue un rôle crucial.

Résistez à l'envie de regarder votre propre flux vidéo ou de vous laisser distraire. Regarder directement la caméra, surtout en parlant, renforce l'engagement et l'attention à la discussion.

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Éviter les distractions lors d'un appel vidéo

L'environnement de travail à distance introduit diverses distractions potentielles qui peuvent nuire à l'efficacité et au professionnalisme des appels vidéo. Voici plusieurs distractions courantes et des stratégies pour les contrer.

Famille

Les enfants et les conjoints peuvent entrer dans votre bureau ou faire du bruit à l'extérieur. Bien qu'il soit naturel que les membres de la famille soient curieux ou aient besoin d'aide, il est essentiel de leur communiquer l'importance de vos réunions.

En fixant des limites et en les informant à l'avance, vous pouvez minimiser les interruptions et maintenir une atmosphère professionnelle.

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Animaux domestiques

Nos amis à fourrure peuvent être de merveilleux compagnons pendant la journée de travail, mais ils ne comprennent peut-être pas l'importance de vos réunions virtuelles. Un chien impatient peut aboyer, ou un chat curieux peut défiler sur votre clavier aux moments les plus inopportuns.

Pour atténuer ces perturbations potentielles, il est conseillé de trouver un espace calme et fermé pour vos appels.

Si ce n'est pas possible, vous pouvez peut-être installer une aire de jeux ou des jouets pour les occuper pendant votre réunion, ou même envisager d'enrôler un membre de la famille pour les occuper dans une autre pièce.

Bruits extérieurs

Les sons de l'extérieur, qu'il s'agisse du bourdonnement de la circulation, des jeux d'enfants ou de la sonnerie sporadique de la sonnette, peuvent être imprévisibles et intrusifs.

Bien que certains bruits soient hors de notre contrôle, prendre des mesures préventives peut réduire considérablement leur impact. Repérez un endroit de votre maison le moins affecté par les sons extérieurs, que ce soit une pièce donnant sur la cour arrière ou un sous-sol isolé.

Des rideaux épais ou des joints de fenêtre peuvent atténuer davantage les bruits extérieurs, garantissant que votre appel reste professionnel et ininterrompu.

Téléphone (s

En cette ère de connectivité constante, nos téléphones bourdonnent toujours de notifications, de SMS ou d'appels. Bien qu'ils soient essentiels à la communication, ils peuvent être préjudiciables lors d'un appel vidéo, divisant votre attention.

Au-delà du simple fait de mettre votre téléphone en mode silencieux, envisagez de le placer face cachée ou dans une autre pièce entièrement.

L'objectif est de créer un espace où vous pouvez vous immerger pleinement dans l'appel vidéo, en faisant preuve de respect et d'engagement envers la conversation en cours.

E-mails

Avec nos vies de plus en plus numérisées, un barrage de notifications par e-mail, de fenêtres contextuelles ou d'alertes de chat peut être tout aussi gênant que toute interruption physique.

De telles distractions non seulement fragmentent votre attention, mais peuvent également détourner l'attention des autres si vous partagez votre écran.

Avant votre appel, prévoyez quelques minutes pour désencombrer votre espace de travail numérique. Fermez les onglets et les applications superflus et, si nécessaire, activez les modes "Ne pas déranger" sur toutes les applications susceptibles de provoquer des interruptions. Cela favorise un environnement numérique propice à des discussions productives.

Visiteurs

Même dans un environnement de travail à distance, des visites inattendues de voisins, d'amis ou de membres de la famille élargie peuvent se produire. Ces personnes bien intentionnées ne sont peut-être pas au courant de vos engagements en matière de visioconférence.

Il est avantageux de partager votre routine de travail à domicile avec ceux qui vous entourent. Envisagez de placer un panneau ou une notification polie « Ne pas déranger » sur votre porte d'entrée lors de réunions cruciales.

En fixant de telles limites, vous vous assurez que vos engagements professionnels sont traités avec le respect qu'ils méritent.

Conversation non pertinente

L'efficacité des réunions est souvent compromise par des digressions. Bien qu'il soit dans la nature humaine de se livrer à des plaisanteries légères ou de partager des anecdotes personnelles, il est essentiel de trouver un équilibre.

Si vous modérez, ramenez doucement la conversation sur la bonne voie si elle sort du sujet. Il est également utile d'allouer des moments spécifiques pour les discussions informelles, peut-être au début ou à la fin de l'appel, en veillant à ce que l'ordre du jour principal ne soit pas compromis tout en favorisant la camaraderie entre les participants.

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À faire et à ne pas faire en visioconférence

Naviguer dans le monde de la visioconférence peut être un peu écrasant, surtout avec tant de facteurs à prendre en compte.

Pour aider à rationaliser le processus et vous assurer que vous vous présentez sous le meilleur jour possible, voici un tableau comparatif mettant en évidence les choses à faire et à ne pas faire pour un appel vidéo réussi.

Que vous soyez un utilisateur occasionnel ou que vous passiez quotidiennement des appels vidéo, ce tableau sert de référence rapide et pratique pour que vos interactions virtuelles restent professionnelles et productives :

Aspect	À faire	A ne pas faire
Apparence	Portez une tenue professionnelle décontractée.	Ne portez pas de carreaux, de rayures ou ne vous habillez qu'à partir de la taille.
Éclairage	Utilisez la lumière naturelle; face à votre source de lumière.	Ne laissez pas la lumière venir de derrière vous.
Caméra	Placez la caméra au niveau des yeux ; utiliser un fond neutre.	N'ayez pas d'encombrement ou d'éléments sensibles en arrière-plan.
Son	Utilisez des écouteurs ; envisager l'achat d'un microphone.	Ne comptez pas uniquement sur l'audio intégré de l'ordinateur ; éviter les échos.
Comportement professionnel	Être à l'heure; établir un contact visuel; utiliser un agenda.	Ne faites pas plusieurs tâches à la fois ; éviter les conversations non pertinentes pendant l'appel.
Distractions	Informer la famille des réunions ; fermer les onglets inutiles.	Ne laissez pas les téléphones allumés fort ; éviter d'avoir des animaux de compagnie dans l'espace de travail.

Conclusion

La visioconférence à domicile est un excellent moyen pour les petites entreprises et leurs employés de rester en contact tout en travaillant à domicile.

Grâce à ces conseils, vous pouvez donner le meilleur de vous-même et paraître plus professionnel tout en devenant plus accompli à chaque session.

Image : Depositphotos.com